航空企業(yè)科研檔案歸檔工作存在的問(wèn)題及解決方法

文/齊宏遠(yuǎn)

航空企業(yè)科研檔案歸檔工作存在的問(wèn)題及解決方法

文/齊宏遠(yuǎn)

航空企業(yè)檔案管理部門(mén)要注重檔案工作宣傳，以引起領(lǐng)導(dǎo)重視；并制定完善的科技檔案管理制度，加強(qiáng)開(kāi)展檔案法規(guī)宣傳和歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加大檔案部門(mén)自身建設(shè)，讓歸檔工作更加方便高效

航空企業(yè)在當(dāng)前大批量生產(chǎn)、多重點(diǎn)型號(hào)并舉的形勢(shì)下，型號(hào)研制呈現(xiàn)出多方案與多狀態(tài)并存、研制與設(shè)計(jì)并行、批產(chǎn)與定型同時(shí)、狀態(tài)與批次多樣的特點(diǎn)，而科研檔案的歸檔工作卻無(wú)法跟上這一變化，造成科研檔案歸檔率低、完整性差、歸檔拖延等問(wèn)題。

一、科研檔案歸檔存在以下常見(jiàn)的問(wèn)題：

1、科研檔案歸檔工作沒(méi)有納入項(xiàng)目的研制生產(chǎn)計(jì)劃

項(xiàng)目管理部門(mén)同檔案部門(mén)缺乏有效的溝通，檔案部門(mén)不知道有哪些項(xiàng)目立項(xiàng)，項(xiàng)目管理部門(mén)不清楚立項(xiàng)后應(yīng)歸檔哪些資料。在科研項(xiàng)目立項(xiàng)之初，沒(méi)有制定詳細(xì)、完整的科研檔案歸檔計(jì)劃，這就造成檔案部門(mén)無(wú)法對(duì)照時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中形成的文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，科研人員對(duì)自身歸檔責(zé)任也不夠明晰，歸檔工作無(wú)法與項(xiàng)目進(jìn)展同步進(jìn)行。

2、歸檔責(zé)任者歸檔意識(shí)薄弱

科研生產(chǎn)的參與者對(duì)檔案法規(guī)不夠了解，缺乏歸檔意識(shí)，對(duì)科研檔案的歸檔范圍和歸檔要求不清楚。其在科研、生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行的過(guò)程中，不知道哪些文件材料該歸檔，怎么歸，什么時(shí)間節(jié)點(diǎn)歸。有的人認(rèn)為文件歸檔后，借閱還要辦理手續(xù)，不如把文件放在自己手中使用方便。因此很多科研人員不配合歸檔工作，導(dǎo)致檔案文件材料不完整、不準(zhǔn)確。設(shè)計(jì)人員更注重設(shè)計(jì)的進(jìn)度，重項(xiàng)目而輕歸檔，覺(jué)得只要把產(chǎn)品設(shè)計(jì)好，做出來(lái)就完成了全部工作。項(xiàng)目完工后，待歸檔時(shí)，材料殘缺不全，事后再補(bǔ)，使歸檔工作一拖在拖。

3、缺乏歸檔管理制度或制度落實(shí)不夠

檔案部門(mén)沒(méi)有就歸檔工作制定獎(jiǎng)懲制度，科研人員沒(méi)有壓力和積極性。雖然有的單位也制定了《歸檔工作獎(jiǎng)懲辦法》等制度，但執(zhí)行不力，落實(shí)不到位，再加上有些制度操作性不強(qiáng)，造成早歸和晚歸一個(gè)樣，歸和不歸一樣的局面，這樣就會(huì)嚴(yán)重的影響設(shè)計(jì)人員的歸檔積極性。

二、解決歸檔問(wèn)題的辦法

1、制定完善的科技檔案管理制度

首先，航空企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案法律法規(guī)和集團(tuán)公司的檔案管理制度，制定適合本單位的科研產(chǎn)品檔案歸檔管理辦法，明確歸檔范圍和歸檔要求。其次，制定《歸檔工作獎(jiǎng)懲辦法》，加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)歸檔工作的考核，按歸檔率發(fā)放獎(jiǎng)金，對(duì)于違反檔案法規(guī)，不歸檔或不按時(shí)歸檔的行為，要堅(jiān)決處罰。

2、加強(qiáng)檔案部門(mén)自身建設(shè)，讓歸檔工作更加方便高效

以往很多人不歸檔，一是覺(jué)得歸檔流程很繁瑣，二是覺(jué)得歸檔后的檔案不方便使用。所以檔案部門(mén)要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將歸檔流程和借閱流程電子化，使歸檔人能便捷、高效地辦理歸檔和檔案借閱工作，從而提高設(shè)計(jì)人員的歸檔積極性。

3、開(kāi)展檔案法規(guī)宣傳和歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加大對(duì)《檔案法》以及單位檔案制度的宣傳與學(xué)習(xí)力度，尤其要重視對(duì)員工進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們切實(shí)了解檔案法規(guī)的內(nèi)容和要求。通過(guò)舉辦檔案利用效益案例展等手段，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計(jì)人員真正認(rèn)識(shí)到檔案工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)同等重要，使設(shè)計(jì)人員能提高歸檔意識(shí)，把歸檔工作融入到中心工作中。

4、檔案人員主動(dòng)作為，做好文件前端控制

將檔案工作“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求貫穿科研項(xiàng)目進(jìn)行的始終。檔案人員要成為科研項(xiàng)目的轉(zhuǎn)階段評(píng)審、定型鑒定和成果鑒定的評(píng)審組成員，從項(xiàng)目文件資料完整性的角度來(lái)判斷項(xiàng)目能否通過(guò)評(píng)審和鑒定，最終在評(píng)審意見(jiàn)中體現(xiàn)檔案資料的情況。

5、借助各種檢查，引起本單位領(lǐng)導(dǎo)的重視

檔案部門(mén)要以質(zhì)量?jī)?nèi)審、空軍二方審核和航空檔案館的檢查為契機(jī)，在檢查的過(guò)程中，不惜將本單位檔案管理工作存在的問(wèn)題暴露出來(lái)，這樣才能引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，從而給予檔案部門(mén)人力、物力、財(cái)力和政策的支持。

（作者單位：中航工業(yè)計(jì)算所）