關(guān)于企業(yè)機(jī)打發(fā)票日常管理的若干思考

譚莉樺 戈文萍

（重慶市計(jì)量質(zhì)量檢測(cè)研究院 重慶 萬(wàn)州 404100）

關(guān)于企業(yè)機(jī)打發(fā)票日常管理的若干思考

譚莉樺 戈文萍

（重慶市計(jì)量質(zhì)量檢測(cè)研究院 重慶 萬(wàn)州 404100）

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，機(jī)打發(fā)票在企業(yè)的發(fā)展和管理中也起到了越來(lái)越重要的作用。它不但在企業(yè)的日常管理中占據(jù)了主導(dǎo)地位，而且也便于國(guó)家稅務(wù)部門(mén)的檢查，對(duì)企業(yè)和國(guó)家稅務(wù)的發(fā)展都十分重要。因此在企業(yè)的日常管理過(guò)程中一定要對(duì)機(jī)打發(fā)票進(jìn)行合理的管理。

企業(yè)；機(jī)打發(fā)票；日常管理

在商品和勞務(wù)的交易過(guò)程中，發(fā)票是一種十分重要的憑證，它不僅可以起到載體的作用，而且還可以幫助國(guó)家的財(cái)務(wù)監(jiān)管部門(mén)對(duì)稅源進(jìn)行合理的控制，對(duì)一些賬務(wù)的重要源頭進(jìn)行進(jìn)一步的審查[1]。不管企業(yè)的規(guī)模怎樣，或大或小，只要是每天都有經(jīng)營(yíng)，就會(huì)和發(fā)票打交道。因此我們可以發(fā)現(xiàn)發(fā)票在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中是一個(gè)不可缺少的原始憑證。當(dāng)前隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)打發(fā)票逐漸代替了傳統(tǒng)的手寫(xiě)發(fā)票占據(jù)主導(dǎo)位置。通過(guò)使用機(jī)打發(fā)票，不但可以為客戶(hù)帶來(lái)方便，而且也給企業(yè)的機(jī)打發(fā)票管理提出了更高的要求。

一、企業(yè)領(lǐng)用機(jī)打發(fā)票管理

在企業(yè)機(jī)打發(fā)票的領(lǐng)用過(guò)程中需要從以下幾個(gè)方面出發(fā)：首先，在企業(yè)的相關(guān)部門(mén)購(gòu)入了機(jī)打發(fā)票之后，應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)實(shí)物進(jìn)行入庫(kù)保存，然后再使用電腦開(kāi)票系統(tǒng)登記入庫(kù)；其次在領(lǐng)用的時(shí)候需要在《發(fā)票領(lǐng)用簿》上簽字，分管人員需要到總管理人員那里領(lǐng)取發(fā)票；再次，分管理人員要按照步驟分次分量把發(fā)票分發(fā)給窗口的收費(fèi)人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)授權(quán)的發(fā)票是不可以使用的。這可以有效的避免了收入和發(fā)票的外流；最后，相關(guān)人員在領(lǐng)發(fā)票的時(shí)候要看清編號(hào)是否是連續(xù)的，三聯(lián)是否完好無(wú)損，一定需要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人來(lái)對(duì)發(fā)票進(jìn)行使用管理，避免混亂現(xiàn)象發(fā)生。

二、企業(yè)使用機(jī)打發(fā)票管理

企業(yè)在具體使用機(jī)打發(fā)票的過(guò)程中需要遵循以下幾點(diǎn)：第一，開(kāi)第一張發(fā)票時(shí)需要輸入紙質(zhì)票面的發(fā)票編號(hào)和發(fā)票代碼，以后各張?jiān)谑褂脮r(shí)就不用再輸入編碼了。第二，開(kāi)發(fā)票前要仔細(xì)核對(duì)紙質(zhì)發(fā)票和電腦開(kāi)票系統(tǒng)中的編號(hào)是否一致，如果一致才可以開(kāi)寫(xiě)發(fā)票；第三，機(jī)打發(fā)票需要在開(kāi)票的系統(tǒng)中進(jìn)行機(jī)打和填寫(xiě)；第四，不得超出機(jī)打發(fā)票的限額，否則發(fā)票是無(wú)效的；第五，發(fā)票的名稱(chēng)必須要填寫(xiě)公司的全稱(chēng)，不得寫(xiě)成單位簡(jiǎn)稱(chēng)或者填寫(xiě)的詞匯比較多；第六，發(fā)票所有的填開(kāi)項(xiàng)目都需要填寫(xiě)；第七，在信息填寫(xiě)完畢之后要仔細(xì)的和用戶(hù)進(jìn)行核對(duì)，如果沒(méi)有錯(cuò)誤就可以核對(duì)收到的金額和發(fā)票的金額，然后把發(fā)票聯(lián)給用戶(hù)。記賬聯(lián)則按照收費(fèi)的順序貼在原始憑證粘貼紙上；第八，如果發(fā)票出現(xiàn)了串行、破損時(shí)，不得進(jìn)行涂改，按照作廢來(lái)處理；第九，作廢的發(fā)票不得任意的進(jìn)行處理，要在電腦的開(kāi)票系統(tǒng)山標(biāo)注出來(lái)，然后再在紙質(zhì)的發(fā)票上加蓋相應(yīng)的章，和正常的存根聯(lián)一起交給財(cái)務(wù)。紙質(zhì)發(fā)票作廢和電腦開(kāi)票系統(tǒng)作廢需要同時(shí)進(jìn)行，避免收入統(tǒng)計(jì)的錯(cuò)亂。

三、返還打印發(fā)票的管理

一般返還打印發(fā)票有兩種形式，一種是返還沒(méi)有使用過(guò)的空白發(fā)票；另一種是返還已經(jīng)使用過(guò)的發(fā)票存根聯(lián)。

第一，返還已經(jīng)使用過(guò)的發(fā)票存根聯(lián)時(shí)，要按照每一百組裝成一本，每一本都需要有封皮。封皮包含：發(fā)票打印日期、發(fā)票的起止編號(hào)、有效使用數(shù)量、作廢使用數(shù)量、發(fā)票的使用、檢驗(yàn)和復(fù)核人以及返還的日子。使用過(guò)的發(fā)票不可以留有空白項(xiàng)。這些發(fā)票存根聯(lián)經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的簽字和蓋章之后再交給發(fā)票的管理人。管理人員需要對(duì)封皮上所寫(xiě)的信息進(jìn)行進(jìn)一步的合適，確定無(wú)誤之后再簽字，而且還需要在發(fā)票領(lǐng)用簿上填寫(xiě)相關(guān)信息。對(duì)于返回來(lái)的發(fā)票存根聯(lián)可以按照領(lǐng)用時(shí)候的順序進(jìn)行排列，一捆可以包含十本。進(jìn)行集中存放，便于以后的稅務(wù)檢查。

第二，返還沒(méi)有使用的發(fā)票時(shí)，管理人員需要對(duì)賬務(wù)進(jìn)行認(rèn)真的合適，對(duì)返還的紙質(zhì)實(shí)物發(fā)票數(shù)量和電腦發(fā)票系統(tǒng)中沒(méi)有使用的發(fā)票信息進(jìn)行合適，在核對(duì)無(wú)誤之后，可以在電腦的開(kāi)票系統(tǒng)中執(zhí)行返還操作，登記了之后對(duì)紙質(zhì)的發(fā)票進(jìn)行回收。對(duì)于沒(méi)有使用的返還發(fā)票要重新入庫(kù)，不然會(huì)出現(xiàn)授權(quán)不成功的現(xiàn)象。

四、企業(yè)機(jī)打發(fā)票的驗(yàn)舊管理

我國(guó)所采用的是驗(yàn)舊售新的發(fā)票管理制度，當(dāng)然機(jī)打發(fā)票也是包含在內(nèi)的[2]。所以企業(yè)在日常的機(jī)打發(fā)票管理過(guò)程中要積極的配合國(guó)家的稅務(wù)機(jī)關(guān)工作，按照月份或者季度來(lái)跟稅務(wù)的專(zhuān)管員聯(lián)系，對(duì)發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)舊。這個(gè)過(guò)程可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)在機(jī)打發(fā)票管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并及時(shí)糾正。在企業(yè)機(jī)打發(fā)票的日常管理活動(dòng)中，發(fā)票的驗(yàn)舊過(guò)程也是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，必須要更加重視。

五、企業(yè)機(jī)打發(fā)票在日常管理中所需遵循的原則

機(jī)打發(fā)票的使用和管理是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，因此必須要嚴(yán)格的按照國(guó)家的相關(guān)制度和法律規(guī)范來(lái)執(zhí)行，具體需要遵循以下幾個(gè)原則：

1.機(jī)打發(fā)票不可以轉(zhuǎn)借和轉(zhuǎn)讓、虛開(kāi)。企業(yè)在開(kāi)具發(fā)票的時(shí)候不可以超過(guò)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍；

2.發(fā)票不得損毀和丟失，更不可以擅自銷(xiāo)毀發(fā)票。如果發(fā)生丟失，必須要在當(dāng)前報(bào)告稅務(wù)局，或者在公眾媒體上發(fā)表發(fā)票作廢的聲明；

3.機(jī)打發(fā)票在開(kāi)具的時(shí)候，開(kāi)票企業(yè)和付款企業(yè)名稱(chēng)必須要保持一致，要堅(jiān)持據(jù)實(shí)開(kāi)具的原則；

4.如果遇到特殊情況，比如先開(kāi)發(fā)票后付款等，業(yè)務(wù)人員需要填寫(xiě)相關(guān)的申請(qǐng)書(shū)，申請(qǐng)書(shū)中需要想起的寫(xiě)明開(kāi)票的原因、時(shí)間和日期以及經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人等。在得到批準(zhǔn)之后業(yè)務(wù)人員可以找專(zhuān)門(mén)的人員開(kāi)具發(fā)票。特殊情況下所開(kāi)具的發(fā)票需要限期準(zhǔn)會(huì)款，否則按作廢處理；

5.如果遇到一些用戶(hù)通過(guò)采用各種優(yōu)惠條件來(lái)讓企業(yè)變通開(kāi)具發(fā)票，實(shí)現(xiàn)其不良的目的，甚至有部分企業(yè)想要通過(guò)發(fā)票來(lái)逃稅，要求企業(yè)進(jìn)行錯(cuò)位開(kāi)具發(fā)票。這些行為都是違法的，因此企業(yè)在具體開(kāi)發(fā)票的過(guò)程中一定要堅(jiān)決杜絕。

六、總結(jié)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為人們的生活帶來(lái)了便利，以其為基礎(chǔ)的機(jī)打發(fā)票代替了紙質(zhì)發(fā)票在當(dāng)今的企業(yè)經(jīng)營(yíng)中占據(jù)了主導(dǎo)地位，對(duì)企業(yè)的發(fā)展和國(guó)家稅務(wù)的管理影響重大，因此我們必須要重視企業(yè)機(jī)打發(fā)票的日常管理工作，規(guī)范各方面機(jī)打發(fā)票的使用行為。

[1]楊翠平.淺談企業(yè)機(jī)打發(fā)票的日常管理[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2013，31：152-153.

[2]胡航，陳輝，袁高峰.要加強(qiáng)通用機(jī)打發(fā)票的控管[J].稅收征納，2012，09：12-13.