補齊鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作“短板”的實踐分析

張 弘/浙江省檔案局

如何補齊鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作薄弱的“短板”，一直以來都是各級檔案行政管理部門關(guān)注的重點問題。近年來，德清縣檔案局在加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設上做了許多有益的探索和實踐，摸索出一套行之有效的工作方法。

1 落實鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的基礎保障

縣檔案局積極爭取各級黨委政府的重視和支持，明確組織構(gòu)架，統(tǒng)一鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理體制，加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員隊伍建設和檔案專用設施建設，落實鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的基礎保障。一是抓住鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構(gòu)改革這一時機，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機構(gòu)歸屬問題予以明確，明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)，歸口黨政辦，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員隸屬黨政辦公室；鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館館長由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管檔案工作的領導擔任，黨政辦公室主任具體負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館（室）相關(guān)工作。二是每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案干部名額缺編的情況下，通過協(xié)調(diào)溝通配備專職檔案員，所有行政村配備專（兼）職檔案員，形成檔案隊伍組織網(wǎng)絡化格局，做到“鎮(zhèn)鎮(zhèn)有人管檔案，村村有人理檔案”。三是每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室全部安裝檔案密集架，全面提升檔案庫房硬件設施，大力提升檔案庫房容積量，實現(xiàn)檔案的安全保管；每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)配置檔案核心數(shù)據(jù)專用計算機，實行檔案數(shù)據(jù)分級管理和基層民生檔案數(shù)據(jù)安全備份。四是明確保障措施，統(tǒng)一鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館監(jiān)督機制。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館庫房建設、館藏檔案數(shù)字化所需資金由縣檔案局分別補助50%和40%，在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)按要求完成建設后補助到位。同時，縣檔案局完善局機關(guān)干部聯(lián)系鄉(xiāng)鎮(zhèn)制度，要求每個機關(guān)干部都掌握鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的相關(guān)技術(shù)標準，有能力到鄉(xiāng)鎮(zhèn)指導處理一般業(yè)務問題。

2 加強行政村檔案規(guī)范化管理

縣檔案局制定《行政村年度檔案歸檔立卷類目表》并統(tǒng)一下發(fā)到各村，要求村檔案員以類目表為基準進行日常檔案收集與整理。此表條目細化清晰、操作簡便，有較強的工作針對性和指導性。如，“年度各類創(chuàng)建活動的文件材料”包括“無違建村”創(chuàng)建、生態(tài)村創(chuàng)建、信息化示范村創(chuàng)建、文明村創(chuàng)建、和美家園創(chuàng)建、黨風廉政建設、五星級行政村、村級財務管理規(guī)范化村創(chuàng)建等，同時要求此類創(chuàng)建活動申報材料及相關(guān)臺賬歸入文書檔案。根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作需要制定《行政村年度檔案歸檔立卷類目表》，確保村檔案資源的有效收集、規(guī)范整理和及時歸檔，提高村級檔案員業(yè)務能力和專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)行政村檔案的規(guī)范化管理。

3 組織年度行政村檔案工作巡查

根據(jù)工作需要，縣檔案局出臺《年度行政村檔案工作巡查細則》，并成立巡查工作組開展檔案工作巡查。巡查工作采用申報制，首先由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)完成對本轄區(qū)內(nèi)各村年度歸檔工作的督導，再向縣檔案局提出巡查申請，由縣檔案局組織巡查工作組對行政村進行逐個巡查，巡查內(nèi)容依據(jù)《行政村年度檔案歸檔立卷類目表》，主要對檔案收集、整理、信息化建設、保管、利用等方面進行檢查。如，針對“信息化建設”要求電子目錄著錄完整、規(guī)范，并與檔案實體相符，準確率達98%以上；行政村年度文書文件級電子目錄不少于500條；檔案管理系統(tǒng)維護良好；檔案數(shù)據(jù)庫上交鎮(zhèn)檔案室并完成登記備份工作。按照要求，整體巡查工作須在當年8月底之前完成。

4 做好年度鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作監(jiān)督檢查

縣檔案局每年都出臺并下發(fā)《德清縣年度鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作督查標準》，標準分為九個，分別為檔案管理體制、收集、整理、信息化建設、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用、監(jiān)督指導及推動發(fā)展項目，細化了監(jiān)督內(nèi)容、檢查標準、分值和測評方式，具有較強的操作性。如，“推動發(fā)展項目”（50分）又細分為完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設工作（6分）、積極提高檔案理論素養(yǎng)（5分）、先進工作經(jīng)驗交流推廣（4分）、檔案工作信息報道（5分）、指導企業(yè)建檔工作有力（10分）、開展家庭檔案建設工作（10分）、檔案征集開展有力（10分）。具體督查工作分為單位自評、實地檢查、綜合評議，督查結(jié)果納入縣委、縣政府新農(nóng)村建設工作考核中，同時將督查結(jié)果折算成分值計入鄉(xiāng)鎮(zhèn)年度考核。

截至2015年底，全縣12個鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作全部通過省一級檔案工作目標管理認定，12個鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室榮獲“浙江省示范數(shù)字檔案室”稱號，180個行政村檔案室管理工作達到市級以上標準，其中30個村檔案室被評為“浙江省行政村示范檔案室”。實踐表明，德清縣檔案局圍繞加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作所進行的一系列探索實踐，業(yè)已取得明顯成效， 發(fā)展“短板”逐漸被補齊，被動工作局面得以有效扭轉(zhuǎn)。