用友財務軟件初始設置解析

（江蘇聯(lián)合職業(yè)技術(shù)學院揚州分院 江蘇揚州225002）

一、引言

初始設置是財務人員使用財務軟件的一項基礎(chǔ)性工作，是保證整個財務軟件系統(tǒng)正常運行的基本條件。初始設置是將手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)移植到計算機系統(tǒng)中的一系列準備工作，需要輸入有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和信息，并根據(jù)企業(yè)特點完成一些基本的參數(shù)設置。因賬套建立和各系統(tǒng)初始設置工作只能進行一次，除個別參數(shù)后期可以修改外，大部分參數(shù)一旦使用則不能進行修改，因此初始設置工作必須根據(jù)企業(yè)實際情況考慮周全，并適當給企業(yè)預留出發(fā)展空間，防止出現(xiàn)企業(yè)規(guī)模發(fā)展和業(yè)務變化而會計軟件不相適應的問題。

一旦初始設置工作出現(xiàn)失誤，輕者造成各系統(tǒng)間對賬數(shù)據(jù)不平，無法順利進行記賬工作，進而影響企業(yè)日常經(jīng)濟業(yè)務的處理；重者因考慮不周導致后期使用過程中維護難度加大，嚴重的可能致使整個初始賬套報廢。鑒于此，本文以用友T3教育專版為例，對軟件各系統(tǒng)初始設置進行分析，以期對企業(yè)的會計信息化工作有所幫助。需要說明的是，公共基礎(chǔ)檔案設置是系統(tǒng)初始化最重要的內(nèi)容之一，雖然其包含的內(nèi)容較多，但操作并不復雜，故本文未涉及，而是著重討論各系統(tǒng)相關(guān)賬務數(shù)據(jù)的初始化設置。

二、各項初始設置工作

（一）總賬系統(tǒng)。為了保證企業(yè)業(yè)務處理的連續(xù)性，在進行總賬系統(tǒng)初始設置時，應將經(jīng)過整理的總賬啟用日期前一個月的手工賬期末余額輸入計算機系統(tǒng)，并以此為起點繼續(xù)本月及未來的日常經(jīng)濟業(yè)務核算，其主要工作是輸入各科目余額，包括最末級科目余額和輔助核算賬余額，總賬科目余額根據(jù)賬戶勾稽關(guān)系自動計算。具體包含四項數(shù)據(jù)，即各科目年初余額、建賬當前月止的累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額、期初余額（即建賬前一個月的期末余額），實際操作時，只需要錄入各科目借方累計、貸方累計和期初余額，年初余額根據(jù)公式“年初余額+累計借方-累計貸方=期初余額”由系統(tǒng)自動計算。如果企業(yè)選擇年初建賬，因各科目均無累計借方發(fā)生額和累計貸方發(fā)生額，所以只需要錄入各科目期初余額即可。

具體操作步驟是執(zhí)行“總賬→設置→期初余額”功能，進入總賬期初余額錄入窗口，系統(tǒng)用不同的顏色區(qū)別顯示三種不同性質(zhì)的科目，顯示白色的單元格表示該科目為末級科目，可以直接輸入金額；顯示黃色的單元格表示該科目為非末級科目，在用戶輸入末級科目余額后該項目自動匯總生成；顯示藍色的單元格表示該科目設置有輔助核算，需要雙擊此單元格進入輔助賬期初余額錄入窗口，輸入該項目詳細信息后保存退出，總賬界面相應期初余額自動生成。期初余額全部輸入完成后，單擊工具欄上的“試算”按鈕進入科目余額的試算平衡，是否符合會計恒等式 “資產(chǎn)=負債+所有者權(quán)益”，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性。

（二）工資系統(tǒng)。使用用友軟件處理工資業(yè)務之前，必須進行相應的初始設置，主要包括建立工資賬套、設置工資項目和定義計算公式等，建立工資賬套時可以根據(jù)建賬向?qū)Х炙牟竭M行，即參數(shù)設置、扣稅設置、扣零處理和人員編碼定義。需要注意的是工資類別個數(shù)的選擇，如果企業(yè)對所有人員的工資進行統(tǒng)一管理，且工資項目和計算公式全部相同，可以選擇“單個”工資類別，以提高系統(tǒng)的運行效率；如果企業(yè)分別對在職人員、退休人員、離休人員的工資進行核算，或分別對正式工、臨時工的工資進行核算，或每月多次發(fā)放工資而在月末統(tǒng)一核算，并且工資項目和計算公式不盡相同，此時可以選擇“多個”工資類別，分別對各工資類別進行單獨的核算處理。

工資項目設置時，系統(tǒng)已預置了一些固定項目，如應發(fā)合計、代扣稅、扣款合計、實發(fā)合計等，其余項目可根據(jù)企業(yè)實際情況進行定義，如基本工資、獎勵工資、獎金、津貼、請假扣款、病假扣款、三險一金等，具體操作步驟為執(zhí)行“工資→設置→工資項目設置”，分別增加相應的工資項目，需要注意的是在此設置的工資項目是針對所有工資類別的全部工資項目，各工資類別的工資項目只能在此基礎(chǔ)上通過“參照”增加。

工資項目設置完成后，再根據(jù)項目之間的關(guān)系進行計算公式定義，如“應發(fā)合計=基本工資+獎勵工資+獎金+津貼-請假扣款-病假扣款”“實發(fā)合計=應發(fā)合計-扣款合計”等，需要注意的是計算公式要符合邏輯，運算符、關(guān)系符、函數(shù)的運用必須通過系統(tǒng)的合法性檢查，所有計算公式要注意先后順序，即先得到的數(shù)據(jù)先設置公式，否則會導致工資數(shù)據(jù)計算混亂。

最后執(zhí)行“工資→業(yè)務處理→工資變動”操作，錄入工資項目中的固定項目，如基本工資等，再進行工資分攤設置，如工資分配、計提五險一金、計算工會經(jīng)費及職教經(jīng)費等。工資項目初始設置完成后，在進行日常業(yè)務處理時，只需要在工資變動中根據(jù)職工實際工作或業(yè)績情況輸入工資變動數(shù)據(jù)，系統(tǒng)則根據(jù)設置的計算公式對工資數(shù)據(jù)進行計算和匯總，最后再通過工資分攤設置生成相關(guān)核算憑證傳遞至總賬系統(tǒng)，完成工資業(yè)務的處理。

（三）固定資產(chǎn)系統(tǒng)。固定資產(chǎn)系統(tǒng)主要進行固定資產(chǎn)日常業(yè)務的核算和管理，生成固定資產(chǎn)卡片，按月反映固定資產(chǎn)的增加、減少、原值變化，并自動計提折舊，同時生成相應憑證。該系統(tǒng)初始設置包括固定資產(chǎn)參數(shù)設置、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設置和固定資產(chǎn)原始卡片錄入等。

進行固定資產(chǎn)參數(shù)設置時，為了嚴格控制系統(tǒng)間的平衡，應執(zhí)行“固定資產(chǎn)→設置→選項”操作，進入后單擊“與賬務系統(tǒng)接口”選項，勾選“與賬務系統(tǒng)進行對賬”，并設置相應的對賬科目為“1601.固定資產(chǎn)”和“1602.累計折舊”。為了保證固定資產(chǎn)歷史資料的連續(xù)性，必須將建賬日期以前的固定資產(chǎn)原始數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，具體操作步驟為“固定資產(chǎn)→卡片→錄入原始卡片”，依次錄入全部固定資產(chǎn)原始卡片，最后執(zhí)行“固定資產(chǎn)→處理→對賬”功能，通過設置的對賬科目“固定資產(chǎn)”和“累計折舊”將固定資產(chǎn)賬套與總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行核對，以保證數(shù)據(jù)平衡。

（四）采購系統(tǒng)。采購系統(tǒng)期初設置主要包括物流和資金流兩個方面，其中物流是指采購業(yè)務期初余額的錄入，包括期初暫估業(yè)務和期初在途業(yè)務兩種。期初暫估業(yè)務是將啟用采購系統(tǒng)前沒有取得供應商采購發(fā)票、不能進行采購報賬的入庫單以暫估形式輸入系統(tǒng)，形成采購管理期初數(shù)據(jù)，以便后期取得發(fā)票后進行采購結(jié)算，具體操作步驟為執(zhí)行“采購→采購入庫單”操作，增加期初采購入庫單。期初在途業(yè)務是啟用采購系統(tǒng)前已取得供應商采購發(fā)票而貨物沒有入庫、不能進行采購報賬，而將該發(fā)票以期初采購發(fā)票形式輸入系統(tǒng)，以便后期貨物入庫后進行采購結(jié)算，具體操作步驟為執(zhí)行“采購→采購發(fā)票”操作，增加期初采購發(fā)票（普通發(fā)票或?qū)Ｓ冒l(fā)票）。

物流期初數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)后，要手工與總賬進行核對，其中暫估入庫數(shù)據(jù)與總賬“應付賬款——暫估應付款”科目核對相符，在途業(yè)務與總賬“在途物資”科目核對相符，便于以后進行會計核算，保證賬務數(shù)據(jù)的連續(xù)性、系統(tǒng)性。采購系統(tǒng)中的期初資金流是指因采購業(yè)務而形成的應付未付的供應商貨款，為便于以后核銷賬務，應將該部分數(shù)據(jù)以相應單據(jù)形式錄入到系統(tǒng)，由于應付款項形成的原因不同，單據(jù)可以采用采購專用發(fā)票、采購普通發(fā)票、預付單及其他應付單等形式，具體操作步驟為執(zhí)行“采購→供應商往來→供應商往來期初”操作，增加相應單據(jù)。

需要注意的是，為了便于和總賬系統(tǒng)進行對賬，在輸入單據(jù)時，必須在“科目編碼”欄輸入與總賬系統(tǒng)核對的會計科目，且要求這些科目在總賬科目設置中將其屬性設為“供應商往來核算”，并受控于“應付系統(tǒng)”，這樣在全部單據(jù)錄入完成后，可以在“期初余額”窗口單擊“對賬”按鈕，查看采購系統(tǒng)的資金流期初與總賬系統(tǒng)的期初余額是否平衡。

（五）銷售系統(tǒng)。在啟用銷售系統(tǒng)時，可以對銷售業(yè)務處理進行限定，根據(jù)企業(yè)特點和核算要求進行業(yè)務處理控制參數(shù)的設置，主要包括業(yè)務范圍、業(yè)務控制參數(shù)、系統(tǒng)參數(shù)、價格管理和應收控制參數(shù)的設置。為了便于以后核銷賬務，還需要將以前未處理完的單據(jù)全部錄入到系統(tǒng)中，作為系統(tǒng)的期初余額，主要指企業(yè)已形成的應收款項到目前為止尚未收到的余額，由于應收款項業(yè)務形成的原因不同，導致相應單據(jù)也有所區(qū)別，包括銷售專用發(fā)票、銷售普通發(fā)票、預收單及其他應收單等，用戶可根據(jù)不同情況進行選擇，具體操作步驟為執(zhí)行“銷售→客戶往來→客戶往來期初”操作，增加相應單據(jù)。

需要注意的是，與采購系統(tǒng)期初資金流數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)一樣，為了能與總賬系統(tǒng)進行對賬，在輸入單據(jù)時，必須在“科目編碼”欄輸入與總賬系統(tǒng)核對的會計科目，且要求這些科目在總賬科目設置中將其屬性設為 “客戶往來核算”，并受控于“應收系統(tǒng)”，這樣在全部單據(jù)錄入完成后，可以在“期初余額”窗口單擊“對賬”按鈕，查看銷售系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)的期初余額是否平衡。

（六）庫存及核算系統(tǒng)。庫存系統(tǒng)和核算系統(tǒng)往往同時使用，此時各個倉庫的存貨期初數(shù)據(jù)是相通的，即只要在其中一個系統(tǒng)中輸入，另一個系統(tǒng)將自動獲得相應數(shù)據(jù)。以庫存系統(tǒng)為例，期初數(shù)據(jù)的操作步驟為執(zhí)行 “庫存→期初數(shù)據(jù)→庫存期初”操作，進入“期初余額”窗口，按倉庫分別增加存貨的期初數(shù)據(jù)。

需要注意的是，必須將庫存期初數(shù)據(jù)與總賬系統(tǒng)中存貨相應數(shù)據(jù)進行對賬，即“原材料”“周轉(zhuǎn)材料”“庫存商品”等賬戶，以保證各系統(tǒng)間期初數(shù)據(jù)平衡。當庫存和核算期初數(shù)據(jù)錄入完成后，必須進行期初記賬，將錄入的各類存貨期初數(shù)據(jù)記入相應賬簿中，記賬后才能開始處理本月日常業(yè)務。