科研院所科研項目管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與實施

摘 要：科研管理是對整個科研或科技活動的組織、協(xié)調(diào)和管理的總稱，涉及到科研管理活動中的方方面面，是一項非常復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。文章圍繞科研院所的科研項目管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與實施，在詳細分析國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，根據(jù)研究院所科研管理工作特點，結(jié)合項目管理的理論，以軟件工程思想為主線，論述了開發(fā)科研項目管理信息系統(tǒng)的重要作用。同時，結(jié)合具體科研管理系統(tǒng)案例，提出保證科研項目管理信息系統(tǒng)穩(wěn)定、有效運行的建議。

關(guān)鍵詞：項目管理；項目管理系統(tǒng)；信息化

科研項目是提升科研院所科研能力、提供公益性社會服務(wù)和產(chǎn)品的重要基礎(chǔ)，高效的科研項目管理則是科研項目質(zhì)量的有力保證。科研管理是對整個科研或科技活動的組織、協(xié)調(diào)和管理的總稱，涉及到科研管理活動中的方方面面，是一項非常復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。隨著研究機構(gòu)業(yè)務(wù)方向的不斷拓展、承擔(dān)項目的數(shù)量、能力和水平的不斷提升，加強對科研項目的組織統(tǒng)籌和協(xié)同管理，是提升項目過程和成果質(zhì)量的必要條件，將信息化技術(shù)應(yīng)用于科研管理已刻不容緩、勢在必行。文章將以作者所在單位的科研管理信息系統(tǒng)（Project Management Information System，以下簡稱PMIS）建設(shè)經(jīng)驗為切入點，從科研項目管理信息系統(tǒng)的總體目標(biāo)、實施必要性，以及開發(fā)和實施中遇到的問題等方面，對如何加強和推進項目管理系統(tǒng)建設(shè)提出可供其他同類院所參考的建議。

1 系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)和內(nèi)容

1.1 建設(shè)總目標(biāo)

PMIS建設(shè)的總目標(biāo)是將信息化手段和工具應(yīng)用于科研項目的管理過程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化采集和整合管理，從而提升科研管理部門的工作效率和管理水平，同時建立科研項目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，完善科研人員和技術(shù)專家資源，為全面實現(xiàn)科研項目文件無紙化、科研文件簽批網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。同時以此為契機，著手開展電子數(shù)據(jù)資源的分析與匯總，對科研項目進行橫向（按照部門）、縱向（按照年度）對比，為完善科研項目管理措施和制度提供“實驗基地”，為研究所領(lǐng)導(dǎo)進行管理決策提供依據(jù)和參考。

1.2 系統(tǒng)建設(shè)的主要內(nèi)容

作者所在單位是公安部直屬的綜合性大型研究所，從事公共安全行業(yè)相關(guān)的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售及服務(wù)，多年來始終堅持服務(wù)公安業(yè)務(wù)、服務(wù)公安一線、服務(wù)社會公共安全的宗旨，堅持走為公安業(yè)務(wù)部門和社會公共安全領(lǐng)域提供產(chǎn)品、系統(tǒng)解決方案，工程實施和技術(shù)支撐服務(wù)之路?？蒲许椖渴强蒲性核軌虺掷m(xù)發(fā)展的核心業(yè)務(wù)，而高質(zhì)量的科研項目管理是研究所能夠保持生命力的有力保障。

立足研究所的科研工作、科研管理部門的職能，PMIS應(yīng)覆蓋所有科研項目的各個環(huán)節(jié)，包括項目的計劃、人員、預(yù)算、質(zhì)量、技術(shù)成果等，并能夠初步實現(xiàn)項目的全過程監(jiān)控與管理。

1.3 系統(tǒng)需要關(guān)注的主要問題

（1）滿足靈活多變的檢索方式。項目信息是項目過程管理的靈魂，如果該系統(tǒng)不能靈活地進行查詢與檢索，就無法為項目的管理決策提供依據(jù)。本系統(tǒng)建成后應(yīng)可按照不同類別進行縱向、橫向的查詢、檢索以及信息匯總。（2）簡單易用的操作方式，突出人性化要求。系統(tǒng)應(yīng)著重于項目管理的實際業(yè)務(wù)，操作貼近實際，簡單易用，無需繁復(fù)的培訓(xùn)和記憶。（3）方便快捷的導(dǎo)入導(dǎo)出功能。研究所科研管理部門在日常工作中需要編制大量的，包括項目信息統(tǒng)計報表在內(nèi)的文檔。因此，系統(tǒng)的各個模塊均應(yīng)具備導(dǎo)入導(dǎo)出的功能，以便于為項目管理的決策提供及時有效的依據(jù)，為后續(xù)的數(shù)據(jù)積累提供真實有效的素材。（4）系統(tǒng)需要具有較高的安全等級。研究所是公安部直屬的研究所，其中承擔(dān)的一部分項目涉及國家秘密，因而該系統(tǒng)必須具有較高的安全等級。（5）兼容研究所已建成業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件格式。目前，研究所內(nèi)部已獨立運行的系統(tǒng)有所級OA系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等，為保證數(shù)據(jù)的有效流動和不同部門資源的互通共享，需要兼容已有系統(tǒng)的相關(guān)文件格式。

2 完善系統(tǒng)建設(shè)、推動系統(tǒng)應(yīng)用的意見和建議

科研項目管理信息系統(tǒng)真正能夠落地并起到實際作用，不僅僅取決于軟件開發(fā)的優(yōu)劣，更關(guān)鍵的因素是在系統(tǒng)之外的軟環(huán)境，如何能夠調(diào)動相關(guān)人員的積極性，搬開使用障礙門前的第一塊磚，至關(guān)重要。從實踐過程中發(fā)現(xiàn)，解決以下幾方面問題，直接關(guān)系到系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和有效應(yīng)用。

2.1 要緊緊圍繞核心業(yè)務(wù)開展功能設(shè)計，杜絕給系統(tǒng)建設(shè)項目“鍍金”

PMIS系統(tǒng)設(shè)計的核心就是解決如何管項目的問題，因此在此之外的其他功能都屬于項目任務(wù)范圍的蔓延。在系統(tǒng)需求分析階段確實要下大力氣做好現(xiàn)有管理職能的梳理，既不能一味的將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程搬到系統(tǒng)上，也不能理由現(xiàn)有的MIS系統(tǒng)直接照貓畫虎，而是應(yīng)該立足項目管理的核心工作，去粗取精、刪繁就簡，只有這樣才能讓系統(tǒng)的使用者愿意使用。

2.2 與系統(tǒng)匹配的管理制度是系統(tǒng)生命力的保護傘、助推劑

多年來，研究所已經(jīng)形成了較為完善科研管理制度，并與財務(wù)、資產(chǎn)、產(chǎn)品生產(chǎn)等相關(guān)制度一起形成了完整的科研、生產(chǎn)、服務(wù)體系。但是，為了促進PMIS系統(tǒng)的應(yīng)用，應(yīng)該同步對現(xiàn)有的管理制度進行一定的修訂，以使其能夠配合系統(tǒng)的使用，使科研管理的效用最大化。舉例而言，在科研項目的管理辦法中應(yīng)該涵蓋對系統(tǒng)的使用要求，并明確提出獎懲措施。與此同時在于科研項目相關(guān)的獎勵和人事晉升等方面，也必須以系統(tǒng)內(nèi)的信息為評價依據(jù)，方能從根本上促進系統(tǒng)的應(yīng)用。

2.3 堅持以人為本，以科研人員的實際需求為系統(tǒng)建設(shè)的出發(fā)點

科研人員是科技活動的核心驅(qū)動力，發(fā)揮著非常重要的作用。在前期需求分析和系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計上不僅應(yīng)重視上層領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)意見，還應(yīng)該充分考慮最廣泛的使用者，即基層科研人員的使用習(xí)慣和實際需求，在各個子系統(tǒng)的具體開發(fā)、在用戶界面的設(shè)計的細節(jié)上，不能只考慮管理部門的業(yè)務(wù)流程和使用習(xí)慣，而是應(yīng)該換位思考，多征求科研人員的意見和建議，通過反復(fù)試用、改進，才能保證使用者愿意用、長期用，最終推進科研管理信息化。

2.4 “少說話、多使用”，避免PMIS進入越改越難用的“死循環(huán)”

PMIS項目通常在正式上線后，需要開發(fā)公司派員駐場測試及維護，在試運行期間，由于缺乏大規(guī)模的實際試用，測試和發(fā)現(xiàn)的問題是非常有限的。一旦正式上線，系統(tǒng)維護方將會遇到大量的使用問題。通常情況下，開發(fā)公司對于用戶上報的問題是來者不拒、來了就改，對于實際用戶而言，可能短期內(nèi)解決了當(dāng)前的問題，但是隨著頻繁的改動，系統(tǒng)往往會出現(xiàn)更多的問題，甚至之前正常的功能出現(xiàn)問題。因此，在對系統(tǒng)進行調(diào)整，對軟件進行更新時，系統(tǒng)使用方一定要慎重提出修改意見，而且系統(tǒng)的改進一定要分階段進行，保證系統(tǒng)能夠有效、文檔的運行。

3 結(jié)束語

科研項目是研究所發(fā)展的核心動力，提高科研管理的質(zhì)量是保證項目成功率的必要條件，如何建立有效、可行的科研項目管理信息系統(tǒng)是提高科研院所科研項目質(zhì)量的必由之路。因此，不能僅僅停留在系統(tǒng)建設(shè)層面，更要深入到系統(tǒng)的應(yīng)用層面，充分爭取上層領(lǐng)導(dǎo)對科研管理信息化工作的重視，充分調(diào)動管理人員、研發(fā)人員及其他相關(guān)人員使用科研管理系統(tǒng)的積極性，重視系統(tǒng)的維護、確保數(shù)據(jù)的鮮活性，才能真正提升科研管理的水平、提高科研項目的質(zhì)量。

參考文獻

[1]左麗娟，劉欣然.淺談工程項目管理軟件及其應(yīng)用[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2010.

[2]張清林，李繼寶，等.科研管理信息化的理論研究與實踐[J].消防科學(xué)與技術(shù)，2010.

[3]胡景榮.科技計劃項目管理系統(tǒng)構(gòu)建的研究分析[J].科技管理研究.

[4]劉立焱.淺談科研管理信息化的實踐及其管理創(chuàng)新[J].電子技術(shù)與軟件工程，2013.