關(guān)于完善基層檢察訴訟檔案管理工作的思考

王靖靈

云南省曲靖市羅平縣人民檢察院，云南　羅平　655800

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關(guān)于完善基層檢察訴訟檔案管理工作的思考

王靖靈

云南省曲靖市羅平縣人民檢察院，云南羅平655800

摘要：檢察訴訟檔案是檢察機(jī)關(guān)在檢察訴訟活動(dòng)中形成的，具有查考和利用價(jià)值的原始資料。它既是檢察機(jī)關(guān)依法履行法律監(jiān)督職能、貫徹黨和國(guó)家法律法規(guī)的記錄，更加是推動(dòng)檢察工作創(chuàng)新和發(fā)展的強(qiáng)大資源。隨著時(shí)代與科技的發(fā)展，檢察訴訟檔案管理也正面臨新的挑戰(zhàn)，唯有與時(shí)俱進(jìn)地正視問(wèn)題、解決矛盾，不斷完善管理制度與方法，才能進(jìn)一步提高檢察訴訟檔案的質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理、促進(jìn)開(kāi)發(fā)利用，使檢察訴訟檔案管理工作更加適應(yīng)時(shí)代的要求，更好的服務(wù)檢察工作大局。

關(guān)鍵詞：基層檢察；檔案管理；完善

一、基層檢察訴訟檔案的特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀

檢察訴訟檔案分為四類(lèi)，即：偵查、審判監(jiān)督的刑事案卷；直接受理立案?jìng)刹榈男淌掳妇?；控告申訴刑事案卷；民事、行政訴訟案卷。其包含了文書(shū)、筆錄、同步錄音錄像資料等內(nèi)容，以紙質(zhì)、電子、聲像等形式存在，通過(guò)一案一卷形式歸檔保管。檢察訴訟檔案是一種專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案，其較之會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案等其他檢察檔案，數(shù)量方面表現(xiàn)出所占比重較大，數(shù)量較多，且不斷呈增長(zhǎng)趨勢(shì)。

二、基層檢察院訴訟檔案管理中存在的問(wèn)題

(一)現(xiàn)代化管理意識(shí)不強(qiáng)

檢察訴訟檔案并非簡(jiǎn)單的僅有資政、存史的功能，而是一個(gè)寶貴的“資料庫(kù)”、“思想庫(kù)”。科學(xué)、現(xiàn)代化的管理才能使之發(fā)揮其應(yīng)有的作用。但目前很多基層檢察院并未對(duì)檢察訴訟檔案管理有足夠的認(rèn)識(shí)。中、高層領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)不強(qiáng)將直接導(dǎo)致：一方面是檔案管理在人、財(cái)、物方面得不到充分重視和保障。另一方面，制度建設(shè)和監(jiān)督實(shí)施方面力度不購(gòu)，存在制度缺失或執(zhí)行制度困難的情況。

(二)管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

作為一名檔案管理員，承擔(dān)著檔案的收集、整理、歸檔、管理、鑒定及銷(xiāo)毀等工作，作為檢察院的檔案管理員，不僅要具備檔案管理的基本素質(zhì)，更需對(duì)檢察業(yè)務(wù)有充分認(rèn)識(shí)，還要有能適應(yīng)檔案信息化要求的較高的計(jì)算機(jī)操作水平。才能在保證檢察訴訟檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范管理、提高利用率，并不斷取得新發(fā)展和新突破。

(三)傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)時(shí)代的新要求

近年來(lái)，檢察訴訟檔案的數(shù)量呈大幅增長(zhǎng)趨勢(shì)，編研利用需求也不斷增加，加之司法公開(kāi)、檔案信息化的逐步深入，訴訟檔案?jìng)鹘y(tǒng)的簡(jiǎn)單分類(lèi)和以保管為主的模式正面臨著挑戰(zhàn)。一是龐大的檔案數(shù)量在檔案數(shù)字化、信息化趨勢(shì)下與傳統(tǒng)的以人工管理為主的低效率管理模式之間存矛盾突出。二是檔案工作重心已由收集保管向整合利用轉(zhuǎn)變，“重藏輕用”的保管模式與以信息整合為中心的“后保管模式”之間形成矛盾。三是檔案信息化趨勢(shì)下訴訟檔案數(shù)字化與當(dāng)下硬件設(shè)施及軟件滯后產(chǎn)生矛盾。四是訴訟檔案可公開(kāi)內(nèi)容在逐步面向社會(huì)更為廣泛人群開(kāi)放的前提下，缺乏制度規(guī)范和技術(shù)支持，如對(duì)可公開(kāi)內(nèi)容的界定、公開(kāi)查詢(xún)制度、公開(kāi)的方式和途徑等。

(四)檢察訴訟檔案信息化進(jìn)程緩慢

目前正在推廣的檔案信息化建設(shè)，是通過(guò)數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息存儲(chǔ)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，極大的改善了傳統(tǒng)手工管理模式和運(yùn)行機(jī)制，不僅保存數(shù)據(jù)量大，而且查詢(xún)方便快捷。隨著檔案數(shù)字化和信息化應(yīng)用的不斷深入，訴訟檔案信息化是一種必然趨勢(shì)。

三、完善基層檢察訴訟檔案管理的建議

(一)轉(zhuǎn)變觀念，全面提高訴訟檔案管理及其信息化重要性的認(rèn)識(shí)

首先是主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)訴訟檔案的重視，樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理、利用意識(shí)，切實(shí)把訴訟檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來(lái)思考，不斷完善管理機(jī)制，健全管理制度。其次，檢察干警應(yīng)當(dāng)全面普及訴訟檔案規(guī)范化、信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，強(qiáng)化質(zhì)量、安全保密意識(shí)、查詢(xún)借閱等方面的認(rèn)識(shí)。

(二)培養(yǎng)復(fù)合型管理人才

訴訟檔案現(xiàn)代化管理對(duì)管理人員提出了較高的要求，這就需要配備業(yè)務(wù)水平高、具有現(xiàn)代化管理技能的復(fù)合型檔案管理員。專(zhuān)職檔案員不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、較強(qiáng)檔案管理素質(zhì)和檢察業(yè)務(wù)知識(shí)，才能夠熟練使用和維護(hù)管理軟件。

(三)建立一個(gè)針對(duì)性強(qiáng)、可操作性強(qiáng)的檢察檔案管理系統(tǒng)

目前所使用的檔案管理軟件停留在訴訟檔案目錄數(shù)字化后的檢索利用層次，而沒(méi)有針對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案進(jìn)行深入開(kāi)發(fā)。筆者認(rèn)為，在加強(qiáng)檢察訴訟檔案數(shù)字化、信息化管理方面，應(yīng)增強(qiáng)檢察檔案資源開(kāi)發(fā)利用的實(shí)用性和針對(duì)性。例如在設(shè)置案卷檢索時(shí)自動(dòng)關(guān)聯(lián)不同部門(mén)和階段歸檔的有關(guān)聯(lián)的案件。

(四)創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)檢察訴訟檔案信息化建設(shè)

傳統(tǒng)訴訟檔案管理主要以人工管理為主，且重藏輕用，查詢(xún)利用必須查看原始檔案。隨著科技的發(fā)展，信息化建設(shè)將成為創(chuàng)新檢察訴訟檔案管理的突破口。將龐大的訴訟檔案資源以電子文件的形式存儲(chǔ)起來(lái)，加之配套的歸檔、查詢(xún)、借閱系統(tǒng)。

(五)增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檢察檔案管理的物質(zhì)保障條件

檢察檔案管理工作正向著規(guī)范化、現(xiàn)代化和科學(xué)化前進(jìn)，先進(jìn)的理念和技術(shù)只有配上先進(jìn)的設(shè)備，才能充分發(fā)揮作用。隨著訴訟檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，必須逐步加大檔案設(shè)備硬件的投入，提供符合要求的管理系統(tǒng)相應(yīng)的加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)的同時(shí)，相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施及檔案錄入和輸出的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、庫(kù)房管理等硬件設(shè)備也應(yīng)跟上時(shí)代的步伐。

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中圖分類(lèi)號(hào)：D926.3；G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2095-4379-(2016)16-0152-01

作者簡(jiǎn)介：王靖靈(1987-)，女，本科，云南省曲靖市羅平縣人民檢察院，科員，研究方向：檢察檔案管理。