依托人性化管理理念實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政檔案管理的優(yōu)化

袁天驕

【摘 要】醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院一項(xiàng)寶貴的文化資產(chǎn)，同時(shí)也是支撐醫(yī)院更好運(yùn)作的理論工具，因此必須對(duì)行政檔案管理工作重視起來(lái)，在檔案管理中，實(shí)施人性化管理策略能夠打破傳統(tǒng)制度的約束，為醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。本文首先介紹了醫(yī)院行政檔案的定義及特征，然后分析了人性化管理理念及在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值，最后闡述了依托人性化管理理念實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政檔案管理的策略，希望能對(duì)醫(yī)院行政檔案管理工作的開(kāi)展提供一些幫助。

【關(guān)鍵詞】人性化管理；醫(yī)院；行政檔案管理

人性化管理理念是由兩大部分構(gòu)成，分別為人性學(xué)和管理理論，屬于一種非常文明的管理方式，把“以人為本”作為管理的核心理念，使醫(yī)院管理制度更加科學(xué)、規(guī)范，極大促進(jìn)了醫(yī)院的文化建設(shè)，本文就從人性化管理的角度來(lái)闡述行政檔案管理工作的優(yōu)化，現(xiàn)報(bào)告如下。

一、醫(yī)院行政檔案的定義及特征

醫(yī)院行政檔案的定義可以從廣義和狹義兩個(gè)方面進(jìn)行闡述，廣義的行政檔案就是醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的具有價(jià)值和意義的各種資料，而狹義的行政檔案則是醫(yī)院在進(jìn)行行政管理工作時(shí)所產(chǎn)生的具有行政特征的檔案，屬于文書(shū)檔案，主要包括公文、規(guī)章制度以及計(jì)劃等內(nèi)容。

醫(yī)院行政檔案特征分為下面幾種：其一，歷史性，行政檔案并不屬于正在形成的產(chǎn)物，而是由過(guò)去形成，行政檔案把過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)融合到了一起，具有連續(xù)性和統(tǒng)一性特點(diǎn)；其二，社會(huì)性，行政檔案是在實(shí)踐中慢慢構(gòu)成的，檔案中所包含的內(nèi)容就是各種實(shí)踐記錄；其三，原始記錄性，這是行政檔案最顯著的一項(xiàng)特征，同時(shí)也是行政檔案同其它檔案的不同之處，在管理行政檔案過(guò)程中，任何方法都不會(huì)對(duì)檔案特征造成影響，檔案本質(zhì)就是要把事實(shí)的事件記錄下來(lái)，體現(xiàn)出記錄的意義和作用。

二、人性化管理理念及在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值

人性化管理理念屬于一種新型管理理念，同時(shí)也是一個(gè)不斷發(fā)展過(guò)程，其理念核心就在于以人為本，主要作用就是要充分激發(fā)員工的主動(dòng)性和潛力，重視員工的主體性地位。人性化管理理念另一大作用在于穩(wěn)定人與人之間的關(guān)系，加強(qiáng)對(duì)人的尊重，進(jìn)而擴(kuò)展到增強(qiáng)醫(yī)院效益的范疇上，通過(guò)科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)有組織、有紀(jì)律的發(fā)展。

依托人性化管理理念來(lái)進(jìn)行醫(yī)院行政檔案管理，其重點(diǎn)就在于尊重員工、信任員工，把“以人為本”作為核心理念，其主要價(jià)值體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面：其一，對(duì)檔案工作的優(yōu)化；其二，對(duì)檔案工作氛圍的優(yōu)化；其三，對(duì)檔案工作人員的管理。

三、依托人性化管理理念實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政檔案管理的策略

（一）完善人性化管理制度

醫(yī)院行政檔案管理的制度主要包括歸檔、保密以及借閱制度等，這些制度都需要進(jìn)行再次審核，保證其符合人性化管理理念，使人們?cè)诓殚?、借閱時(shí)能夠保持一種良好心情，營(yíng)造出一種和諧的環(huán)境，也可以開(kāi)展咨詢等活動(dòng)，以此提高檔案管理的整體效益。上述這些工作的前提是檔案管理人員必須要具備較強(qiáng)專業(yè)技能，通過(guò)學(xué)習(xí)不斷完善自己的整體能力，擴(kuò)大知識(shí)面，盡可能使查閱者獲得更多資料；同時(shí)檔案管理人員還要加強(qiáng)思維創(chuàng)新，增強(qiáng)管理檔案的效率，提高管理利益。

（二）重視檔案室的建設(shè)工作

醫(yī)院檔案室中包括了醫(yī)院所有的檔案，是對(duì)檔案進(jìn)行集中管理的地方，對(duì)于醫(yī)院來(lái)講，檔案室是非常重要的場(chǎng)所之一，不僅是檔案管理工作的核心，同時(shí)也是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)者的助手，更是增強(qiáng)醫(yī)院工作效率的重要因素，因此醫(yī)院必須要重視檔案室的建設(shè)工作?？傮w來(lái)看，檔案室的價(jià)值體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面：首先，檔案室能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的開(kāi)發(fā)工作，為醫(yī)院更好發(fā)展提供服務(wù)；其次，檔案室能夠更加科學(xué)的管理醫(yī)院所有資料；最后，檔案室能夠?qū)︶t(yī)院所有部門檔案進(jìn)行管理。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快，在醫(yī)院檔案管理中也發(fā)揮出非常重要的作用，紙質(zhì)類型檔案都已經(jīng)逐步被電子文件檔案所取代，已經(jīng)被非常廣泛的應(yīng)用。傳統(tǒng)紙質(zhì)類型檔案具有分散的特點(diǎn)，管理難度比較高，不能妥善管理，所以當(dāng)前的一項(xiàng)重要工作就是統(tǒng)一檔案管理，電子文件是必不可少的。電子文件檔案在歸檔時(shí)要保證完整、真實(shí)，其主要內(nèi)容包括兩個(gè)部分，其一，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展起到重要意義的文件要永久保存，例如醫(yī)院制度、規(guī)定以及各種文件等；其二，醫(yī)院日?；顒?dòng)文件要長(zhǎng)期保存，通常時(shí)間為15年到50年，也就是對(duì)醫(yī)院發(fā)展起到一定參考作用的文件。

（四）提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能

醫(yī)院行政檔案人員一方面要具備管理、哲學(xué)、法律等專業(yè)知識(shí)，另一方面還要能夠靈活運(yùn)用各種管理軟件，不斷豐富自己的知識(shí)面，盡可能增強(qiáng)工作效率。醫(yī)院必須要保證所有檔案工作人員都具有較強(qiáng)的專業(yè)能力，可以采取績(jī)效評(píng)定方式來(lái)提高員工的熱情，通過(guò)人性化管理方式創(chuàng)建一支高效的檔案工作隊(duì)伍。另外在工作過(guò)程中，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)者也要以人性化作為核心的管理方式，站在檔案管理人員角度來(lái)思考問(wèn)題，滿足員工需求，以此增強(qiáng)工作人員的主動(dòng)性，進(jìn)而有效提高檔案管理的效率。

（五）增強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)

通過(guò)調(diào)查能夠發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平不能有效提高最重要的原因就是檔案工作人才缺乏，針對(duì)這一現(xiàn)象，在檔案人員質(zhì)量文件中已經(jīng)做了明確的規(guī)定，所以醫(yī)院管理人員必須要把培訓(xùn)檔案人員的工作重視起來(lái)，加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)及道德，把人員內(nèi)在潛力充分的激發(fā)出來(lái)，增強(qiáng)其主觀能動(dòng)性，真正做到“忠于職守、公正服務(wù)”的基本要求。

（六）行政檔案的充分利用

行政檔案包含了醫(yī)院在管理方面的所有環(huán)節(jié)，對(duì)于醫(yī)院發(fā)展中所面臨的問(wèn)題都能夠從行政檔案中獲得解決對(duì)策，體現(xiàn)了非常重要的價(jià)值和意義，具有豐富性、可靠性特點(diǎn)。但是就目前情況來(lái)看，我國(guó)很多醫(yī)院對(duì)于行政檔案還沒(méi)有充分的重視起來(lái)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案所具有的重要價(jià)值，普遍存在“重保管、輕利用”的現(xiàn)象，沒(méi)有把行政檔案具有的指導(dǎo)作用充分發(fā)揮出來(lái)。因此必須要增強(qiáng)對(duì)檔案的管理理念，有效保存行政檔案，發(fā)揮其價(jià)值和意義。

四、總結(jié)

通過(guò)上述分析能夠看出，依托人性化管理理念實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政檔案管理的優(yōu)化符合當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展，由于醫(yī)院檔案的管理工作涉及到很多學(xué)科，因此各個(gè)科室之間要加強(qiáng)溝通與交流，從管理方面、服務(wù)方面、團(tuán)隊(duì)素質(zhì)方面不斷進(jìn)行優(yōu)化，只有這樣做才能更好保障醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)性。

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