省級檔案網(wǎng)站資源檢索現(xiàn)狀及其問題研究

王 晨/南京政治學(xué)院上海校區(qū)

檔案網(wǎng)站是檔案事業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)中的門戶，承擔(dān)著開展檔案宣傳工作與提供檔案利用服務(wù)的重要職責(zé)。隨著網(wǎng)絡(luò)成為信息獲取的重要渠道，檔案網(wǎng)站在檔案利用服務(wù)中的作用越發(fā)明顯，其檢索質(zhì)量的高低將直接影響開放檔案資源的價(jià)值實(shí)現(xiàn)。因而，以我國目前各省級檔案網(wǎng)站的資源檢索現(xiàn)狀為研究對象，深挖網(wǎng)站資源檢索問題的根源并給出科學(xué)合理的應(yīng)對策略分析，是新形勢下檔案信息化建設(shè)的重要舉措。

1 我國省級檔案網(wǎng)站建設(shè)概況

中國人民大學(xué)研究品牌計(jì)劃項(xiàng)目“我國檔案網(wǎng)站建設(shè)測評與評價(jià)”項(xiàng)目組成員自2004年以來對我國同一級別的33個(gè)省級檔案網(wǎng)站的建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行追蹤測評。該項(xiàng)目研究成果得到的數(shù)據(jù)顯示，截至2015年，我國各省級檔案網(wǎng)站的檢索建設(shè)都有了相當(dāng)大的進(jìn)步與突破：網(wǎng)站收集的檔案信息資源不斷豐富，且開始逐步滿足多樣化的檔案用戶需求；檔案網(wǎng)站相關(guān)信息的更新速率有所提高；人機(jī)交互的界面友好度上更加趨于人性化；與此同時(shí)，各網(wǎng)站逐步開始建立其頗具特色的數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)站的規(guī)范程度也得到逐年加強(qiáng)[1]。

天津檔案網(wǎng)、上海檔案信息網(wǎng)、北京市檔案信息網(wǎng)和浙江檔案網(wǎng)等網(wǎng)站的建設(shè)較為突出，在該項(xiàng)目的綜合指標(biāo)測評中排名靠前。盡管其他地區(qū)省級檔案網(wǎng)站建設(shè)的步伐也在加速，但相對來說，地區(qū)間網(wǎng)站的建設(shè)和發(fā)展水平依舊存在差異，華北、華東地區(qū)整體上仍處于領(lǐng)先地位[2][3]。省級檔案網(wǎng)站是我國綜合檔案館建設(shè)水平的最高代表，能夠直接反映出檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，然而不可避免的是，由于我國檔案工作的整體建設(shè)水平尚未能完全滿足用戶日益?zhèn)€性化的利用需求，檔案網(wǎng)站的相關(guān)建設(shè)還存在很多問題和不足，許多功能有待進(jìn)一步提升。

2 省級檔案網(wǎng)站資源檢索模塊的功能分析

檔案網(wǎng)站的各大功能中與利用者關(guān)聯(lián)最緊密的無疑是資源檢索模塊，該功能是連接用戶和檔案的直接窗口，其建設(shè)質(zhì)量的高低將會(huì)在很大程度上對檔案利用服務(wù)的用戶體驗(yàn)以及用戶黏性產(chǎn)生影響。本文以我國各省級檔案網(wǎng)站中總體建設(shè)水平較高的網(wǎng)站為研究樣本，對其檢索模塊的各類功能進(jìn)行相關(guān)剖析。

2.1 主體檢索功能

我國檔案網(wǎng)站目前的主要功能更多定位在做好檔案的宣傳工作，檢索模塊雖然必不可少，但就整體而言其地位并不是特別高。在對綜合測評較好的省級檔案網(wǎng)站的實(shí)際檢索體驗(yàn)中，可以看到網(wǎng)站現(xiàn)有功能模塊都會(huì)在頁面主菜單顯示有查檔服務(wù)或者在左右兩側(cè)的宣傳欄中設(shè)計(jì)有檢索系統(tǒng)的簡易搜索框。例如，北京市檔案信息網(wǎng)查檔服務(wù)模塊下的網(wǎng)上查檔，天津檔案網(wǎng)的檔案查閱以及上海檔案信息網(wǎng)在頁面左側(cè)的“開放檔案一站式查詢”。

從可檢索內(nèi)容上看，各檔案網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫主要提供開放的相關(guān)歷史檔案、政府信息公開查閱、企業(yè)檔案、民生檔案和部分編研成果，形式上包含了數(shù)字化的紙質(zhì)檔案、電子文件以及聲像等多媒體檔案類型；從檢索方式上來看，關(guān)鍵詞搜索是目前檔案網(wǎng)站中最主要的檢索方式，它是針對題名、檔號等檔案著錄項(xiàng)所進(jìn)行的重點(diǎn)檢索。以北京市檔案信息網(wǎng)的原文閱覽查詢?yōu)槔梢栽谒阉骺騼?nèi)輸入任一檔案著錄項(xiàng)所包含的字眼作為關(guān)鍵詞在庫內(nèi)進(jìn)行檢索。值得一提的是，上海檔案信息公共服務(wù)平臺(tái)的主體檢索功能中還有其他諸如瀏覽查詢、專題查詢和條件查詢，可根據(jù)檔案的標(biāo)題、檔號、檔案存址、目錄類型和起始終止時(shí)間對檔案目錄進(jìn)行相對專業(yè)的布爾邏輯檢索。

2.2 分類檢索功能

除了輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索的主體檢索方式，大多數(shù)檔案網(wǎng)站針對數(shù)據(jù)庫內(nèi)的館藏檔案信息都進(jìn)行了資源組織歸類，以實(shí)現(xiàn)基本的分類檢索功能。時(shí)間順序、行政區(qū)域或者檔案類型是常見的劃分依據(jù)，將檔案信息資源進(jìn)行細(xì)分，然后在每一個(gè)類別下設(shè)置檢索框輸入關(guān)鍵詞實(shí)現(xiàn)檢索。

比較典型的如北京市檔案信息網(wǎng)，在其網(wǎng)上查檔的原文閱覽服務(wù)中將收集的檔案信息資源按照來源分為了北平市政府（J001）、北平市社會(huì)局（J002）、北平市民政局（J003）、北平市教育局（J004）、北平市衛(wèi)生局（J005）和冀北電力有限公司北平分公司（J006）等6個(gè)檔案數(shù)據(jù)子庫[4][5]。同項(xiàng)目組在過去幾年的調(diào)研報(bào)告數(shù)據(jù)比較中發(fā)現(xiàn)，近年來各檔案網(wǎng)站的分類檢索功能除了在館藏?cái)?shù)據(jù)上有所豐富外，在具體的分類調(diào)整上并無變化，面對日益多元化的檔案用戶需求，目前省級檔案網(wǎng)站的分類檢索功能還有待進(jìn)一步完善。

2.3 檢索輔助設(shè)計(jì)

相比國外檔案網(wǎng)站將資源集中化管理、一體化檢索的集成模式，我國省級檔案網(wǎng)站在檢索功能的設(shè)計(jì)與建設(shè)方面較為分散。除了主要的檢索通道和分類檢索，多數(shù)網(wǎng)站在頁面與功能設(shè)計(jì)上把政府信息公開、檔案展覽以及檔案編研成果等其他形式的輔助檢索單列在網(wǎng)站兩側(cè)[6]。檢索輔助設(shè)計(jì)既包括專門檔案、特色檔案數(shù)據(jù)庫及編研成果的專門查詢，同時(shí)也有館際間的資源共享服務(wù)和相關(guān)鏈接，如上海檔案信息網(wǎng)“開放檔案一站式查詢”中設(shè)有檔案館電子地圖，將上海市內(nèi)實(shí)現(xiàn)聯(lián)通的檔案館標(biāo)注在地圖上，并可以通過點(diǎn)擊訪問已聯(lián)通的區(qū)檔案館網(wǎng)站進(jìn)行更細(xì)致深入的檔案查閱[7]。

另外，綜合測評較好的各大檔案網(wǎng)站中一般設(shè)置熱點(diǎn)排行等rank瀏覽形式的檔案檢索，突出頗具特色的檔案數(shù)據(jù)庫或單列出用戶可能會(huì)利用的檔案及文件類型以便于查詢，如北京市檔案信息網(wǎng)將民生檔案共享平臺(tái)、天津檔案網(wǎng)將企業(yè)檔案和“天津抗日群英譜”單列在網(wǎng)站兩側(cè)[8]。值得一提的是，大部分網(wǎng)站會(huì)將“查檔指南”作為輔助檢索部分嵌入到網(wǎng)站設(shè)計(jì)中。

3 省級檔案網(wǎng)站資源檢索功能的不足

盡管從整體建設(shè)上看，我國省級檔案網(wǎng)站的檔案資源檢索功能建設(shè)上已達(dá)到基本要求，然而即便是走在前列的檔案網(wǎng)站，其檢索功能在頁面總體作用中的地位也并不高，相對國外比較成熟的檔案網(wǎng)站而言，還存在不小的差距，主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)以及系統(tǒng)整合等多個(gè)方面。

3.1 檔案資源檢索的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)薄弱

就目前情況來看，我國省級檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)還不夠成熟，表現(xiàn)為數(shù)字化程度低、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)相對薄弱。這一問題從本質(zhì)上講，是檔案館前期的收集整理工作不到位以及數(shù)字化進(jìn)度慢、程度低造成的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，北京市檔案信息網(wǎng)目錄檢索目前能提供的檔案目錄約為81萬余條，而數(shù)據(jù)量最大的天津檔案網(wǎng)也才158萬余條，相比國外如美國、加拿大等相同級別的檔案網(wǎng)站，在數(shù)據(jù)規(guī)模方面至少相差十倍以上[9]。

而從開放檔案的門類上看，我國檔案多集中在文書檔案上，科技檔案和專門類檔案的數(shù)量不多，數(shù)據(jù)庫的整體建設(shè)質(zhì)量也不高。為數(shù)不多的網(wǎng)站為其收集的科技與專門檔案成立單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫展示在檢索界面，例如北京市檔案信息網(wǎng)的目錄檢索全部的8個(gè)數(shù)據(jù)庫中就有1個(gè)訴訟檔案目錄數(shù)據(jù)庫。另外，從網(wǎng)站主體檢索所能查閱到的內(nèi)容上來看，除了像北京市檔案信息網(wǎng)和天津檔案網(wǎng)等為數(shù)不多的網(wǎng)站能夠提供原文查閱，大多數(shù)檔案網(wǎng)站中的檔案資源檢索服務(wù)僅提供數(shù)據(jù)庫內(nèi)的目錄檢索和檔案全宗簡介等二次信息，無法實(shí)現(xiàn)檔案原文全文檢索和查閱。

3.2 檔案資源檢索的縱向?qū)蛹壊煌?/h3>

用戶在利用檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)查閱檔案信息時(shí)所能檢索到的縱向深度是對檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量的重點(diǎn)評估項(xiàng)之一。就國內(nèi)省級檔案網(wǎng)站目前的建設(shè)現(xiàn)狀而言，對文件的著錄還無法實(shí)現(xiàn)“全宗—案卷—文件”的三級檢索。數(shù)據(jù)庫內(nèi)檔案信息著錄項(xiàng)不完善、不規(guī)范，數(shù)據(jù)庫之間著錄項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一是造成上述現(xiàn)象的主因。以在檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)上摘錄的檔案信息為例，北京、上海等大多數(shù)省級檔案網(wǎng)站對檔案文件的信息著錄只包含檔號、責(zé)任者、標(biāo)題、起始時(shí)間、終止時(shí)間和存址幾項(xiàng)[10][11]。由于目前的著錄沒有實(shí)現(xiàn)縱向?qū)蛹壣系亩嗉壜?lián)通，因而從文件向上無法檢索至案卷以及全宗，知道全宗也難以向下定位至相關(guān)案卷及文件。對用戶而言，這樣的檢索服務(wù)體驗(yàn)無疑會(huì)使用戶在搜索檔案信息時(shí)受到相當(dāng)大程度的阻礙，從而影響檔案利用服務(wù)自身的發(fā)展。

3.3 網(wǎng)站檢索系統(tǒng)的整合程度較低

相比國外檔案館較為成熟的檔案網(wǎng)站，我國各省級檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)最大的問題在于整合程度過低。一方面是由于檔案館前期收集整理和數(shù)字化工作的滯后導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫內(nèi)檔案信息本身的數(shù)量和質(zhì)量不高，因而在資源整合階段對檔案信息的分類集成便有所阻礙，信息著錄項(xiàng)缺損不全、關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)，整合程度較低；另一方面是由于檔案網(wǎng)站自身的定位及相關(guān)設(shè)計(jì)理念使得本應(yīng)作為檔案利用服務(wù)主要工具的檢索系統(tǒng)在網(wǎng)站頁面內(nèi)的地位堪憂，技術(shù)上沒有實(shí)現(xiàn)同界面的跨庫檢索，各數(shù)據(jù)庫之間也存在關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)且過于分散等問題，這一點(diǎn)在各檔案網(wǎng)站中表現(xiàn)得尤為明顯[12]。從根本上講，無論是上游的數(shù)據(jù)資源還是下游的檢索系統(tǒng)本身，國內(nèi)各省級檔案網(wǎng)站都還處于相對獨(dú)立的階段，同目標(biāo)要達(dá)成的系統(tǒng)化集成與整合還有相當(dāng)一段距離。

4 對檔案網(wǎng)站資源檢索不足的思考

新形勢下，我國檔案事業(yè)的發(fā)展需要“充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極推進(jìn)檔案信息資源共享，支持檔案館（室）將可公開的各類檔案上傳網(wǎng)絡(luò)、提供利用。”[13]立足于我國檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際和檢索功能的不足，筆者認(rèn)為省級檔案網(wǎng)站的資源檢索在未來發(fā)展中需要完成“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，實(shí)現(xiàn)功能上的逐步完善。

4.1 檢索用戶從專業(yè)人員轉(zhuǎn)向普通用戶

以目前各大省級檔案網(wǎng)站的設(shè)計(jì)理念及應(yīng)用體驗(yàn)來講，檔案網(wǎng)站更多的是作為一個(gè)宣傳檔案工作并便利專業(yè)人員檢索的媒介平臺(tái)，針對的目標(biāo)群體更傾向于具有一定專業(yè)素質(zhì)的檔案工作者。然而隨著社會(huì)檔案意識(shí)的提升，越來越多的人開始對檔案價(jià)值有所認(rèn)知，檢索和查閱檔案的需求必然會(huì)隨之提升。因而，作為檔案工作與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)門戶的檔案網(wǎng)站，其在線查檔的檢索用戶不可避免地將由面向?qū)I(yè)人員逐步轉(zhuǎn)向面向普通用戶。針對這種轉(zhuǎn)變，檔案網(wǎng)站的檢索功能開發(fā)，一方面要完善其查檔指南等輔助設(shè)計(jì)，幫助普通用戶了解檔案網(wǎng)站并讓檢索步驟簡易化、便捷化；另一方面對于檢索途徑的選擇要更加“平民化”，更多地選擇基于關(guān)鍵詞、題名等易于理解的模糊或精確檢索、聯(lián)想詞檢索甚至自定義檢索途徑以彌補(bǔ)普通用戶認(rèn)知同檔案專業(yè)術(shù)語之間的檢索鴻溝[14][15]。

4.2 檢索系統(tǒng)從獨(dú)立分散轉(zhuǎn)向集成統(tǒng)一

檔案網(wǎng)站的功能定位很大程度上會(huì)決定其中各模塊的地位作用以及所占比例。由于我國各省級網(wǎng)站的聚焦點(diǎn)還停留在檔案宣傳上，因而資源檢索系統(tǒng)在目前來說還不是檔案網(wǎng)站的主要功能，數(shù)據(jù)庫零散地分布在網(wǎng)站頁面的側(cè)邊。然而隨著未來檔案工作的重心由“存”轉(zhuǎn)向“用”，檔案資源檢索系統(tǒng)必然會(huì)經(jīng)歷由獨(dú)立分散向集成統(tǒng)一的轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變從本質(zhì)上講是對檔案資源數(shù)據(jù)庫的有機(jī)整合，將各門類檔案資源以及特色數(shù)據(jù)庫以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)融合在一個(gè)樹狀的檢索系統(tǒng)中[16]。以美國國家檔案與文件署網(wǎng)站為例，其下包含有檔案研究目錄系統(tǒng)（ARC）、檔案數(shù)據(jù)庫通道（AAD）、在線公共通道檢索（OPA）以及電子文件檔案館（ERA）等，所有開放的檔案信息和現(xiàn)行文件幾乎都能夠在其中某個(gè)庫內(nèi)檢索到[17]。

4.3 檢索內(nèi)容從檔案目錄轉(zhuǎn)向全文原文

未來檔案用戶需求的增長必將給檔案網(wǎng)站的檢索內(nèi)容帶來變化。一是用戶對檔案信息的檢索需求已不僅僅滿足于得到檔案目錄信息，而更傾向于在檔案網(wǎng)站上直接查閱檔案信息全文；二是用戶對所查內(nèi)容的檢索方式將不再僅限于檔案目錄的著錄項(xiàng)，而將變?yōu)檩斎朐闹械年P(guān)鍵詞直接對原文進(jìn)行檢索[18][19]。這項(xiàng)轉(zhuǎn)變對我國省級檔案網(wǎng)站的發(fā)展而言將是質(zhì)的飛躍，既需要網(wǎng)站后臺(tái)數(shù)據(jù)庫內(nèi)檔案信息的質(zhì)和量都達(dá)到一定要求，還需要突破對檔案原文的數(shù)據(jù)化等實(shí)現(xiàn)原文檢索技術(shù)的前期必備工程。毫無疑問，用戶對檔案網(wǎng)站檢索內(nèi)容從檔案目錄逐步過渡到原文全文的趨向已勢不可擋，關(guān)鍵要夯實(shí)用戶需求牽引過程中前期的數(shù)據(jù)支撐與技術(shù)基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

省級檔案網(wǎng)站既是反映我國檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要場所，同時(shí)也是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代用戶了解和利用檔案的重要平臺(tái)。資源檢索作為連接用戶與檔案資源的直接通道，其功能的完善與否將會(huì)直接影響用戶對檔案利用服務(wù)的印象。我國檔案網(wǎng)站資源檢索功能的建設(shè)還處于發(fā)展與探索期，問題與機(jī)會(huì)并存，隨著新形勢下國家和社會(huì)層面對檔案信息資源需求的不斷增加，各省級檔案網(wǎng)站需要在未來對其檢索系統(tǒng)的功能做出進(jìn)一步的完善和升級。

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