探討企業(yè)檔案管理的社會化問題

王麗華

(哈爾濱市群力投資有限公司)

1 前言

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)之間的競爭也越來越激烈，企業(yè)之間為了贏得利潤，不斷進行著各種“沒有硝煙的戰(zhàn)爭”，例如價格大戰(zhàn)、營銷大戰(zhàn)等等，近年來出現(xiàn)了一種新的策略，不僅可以降低企業(yè)的成本，而且能夠提高企業(yè)的管理水平，這種策略就是企業(yè)檔案管理的社會化。企業(yè)檔案的社會化管理達到短期內降低企業(yè)成本、提高企業(yè)效益的目的。企業(yè)將內部的檔案管理工作交付給外界的社會機構管理，節(jié)省了時間成本，提高了企業(yè)的管理水平。

2 企業(yè)檔案管理社會化的相關概念

社會化這個詞被人們廣泛的談起，如人的再社會化問題、社會化分工，社會化引起了人們的大力關注。社會化成為當下社會的一個標志性詞語。社會化的被提出在檔案界已形成共識，即檔案的社會化，例如人事檔案的社會化問題，檔案館的社會化服務問題，這些都是圍繞著檔案管理的社會化問題展開的。現(xiàn)在企業(yè)檔案管理也提出了社會化問題，企業(yè)檔案管理的社會化趨勢更加明顯不得不引起我們的高度重視。

3 企業(yè)檔案管理的社會化的可行性分析

3.1 當代科學技術的發(fā)展為企業(yè)檔案社會化管理提供了一定的條件

現(xiàn)在世界是信息化時代，信息技術滲透到世界的每個角落。在企業(yè)的檔案管理中，也充分體現(xiàn)了信息技術的作用。企業(yè)把檔案交付給社會機構管理，企業(yè)與社會機構之間的溝通和交流主要依靠信息的傳播，信息的發(fā)展為雙方的交流提供了技術保證。企業(yè)內部人員掌握的技術知識和技能無法滿足企業(yè)檔案管理的需要，依靠外界的檔案管理工作團隊，他們利用先進的科學技術，利用信息化管理手段，為企業(yè)檔案管理提供服務，社會管理就夠和企業(yè)通過網(wǎng)絡的渠道將雙方所需的信息彼此反饋，使得企業(yè)能夠及時掌握檔案管理的內容和最新動態(tài)，通過信息化方式的不斷交流，社會機構為企業(yè)檔案的社會化管理作出很大貢獻，從而提高了企業(yè)效益，降低企業(yè)成本。

3.2 企業(yè)檔案管理的社會化的實現(xiàn)手段是業(yè)務的外包

伴隨著我國企業(yè)規(guī)模的擴大，企業(yè)需求的增多，企業(yè)的工作量和業(yè)務運行也增多，企業(yè)的人力、物力等各方面資源無法滿足企業(yè)的發(fā)展，特別是企業(yè)檔案管理工作的復雜和繁重更需要大量的人力物力投入在其上面，如何解決這一難題，在資源有限的條件下實現(xiàn)企業(yè)檔案的妥善管理，減輕企業(yè)的負擔，這成是眼前急需解決的問題。當下眾多的檔案管理機構的涌現(xiàn)，為企業(yè)的檔案管理提供了便利，促進了企業(yè)檔案管理的社會化發(fā)展。在檔案管理過程中，最主要的管理形式是檔案的業(yè)務外包。業(yè)務外包不僅增強了企業(yè)對檔案資料的需求，提高了效率，而且增強了企業(yè)的競爭力。

3.3 檔案組織機構的規(guī)范和中介服務市場的健全，為企業(yè)檔案管理的社會化提供了保障

對于檔案管理機構，法律有明確的規(guī)章制度，規(guī)范了中介機構的權利和義務，規(guī)定了機構的具體職責，為企業(yè)檔案管理提供了法律依據(jù)。隨著市場的不斷規(guī)范化，中介服務市場不斷健全，中介服務的內容和服務的方式更加科學規(guī)范，從而為企業(yè)的檔案管理提供更高質量的服務，增強了企業(yè)的發(fā)展后勁。

4 企業(yè)檔案管理社會化之必然性

4.1 企業(yè)的檔案管理，有效地降低了企業(yè)的管理成本，增加了檔案資源利用效率

企業(yè)把檔案管理委托給中介機構，中介機構憑借自身的實力和服務的專業(yè)化、規(guī)范化為企業(yè)提供高質量管理，由于中介機構提供管理的成本比企業(yè)自身檔案管理所花的成本低，企業(yè)愿意讓中介機構為其服務。另一方面，中介機構在提供管理服務的同時，也能利用檔案的的信息，實現(xiàn)檔案信息的雙重利用。中介機構不僅維護了企業(yè)機密，也為自身的發(fā)展創(chuàng)造了良好的機會，實現(xiàn)了資源的共享，推動了企業(yè)和中介機構的共同發(fā)展。

4.2 統(tǒng)籌社會資源，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置

企業(yè)通過中介組織對檔案進行管理，有效地利用了外界人員和技術等資源，一方面為一部分人創(chuàng)造了就業(yè)機會，而且借助外界的力量滿足企業(yè)的發(fā)展要求，增強了資源的利用率。減少了企業(yè)的技術和資金投入，也推進了檔案中介市場的發(fā)展，實現(xiàn)共贏的目的。

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