淺議如何使基層法院的管理富有成效

張曉毅

（361015　廈門(mén)市湖里區(qū)人民法院　福建 廈門(mén)）

淺議如何使基層法院的管理富有成效

張曉毅

（361015廈門(mén)市湖里區(qū)人民法院福建 廈門(mén)）

本文通過(guò)結(jié)合法院工作的現(xiàn)狀，結(jié)合管理學(xué)的有效措施，思考將相應(yīng)的思維及方法引入法院工作實(shí)際，具有一定的積極意義。

法院；時(shí)間管理；現(xiàn)場(chǎng)管理

2015年4月1日，“立案登記主義”正式在我國(guó)確立。由此帶來(lái)的是訴訟案件爆炸性的增長(zhǎng)。有限的訴訟資源與日益增加的訴訟需求之間的矛盾，越來(lái)越影響到審判的質(zhì)量和效率，甚至影響到司法權(quán)威和司法公信。因此，法院的管理必須有效，否則無(wú)法滿(mǎn)足人民群眾日益增長(zhǎng)的司法需求。由于筆者系基層法院工作人員，因此以基層法院為視角，談?wù)勅绾问狗ㄔ旱墓芾砀挥谐尚А?/p>

一、卓有成效管理的重要性

（一）有效的管理可以減少工作中的失誤率

管理的有效性在于防患于未然，盡量減少例外管理，側(cè)重于理性管理。管理學(xué)大師美國(guó)的彼得.德魯克有這樣一句名言：“管理好的組織，總是單調(diào)乏味，沒(méi)有任何激動(dòng)人心的事件發(fā)生。”因此，與其在出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)依賴(lài)個(gè)別能力卓越的工作人員或者管理者的處理，不如扎扎實(shí)實(shí)建立避免突發(fā)事件的機(jī)制?；鶎臃ㄔ簩徟袑?shí)踐中較為經(jīng)常遇到的突發(fā)事件有：①確定好了開(kāi)庭時(shí)間后，遺漏通知訴訟參加人，包括但不限于一方當(dāng)事人、陪審員或者其他相關(guān)人員，導(dǎo)致排庭無(wú)效，需要重新送達(dá)；②文書(shū)校對(duì)不仔細(xì)、出現(xiàn)錯(cuò)誤；③卷宗或材料遺失；④庭審準(zhǔn)備不充分等。如何避免突發(fā)事件發(fā)生，提高工作人員的工作效率，應(yīng)將每項(xiàng)工作的目標(biāo)落實(shí)到每人、每天，形成“日事日畢”以及“事事有人管”的氛圍，具體落實(shí)到每一個(gè)案件、每一份材料，都有人負(fù)責(zé)。每個(gè)工作人員根據(jù)自己每日工作目標(biāo)完成情況進(jìn)行“日清”，每日工作目標(biāo)的結(jié)果與其獎(jiǎng)懲激勵(lì)掛鉤，以形成目標(biāo)、日清、激勵(lì)三者之間的良性虛幻以及閉環(huán)優(yōu)化。

（二）有效的管理提升個(gè)人的責(zé)任感

個(gè)人和組織在管理上的相輔相成，才能應(yīng)對(duì)案多人少的法院困境。單純依靠原有的組織體系，已經(jīng)能以適應(yīng)時(shí)代的變化，必須依靠組織和個(gè)人共同推進(jìn)管理的有效性。換句話(huà)說(shuō)，就是就組織而言，需要人人提供其貢獻(xiàn)；就個(gè)人而言，需要組織作為達(dá)到個(gè)人目的的工具。法院每個(gè)工作人員對(duì)法院的貢獻(xiàn)，是體現(xiàn)在如何以最優(yōu)方式去滿(mǎn)足審判工作需求；而法院為其工作人員提供的工具，就是要支持實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。在組織變革上，就是變金字塔式的組織結(jié)構(gòu)為扁平化的結(jié)構(gòu)，減少管理層次。在人員變革上，就是信任每一個(gè)工作人員，每個(gè)人都有自己的工作目標(biāo)，設(shè)定自己的完成策略，以最快的速度去處理每一個(gè)案件。

（三）提升每一位員額法官的管理能力

每一位員額法官所承載的不僅僅是審判工作，還要與法官助理、審判輔助人員等的溝通協(xié)作，培養(yǎng)和提升法官的管理能力尤為重要。實(shí)踐中法官在從事審判工作管理通常會(huì)遇到以下情況，使得管理失靈：①法官的時(shí)間只屬于別人；②遵循舊歷，按照老一套的方式開(kāi)展工作；③組織以外其他情況的影響；④抓不到工作重點(diǎn)。如何培養(yǎng)法官的管理能力，應(yīng)使其養(yǎng)成如下習(xí)慣：①合理利用時(shí)間；②注意使自己的努力產(chǎn)生必要的成果，而不是單純工作本身，重視對(duì)外界的貢獻(xiàn)；③把工作建立在優(yōu)勢(shì)方向上，善于利用自己、同事以及上下級(jí)的長(zhǎng)處；④將精力集中于少數(shù)主要領(lǐng)域；⑤善于作出有效決策。

二、提升管理能力以及工作效率的幾個(gè)措施

（一）合理管理時(shí)間

時(shí)間，是一項(xiàng)限制因素。任何生產(chǎn)程序的鏟除了，都受到時(shí)間的制約，尤其在法院，在大量案件的處理程序上，最稀有的資源，就是時(shí)間。同時(shí)，時(shí)間無(wú)法儲(chǔ)存，無(wú)法繪制邊際效用曲線(xiàn)，一旦過(guò)去就再也無(wú)法倒退。此外，時(shí)間又是完成審判管理工作的必要條件。如何合理管理時(shí)間，可以通過(guò)以下三個(gè)步驟：

首先，記錄時(shí)間，也就是要了解每一個(gè)工作人員在時(shí)間實(shí)際上是如何耗用。可以通過(guò)工作人員、管理人員自己統(tǒng)計(jì)，隨時(shí)記錄實(shí)際工作耗用時(shí)間；或者由后勤人員或者其他工作人員，以旁觀者角度進(jìn)行時(shí)間記錄。通過(guò)一段時(shí)間的統(tǒng)計(jì)和比對(duì)，了解工作人員在一天工作時(shí)間上的安排以及每項(xiàng)工作的耗時(shí)情況。法院管理者或者法官會(huì)經(jīng)常受到各種壓力，使得其將時(shí)間花費(fèi)在一些非審判工作和浪費(fèi)時(shí)間的事務(wù)上，大量時(shí)間都不可避免地浪費(fèi)。而法院工作，比如撰寫(xiě)判決書(shū)、草擬文件、開(kāi)庭審理等都需要整塊時(shí)間的運(yùn)用。如果零星將時(shí)間分開(kāi)使用，即使總時(shí)間相同，但效果確是大大不同。尤其是與他人配合工作，這一點(diǎn)尤為重要。每個(gè)人都是時(shí)間的消費(fèi)者，同時(shí)也是時(shí)間的浪費(fèi)者。要提高管理的績(jī)效，第一步就是記錄其時(shí)間耗用的實(shí)際情形。

其次，管理時(shí)間。找出由于缺乏制度設(shè)計(jì)或者由于人為因素而浪費(fèi)時(shí)間的情況，如果一個(gè)錯(cuò)誤或者“返工”多次出現(xiàn)，就代表這個(gè)錯(cuò)誤的出現(xiàn)是可以預(yù)見(jiàn)的，應(yīng)設(shè)計(jì)一套有系統(tǒng)和有步驟的處理方式來(lái)化解。此外，減少不必要的會(huì)議也是杜絕浪費(fèi)時(shí)間的一個(gè)途徑，將必要的信息傳輸給需要該信息的人員，其他人員可以不必參會(huì)。

最后，統(tǒng)一安排時(shí)間。將零散的時(shí)間集中起來(lái)，用于處理重要的事情。由于法官日常工作中，既要開(kāi)庭，與當(dāng)事人溝通，與書(shū)記員或輔助人員協(xié)助處理一些事項(xiàng)，往往寫(xiě)判決的時(shí)間非常零碎，零碎的時(shí)間導(dǎo)致該項(xiàng)工作效率低下，往往有了思路卻被中途打斷。因此，確定一個(gè)時(shí)間段集中寫(xiě)判決是提高法官工作效率的途徑之一。與法官助理或書(shū)記員確定一段時(shí)間，比如每天下班前的一個(gè)半小時(shí)為其專(zhuān)門(mén)的書(shū)寫(xiě)判決書(shū)時(shí)間，在該時(shí)間段內(nèi)其他事項(xiàng)由法官助理或者書(shū)記員負(fù)責(zé)處理?；蛘甙言S多次要的工作集中起來(lái)辦理。當(dāng)然，統(tǒng)一時(shí)間的辦法有許多，但最為重要的是如何用好時(shí)間。

（二）提高工作現(xiàn)場(chǎng)管理的成效（5S管理方法的借鑒）

法院的日常工作中，每一個(gè)案件都有各方當(dāng)事人提供的材料，我們往往把同一案件材料歸入一份卷宗。由于目前案件高發(fā)，幾乎每個(gè)辦案部門(mén)的卷宗都堆積如山。實(shí)踐中，很多的工作人員在尋找卷宗上就花費(fèi)了較多的時(shí)間，甚至有發(fā)生卷宗材料丟失的情況。如何避免上述情況的發(fā)生，管理好法院的工作現(xiàn)場(chǎng)是尤為重要的一環(huán)。

5S管理是目前現(xiàn)場(chǎng)管理中一用得較多的管理方法，它包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。5S的核心思想是針對(duì)組織機(jī)構(gòu)中的每位工作人員的日常行為提出要求，倡導(dǎo)從小事做起，力求使每位工作人員都養(yǎng)成事事講究的習(xí)慣，從而達(dá)到提高整體工作質(zhì)量的目的。具體介紹下5S的具體含義：

1.整理（SEIRI）

將工作場(chǎng)所的所有物品分為必要與沒(méi)有必要的。將必要的物品留下；沒(méi)有必要的物品進(jìn)行清除或放置在其他地方。該步驟的目的是騰出辦公空間，并且防止誤用。

2.整頓（SEITON）

把必要的物品定位、定量、整齊放置。必要時(shí)加以標(biāo)識(shí)。該步驟目的是使得工作場(chǎng)所一目了然，以消除尋找物品的時(shí)間，它是提高工作效率的基礎(chǔ)。

3.清掃（SEISO）

將整個(gè)工作場(chǎng)所，包括但不限于辦公用具、卷宗等檔案資料、作業(yè)場(chǎng)所環(huán)境、設(shè)備設(shè)施等，進(jìn)行徹底清掃干凈。該步驟的目的是保證整個(gè)工作場(chǎng)所處于干凈的狀態(tài)。

4.清潔（SEIKETSU）

持續(xù)推行前面的三個(gè)步驟，并使之規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。該步驟的目的是維持、鞏固前面三個(gè)步驟的成果。

5.修養(yǎng)（SHITSUKE）

培養(yǎng)每位工作人員建立自律精神和養(yǎng)成自覺(jué)從事5S的良好習(xí)慣。該步驟的目的是使5S要求成為每位工作人員日常工作中的自覺(jué)行為。

通過(guò)實(shí)施上述的五個(gè)步驟的現(xiàn)場(chǎng)管理，能夠使現(xiàn)場(chǎng)干凈、整潔、有序、布局合理，進(jìn)而能夠縮短尋找卷宗等材料的時(shí)間，提高工作效率，同時(shí)又能保障卷宗材料等的安全。

［1］［美］彼得·德魯克.卓有成效的管理者［M］.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2015

［2］［中］楊知文.法院組織管理與中國(guó)審判管理體制的建構(gòu)［J］.河北法學(xué)，2014（10）