基于流程再造的高校電子教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)

婁坤+李理

【摘 要】隨著信息化時(shí)代的來臨，我國高校已全面步入電子教務(wù)時(shí)代。相對于傳統(tǒng)的教務(wù)管理，電子教務(wù)的內(nèi)在要求在于流程再造，以及所帶來的組織結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化和工作效能的不斷提高。本文通過闡述電子教務(wù)流程的識別分析，提出了電子教務(wù)流程再造的原則和五個(gè)途徑。

【關(guān)鍵詞】流程再造 ? ? 高校 ? ?電子教務(wù) ? ?建設(shè)

一、電子政務(wù)、電子校務(wù)與電子教務(wù)

電子政務(wù)，是在全球經(jīng)濟(jì)一體化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代趨勢下的產(chǎn)物，是政府在進(jìn)行公共行政管理和社會服務(wù)的過程中，利用電子信息技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)平臺上開展的政務(wù)活動(dòng)和行為。經(jīng)過十余年的建設(shè)和發(fā)展，電子政務(wù)已普遍運(yùn)用于世界各國。電子校務(wù)則是指應(yīng)用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)和管理理論，對傳統(tǒng)政務(wù)進(jìn)行持續(xù)不斷的革新和改善，以實(shí)現(xiàn)高效率的大學(xué)管理和服務(wù)，它包含了教務(wù)、科研、學(xué)生、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、人事、圖書等系統(tǒng)。作為以教育教學(xué)為重要職責(zé)的高等院校，電子教務(wù)是電子校務(wù)中最重要的組成部分。

電子教務(wù)，是指在學(xué)校的日常運(yùn)行和管理中，利用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)手段，建立起來的一個(gè)提高教務(wù)管理效率，實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源共享，提供領(lǐng)導(dǎo)決策信息，促進(jìn)教育教學(xué)，服務(wù)全校師生，不斷革新管理流程的校務(wù)體系。其行為主體包括學(xué)校、教務(wù)管理人員、校內(nèi)各部門（院系）和全校師生等四個(gè)主體。電子教務(wù)平臺包括了信息發(fā)布系統(tǒng)、網(wǎng)上受理應(yīng)用系統(tǒng)、在線事務(wù)處理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)交互共享系統(tǒng)。

二、電子教務(wù)流程的識別分析

高校的教務(wù)管理是一個(gè)復(fù)雜而龐大的體系，涉及成百上千的學(xué)科專業(yè)和課程，不同層次、年級和專業(yè)的學(xué)生，課程的編排、考試的安排、教學(xué)資料的發(fā)放等等，涉及教學(xué)運(yùn)行、學(xué)籍管理、考務(wù)管理、教材建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)控、實(shí)踐培訓(xùn)、教育教學(xué)改革等多種業(yè)務(wù)。為了提高管理部門的辦事效率，改善服務(wù)模式，需要對教務(wù)流程實(shí)施改革或者再造，而成功的再造必須建立在對學(xué)?，F(xiàn)存教務(wù)流程客觀識別的基礎(chǔ)之上。

（一）電子教務(wù)流程的組成元素。包括活動(dòng)、數(shù)據(jù)信息、參與者、邏輯關(guān)系以及傳遞時(shí)間?；顒?dòng)，又可稱為任務(wù)，是完成教務(wù)管理的基本工作單元，也是流程的基本構(gòu)成要素。一個(gè)完整的流程由若干個(gè)活動(dòng)組成，哪些活動(dòng)需要提前完成，哪些活動(dòng)需要同步進(jìn)行，都由整個(gè)流程的特性所決定。數(shù)據(jù)信息是流程推進(jìn)的重要依據(jù)，是為了完成整個(gè)業(yè)務(wù)流程所需要的數(shù)據(jù)信息的輸入和輸出。參與者，既包括業(yè)務(wù)任務(wù)的承擔(dān)者，也包括流程的服務(wù)對象;既包括業(yè)務(wù)流程中的人力資源，也包括完成活動(dòng)中所涉及的物質(zhì)資源。邏輯關(guān)系是指對業(yè)務(wù)流程活動(dòng)之間的時(shí)間邏輯和處理邏輯關(guān)系，它是教務(wù)流程再造的內(nèi)在邏輯構(gòu)建的關(guān)鍵所在，將決定著流程的執(zhí)行。傳遞時(shí)間，是指從一個(gè)工作環(huán)節(jié)到下一個(gè)工作環(huán)節(jié)的時(shí)間間隔，它代表著教務(wù)管理工作的效率高低，當(dāng)前均傾向于減少業(yè)務(wù)傳遞時(shí)間，提高服務(wù)響應(yīng)效率，打造“一站式”服務(wù)模式。

（二）電子教務(wù)流程的活動(dòng)類型。在日常的教學(xué)管理中，教務(wù)活動(dòng)涉及方方面面，并且在學(xué)校的時(shí)間緯度和任務(wù)經(jīng)度兩方面始終貫穿于始末。教務(wù)流程就是這許許多多的教學(xué)活動(dòng)的集合，而這些活動(dòng)之間又相互聯(lián)系、相互影響、相互作用。這種關(guān)系主要表現(xiàn)為以下四個(gè)方面：

1.順序型。是指相關(guān)教務(wù)活動(dòng)之間存在著前后的邏輯關(guān)系，必須完成前一項(xiàng)教務(wù)活動(dòng)方可進(jìn)行下一項(xiàng)教務(wù)活動(dòng)。例如，學(xué)生通過電子教務(wù)管理系統(tǒng)在完成課程選擇后，方可進(jìn)行上課，進(jìn)而參加考核取得成績獲得學(xué)分。這樣的活動(dòng)順序不允許混亂和顛倒。

2.循環(huán)型。是指某項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)根據(jù)一定的工作周期周而復(fù)始的運(yùn)行。例如，每一學(xué)期或?qū)W年的期初、期中、期末教學(xué)工作安排，或者從新生進(jìn)校到畢業(yè)離校的教學(xué)過程，電子教務(wù)管理系統(tǒng)可以使得執(zhí)行這樣的教務(wù)活動(dòng)更為科學(xué)有效，有利于教務(wù)流程的梳理和改造。

3.選擇型。是指在某項(xiàng)或某幾項(xiàng)教務(wù)活動(dòng)進(jìn)行過程中，出現(xiàn)了兩種或兩種以上需要進(jìn)行選擇的情況。例如，二級院系面對教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)安排、實(shí)踐實(shí)訓(xùn)、教材選擇等教務(wù)活動(dòng)時(shí)，可以通過電子教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行咨詢、選擇和執(zhí)行。這樣的活動(dòng)往往數(shù)據(jù)信息量較大且可選度較高。

4.并列型。是指多個(gè)教務(wù)活動(dòng)需要同時(shí)被執(zhí)行的情況。例如，學(xué)校教學(xué)管理部門，往往要同時(shí)面對全校幾十個(gè)教學(xué)單位，執(zhí)行同一項(xiàng)或多項(xiàng)教務(wù)活動(dòng)，而各教學(xué)單位的信息又相互獨(dú)立和不同，需要教學(xué)管理部門依賴于電子教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行梳理、分類和執(zhí)行。

三、電子教務(wù)流程再造的原則和途徑

電子政務(wù)興起初期，其研究重點(diǎn)在于“電子”而非“政務(wù)”。這種本末倒置的研究方向限制了電子政務(wù)的發(fā)展和應(yīng)用。電子政務(wù)不是純技術(shù)項(xiàng)目，它本質(zhì)上是引領(lǐng)變革的政務(wù)活動(dòng)。對電子政務(wù)的研究，也不能只進(jìn)行技術(shù)分析，更需要進(jìn)行公共行政學(xué)的分析。電子政務(wù)的內(nèi)在要求在于流程再造，以及所帶來的組織結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化和工作效能的不斷提高。

高等院校的教務(wù)管理部門面對著校內(nèi)幾十個(gè)部門、院系、館所，以及幾萬名師生員工，從課程設(shè)置、教學(xué)安排、教材配備、質(zhì)量監(jiān)控、資源調(diào)配、學(xué)籍管理、成績錄入、咨詢服務(wù)等方面維持了學(xué)校日常而龐雜的教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。電子教務(wù)的流程再造將有助于學(xué)校提高管理質(zhì)量和工作效率，提升服務(wù)水平，優(yōu)化資源配置。

（一）電子教務(wù)流程再造的原則。電子教務(wù)流程再造的中心理念是秉持教書育人的大學(xué)精神，以服務(wù)為中心，以師生需求為導(dǎo)向，轉(zhuǎn)變單純管理的職能，充分利用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，建立標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)程序，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，最終提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時(shí)、全方位的教學(xué)服務(wù)。

（二）電子教務(wù)流程再造的途徑。一是以滿足師生需求為導(dǎo)向，設(shè)計(jì)合理高效的流程再造項(xiàng)目。教務(wù)管理的本質(zhì)就是維持教學(xué)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，服務(wù)全校師生。因此，電子教務(wù)的建設(shè)必須強(qiáng)調(diào)改善教務(wù)部門的公共服務(wù)，提高其公共服務(wù)水平和質(zhì)量，加強(qiáng)業(yè)務(wù)程序的設(shè)計(jì)，評價(jià)考核體系的建設(shè)，調(diào)動(dòng)師生廣泛參與，提升教務(wù)管理的透明度和公開性。

二是以提高教務(wù)管理效率為目標(biāo)，系統(tǒng)整合教務(wù)管理流程。電子教務(wù)有助于學(xué)校利用先進(jìn)的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信和計(jì)算機(jī)技術(shù)，將內(nèi)部和外部的管理和服務(wù)職能進(jìn)行簡化、整合、重組并在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)，從而打破教務(wù)工作受時(shí)間和空間的限制，為師生以及自身提供一體化的高效、優(yōu)質(zhì)、廉潔的管理和服務(wù)。要在管理制度上確立適用于電子教務(wù)的業(yè)務(wù)管理模式，擴(kuò)大一線工作人員的工作處理彈性，建立信息公開制度和個(gè)人信息保護(hù)制度，注重打造跨部門、跨業(yè)務(wù)、跨地域的管理流程主線，打造網(wǎng)絡(luò)上的“一站式”服務(wù)模式。

三是以先進(jìn)的信息化技術(shù)為條件，確保業(yè)務(wù)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。電子教務(wù)的核心在于“教務(wù)”，但卻不能脫離“電子”而單獨(dú)存在，否則就是傳統(tǒng)的教務(wù)管理。電子教務(wù)與傳統(tǒng)教務(wù)的區(qū)別在于，電子教務(wù)能夠不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)程序，改進(jìn)工作模式，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。這所有的一切均離不開先進(jìn)的信息化技術(shù)的支持。高校的電子教務(wù)平臺應(yīng)站在信息化技術(shù)的前沿，運(yùn)用先進(jìn)的管理理念，將信息技術(shù)融入流程再造中，為高校電子教務(wù)提供技術(shù)保障和不竭動(dòng)力。

四是以組織機(jī)構(gòu)和人才隊(duì)伍建設(shè)為保障，普及電子教務(wù)的應(yīng)用。電子教務(wù)作為電子校務(wù)的核心組成部分，是全校性工程。學(xué)校要成立相關(guān)的信息化建設(shè)小組，學(xué)校主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，相關(guān)職能部門和所有院系共同參與。一是要加強(qiáng)各部門一把手的培訓(xùn)，讓其重視電子教務(wù)管理的重要意義;二是要加強(qiáng)教務(wù)管理人員的培訓(xùn)，使其熟悉掌握電子教務(wù)的使用方法;三是要加強(qiáng)信息技術(shù)人員的培訓(xùn)，做好校園信息化維護(hù)、系統(tǒng)應(yīng)用和擴(kuò)展、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)支持和培訓(xùn)等工作。

五是以公共行政理論為指導(dǎo)，轉(zhuǎn)變和改進(jìn)管理服務(wù)理念。無論是傳統(tǒng)的教務(wù)管理，還是新形勢下的電子教務(wù)管理，其本質(zhì)都是服務(wù)于教學(xué)，服務(wù)于師生。相比之下，電子教務(wù)由于依托信息化技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)，具有不斷革新和改善，可持續(xù)探索和發(fā)展的優(yōu)勢。充分發(fā)揮電子教務(wù)的優(yōu)勢，就必須借鑒公共行政的先進(jìn)理念，將教務(wù)流程扁平化，強(qiáng)調(diào)人本主義，主張工作效能和服務(wù)質(zhì)量，打造“一站式”服務(wù)模式，降低運(yùn)行成本，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變教務(wù)人員的管理服務(wù)理念。

【參考文獻(xiàn)】

[1]遲景明，肖洪鈞.論電子校務(wù)與大學(xué)組織變革[J].遼寧教育研究，2004（12）：37-39.

[2]覃正.電子政務(wù)流程變革[M].北京：科技出版社，2006：76.

[3]汪向東，姜奇平.電子政務(wù)行政生態(tài)學(xué)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2007：11.