中小制造業(yè)財務(wù)與采購管理內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)探討：基于價值鏈視角

中小制造業(yè)財務(wù)與采購管理內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)探討——基于價值鏈視角

林仁灶

(福州外語外貿(mào)學(xué)院)

【摘要】中小制造業(yè)財務(wù)與采購管理內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要，通過協(xié)同效應(yīng)可以促進(jìn)企業(yè)成本的降低和效益的提升，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最終實現(xiàn)企業(yè)的價值增值。本文從內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)的概念、現(xiàn)狀和策略三個方面展開論述，希望能夠為中小制造業(yè)實現(xiàn)財務(wù)與采購管理的內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)提供參考。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)管理采購內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)

【中圖分類號】F275

一、引言

制造業(yè)是我國實現(xiàn)現(xiàn)代化的原動力，是國家實力的支柱，但中國制造業(yè)受上下游兩端擠壓的影響，企業(yè)的獲利能力較差。中小制造業(yè)可以通過內(nèi)部挖潛，降低管理成本，提升其獲利能力。中小制造業(yè)的內(nèi)部管理是基礎(chǔ)，企業(yè)內(nèi)部協(xié)同管理是內(nèi)部管理的重要組成部分。企業(yè)在日常管理中要避免各部門的力量相互抵消進(jìn)而減少公司有限資源的浪費，要讓團(tuán)隊形成合力，這樣才有可能為提升管理水平打下堅實的基礎(chǔ)，提高企業(yè)競爭力，最終實現(xiàn)企業(yè)的價值增值。

二、內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)概念

協(xié)同創(chuàng)始人哈肯認(rèn)為協(xié)同是系統(tǒng)的各部分之間相互協(xié)作，使得整個系統(tǒng)形成微觀個體層次不具備的新結(jié)構(gòu)特征。

協(xié)同理論認(rèn)為，通過對社會系統(tǒng)中各子系統(tǒng)進(jìn)行時間、空間和功能結(jié)構(gòu)的重組，能產(chǎn)生新的時間、空間和功能結(jié)構(gòu)，其效應(yīng)遠(yuǎn)高于各子系統(tǒng)效應(yīng)之和。

葉棉金和白勝（2013）認(rèn)為協(xié)同效應(yīng)是由于協(xié)同作用而產(chǎn)生的結(jié)果，是指復(fù)雜開放系統(tǒng)中大量子系統(tǒng)相互作用而產(chǎn)生的整體效應(yīng)或集體效應(yīng)。主要有內(nèi)部協(xié)同創(chuàng)新與外部協(xié)調(diào)創(chuàng)新。內(nèi)部協(xié)同創(chuàng)新的主體是企業(yè)組織本身，其實現(xiàn)依賴于企業(yè)內(nèi)在要素之間的協(xié)同。

項凱標(biāo)和葉龍（2013）認(rèn)為內(nèi)部協(xié)同創(chuàng)新是指通過企業(yè)內(nèi)部各創(chuàng)新要素和相關(guān)部門之間的協(xié)同，更好地實現(xiàn)企業(yè)創(chuàng)新目標(biāo)。以產(chǎn)品價值鏈為核心，加強企業(yè)各部門之間溝通協(xié)作，以協(xié)同創(chuàng)新提高企業(yè)創(chuàng)新績效。

馬偉和王慶金（2014）指出企業(yè)內(nèi)部協(xié)同創(chuàng)新包括四個方面：創(chuàng)新目標(biāo)協(xié)同、資源協(xié)同、職能協(xié)同和文化協(xié)同。

財務(wù)和采購部門都是企業(yè)運營和管理的重要部門，在企業(yè)中都起著舉足輕重的作用，兩者相互關(guān)聯(lián)、相互影響。財務(wù)部門和采購部門有各自的目標(biāo)、控制的資源，企業(yè)需要對這些因素進(jìn)行內(nèi)部協(xié)同管理，建立協(xié)同運行機(jī)制，使企業(yè)內(nèi)部各要素之間相互協(xié)調(diào)、相互配合，產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)。

三、中小制造業(yè)財務(wù)與采購管理內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)現(xiàn)狀

兩個部門要內(nèi)部協(xié)同，才能產(chǎn)生1+1＞2的協(xié)同效應(yīng)，最后實現(xiàn)企業(yè)的價值增值，由于企業(yè)財務(wù)和采購部門是企業(yè)的兩個不同的職能部門，職責(zé)不同造成部門本位主義，兩個部門內(nèi)部不協(xié)同主要有以下幾方面。

（一）目標(biāo)不協(xié)同

制造企業(yè)的最終目標(biāo)是完成用戶的訂單來滿足用戶的需求進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)的價值增值。采購部門的目標(biāo)是按時采購回物料來保證產(chǎn)出，目標(biāo)十分明確；財務(wù)部門由于工作涉及面廣，且掌握公司的資金資源，并受到企業(yè)的戰(zhàn)略、管理層決策、與金融機(jī)構(gòu)之間關(guān)系、客戶貨款回籠等因素影響，財務(wù)部門的目標(biāo)除保證產(chǎn)出外，還有其他目標(biāo)如并購、對外投資等目標(biāo)。采購部門的目標(biāo)單一性同財務(wù)部門的目標(biāo)多樣性存在不協(xié)同。

（二）資源配置不協(xié)同

在實際的工作中經(jīng)常會出現(xiàn)財務(wù)部門與采購部門資金調(diào)配出現(xiàn)矛盾的問題。如果公司發(fā)生資金周轉(zhuǎn)困難，財務(wù)部門就會挪用流動性資金用于非生產(chǎn)方面，不能按照采購部門的計劃安排采購款，最終影響交貨，給公司的利益和聲譽帶來很大的影響。不履行采購合同約定的付款條件在中小企業(yè)中表現(xiàn)尤為突出。

（三）信息溝通不暢

中小制造業(yè)信息化發(fā)展尚處于起步階段。財務(wù)和采購之間的信息不能及時、準(zhǔn)確地共享，缺乏規(guī)范的制定和業(yè)務(wù)流程。這造成兩個部門的信息不對稱。

如采購的物料提前到貨意味付款期也要提前，約定貨到3個月內(nèi)付款，供應(yīng)商提前15天到貨，相應(yīng)地企業(yè)付款期也要提前15天，增加企業(yè)的資金成本。

另外供應(yīng)商的發(fā)票是交給采購員入賬，財務(wù)部門要求采購部門在發(fā)票收到的當(dāng)月及時入賬來增加公司的抵扣稅額。但由于財務(wù)部門無法掌握采購員收到供應(yīng)商發(fā)票的準(zhǔn)確時間，當(dāng)發(fā)票沒有及時入賬時，采購員經(jīng)常以用戶沒有及時寄出或者各種理由來推脫責(zé)任。

（四）財務(wù)部門和采購部門職責(zé)不清

有些公司為方便公司的資金合理調(diào)配，對供應(yīng)商的排款職責(zé)規(guī)定的模棱兩可，兩個部門都有職責(zé)安排支付供應(yīng)商的貨款。公司對安排采購付款職責(zé)規(guī)定不清的情況下會造成兩個部門相互推諉，當(dāng)由于付款問題影響采購物料及時到貨時，采購部門認(rèn)為是財務(wù)部門沒有及時付款造成、而財務(wù)部門認(rèn)為是采購部門沒有及時做好用款計劃造成的。

如果財務(wù)部門直接安排支付采購款，這就使得供應(yīng)商繞過采購部門直接與財務(wù)部門聯(lián)系，造成供應(yīng)商與采購部門的配合度降低，導(dǎo)致采購部門難以對供應(yīng)商的交貨期和物料質(zhì)量進(jìn)行管控，難以管控供應(yīng)商。

四、基于價值鏈增值的促進(jìn)內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)策略

根據(jù)波特的價值鏈理論：企業(yè)內(nèi)外價值增加的活動分為基本活動和支持性活動：基本活動涉及企業(yè)生產(chǎn)、銷售等活動；支持性活動涉及財務(wù)、開發(fā)、采購等活動，基本活動和支持性活動構(gòu)成了企業(yè)的價值鏈。

財務(wù)和采購均是屬于企業(yè)的支持性活動，最終目標(biāo)是按時完成用戶的訂單、滿足用戶的需求、為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最后實行企業(yè)的價值增值。企業(yè)的一切活動圍繞這一目標(biāo)展開，目標(biāo)協(xié)同應(yīng)為第一層次。在同一目標(biāo)下，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行服務(wù)理念協(xié)同，這是屬于第二層次。在這兩個層次下，企業(yè)進(jìn)行資源、職責(zé)、信息等協(xié)同。具體見下圖。

圖1　內(nèi)部協(xié)同要素層次圖

（一）同一目標(biāo)下的協(xié)同

財務(wù)和采購管理活動均屬于支持性活動，其最終目標(biāo)是保證訂單準(zhǔn)時產(chǎn)出，實現(xiàn)客戶的利益最大化，進(jìn)而實現(xiàn)公司的價值最大化。財務(wù)和采購部門均應(yīng)圍繞生產(chǎn)產(chǎn)出、保證用戶訂單按時保質(zhì)保量完成，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。兩個部門應(yīng)在同一目標(biāo)下進(jìn)行協(xié)同，其他工作均要圍繞這個目標(biāo)開展。

如何進(jìn)行目標(biāo)協(xié)同，企業(yè)應(yīng)該建立一套考核指標(biāo)，財務(wù)和采購部門為保證公司最終目標(biāo)的實現(xiàn)，應(yīng)該相互考核，相互監(jiān)督。具體指標(biāo)如下：

1.采購部門的考核指標(biāo)：除了到貨及時率，采購成本控制、采購訂單按時完成率等一些關(guān)鍵指標(biāo)外，還應(yīng)考核：

（1）付款申請及時率。保證付款申請單及時提交到財務(wù)部門，減少由于采購部門人為因素造成的應(yīng)急采購用款，督促采購部門做好采購資金預(yù)算，保證財務(wù)部門做好資金的合理調(diào)配。

（2）采購貨物到貨提前率，應(yīng)保證采購貨物準(zhǔn)時到貨，保證采購資金合理使用，而不應(yīng)該無正當(dāng)理由提前到貨，提前到貨如果提早一周以上就應(yīng)該進(jìn)行考核。

2.財務(wù)部門的考核指標(biāo)：除了采購款項保證率等一些關(guān)鍵指標(biāo)外，還應(yīng)考核：

（1）付款及時率，基于采購部門申請付款及時并準(zhǔn)確的前提下，財務(wù)部門應(yīng)及時付款，維持好與供應(yīng)商的關(guān)系。

（2）付款條款履行率：財務(wù)部門按照合同條件付款的履約率，保證按照采購合同條款付款，維護(hù)公司的聲譽。

3.此外為保證兩個部門相互配合，應(yīng)設(shè)立周邊績效考核指標(biāo)，即考核雙方配合度的指標(biāo)。由采購和財務(wù)部門相互考核打分以增加雙方合作度，協(xié)同完成公司的目標(biāo)。

（二）服務(wù)理念協(xié)同

財務(wù)與采購管理是輔助活動，是支持企業(yè)的生產(chǎn)活動。兩個部門均是服務(wù)部門，應(yīng)樹立全員服務(wù)意識理念。如果沒有樹立服務(wù)理念，部門之間就會產(chǎn)生各種矛盾、部門之間地位就會不平等、部門之間合作不協(xié)調(diào)，浪費企業(yè)有限資源，進(jìn)而增加企業(yè)的內(nèi)耗。服務(wù)理念應(yīng)在企業(yè)的目標(biāo)協(xié)同下，引領(lǐng)企業(yè)的其他內(nèi)部協(xié)同因素。

財務(wù)與采購部門的服務(wù)主要有對外服務(wù)和對內(nèi)服務(wù)兩方面。

1.對外服務(wù),主要指對供應(yīng)商和客戶的服務(wù)。

（1）對供應(yīng)商服務(wù)。企業(yè)不能以買方強勢地位來對待供應(yīng)商，供應(yīng)商和公司之間合作是平等的。工業(yè)品的采購與日常家用品采購不一樣，雙方是重復(fù)合作，地位上是平等的，應(yīng)轉(zhuǎn)變顧客是上帝這種思想。特別對財務(wù)部門來說，掌握企業(yè)最關(guān)鍵的資源資金，更應(yīng)該樹立為供應(yīng)商服務(wù)的理念。

（2）對客戶服務(wù)。只有為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足客戶提出的各項要求，企業(yè)才能實現(xiàn)價值增值，這是企業(yè)所有部門工作的核心。

2.對內(nèi)服務(wù)。采購部門對內(nèi)服務(wù)于生產(chǎn)部門保證產(chǎn)出，財務(wù)部門對內(nèi)服務(wù)采購部門及時做好采購的資金調(diào)配工作以及服務(wù)好其他部門做好生產(chǎn)產(chǎn)出?？傊?，財務(wù)和采購部門在公司內(nèi)的地位是平等的，均應(yīng)做好為保證用戶的訂單準(zhǔn)時完成而服務(wù)，以及樹立為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)觀念。

（三）加強資源配置協(xié)同

財務(wù)部門的調(diào)配資源是公司的資金、采購部門的調(diào)配資源是供應(yīng)商。兩個部門的資源配置協(xié)同需要從以下幾方面來進(jìn)行：

1.企業(yè)要加強內(nèi)部的資源共享和協(xié)調(diào)體系的建設(shè)，這樣可以進(jìn)一步降低成本、提高效率、增強企業(yè)的核心競爭力，要將企業(yè)內(nèi)部的資源進(jìn)行整合，實現(xiàn)資源協(xié)同，重點針對不按合同要求付預(yù)付款和不按合同條件付款兩個突出的問題，進(jìn)行采購部門與財務(wù)部門的良好溝通與協(xié)調(diào)，在采購部門需要加急訂單時，要有效保證采購部門的加急訂單的預(yù)付款的到位，防止造成采購合同延長的現(xiàn)象。針對不同合同條件付款，重點要加強采購與財務(wù)的協(xié)調(diào)與溝通，盡量滿足采購部門和供應(yīng)商商定的銀行轉(zhuǎn)賬和電匯的要求。當(dāng)公司資金調(diào)配困難時，應(yīng)由采購部

門與供應(yīng)商協(xié)商。這樣有效促進(jìn)企業(yè)部門設(shè)置的系統(tǒng)性，防止財務(wù)部門與采購部門產(chǎn)生矛盾，從而影響企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同效應(yīng)。

2.企業(yè)要不斷完善內(nèi)控制度和業(yè)務(wù)流程。良好的內(nèi)控制度和完善的業(yè)務(wù)流程是公司正常健康發(fā)展的重要條件。對公司的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)化的統(tǒng)籌安排和調(diào)整，以達(dá)到最優(yōu)狀態(tài)。如簽訂采購合同時，要采購部門、財務(wù)部門、生產(chǎn)部門、銷售部門對采購合同共同進(jìn)行評審，最后公司內(nèi)部應(yīng)確定一個部門對采購合同進(jìn)行最終評審。只有通過重重的評審和企業(yè)層層的監(jiān)督管理和內(nèi)部控制，以及完善的業(yè)務(wù)流程，財務(wù)部門對已經(jīng)授權(quán)簽訂的采購合同就沒有權(quán)限提出變更，只有當(dāng)發(fā)現(xiàn)采購合同存在舞弊或損害公司的利益時向公司提出重新對合同進(jìn)行評審。這樣才能取信于供應(yīng)商，也才能更好地促進(jìn)企業(yè)財務(wù)與采購管理的內(nèi)部協(xié)同，共同促進(jìn)企業(yè)盈利目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。

（四）加強部門職責(zé)協(xié)同

明確的部門職責(zé)是企業(yè)各個部門做好自身工作、各部門之間達(dá)成內(nèi)部協(xié)同效應(yīng)的前提，如果各個部門的權(quán)責(zé)不清，遇到問題時就會造成相互推諉責(zé)任，出現(xiàn)問題無法問責(zé)。

采購部門是安排對供應(yīng)商付款的責(zé)任部門，財務(wù)部門監(jiān)督采購部門是否按照合同約定付款。供應(yīng)商與公司對接部門是采購部門，而不是財務(wù)部門，這樣可以使采購部門在與供應(yīng)商的合作中處于有利地位。

采購部門做好采購用款預(yù)算工作，財務(wù)部門做好資金調(diào)配工作，具體的采購用款預(yù)算和付款由采購部門負(fù)責(zé)，當(dāng)采購物料無法及時到位時應(yīng)由采購部門負(fù)責(zé)，供應(yīng)商在公司內(nèi)部對接部門只能是采購部門，樹立采購部門在供應(yīng)商中的權(quán)威地位，以便采供雙方更好合作。

（五）加強信息協(xié)同

雙方信息透明、共享，這樣才能使采購信息和財務(wù)信息對稱。

企業(yè)要進(jìn)行信息化建設(shè)，要建立起一套信息化的系統(tǒng)，有效將采購、倉庫、財務(wù)信息對接，將物料到貨、驗收、付款的信息上傳到企業(yè)的信息系統(tǒng)中，方便采購部門的管理和督促，也使得財務(wù)部門能夠看到采購部門的進(jìn)行階段，督促其完全按照系統(tǒng)的要求進(jìn)行，防止人為的因素，杜絕以個人在采購和財務(wù)之間的影響力。

加強雙方對信息的關(guān)注點的協(xié)同性。采購部門關(guān)注的不缺貨，同時也應(yīng)加強對庫存資金占用情況的關(guān)注，財務(wù)部門對采購預(yù)付款審查較嚴(yán)，也要對到貨后一定時間付款的供應(yīng)商的審查進(jìn)行加強。要認(rèn)真核對合同的交貨條款。加強雙方的信息對接、和對貨物驗收、到貨以及付款信息協(xié)同，有效降低企業(yè)資金的占用，降低庫存資金成本，促進(jìn)企業(yè)整體效益的提升。

五、結(jié)語

由于采購工作在企業(yè)生產(chǎn)活動中具有特殊性，在中國存在過度競爭，盛行潛規(guī)則的情況下，采購極易產(chǎn)生腐敗。而財務(wù)和采購部門要內(nèi)部協(xié)同，需要相互配合、相互幫助。但是要防止兩個部門之間配合過度，造成采購舞弊，也要防止兩個部門與供應(yīng)商勾結(jié)，多付預(yù)付款以及早于付款期的付款等舞弊現(xiàn)象發(fā)生。這需要公司其他部門監(jiān)督，公司要做好內(nèi)部控制建設(shè)，并做好內(nèi)部審計工作，在同一目標(biāo)下真正實行內(nèi)部協(xié)同，使內(nèi)部協(xié)同產(chǎn)生效應(yīng)進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)價值增值。

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責(zé)編:王怡