總部公文無紙化的探索和實踐

□ 夏獻民

總部公文無紙化的探索和實踐

□ 夏獻民

中國石化總部公文處理工作根據(jù)企業(yè)改革發(fā)展管理和現(xiàn)代辦公需要，于2015年8月實施了全流程公文無紙化。經(jīng)過一年多的運行，應(yīng)用日趨深化，系統(tǒng)日益完善，公文質(zhì)量、辦理效率和管理水平有所提升，分類明確、流程清晰、渠道通暢、簡潔高效的文件管理體系正在逐步形成。

把脈問診開良方

結(jié)合建設(shè)世界一流能源化工公司對中國石化公文處理工作的新要求及國際化公司現(xiàn)代辦公趨勢，總部對公文處理有時不夠及時、個別流程不易固化、流轉(zhuǎn)進程不易查詢、閱批簽批受一定的時間及辦公地點限制等問題，進行歸類分析，逐個把脈問診，在充分調(diào)研論證的基礎(chǔ)上，將能通過實施無紙化解決的公文納入無紙化范疇，并制定相應(yīng)措施。

以收文、發(fā)文辦理為主線，總部系統(tǒng)考慮全流程無紙化辦公，并考慮與信息報送、督辦、歸檔、制度制發(fā)等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成與安全穩(wěn)定運行；結(jié)合電子文件檔案管理需要，開發(fā)原筆跡簽批、電子簽名等功能；對紙質(zhì)文件受限于辦公室辦理的問題，開發(fā)通過手機及其他部分移動設(shè)備閱批簽批公文的移動辦公功能，實現(xiàn)臺式電腦與移動終端同步、同等處理公文的目標。

嚴格按照國家有關(guān)標準和企業(yè)相關(guān)制度開展工作。在公文系統(tǒng)建設(shè)方面，積極與《文書類電子文件形成辦理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T31913-2015）、《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T31914-2015）對接，同時遵照企業(yè)信息化建設(shè)有關(guān)要求進行建設(shè)。在公文流轉(zhuǎn)等方面，嚴格按照公文處理、檔案管理、保密管理等制度要求開展工作。根據(jù)無紙化辦公化特點，從電子公文辦理的思維出發(fā)，細化優(yōu)化收文、發(fā)文各流程，并建立測試系統(tǒng)反復測試完善。將原來紙質(zhì)文件流程中關(guān)注的“三重一大”、總師審核、部門會簽、避免多頭報送與文件橫傳、辦理時限等固化到公文系統(tǒng)中，明晰關(guān)鍵節(jié)點及責任，通過優(yōu)化后的流程控制規(guī)范公文處理。

結(jié)合用戶業(yè)務(wù)不同、權(quán)限不同等實際情況，對總部領(lǐng)導、部門負責人、文書人員和普通用戶操作頁面進行個性化配置開發(fā)，將各用戶界面的導航列、功能按鈕、任務(wù)欄等進行精簡，去除冗余功能，優(yōu)化操作界面，并實現(xiàn)與歷史數(shù)據(jù)展現(xiàn)界面兼容集成。根據(jù)公文辦理中催辦限辦等需要，在系統(tǒng)中建立緊急辦件、限時辦件的短信提醒功能，同時，配套建立文書微信群，文書人員可以借助微信群溝通辦文需求等信息，促進公文辦理。

與此同時，制定印發(fā)了公文無紙化實施細則，修訂完善與公文無紙化相關(guān)的公文管理辦法。

轉(zhuǎn)變理念見成效

總部公文無紙化辦公的全流程、全覆蓋，成功實現(xiàn)“閱件”網(wǎng)上瀏覽、“辦件”網(wǎng)上簽批（除涉密文件外），滿足了企業(yè)依托信息化開展工作的需求，得到各部門的廣泛支持與配合。人們由開始的引導介入公文系統(tǒng)辦理公文，到親身體會公文無紙化帶來的便捷，逐步主動應(yīng)用系統(tǒng)辦理公文，并結(jié)合使用情況提出修改完善意見和建議，有力地推動了公文無紙化辦公的深入開展。

公文無紙化后，進一步體現(xiàn)出總部公文辦理涉及多環(huán)節(jié)、多部門協(xié)同辦公的特點與優(yōu)勢。以前，需多部門辦理的文件往往要逐個部門辦理，無紙化后部門間可以并行開展工作，并能隨時查看其他部門辦理情況。尤其是需要多個部門會簽的文件，不僅可做到并行會簽，且會簽部門可查詢其他部門意見，有利于全面了解情況。公文系統(tǒng)同時與歸檔系統(tǒng)、制度系統(tǒng)、督辦系統(tǒng)、信息系統(tǒng)等連接，有效地推進系統(tǒng)間公文往來，促進整體工作效率。

審閱簽批紙質(zhì)文件因受限于辦公室辦理等因素，往往需要成塊的時間、固定的地點。公文無紙化后，特別是移動辦公采用了必備的安全保障措施，消除了因開會、出差甚至出國等原因不能及時處理文件的影響，辦理人員可利用工作間隙或其他碎片化時間，通過手機或其他移動設(shè)備隨時處理文件，實現(xiàn)全天候、全球化辦公。

公文無紙化辦公系統(tǒng)將以前紙質(zhì)文件辦理中易忽略的因素，在公文辦理系統(tǒng)中作為必選項進行設(shè)置，未填相應(yīng)條目或未在規(guī)定時限內(nèi)辦理某個文件，系統(tǒng)會自動提醒，較好地提高了質(zhì)量和效率。同時，并行會簽、并行辦理、短信提醒、微信提醒、查詢流轉(zhuǎn)狀態(tài)及督促辦理、移動辦公等應(yīng)用功能，為加快文件辦理提供了便利?！耙绘I歸檔”的自動歸檔功能，使歸檔更加及時規(guī)范。

系統(tǒng)設(shè)置了明確的崗位職責，按照“誰擬稿、誰跟蹤、誰催辦”的原則，公文辦理人員責任意識增強，不按時收件取件、文件橫傳、非必要情況下文件直送領(lǐng)導、拖辦壓辦文件等現(xiàn)象大大減少。

持續(xù)改進提效率

無紙化是公文處理方法的一次革命，是一個持續(xù)改進和完善的過程。

一年來，總部不斷對無紙化辦公系統(tǒng)進行改進。針對“三重一大”、內(nèi)控制度等，在系統(tǒng)中增加智能化設(shè)置，嵌入相關(guān)制度等源頭控制，強化制度執(zhí)行，逐步形成依靠制度推動工作的局面。結(jié)合電子文件流轉(zhuǎn)特點和工作實際，優(yōu)化操作環(huán)節(jié)，并根據(jù)實際操作需要配置導航欄、公文展示欄及功能按鈕，提升界面友好性。為防止管理不到位影響辦理效率，根據(jù)需要及時更新插件、控制，以免軟件更新不及時影響系統(tǒng)運行；開發(fā)出更多適應(yīng)主流操作系統(tǒng)的程序，提高處理效率，增強系統(tǒng)安全性。

公文無紙化不是完全替代紙質(zhì)文件。由于電子文件與紙質(zhì)文件具備的功能并不完全相同，加上實際工作需要（如涉密文件）、技術(shù)問題、習慣因素、文化背景等諸多影響，二者必然長期共存。因此，推動公文管理與信息化的深度融合，實現(xiàn)由紙質(zhì)公文的傳統(tǒng)理念向信息化技術(shù)、由側(cè)重后端控制向全流程控制、由單一人工控制向制度化標準化流程化綜合控制的轉(zhuǎn)變，真正建立起分類明確、流程清晰、管理規(guī)范、運轉(zhuǎn)高效的總部文件信息化管理體系，切實提高公文處理效率和管理效率，為促進企業(yè)改革發(fā)展提供支撐，勢在必行，任重道遠。

（作者單位：集團公司辦公廳）