關于大數(shù)據(jù)背景下檔案管理問題的思考

文/曹文起

關于大數(shù)據(jù)背景下檔案管理問題的思考

文/曹文起

大數(shù)據(jù)泛指那些超過傳統(tǒng)流程和工具處理或分析能力的數(shù)據(jù)。簡而言之就是巨量資料、海量信息。從本質(zhì)上看，大數(shù)據(jù)主要解決的是海量數(shù)據(jù)存儲、計算、挖掘和利用的問題。本文筆者就大數(shù)據(jù)背景下檔案管理改革進行了論述。

大數(shù)據(jù)；檔案管理；改革；對策

當前檔案信息化建設雖然有一段時間，但是其發(fā)展水平仍不高。傳統(tǒng)載體的數(shù)字化轉換、電子政務系統(tǒng)的建立，都會產(chǎn)生大量的數(shù)字信息。即便是云計算、云儲存、移動互聯(lián)網(wǎng)等新型信息技術被廣泛引進到檔案管理中來，也難以滿足檔案管理工作的需要。在這種情況下，檔案管理技術革新勢在必行。

一、檔案管理與大數(shù)據(jù)的關系

中國檔案信息化建設之路，走過20余年的歷程。由于檔案目錄數(shù)據(jù)的著錄、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化到電子文件的歸檔管理，從計算機輔助檔案管理、檔案信息化建設到數(shù)字檔案館（室）的建設，并由此向著智慧檔案館邁進。全國檔案行業(yè)產(chǎn)生了巨大的數(shù)字信息，這些信息來自包括各級各類檔案館、各級黨政機關檔案室、企事業(yè)單位檔案機構，各類傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，電子文件的歸檔以及各種類專業(yè)檔案的數(shù)字資源。這些信息即通過對于云計算、云存儲、移動互聯(lián)網(wǎng)、

物聯(lián)網(wǎng)等新型IT服務模式在檔案管理工作中的大范圍運用，依然是無法滿足社會日新月異發(fā)展的需要。大數(shù)據(jù)時代的來臨相比其他信息技術則更加契合檔案管理工作的需要，尤其是在知識經(jīng)濟時代，將檔案信息轉化為知識資源，將成為新時期檔案管理工作一個必然的發(fā)展方向，大數(shù)據(jù)將起到舉足輕重的作用。

二、大數(shù)據(jù)背景下加強檔案管理改革的意義

一是有利于優(yōu)化檔案業(yè)務工作流程，提升檔案業(yè)務管理工作能力。傳統(tǒng)的檔案業(yè)務工作環(huán)節(jié)中，檔案管理主要靠人工，檔案的收集主要靠“索要”，檔案的管理純粹靠“手工”、檔案的利用服務很“被動”。大數(shù)據(jù)時代，云計算、云存儲、微服務、云服務、遠程服務、大數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術，檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)和應用平臺的出現(xiàn)，實現(xiàn)檔案“收”、“管”、“用”的全流程控制、全技術支持、全智能服務，可以有效減輕檔案工作者任務負擔，利用信息科學技術提高檔案管理工作水平。

二是有利于挖掘檔案增值信息，創(chuàng)造社會、經(jīng)濟雙重效益。檔案的最終價值體現(xiàn)在提供利用。眾所周知，在浩瀚的檔案資源中，現(xiàn)在使用和利用的僅僅是其中的冰山一角，還有更多的檔案資源被迫歸于沉寂，等待我們?nèi)グl(fā)掘它們的價值，利用大數(shù)據(jù)技術開發(fā)使用檔案管理軟件和系統(tǒng)，有利于把具有民族價值、文化價值、民生價值、社會價值、經(jīng)濟價值的檔案進行深挖分析，以供全社會共享共用。

三是有利于加強檔案管理機構的職能職責，構建科學的檔案管理體系。隨著信息社會的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足檔案信息數(shù)量與日俱增的管理需求，二者之間的矛盾日漸突出。大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式創(chuàng)新研究尤其是對檔案管理機構的準確定位和職能優(yōu)化，有利于提高檔案信息資源存量與增量保存的效率，有利于加強檔案部門與其他部門的協(xié)同合作，同時又節(jié)省了人力、物力和財力，為建立科學的現(xiàn)代化檔案管理模式創(chuàng)造了可能。

三、大數(shù)據(jù)背景下加強檔案管理的對策

1.要改變檔案管理觀念

檔案館長期以來采取的是“供給導向”的發(fā)展模式，往往從自身業(yè)務的角度出發(fā)，有什么樣的內(nèi)容就提供什么樣的服務，利用者常常面臨著“提供的服務不需要，需要的服務找不到”的尷尬情況。隨著大數(shù)據(jù)在其他領域應用優(yōu)勢的不斷凸顯，用戶對檔案館精品化、多元化、個性化的服務需求越來越強烈，如果繼續(xù)采取無所作為的觀念，那么檔案館將會失去未來的發(fā)展機會，甚至會失去存在的意義，成為一座“信息孤島”。因此，檔案館要實現(xiàn)從供給導向到需求導向的觀念轉變，以用戶的需求為導向，充分挖掘和利用各方面的資源和能力來滿足用戶的需求。

檔案館還應該樹立大數(shù)據(jù)、大檔案、大資源的思想意識，體現(xiàn)大系統(tǒng)的檔案工作方式，數(shù)據(jù)保管要從館庫存儲轉向數(shù)據(jù)倉庫，從資料查閱轉向數(shù)字資訊，從管檔案向管數(shù)據(jù)拓展，收集和保存各種渠道、各種類型、各種結構，過去、現(xiàn)在甚至未來的檔案資源。

2.設大數(shù)據(jù)資源平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

檔案管理信息化就是要使檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，如果只是做到單機運行或是簡單的幾臺電腦聯(lián)網(wǎng)，便無法達到預期的目的。為使檔案信息資源最大限度地發(fā)揮作用，應建立一個以省級單位為中心的檔案數(shù)據(jù)庫檢索、服務利用中心。這個數(shù)據(jù)庫檢索、服務利用中心涵蓋系統(tǒng)所有的檔案資源，通過中心可以向各級機構提供利用服務，方便檢索，最大限度地提高檢索效率。同時這個中心的建立，也會極大地減少不必要的重復歸檔立卷工作，如省級單位下發(fā)的文件，各市級單位不再進行歸檔，直接可以在數(shù)據(jù)中心通過借閱審批進行利用；市級單位只是將本單位的文件及其他載體檔案做好歸檔工作即可。

3.提升檔案質(zhì)量管理品質(zhì)

提升檔案質(zhì)量管理品質(zhì)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。電子文件的產(chǎn)生，給檔案管理帶來諸多方便，但由于電子檔案的易復制性、易轉移性和易修改性，給檔案管理帶來了安全隱患。例如，由辦公自動化系統(tǒng)導入檔案系統(tǒng)的文件大多是doc、xls等格式，這些文件是可以進行編輯、修改的，對檔案的安全不利。按照檔案管理要求，應使檔案管理系統(tǒng)中存儲的文件為不可編輯、不可修改的，須將doc、xls文件轉化為pdf、ceb文件，理想的方法是在辦公自動化系統(tǒng)中實現(xiàn)后，再轉入檔案管理系統(tǒng)。這樣做，既保證了檔案管理的要求，也確保了檔案的真實和安全。在此基礎上，為確保電子文件的原始性，要求存貯與電子文件相關的背景數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。

4.挖掘信息，提供更優(yōu)質(zhì)的服務

傳統(tǒng)的檔案服務傾向于被動提供，服務方式也比較單一，僅僅是應對查閱者的查閱需求，查詢并提供相關檔案。面對大數(shù)據(jù)，檔案服務方式可以進行拓展，服務側重點也需要進行相應的改變首先，對于掌握的大量規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)，通過發(fā)掘更多的信息，積極主動公布一些知識成果，為規(guī)劃人員提供參考和咨詢。其次，根據(jù)對查詢借閱記錄的數(shù)據(jù)分析，還可以進行相關檔案的主動推送服務，使規(guī)劃檔案的利用服務工作更加精準。

5.加強檔案管理隊伍建設

隨著大數(shù)據(jù)的應用，對于檔案管理者提出了更高的要求，不僅僅只是對檔案資源的被動保管，而是要在熟悉館藏，有扎實的檔案業(yè)務知識的基礎上，還要有一定的數(shù)據(jù)采集、整理、分析能力。特別是檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息化建設的重點，其規(guī)劃、設計、實施、管理、維護等都需要相關人員具有較高的綜合素質(zhì)，而目前這方面的人才比較缺乏。在技術手段上，檔案工作者要與專門進行大數(shù)據(jù)開發(fā)的專業(yè)公司或人才合作，開發(fā)出適合檔案行業(yè)特點的大數(shù)據(jù)分析工具。

6 加強合作，提高編研水平

在大數(shù)據(jù)時代，海量的數(shù)據(jù)就是財富。但我們還需要財富的發(fā)掘者，需要挖掘技術的掌控者。作為海量數(shù)據(jù)的擁有者，檔案工作者需要和技術掌控者通力合作，來挖掘數(shù)據(jù)背后的價值。面對大數(shù)據(jù)技術，單靠檔案人員或單一學科領域的知識是無法完成的，需要綜合計算機、數(shù)學、統(tǒng)計學等多學科知識。因此，我們不僅要通過學習培訓提高自身能力，更需要廣泛利用社會資源，借助信息開發(fā)公司或數(shù)據(jù)挖掘人員，通過聯(lián)合編研、合作科研等多種方式，運用多種資源，拓寬思維，研究開發(fā)出更多的檔案服務產(chǎn)品，提高檔案的編研工作水平和能力。

7 拓展檔案宣傳方式

大數(shù)據(jù)時代下，網(wǎng)絡是一個很重要的載體。檔案網(wǎng)站雖然提供了一種宣傳方式，但互聯(lián)網(wǎng)上還誕生了很多其他的新興媒介，它們同樣也都是檔案部門可以利用的媒介形式，如博客、微博、微信等。檔案部門可以通過“搭車”、“借力”的方式，利用其它部門已先入為主擁有了一批粉絲或關注者的事實和優(yōu)勢幫助檔案部門向這些粉絲和關注者進行宣傳，然后經(jīng)過粉絲或關注者的轉發(fā)互動，來挖掘更多的潛在檔案利用者。檔案部門在新媒介環(huán)境中開展檔案宣傳工作時，需要同時利用傳統(tǒng)媒介和新興媒介，雙管齊下，相互融合，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，彌補對方的缺點，以盡可能多的途徑和方式將民眾感興趣的檔案內(nèi)容傳遞給民眾，時刻感受到檔案的氣息。

總之，大數(shù)據(jù)時代的到來，對檔案管理工作來說，是機遇，也是挑戰(zhàn)。檔案行業(yè)、部門和檔案人應抓住這個機會，制定科學的數(shù)據(jù)驅(qū)動和管理決策，努力推廣、學習大數(shù)據(jù)技術，用數(shù)據(jù)說話，使檔案資源得到更深層次的開發(fā)和利用。

［1］張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究［J］.蘭臺世界，2015.

［2］王瑞博.關于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息安全和工作的思考［J］.蘭臺世界，2014.

［3］鄒華英.試論大數(shù)據(jù)時代的檔案工作［J］.檔案與建設，2013.

（作者單位：長沙商貿(mào)旅游職業(yè)技術學院）