規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理的建議

張杰

摘 要：金融企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，不僅要深刻地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，同時(shí)還應(yīng)制定科學(xué)合理的檔案管理制度，開(kāi)展企業(yè)的檔案管理工作。金融企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該充分發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值，為企業(yè)的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

關(guān)鍵詞：金融企業(yè);業(yè)務(wù)檔案;管理

檔案作為金融企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)信息資源之一，其不僅將地方金融機(jī)構(gòu)開(kāi)展的相關(guān)金融服務(wù)業(yè)務(wù)真實(shí)、詳細(xì)的反映出來(lái)，而且通過(guò)準(zhǔn)確紀(jì)錄金融企業(yè)的金融業(yè)務(wù)，為金融企業(yè)的業(yè)務(wù)開(kāi)展以及發(fā)展提供了科學(xué)合理的數(shù)據(jù)支持。所以加強(qiáng)金融企業(yè)檔案管理工作的力度，不管是對(duì)于金融企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展，還是對(duì)國(guó)家的精簡(jiǎn)建設(shè)都有著極為重要的意義。也就是說(shuō)，檔案管理工作作為金融企業(yè)內(nèi)部管理的重要手段之一，通過(guò)開(kāi)展檔案管理工作，不僅有助于金融企業(yè)內(nèi)部綜合管理水平的有效提升，同時(shí)也滿足了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)金融企業(yè)提出的要求。

1 金融業(yè)務(wù)檔案的價(jià)值分析

1.1 憑證價(jià)值

檔案自身具有的平整價(jià)值是檔案與其他不同類型的資料之間最大的區(qū)別。金融檔案不僅可以作為相關(guān)部門(mén)審查、篩選、研究以及處理相關(guān)問(wèn)題的基礎(chǔ)，同時(shí)也為相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行提供了科學(xué)合理的數(shù)據(jù)支持。

1.2 開(kāi)發(fā)客戶價(jià)值

金融檔案為金融企業(yè)研究和開(kāi)發(fā)客戶價(jià)值提供了真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持。比如，證券公司的潛在客戶開(kāi)發(fā)，就是通過(guò)合理運(yùn)用客戶檔案以及與客戶互動(dòng)交流的方式進(jìn)行的。作為金融企業(yè)來(lái)說(shuō)，必須在開(kāi)發(fā)潛在客戶的過(guò)程中，充分利用現(xiàn)有的客戶檔案信息，了解和掌握客戶的真實(shí)想法，通過(guò)與客戶之間進(jìn)行情感交流和對(duì)話的方式，拉近與客戶之間的距離，才能在積極開(kāi)發(fā)新客戶的同時(shí)，維持老客戶對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)與客戶價(jià)值雙贏的目的。

1.3 維護(hù)企業(yè)和客戶利益

商業(yè)銀行長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的各種憑證匯集成的銀行檔案信息，不僅為客戶與銀行之間經(jīng)濟(jì)糾紛的解決提供了最真實(shí)、最完整的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)也提高了銀行業(yè)務(wù)效率和質(zhì)量的提升。

1.4 改善金融業(yè)的形象

良好的企業(yè)信譽(yù)與業(yè)績(jī)是幫助金融企業(yè)樹(shù)立市場(chǎng)形象，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。金融企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)該通過(guò)積極的收集、整理實(shí)物文件、照片文件以及視聽(tīng)文件的方式，將企業(yè)的形象真實(shí)、全面且生動(dòng)地呈現(xiàn)在社會(huì)公眾面前。

2 規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理的建議

2.1 規(guī)范管理業(yè)務(wù)檔案

首先，制定客戶業(yè)務(wù)檔案與歸檔范圍保管的期限表。金融企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須按照自身業(yè)務(wù)工作開(kāi)展的流程以及相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，積極的推動(dòng)檔案管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新。假如企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍和流程必須更改的話，那么金融企業(yè)必須在第一時(shí)間內(nèi)完成檔案管理制度的完善和修訂工作，確保后續(xù)檔案管理工作的高效進(jìn)行。也就是說(shuō)，金融企業(yè)必須在明確檔案管理期限和歸檔范圍的前提下，建立完善的客戶與企業(yè)利益維護(hù)機(jī)制，才能最大限度地滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)企業(yè)金融活動(dòng)提出的要求。其次，金融企業(yè)檔案管理部門(mén)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須嚴(yán)格地按照文件材料形成的規(guī)律為基礎(chǔ)，梳理文件與文件之間的關(guān)系，以便于后期的查詢和利用。只有按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定確定檔案歸檔的方式，并在檔案數(shù)據(jù)分類完成后做好編號(hào)，才能確保金融企業(yè)檔案管理符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。業(yè)務(wù)材料管理作為金融企業(yè)檔案文件材料的重要組成部分之一，檔案管理部門(mén)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，可以采取將原始文件存放于檔案中，將復(fù)印件存放于業(yè)務(wù)檔案中的方式。一般情況下，根據(jù)相關(guān)的規(guī)定和要求，金融企業(yè)發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的各種業(yè)務(wù)文件材料都是一式一份的，假如是涉及到企業(yè)發(fā)展的核心文件的話，那么則應(yīng)該根據(jù)其實(shí)際的使用范圍，合理增加文件的數(shù)量。假如金融企業(yè)采取的是紙質(zhì)與電子文件歸檔同步進(jìn)行的話，那么必須在檔案歸檔管理過(guò)程中確保兩者描述內(nèi)容的完全吻合。假如企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案只采用了電子載體形式的話，必須確保文件內(nèi)容符合電子歸檔的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。另外，為了保證文件歸檔的科學(xué)性與合理性，金融企業(yè)在建設(shè)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)必須充分發(fā)揮其指導(dǎo)作用，為電子文件歸檔管理工作提供技術(shù)支持，才能滿足企業(yè)電子檔案管理的要求。最后，檔案管理部門(mén)整理歸檔文件材料的過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)必須按照企業(yè)檔案管理的規(guī)定和要求，由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一的進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案的分類與規(guī)定，避免因?yàn)闃I(yè)務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間協(xié)調(diào)不到位，影響企業(yè)檔案管理工作的高效開(kāi)展。

2.2 強(qiáng)化規(guī)章制度管理

金融企業(yè)必須從以下幾方面著手，開(kāi)展企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案制度建立工作：首先，深入分析企業(yè)工作的性質(zhì)，建立科學(xué)合理的規(guī)章制度，確保金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效性。其次，金融企業(yè)必須建立完善的業(yè)務(wù)材料歸檔管理制度，將企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的分類、整理等工作納入業(yè)務(wù)工作中，并以此為基礎(chǔ)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)人員工作績(jī)效進(jìn)行全面的考核，確保業(yè)務(wù)材料歸檔的完整性。最后，假如金融企業(yè)采取的是外包管理業(yè)務(wù)檔案的方式的話，必須嚴(yán)格地按照要求審核承包方的檔案管理資質(zhì)與安全性，同時(shí)在與其簽訂業(yè)務(wù)檔案外包合同時(shí)，必須明確以下幾方面的內(nèi)容：1）檔案的安全保管。2）檔案利用范圍。3）檔案信息保密的責(zé)任和義務(wù)。就目前來(lái)說(shuō)，國(guó)內(nèi)很多根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)投資設(shè)立的金融企業(yè)都涉及了海外機(jī)構(gòu)，所以，金融企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，還應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的海外機(jī)構(gòu)檔案管理體系，所有涉及國(guó)家機(jī)密的信息，在未經(jīng)相關(guān)部門(mén)審查批準(zhǔn)前，金融企業(yè)都不能擅自將其帶離出境。

2.3 科學(xué)管理企業(yè)

科學(xué)管理與利用檔案信息不僅是金融企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案管理必須具備的基本條件之一，而且還是確保企業(yè)業(yè)務(wù)檔案信息安全性的重要手段。所以，金融企業(yè)必須嚴(yán)格地按照《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》的要求，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理和利用效率的全面提高。金融企業(yè)在開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案管理工作時(shí)，必須制定嚴(yán)格的檔案信息安全管理制度，通過(guò)建立信息化檔案管理體系的方式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的穩(wěn)步提高。金融企業(yè)在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過(guò)程中，必須嚴(yán)格地按照要求加大檔案查詢審批登記的相關(guān)工作。也就是說(shuō)，金融企業(yè)在存儲(chǔ)和安全管理客戶電子檔案的過(guò)程中，不但要確保業(yè)務(wù)信息的完整性與安全性，同時(shí)還應(yīng)采取異地備份、異質(zhì)等方法提高業(yè)務(wù)方案的安全性。隨著金融企業(yè)越來(lái)越重視檔案管理工作的重要性，金融企業(yè)也通過(guò)加大業(yè)務(wù)檔案編研與開(kāi)發(fā)工作力度的方式，為金融企業(yè)檔案管理工作以及業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展提供強(qiáng)有力的支持。此外，金融企業(yè)還可以通過(guò)成立業(yè)務(wù)檔案鑒定小組的方式，按照相關(guān)規(guī)定和要求鑒定已經(jīng)到期的業(yè)務(wù)檔案文件，然后將鑒定結(jié)果上報(bào)至企業(yè)管理部門(mén)。假如業(yè)務(wù)檔案已經(jīng)到期且沒(méi)有利用價(jià)值的話，可以在負(fù)責(zé)人確認(rèn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。在檔案銷(xiāo)毀工作完成后，做好登記造冊(cè)的工作，同時(shí)保存檔案鑒定的報(bào)告，避免因?yàn)闄n案管理流程違規(guī)，影響到業(yè)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，金融企業(yè)必須根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，建立規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案管理體系，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)檔案利用價(jià)值的有效提升，為企業(yè)的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展提供積極的幫助。作為金融企業(yè)來(lái)說(shuō)，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該在明確企業(yè)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，合理的安排檔案保管、鑒定的程序，才能在確保業(yè)務(wù)檔案管理的完整性與安全性的前提下，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平和效率的穩(wěn)步提高，為金融企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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