以檔案信息化建設(shè)為抓手為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供有力保障

文·史文莉 朱雯靜

以檔案信息化建設(shè)為抓手為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供有力保障

文·史文莉 朱雯靜

近年來，省紀(jì)委監(jiān)察廳機(jī)關(guān)緊緊圍繞紀(jì)檢監(jiān)察中心工作，服務(wù)大局，開拓創(chuàng)新，按照科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化的要求，以發(fā)揮檔案資源的基礎(chǔ)性作用為依托，在檔案信息化建設(shè)方面進(jìn)行了有益的探索與實(shí)踐，為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供了有力保障。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，創(chuàng)造良好氛圍

省紀(jì)委監(jiān)察廳歷來高度重視檔案工作，并作為一項(xiàng)重要工作來抓，在全機(jī)關(guān)形成了重視、支持、共同做好檔案工作的良好氛圍。

一是高度重視，確保組織領(lǐng)導(dǎo)到位。堅(jiān)持把檔案信息化建設(shè)納入機(jī)關(guān)信息化建設(shè)總體規(guī)劃，一起部署、一起落實(shí)。專門成立了由省紀(jì)委常委、秘書長任組長、辦公廳主任為副組長的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做到堅(jiān)持對(duì)檔案工作定期分析研究，及時(shí)有效解決問題，為加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)提供了組織保障。

二是加大投入，確?；A(chǔ)設(shè)施到位。專門將檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)列入財(cái)務(wù)預(yù)算，在人、財(cái)、物等方面給予保證，多渠道解決工作中的實(shí)際困難。近年來，投資14萬余元進(jìn)行數(shù)字化掃描，配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等硬件設(shè)備，并進(jìn)行軟件升級(jí)，為加強(qiáng)檔案管理提供保證。

三是加強(qiáng)培訓(xùn)，確保隊(duì)伍建設(shè)到位。一方面，積極參加省檔案局組織的專業(yè)培訓(xùn)，另一方面，邀請(qǐng)專家對(duì)機(jī)關(guān)各部門、單位兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)，重點(diǎn)對(duì)檔案管理軟件的使用進(jìn)行專題培訓(xùn)，大大提高了檔案工作人員業(yè)務(wù)水平。

二、標(biāo)準(zhǔn)先行，明確目標(biāo)和思路

堅(jiān)持把檔案信息化建設(shè)納入辦公信息化建設(shè)之中，充分考慮檔案信息化建設(shè)的條件和要求，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，提出了檔案工作“在管理措施上要有新突破，在歸檔質(zhì)量上要有新提高，在檔案的利用效果上要有新成效”的目標(biāo)，確立了突出重點(diǎn)、先易后難、分步實(shí)施的工作思路。

按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》，以及省檔案局的業(yè)務(wù)要求，在充分調(diào)研、論證的基礎(chǔ)上，依托省紀(jì)委監(jiān)察廳機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)和辦公平臺(tái)，設(shè)計(jì)開發(fā)了“紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案管理軟件系統(tǒng)”。該系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)是以檔案信息資源建設(shè)為核心，以電子信息管理為重點(diǎn)，確保具有保存價(jià)值的檔案信息真實(shí)、完整、有效、安全地保存在數(shù)據(jù)庫中，并可提供方便、快捷的利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的資源數(shù)字化、歸檔自動(dòng)化和管理標(biāo)準(zhǔn)化。

省紀(jì)委監(jiān)察廳檔案管理系統(tǒng)主要包括：面向檔案室的全委檔案管理；面向各廳室檔案管理員的廳室歸檔；面向委內(nèi)所有人員的檔案目錄查詢；面向系統(tǒng)管理員的系統(tǒng)設(shè)置四個(gè)部分。根據(jù)我委工作的實(shí)際情況，從廳室檔案人員的預(yù)歸檔、審核、檔案提交、檔案室審核、歸檔等形成一系列工作流程。

三、改革創(chuàng)新，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案工作人員面臨的一個(gè)重要課題，也是檔案事業(yè)發(fā)展適應(yīng)信息時(shí)代需要的必然選擇。我們立足工作全局，堅(jiān)持改革創(chuàng)新，使檔案工作不斷取得新成績、躍上新臺(tái)階。

一是著力實(shí)現(xiàn)文檔一體化。從開始規(guī)劃機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，就把檔案管理現(xiàn)代化列入規(guī)劃之中，一起考慮，一起謀劃。從1990年在全國紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)第一家搞檔案管理軟件試點(diǎn)，到1999年與中央紀(jì)委信息中心、山東浪潮集團(tuán)辦公自動(dòng)化研究所共同研發(fā)新一代檔案管理系統(tǒng)軟件，再到2002年文書檔案立卷改革，在原有軟件基礎(chǔ)上改進(jìn)文書檔案管理系統(tǒng)，以及2004年省紀(jì)委信息中心與浪潮集團(tuán)辦公自動(dòng)化研究所研發(fā)B/S版紀(jì)檢監(jiān)察檔案信息系統(tǒng)，同時(shí)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，一步一個(gè)臺(tái)階，逐步提高了檔案工作的科技含量。目前，已達(dá)到了通過檔案信息的一次性輸入，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類、排序，案件封面、卷內(nèi)目錄和檢索卡片的自動(dòng)編制、打印，檔案保管期限的自動(dòng)鑒定、主題詞的自動(dòng)標(biāo)引以及多種途徑的檢索、統(tǒng)計(jì)功能。同時(shí)，針對(duì)紀(jì)檢監(jiān)察工作特點(diǎn)，軟件系統(tǒng)還能對(duì)歸檔情況、檔案保管期限、各類案件的處理等情況進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)分析。通過紀(jì)檢監(jiān)察信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，公文從起草到領(lǐng)導(dǎo)審閱簽批，直至辦結(jié)歸檔，全部流程都在內(nèi)網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，當(dāng)年形成的文件隨辦隨歸，檔案處隨時(shí)都能查看到機(jī)關(guān)各廳室單位檔案的錄入情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出修改意見。真正實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，減輕了工作強(qiáng)度，提高了工作效率。

二是積極推進(jìn)室藏?cái)?shù)字化。本著“制度先行、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)”的原則，充分利用信息化手段，對(duì)室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，促進(jìn)檔案信息資源總量增加，質(zhì)量提高，推進(jìn)服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新。2008年，經(jīng)上級(jí)主管部門同意，確定完成省紀(jì)委監(jiān)察廳機(jī)關(guān)1987年至2006年永久、長期和30年的文書、案件、照片檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。我們從人力、物力、硬件配備、檢索利用方便、存儲(chǔ)空間、掛接等多方面進(jìn)行考察論證，做了大量準(zhǔn)備工作。為解決案件檔案的保密問題，首先制定了掃描工作的保密制度、工作制度、檢查制度、交接制度、備份制度、工作量統(tǒng)計(jì)制度，還做到掃描用機(jī)房與辦公室、休息室分開，機(jī)房裝防盜門、防盜窗并設(shè)24小時(shí)監(jiān)控錄像；掃描用微機(jī)都提前做格式化處理，安裝好新購硬盤；工作時(shí)間檔案處人員不離機(jī)房，出入庫房都由專人辦交接手續(xù)。對(duì)合作單位人員嚴(yán)挑細(xì)選，上崗前進(jìn)行保密培訓(xùn)并逐一簽定保密協(xié)議，做到萬無一失。為保證掃描質(zhì)量，嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)和山東省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，做到每卷、每份文件都附一張質(zhì)量檢查表。填表時(shí)工作人員先注明如大幅圖表、模糊證據(jù)材料等特殊情況，然后在圖像掃描時(shí)作特殊技術(shù)處理。另外在案卷裝訂、圖像掃描、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份諸環(huán)節(jié)都填寫情況說明和質(zhì)量檢查責(zé)任人，保證掃描檔案質(zhì)量過關(guān)。

三是大力推行提供利用電子化。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)的全面應(yīng)用，檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和電子化提供利用服務(wù)為重心。為做到既方便提供利用又符合保密要求，專門設(shè)置了一臺(tái)專供查閱的計(jì)算機(jī)，不連接互聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)，不設(shè)打印、拷貝功能，獨(dú)立運(yùn)行，封閉運(yùn)轉(zhuǎn)。借閱時(shí)先以借閱人身份登錄，提出借閱申請(qǐng)，輸入關(guān)鍵字詞進(jìn)行檢索，很快就能找到所需目錄。然后檔案人員以審批人身份登錄，根據(jù)查閱審批手續(xù)，看提交的目錄是否符合借閱要求，審批后選中同意，借閱人才能看到詳細(xì)內(nèi)容。電子化提供利用替代檔案原件利用，檔案管理人員和借閱人不接觸檔案原件，較好地避免了檔案在頻繁調(diào)閱過程中可能被篡改、丟失等不安全因素，使檔案材料的真實(shí)性和安全性得到保障，既方便了領(lǐng)導(dǎo)和同志們查閱，又為數(shù)字檔案信息安全提供了可靠保證。

四、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，樹立長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)

一是要高端視角，全局考慮。檔案管理軟件是機(jī)關(guān)信息化建設(shè)系統(tǒng)工程的組成部分，因此在軟件設(shè)計(jì)過程中必須充分考慮與其他業(yè)務(wù)軟件的銜接，要有一定的前瞻性，要預(yù)留模塊，設(shè)計(jì)有彈性，為將來的整合升級(jí)留出空間。

二是需持之以恒，不懈努力。檔案信息化是一個(gè)持續(xù)、不斷的發(fā)展過程，隨著社會(huì)發(fā)展、管理需求、技術(shù)更新等因素不斷進(jìn)行完善。檔案信息化在這個(gè)發(fā)展過程中，其內(nèi)涵、方式、手段、目標(biāo)會(huì)不斷發(fā)生變化。比如我們?cè)跈n案信息化建設(shè)進(jìn)程中，就面臨著因舊版軟件不斷進(jìn)行升級(jí)改造整合而出現(xiàn)的數(shù)據(jù)遷移的問題，以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入新軟件后出現(xiàn)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)問題。所以檔案信息化過程中，不可能一蹴而就、一步到位，應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，牢固樹立長遠(yuǎn)發(fā)展觀念。

三是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，互聯(lián)互通。檔案信息化是不斷標(biāo)準(zhǔn)化的過程，只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，方能互聯(lián)互通、共建共享。一方面，檔案信息化建設(shè)自身是一個(gè)有機(jī)系統(tǒng)工程，各環(huán)節(jié)、各要素相互連接、互為支撐，需經(jīng)過調(diào)研、論證、軟件開發(fā)、平臺(tái)構(gòu)建等諸多環(huán)節(jié)才能完成；另一方面，要注重用標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)實(shí)踐，在推進(jìn)信息化建設(shè)的同時(shí)提升規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

（作者單位：山東省紀(jì)委辦公廳）