論圖書館數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量要求及管理

戴 玳

（射陽縣圖書館，江蘇 射陽 224300）

數(shù)據(jù)庫是信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，同時也是公共圖書館開展現(xiàn)代化服務(wù)的重要手段，隨著我國公共文化服務(wù)體系的逐步完善，數(shù)據(jù)庫服務(wù)已成為衡量公共圖書館服務(wù)水平的重要指標之一。近年來，公共圖書館在數(shù)據(jù)庫建設(shè)上投入了較大的財力和人力，數(shù)據(jù)庫的種類也相應(yīng)增多，主要包括書目數(shù)據(jù)庫、資源數(shù)據(jù)庫、期刊目錄數(shù)據(jù)庫、自建數(shù)據(jù)庫等，大部分數(shù)據(jù)庫是以采購的方式來進行建設(shè)的，但針對圖書館的主要業(yè)務(wù)來說，最為核心的還是以書目數(shù)據(jù)庫為主，同時書目數(shù)據(jù)庫的使用及建設(shè)質(zhì)量就成為了時下公共圖書館所關(guān)注的焦點問題。本文從公共圖書館書目數(shù)據(jù)庫存在的問題出發(fā)，論述了數(shù)據(jù)庫編目的質(zhì)量要求及控制措施，并詳細的分析了數(shù)據(jù)庫編目工作的管理與維護。

1 公共圖書館書目數(shù)據(jù)庫存在的問題

1.1 失效數(shù)據(jù)

失效數(shù)據(jù)是指系統(tǒng)書目預(yù)定的數(shù)據(jù)或未被訂購而引入的數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)出現(xiàn)的頻率較多，以我館為例失效數(shù)據(jù)基本上占書目數(shù)據(jù)的百分之五，這些無效的數(shù)據(jù)占用了數(shù)據(jù)庫的部分空間，并且也影響到了書目數(shù)據(jù)的錄入和比對，在很大程度上增加了編目的工作量，同時對系統(tǒng)的穩(wěn)定運用和使用速度也造成了一定的影響。

1.2 簡檔數(shù)據(jù)

簡檔數(shù)據(jù)產(chǎn)生于圖書館自動化建設(shè)的初期，主要是在數(shù)據(jù)庫建設(shè)之初錄入的數(shù)據(jù)，因建庫規(guī)則和制度都不健全，圖書館編目人員的工作經(jīng)驗也不足，在進行編目時MARC字段的輸入不全，只是簡要的把書名、著者、出版發(fā)行單位、索書號、價格等信息進行錄入，而沒有把摘要、叢編、檢索詞等進行著錄，這極大的影響到了書目信息的質(zhì)量，并且給讀者借閱帶來了不便。

1.3 重復(fù)數(shù)據(jù)

重復(fù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的主要原因是兩個數(shù)據(jù)庫之間合并產(chǎn)生了重復(fù)數(shù)據(jù)，這會引發(fā)一些書目問題，如：同書異號，標引類相同等。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，因工作人員錄入時不夠仔細也會形成重復(fù)數(shù)據(jù)，并且因不同數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的標引規(guī)則不同，引發(fā)了大量重復(fù)數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，長此以往將會造成書目數(shù)據(jù)庫的混亂，給圖書館的編目管理工作帶來麻煩。

1.4 非正規(guī)數(shù)據(jù)

現(xiàn)今我國多數(shù)圖書館還是以機讀目錄格式進行編目，但編目人員沒有按著標準的編目規(guī)則進行著錄，分類法也沒以有按著《中國圖書館圖書分類法》中的基本部類和基本大類進行編著，因此出現(xiàn)了很多非正規(guī)數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)會對書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量造成了較大的影響，不僅給讀者的檢索來了障礙，還對數(shù)據(jù)庫的共享和聯(lián)機檢索帶來了隱患。

2 數(shù)據(jù)庫編目的質(zhì)量要求

2.1 著錄標準化

文獻的著錄應(yīng)從標準化出發(fā)，著錄過程要以文獻的形式、特征、內(nèi)容進行準確的描述，其目地是為了更好的反映文獻的基礎(chǔ)信息，方便使用者進行調(diào)用和查詢，然而現(xiàn)今的文獻出版形式較多，統(tǒng)一著錄標準非常必要。從數(shù)字化信息發(fā)展的需要考慮，文獻著錄的標準化至關(guān)重要，其不僅可以統(tǒng)一文獻信息的格式，還可以實現(xiàn)信息資源的共享與傳遞，所以文獻信息的標準化要以《文獻著錄總則》，《中國文獻編目規(guī)則》、《中國機讀目錄格式》為基礎(chǔ)，同時借鑒《國際標準書目著錄》規(guī)則，實現(xiàn)著錄工作的標準化。

2.2 規(guī)范化

編目工作的規(guī)范化是保證書目質(zhì)量的基礎(chǔ)，規(guī)范化編目工作應(yīng)包括以下幾個內(nèi)容：標引著錄、機讀目錄格式、著者格式、外國著者格式、叢書格式與卷集格式、數(shù)字類標識符號等。隨著出版行業(yè)的發(fā)展，文獻本身的格式也存在著變化，不同編目人員在工作中所遇到的問題也不同，所以應(yīng)規(guī)范化題名、著者、主題詞等編目內(nèi)容。

2.3 標引

文獻的標引是編目工作的重要組成部分，圖書館一般把標引分為分類標引和主題標引，在圖書分類中要注意標引的正確性和一致性，特別是主題標引，如：成套圖書的標引，成集圖書的標引等，只有分清主題標引才能更好的進行多種成套圖書的編目和分類，同時標引的正確性還便于讀者進行查詢，避免漏檢和誤檢現(xiàn)象的發(fā)生。

3 數(shù)據(jù)庫編目的質(zhì)量控制措施

3.1 健全著錄規(guī)章制度

數(shù)據(jù)庫的書目資料既有實效性又具備一定的歷史追溯性，所以在不同時期書籍的編目格式都不同，這造成編目人員的工作也更為復(fù)雜，尤其是在編目資料數(shù)據(jù)庫的共享與合并時，數(shù)據(jù)格式的不統(tǒng)一會引發(fā)數(shù)據(jù)庫的混亂，所以為了保證數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，必須對書目數(shù)據(jù)的格式進行統(tǒng)一規(guī)范，健全著錄的規(guī)章制度和標準，并使得分類編目規(guī)則正規(guī)化、常態(tài)化。同時還要注意編目過程中的難點問題，及時的進行解決和處理，以此來提高編目人員的工作效率。規(guī)章制度實施的過程中，也要求編目人員必須遵守編目標準和規(guī)范，做好每一條文獻的機讀數(shù)據(jù)。

3.2 上傳數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，圖書館的聯(lián)合編目工作發(fā)展較快，各圖書館的書目資料實現(xiàn)了共建、共享、交流，這極大的提升了圖書館編目工作的效率，并且節(jié)約了大量的人力，物力，財力。同時數(shù)據(jù)庫在共享時所上傳的數(shù)據(jù)需要進行認真的審核，如果不進行有效的控制，書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量很難得到保障，并且產(chǎn)生重復(fù)錯誤的數(shù)據(jù)信息也非常難以修改，所以應(yīng)對上傳數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行控制，通過有效的審核后方可把編目數(shù)據(jù)上傳。一般對上傳數(shù)據(jù)的審核分為兩個部分，上傳數(shù)據(jù)前由編目人員審核，上傳后也需要專人進行數(shù)據(jù)的核查，以保證上傳的質(zhì)量。

3.3 校對的質(zhì)量控制

校對是確保編目數(shù)據(jù)真實可靠的重要手段，因編目人員在工作中很難發(fā)現(xiàn)自身產(chǎn)生的錯誤，僅僅依靠編目人員自己去查錯是難查到的，所以應(yīng)由單位組織專業(yè)的編目工作人員進行校對，及時的發(fā)現(xiàn)編目數(shù)據(jù)庫中的錯誤數(shù)據(jù)，妥善的進行修改和補充。同時，在校對方法上也可以充分的利用“互檢互?！钡姆椒ㄟM行數(shù)據(jù)的校對，以保證校檢結(jié)果的正確。另外，在校對過程中有一些錯誤很難發(fā)現(xiàn)，如：索書號錯誤、條碼號錯誤、字段錯誤等，對于這類問題在校對過程中應(yīng)及時的進行總結(jié)，以此來提高編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

3.4 質(zhì)量與數(shù)量的統(tǒng)一

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為編目工作帶來了極大的便利，圖書館也壓縮了相應(yīng)的編目工作人員，隨著購書量的增大，編目工作人員的工作量也逐步提升，為了完成工作任務(wù)，編目人員只追求編目數(shù)量，而忽視了著錄的質(zhì)量，嚴重的影響到了數(shù)據(jù)庫書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。要想達到書目數(shù)據(jù)庫質(zhì)量與數(shù)量的統(tǒng)一，筆者認為應(yīng)從兩個方面考慮：首先，合理的制定編目工作人員編目的數(shù)據(jù)量，以保障數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)質(zhì)量為前提；其次，合理的調(diào)動編目工作人員的積極性，在提高工作效率的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)書目數(shù)據(jù)質(zhì)量與數(shù)量的統(tǒng)一。

4 數(shù)據(jù)庫的整理維護措施

4.1 規(guī)劃數(shù)據(jù)庫建設(shè)

書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是一項科學而復(fù)雜的工作，其既有專業(yè)性的一面，又有周期性的一面。從數(shù)據(jù)庫建設(shè)初期來看，編目數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的著錄最為重要，隨著時間的推移數(shù)據(jù)庫應(yīng)進行日常的 整理和維護，只有這樣才能更好的保證數(shù)據(jù)使用的質(zhì)量，同時確保系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。圖書館在數(shù)據(jù)庫規(guī)劃建設(shè)時，要有步驟、有規(guī)劃、有目地的進行書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護，在保證數(shù)據(jù)庫功能的同時還要注意數(shù)據(jù)庫各環(huán)節(jié)的銜接，如采購數(shù)據(jù)的合并、流通數(shù)據(jù)的利用率等，有針對性的規(guī)劃好數(shù)據(jù)的建設(shè)環(huán)節(jié)，避免發(fā)生數(shù)據(jù)混亂、丟失、失效等情況的發(fā)生，從不斷提高數(shù)據(jù)庫質(zhì)量入手，保證數(shù)據(jù)的標準化、規(guī)范化、完備化，盡而提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量和信息保存質(zhì)量。

4.2 維護人員

圖書館的書目數(shù)據(jù)庫應(yīng)設(shè)立專職的編目人員進行維護，因書目數(shù)據(jù)庫維護是一個周期性較強的工作，需要有專職人員進行維護，并且要求專職人員具備相應(yīng)的素質(zhì)，能夠完成日常工作中的查詢糾錯。這項工作對維護人員的工作能力要求較高，必須懂得《中國文獻編目規(guī)則》和《中國機讀目錄格式》，并且熟練掌握《中國圖書館圖書分類法》，能夠獨立完成文獻的標引、分類、著錄等信息的錄入，同時還要求維護人員參與過數(shù)據(jù)庫的合并和回溯工作，能夠運用CNMARC格式進行審核。書目數(shù)據(jù)庫的維護工作具有細致性和經(jīng)常性的特點，維護人員因此也要具備一定的耐心和細心，對數(shù)據(jù)要有較強的辨錯方法和糾錯能力。

4.3 協(xié)同合作

數(shù)據(jù)庫的維護以及數(shù)據(jù)質(zhì)量的把關(guān)不是一個人能夠完成的，所以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)和規(guī)劃中應(yīng)設(shè)立專職人員進行維護，并且需要圖書館各部門進行協(xié)調(diào)和配合，以此來保證數(shù)據(jù)庫的完備性。數(shù)據(jù)庫的使用涉及到圖書館的各個部門，并且各部門所使用的功能也不同，如果想要進行完善的維護，必須依靠各部門的通力合作，并且做好數(shù)據(jù)在各部門之間的傳遞，保證出現(xiàn)的數(shù)據(jù)問題及時得到解決，如讀者借閱中發(fā)現(xiàn)異書同號，索書號出錯等問題，這時應(yīng)及時把問題反應(yīng)到采編部門或技術(shù)部門，由采編部門人員及時的對錯誤信息進行更改，并重新對此類書籍進行核查，確保圖書的流通質(zhì)量。

4.4 標準化編目條例

標準化編目條例要結(jié)合國家所設(shè)定的具體細則進行，同時也要結(jié)合本館數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)特點，有針對性的對編目條例進行規(guī)范化，最終實現(xiàn)編目條例能夠滿足書目信息的交換和使用。新時期下，標準化編目也要結(jié)合聯(lián)合編目實現(xiàn)數(shù)據(jù)的編目格式的統(tǒng)一，這樣可以提高數(shù)據(jù)的實用性，同時還可以促進圖書館編目工作向規(guī)范化、標準化發(fā)展。

書目數(shù)據(jù)庫維護過程中，要注意非規(guī)范、非正常、非標準的書目數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)會限制圖書信息的交流和使用，不僅增大編目工作人員的修改量，還影響到讀者的正常檢索和查詢。所以在數(shù)據(jù)錄入時就需要做好編目的標準化，因錯誤數(shù)據(jù)非常不容易發(fā)現(xiàn)并且難以辨別，需要審核人員細致的進行分析，找出相同數(shù)據(jù)的差異和錯誤，并且重新進行整理和補缺，使標準化編目工作得以順利進行。各館也要對標準化編目條例加以重視，這不僅是提高編目工作質(zhì)量的重要方法，同時也是提高數(shù)據(jù)庫信息質(zhì)量的重要手段。

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