加強企業(yè)檔案工作的若干思考

隨著企業(yè)改革的持續(xù)深化，企業(yè)投資主體和組織形式逐漸多元化。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》等檔案行業(yè)標準和法規(guī)的不斷完善，加快了企業(yè)檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展的步伐。然而，受企業(yè)體制、管理模式的制約，以及企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)不同等諸多因素的影響，企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀不一、管理成效差異較大的問題也十分明顯。本文分析了企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，探索提出了創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機制的新路徑。

1 當前企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 中央企業(yè)或國有大中型企業(yè)

長期以來，國有企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)比較扎實，檔案管理工作自成體系，尤其是地方中央企業(yè)，自上而下的管理體系較為完善。隨著企業(yè)現(xiàn)代管理模式的應(yīng)用與不斷深入，檔案管理工作也得到進一步提升。但是，部分國有控股或參股企業(yè)的檔案管理工作比較薄弱，檔案意識低下、機構(gòu)人員配置不強、設(shè)施設(shè)備保障不到位。這部分企業(yè)主要分為兩種類型：一類是生產(chǎn)型企業(yè)，這類企業(yè)在維護日常管理、開展生產(chǎn)經(jīng)營、進行項目建設(shè)與技術(shù)改造時，需要大量檔案材料作為支撐，加之迎接重點建設(shè)項目和國家技改項目檔案專項驗收的客觀需要，其主觀上希望做好檔案管理工作，希望得到檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。另一類是管理投資型企業(yè)，這類企業(yè)的特點是業(yè)務(wù)涉及面較廣，或在某一行業(yè)中具有較大影響，其所形成的檔案大多為管理性文件或投資方面的業(yè)務(wù)性文件。這類企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置、人員編制較為精煉，企業(yè)運營往往各自為政，其檔案管理工作距離檔案部門的規(guī)范要求差距較大，檔案部門的相關(guān)制度對其起不到約束作用。

1.2 民營企業(yè)

大多數(shù)民營企業(yè)在發(fā)展初始階段，普遍缺乏檔案意識，但隨著企業(yè)發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)管理機制的引入，企業(yè)對檔案管理的認識也發(fā)生了質(zhì)的飛躍。大部分企業(yè)會主動尋求適合企業(yè)自身發(fā)展的檔案管理模式，并積極尋求檔案管理部門的支持。筆者將民營企業(yè)分為以下三類，分別研究其檔案管理狀況：一是龍頭企業(yè)及上市企業(yè)。這類企業(yè)的運營模式較為成熟，且企業(yè)發(fā)展過程中深刻認識到檔案及檔案工作的重要性，企業(yè)整體檔案意識較強、檔案工作氛圍較好，且檔案工作往往通過了檔案行政管理部門的審核驗收，因此企業(yè)檔案工作水平較高。二是中小型創(chuàng)新型企業(yè)。這類企業(yè)建立時間不長、規(guī)模不大，但公司業(yè)務(wù)的技術(shù)含量較高，往往受到地方政府部門的特別關(guān)注，在企業(yè)運營方面會得到較多扶持，在此過程中常常涉及檔案專項驗收。但企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)薄弱，為應(yīng)付檢查，往往“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”。三是小型民營企業(yè)。這類企業(yè)幾乎不設(shè)檔案管理崗位，也沒有檔案庫房，檔案管理處于無序狀態(tài)。

1.3 中外合資和外商獨資企業(yè)

這類企業(yè)由于企業(yè)管理模式和理念上的差異，其檔案工作大多處于松散狀態(tài)，企業(yè)沒有對檔案實行集中統(tǒng)一管理，沒有制定檔案收集范圍和整理要求，所形成的文件由各部門自行管理。這些材料以電子文件為主，保存在企業(yè)管理系統(tǒng)或員工個人電腦中，檔案人員一般無法接觸到。

分析不同類型企業(yè)的檔案管理方式，我們看到通常存在以下問題：首先，現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理模式與企業(yè)管理需求不相適應(yīng)，檔案管理工作不能與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營銷售、基本建設(shè)、技術(shù)改造等活動同步，企業(yè)檔案管理分散問題較為突出。其次，企業(yè)管理人員對本企業(yè)檔案構(gòu)成缺乏足夠認識，檔案管理職責不清，對檔案信息管理流程不熟悉，對檔案資料形成和積累過程以及歸檔范圍不熟悉。第三，沒有制定包括企業(yè)文件材料歸檔范圍在內(nèi)的企業(yè)檔案管理制度，企業(yè)檔案工作較為混亂；缺乏制度規(guī)范，企業(yè)檔案室僅保存文書檔案和少量業(yè)務(wù)檔案，不能完整、準確地反映企業(yè)發(fā)展全貌。第四，檔案管理人員缺乏檔案管理的基本知識，對本企業(yè)質(zhì)量管理過程不熟悉，不能準確把握本企業(yè)所形成的各門類檔案，無法對檔案材料進行有效管理；業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)薄弱、知識結(jié)構(gòu)單一，難以勝任檔案工作。第五，檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)無法覆蓋所有企業(yè)，企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀不容樂觀。

2 加強企業(yè)檔案工作的對策分析

2.1 加強調(diào)研與分析

企業(yè)檔案管理和企業(yè)質(zhì)量管理有相似之處，都與現(xiàn)代企業(yè)管理制度緊密相連。具體來說，市場經(jīng)濟運作規(guī)則的運用使企業(yè)檔案管理工作進入了新時期，企業(yè)在質(zhì)量、生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售、研發(fā)、人事等方面實行科學(xué)管理，使得企業(yè)檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度以及檔案載體等都發(fā)生了很大變化。由于缺少對現(xiàn)代企業(yè)制度管理條件下檔案管理工作的調(diào)研與分析，企業(yè)開展檔案工作時往往墨守成規(guī)、缺乏創(chuàng)新意識，檔案工作的作用得不到充分體現(xiàn)。

對企業(yè)檔案工作需求的調(diào)研可從兩個方面開展：一是檔案行政管理部門要深入企業(yè)，針對不同企業(yè)檔案工作的具體狀況進行分析研究，了解企業(yè)的真實需求，并根據(jù)不同類型、不同規(guī)模的企業(yè)，提供有針對性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二是企業(yè)高層管理人員要分析本企業(yè)檔案管理的特點，發(fā)掘檔案工作的真實需求，針對企業(yè)內(nèi)不同部門形成的各類業(yè)務(wù)檔案進行檔案工作的階段性設(shè)計，規(guī)范文件信息流向，明確檔案管理工作流程，理順企業(yè)內(nèi)部檔案管理程序，加強對企業(yè)檔案工作的宏觀監(jiān)控能力。

2.2 確保檔案工作與企業(yè)發(fā)展同步

隨著企業(yè)改革的進一步深化和現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，檔案工作在推動企業(yè)各項工作的開展、維護企業(yè)合法權(quán)益、促進企業(yè)文化建設(shè)等方面日益發(fā)揮出重要作用。當前，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，必須突破思維定式、大膽創(chuàng)新，及時調(diào)整檔案管理制度、管理方式、管理手段與運行機制，實現(xiàn)檔案工作與企業(yè)發(fā)展同步。

在工作實踐中，要加強對企業(yè)檔案工作的需求分析，制定企業(yè)檔案工作發(fā)展的中長期規(guī)劃并加以完善，解決好企業(yè)檔案管理與企業(yè)現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的問題，使企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展同步。如，企業(yè)要根據(jù)國家檔案局10號令要求編制《企業(yè)檔案歸檔范圍和保管期限表》，使檔案工作有據(jù)可依；工作計劃中應(yīng)排出《期限表》的編制與實施的時間節(jié)點，確保工作落到實處；在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)并明確崗位職責，同時配備檔案工作人員。

2.3 提升企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)

企業(yè)缺乏既懂企業(yè)管理又懂檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。大部分企業(yè)檔案人員身兼數(shù)職，絕大多數(shù)未接受過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，對檔案業(yè)務(wù)工作知之甚少，不能勝任基本的檔案管理工作；檔案人員大多不具備檔案管理從業(yè)資格，擁有檔案中、高級職稱的少之又少。總體來看，企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。

針對這一問題，企業(yè)要重視和加強對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化企業(yè)檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，使其掌握開展企業(yè)檔案管理所必需的相關(guān)專業(yè)知識和操作技能；要求檔案人員掌握最新的檔案管理標準、學(xué)習前沿的檔案學(xué)理論和先進的檔案管理方式，提高他們分析和解決問題的能力；強化檔案人員的檔案安全意識，提高其安全保管檔案的能力。

2.4 加強各職能部門之間的協(xié)作

做好企業(yè)檔案工作，必須加強企業(yè)各職能部門的協(xié)作，通過各部門之間的協(xié)作，使企業(yè)檔案部門認清形勢、明確責任、劃清層次、分清權(quán)限、穩(wěn)步發(fā)展。檔案行政管理部門除對企業(yè)檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、提供相關(guān)服務(wù)之外，還要對企業(yè)檔案進行專項驗收，促進各職能部門之間的協(xié)作，提高企業(yè)檔案管理能力和水平。

2.5 建設(shè)企業(yè)檔案信息化平臺

為有效提升企業(yè)檔案工作水平和層次，需要加強企業(yè)檔案信息化平臺建設(shè)。該平臺的建設(shè)有助于實現(xiàn)以下工作目標：首先，實現(xiàn)企業(yè)文件與檔案一體化管理，為電子文件和聲像檔案的收集提供便利，為檔案的齊全與完整提供保障；其次，通過實時數(shù)據(jù)采集，使海量企業(yè)業(yè)務(wù)檔通過信息平臺匯集到檔案管理系統(tǒng)之中；第三，通過檔案信息工作平臺提供先進的檔案利用手段，使利用者可通過企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)隨時隨地查閱利用企業(yè)檔案。