加強(qiáng)文書檔案規(guī)范運(yùn)行的調(diào)研與思考

文/陳世瓊

加強(qiáng)文書檔案規(guī)范運(yùn)行的調(diào)研與思考

文/陳世瓊

“文書”是指公文、書信、契約等，或從事公文、書信工作的人員。正規(guī)解釋是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為處理事務(wù)、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。而“文書檔案運(yùn)行”是指文書根據(jù)內(nèi)容需要實(shí)現(xiàn)的閱辦過(guò)程，其終端就是歸檔。因此，文書資料、文書運(yùn)行、文書歸檔本質(zhì)上是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中不可或缺的重要資源。文書歸檔做好了，可以給企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、科學(xué)決策提供更多參考和值得借鑒的信息。

作為一名從事10多年文書和檔案管理工作者，筆者就重慶能源松藻煤電公司文檔管理的運(yùn)行情況進(jìn)行了調(diào)研和思考。

一、存在的問(wèn)題

1.文書歸檔轉(zhuǎn)結(jié)效率不高。文書和檔案工作是相輔相成的，文檔不分家，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，前者是基礎(chǔ)，后者是歸宿。按照規(guī)定是每年底要將文書整體歸于檔案館，但有些單位對(duì)文書轉(zhuǎn)結(jié)、催辦歸檔并不及時(shí)，導(dǎo)致上年的文書資料到來(lái)年久久不能正常進(jìn)入歸檔工作。

2.文書歸檔立卷質(zhì)量不好。歸檔的目的就是為了將企業(yè)的原始文件資源保存起來(lái)，為企業(yè)今后提供更多、更全的信息參考。但目前存在電子文件和紙質(zhì)文件歸檔不統(tǒng)一、格式不規(guī)范、資源不齊全等現(xiàn)象，直接影響文書歸檔的質(zhì)量。

3.文書歸檔考評(píng)機(jī)制不夠。單從公文管理來(lái)看，領(lǐng)導(dǎo)都十分重視，對(duì)公文格式、公文文種、公文內(nèi)容、文字質(zhì)量的撰寫、文件下發(fā)都有嚴(yán)格的考評(píng)措施和規(guī)定，但對(duì)文書歸檔工作的考評(píng)激勵(lì)機(jī)制還未形成，沒(méi)有調(diào)動(dòng)起文書人員認(rèn)真歸檔的主動(dòng)性和積極性。

4.文書歸檔規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)于文書人員的選配相對(duì)嚴(yán)格，但近年來(lái)，部分二級(jí)單位因文書人員崗位調(diào)整太快，出現(xiàn)歸檔規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)、責(zé)任心下降、文件資料整理不及時(shí)、檔案資料收集不全等現(xiàn)象。

二、分析其原因

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不一。雖然公司層面十分重視文書歸檔工作，但個(gè)別二級(jí)單位卻不是很重視，認(rèn)為文件下發(fā)之后就過(guò)去了，對(duì)工作中的資料何去何從并不在乎，不加重視，久而久之便形成了“領(lǐng)導(dǎo)不關(guān)注、文書不專注、歸檔不及時(shí)、質(zhì)量不規(guī)范”的情況。

2.文書知識(shí)參差不齊。目前，松藻煤電公司共有20名行政專兼職文書，平均年齡40歲，最大的52歲，最小的25歲，本崗位工作年限最長(zhǎng)的18年，最短的1年。從隊(duì)伍結(jié)構(gòu)看，基本都是從其他崗位轉(zhuǎn)為文書崗位，對(duì)崗位的理解和認(rèn)識(shí)程度不一，工作質(zhì)量和效率也參差不齊。

3.專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)較少。公司開(kāi)展過(guò)文秘管理、公文管理、檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)。但對(duì)于文書檔案這個(gè)崗位來(lái)說(shuō)，大多沒(méi)有參加過(guò)專業(yè)的正規(guī)培訓(xùn)，都是半路出家，全靠自我摸索、自我總結(jié)，對(duì)文書歸檔工作的規(guī)范性有一定的影響。

4.文書創(chuàng)新熱情不高。由于文書檔案的培訓(xùn)交流少、活動(dòng)載體少，進(jìn)入文書崗位的人員要么經(jīng)驗(yàn)不足，要么工作熱情不高，導(dǎo)致素質(zhì)參差不齊，知識(shí)更新較慢。

三、思考和建議

1.加大文書工作的重視程度。無(wú)論哪個(gè)層面都應(yīng)對(duì)文書檔案工作引起足夠的重視，把此項(xiàng)工作列入議事日程，進(jìn)一步建立和完善文書歸檔規(guī)定，解決文書檔案工作在運(yùn)行當(dāng)中的實(shí)際問(wèn)題。要積極開(kāi)展不定期的文書檔案檢查，完成年度電子和紙質(zhì)文件的歸檔工作，要做到歸檔文件分類合理，排列有序，整理質(zhì)量符合規(guī)范要求。

2.加強(qiáng)文書歸檔的規(guī)范管理。文書質(zhì)量體現(xiàn)了公文的嚴(yán)肅性，而文書的規(guī)范性流轉(zhuǎn)則是公文的生命。文書檔案與其他檔案一樣，都要嚴(yán)格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用等程序?qū)嵤┮?guī)范管理，強(qiáng)化日常文件的催收、催辦、轉(zhuǎn)結(jié)，凡已工作處理完備的文件，都要按檔案規(guī)定分類入庫(kù)存放，確保電子和紙質(zhì)文件保持一致，以便于今后查找使用。

3.完善文書檔案的制度建立。這些年來(lái)，松藻煤電公司各單位雖然相繼建立了公文、檔案管理的規(guī)章制度。但是隨著時(shí)代的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，有些規(guī)章制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在和未來(lái)文書檔案工作的需要。因此，要不斷加以健全完善，使文書歸檔工作從各方面都做到有章可循、有法可依，形成規(guī)范、高效的文書歸檔工作機(jī)制，確保文書資料歸檔的及時(shí)性和完整性。

4.提升文書人員的專業(yè)技能。公司內(nèi)專兼職文書人員絕大多數(shù)屬于半路出家，缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的文書知識(shí)、文秘知識(shí)、檔案知識(shí)的教育培訓(xùn)。因此，要讓文書人員參與文秘培訓(xùn)、檔案培訓(xùn)，補(bǔ)充文書人員的新理論、新方法、新概念，達(dá)到學(xué)以致用的目的。在此基礎(chǔ)上，要開(kāi)展一些有助于文書人員技能提升的平臺(tái)和活動(dòng)，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、查找差距、增添措施，形成交流學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短、相互促進(jìn)的良好氛圍。

5.提高文書查閱的服務(wù)效率。一些單位存在文書檔案歸檔紙制件和電子件沒(méi)有同步歸檔的問(wèn)題，不同程度地出現(xiàn)了文件歸檔慢、查閱難的現(xiàn)象。因此，要解決好文書檔案查找不方便、不快捷的問(wèn)題，就應(yīng)該在查閱提速上下功夫，大力推進(jìn)文書檔案的信息化建設(shè)。要運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)和數(shù)字化“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺(tái)，簡(jiǎn)化利用程序，優(yōu)先對(duì)“上級(jí)重要的批復(fù)文件、會(huì)議紀(jì)要、人事任免”等利用最為頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理、登記備份，提高文書檔案的數(shù)字化占有率，滿足快速查閱的要求，充分發(fā)揮文書檔案資源的最大效用，提高文書檔案利用效率。

6.堅(jiān)持文書信息的資源共享。要依托公司的OA辦公平臺(tái)，加強(qiáng)電子文件和紙質(zhì)文檔的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，為文書檔案資料的借閱、查閱、管理提供高效、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，有利于文書檔案的利用。同時(shí)，要根據(jù)企業(yè)各個(gè)時(shí)期的工作以及查詢單位的需要，準(zhǔn)確及時(shí)地提供文書檔案信息。比如，重慶能源集團(tuán)松藻煤電公司檔案館根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，在煤炭行業(yè)“去產(chǎn)能調(diào)結(jié)構(gòu)”過(guò)程中，規(guī)范提供了涉及“改革改制、關(guān)閉破產(chǎn)”等政策性原始檔案，查閱次數(shù)不斷增加，窗口利用人次、調(diào)閱卷數(shù)、復(fù)制數(shù)也有所上升，文書檔案的查閱滿足企業(yè)的要求。

7.確保文書資料的安全準(zhǔn)確。文書檔案與其他檔案一樣，同樣存在安全、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則。因此，文檔人員必須要講求及時(shí)和效率，嚴(yán)格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用等程序?qū)嵤┮?guī)范管理，強(qiáng)化日常文書檔案的催收、催辦、轉(zhuǎn)結(jié)，凡已工作處理完備的文件，都要按檔案規(guī)定分類入庫(kù)存放，確保電子和紙質(zhì)文件保持一致，所有環(huán)節(jié)做到準(zhǔn)確無(wú)誤，以便今后查找使用。同時(shí)，要加強(qiáng)文書檔案庫(kù)房的安全管理，特別是涉密的文件一定要防止泄密、丟失和破損，保證文件的完整性。

總之，文書歸檔是一項(xiàng)具體而細(xì)致的管理工作，需要不斷探索和實(shí)踐，只有把文書和檔案工作結(jié)合起來(lái)，提高文檔管理質(zhì)量和利用率，才能為企業(yè)的發(fā)展提供更多更好的文檔資源。

（作者單位：重慶能源松藻煤電公司）

（責(zé)任編輯：劉宏偉）