淺談檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的作用

摘 要：檔案數(shù)據(jù)庫(kù)顧名思義就是以檔案本體為基礎(chǔ)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)及發(fā)展應(yīng)用對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理與維護(hù)。它能將檔案信息、管理信息、數(shù)據(jù)信息以及應(yīng)用環(huán)境等信息進(jìn)行很好地對(duì)比與分析，然后將不同種類的檔案資源進(jìn)行有效整合，為檔案管理提供可靠的技術(shù)支持。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案管理的重要組成部分之一，對(duì)檔案管理建設(shè)有著不可替代的影響，下面進(jìn)行詳細(xì)的分析與總結(jié)，為其相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；全宗原則；指導(dǎo)作用

1 檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的導(dǎo)向作用

從某種意義上而言，任何一項(xiàng)管理工作都要按照相應(yīng)地順序以及管理活動(dòng)進(jìn)行有目的性的管理與創(chuàng)新。檔案管理也不例外，實(shí)施有效的管理規(guī)范是為了更好地將檔案信息進(jìn)行整合，分類并加以充分利用，使其檔案有序化。這種有序化的管理方式不僅僅體現(xiàn)在檔案實(shí)體的管理上，更加注重其檔案實(shí)體的信息化建設(shè)與管理。將檔案信息從繁雜的諸多類別中加以區(qū)分，具體到每一種檔案信息的大小及種類上，依據(jù)不同的大小、層次實(shí)施分類管理。

檔案分類理論作為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的影響因素之一，對(duì)整個(gè)檔案的發(fā)展也有著不可估量的重要作用。在實(shí)際檔案理論分類中邏輯主義分類方式和歷史主義分類方式是比較常見的兩種理論形式。具體來(lái)講，邏輯主義就是將檔案通過(guò)一般的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格地分類，如按照歷史管理年限或是檔案密集管理程度等。而歷史主義的分類形式多以現(xiàn)實(shí)存在發(fā)生的某種事物狀態(tài)進(jìn)行界定來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類。這種分類形式相對(duì)比較客觀，完全接近于檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，能夠真實(shí)地反映出檔案的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。具體以全宗原則的方式對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理，可以將檔案進(jìn)行全方位的全宗分類。兩種分類方式各有其特點(diǎn)：邏輯主義分類思想主要是借助于某一事物形態(tài)的具體特征進(jìn)行分類，相比較而言，靈活性比較大。而歷史主義分類方式完全強(qiáng)調(diào)的是檔案最原始的屬性特征，將其進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的整合分類，這種方式的分類方法有助于對(duì)檔案的理解與認(rèn)識(shí)。事實(shí)上，從檔案自身發(fā)展需要而言，這兩種分類方式在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中都被相互使用，彼此互補(bǔ)，其目的就是為了更好地推動(dòng)檔案建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

2 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，檔案事業(yè)在建設(shè)發(fā)展中的地位越來(lái)越突出，傳統(tǒng)的檔案發(fā)展模式已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要，所以必須加以創(chuàng)新，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理與維護(hù)?，F(xiàn)階段而言，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是比較常用的一種管理方式，它能將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為存數(shù)字化信息的管理模式，即將檔案實(shí)現(xiàn)虛擬化，從而使檔案信息與實(shí)體相分離，從這個(gè)層義上來(lái)講就是將檔案信息更好地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，便于使用者進(jìn)行復(fù)制、收集、整理以及使用，一定程度上促進(jìn)了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

但與此同時(shí)，還要注重檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升以及管理水平能力的有效發(fā)揮?，F(xiàn)階段檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)相對(duì)老化，缺少對(duì)信息技術(shù)的了解與掌握，不能將檔案信息進(jìn)行很好地錄用以及管理，一些操作人員在檔案登記過(guò)程中往往因?yàn)閷?duì)計(jì)算機(jī)的不熟悉而導(dǎo)致輸入錯(cuò)誤、或是缺失，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不能很好地發(fā)揮效用，當(dāng)檔案信息頻繁增加時(shí)，傳統(tǒng)的分類管理方式難以適應(yīng)其發(fā)展，所以，檔案管理者必須加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的使用與掌握，能夠?qū)⒍喾N檔案信息進(jìn)行合理的分類，規(guī)劃。

3 全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的指導(dǎo)作用

第一，全宗原則作為檔案分類的主要方法之一，對(duì)整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)有著極其重要的影響和作用，是人們通常長(zhǎng)時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)得出來(lái)的一種切實(shí)有效的分類原則。它能為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立提供一個(gè)良好的信息記錄，確保其檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)。

第二，全宗原則在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立中有著不可替代的重要作用，它能最大限度地保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。從全宗的定義我們可以了解到，它不僅僅可以作為一個(gè)單獨(dú)的個(gè)體存在于檔案管理中，還能作為檔案信息的整體對(duì)其檔案進(jìn)行管理規(guī)劃，突出的主要特點(diǎn)就是最大限度地保護(hù)了檔案信息的真實(shí)性。這也是它不同于其他圖書、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案信息進(jìn)行管理的有效手段，所以必須引起足夠的重視。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以充分體現(xiàn)全宗原則的宗旨，實(shí)現(xiàn)管理層次上的分級(jí)管理與維護(hù)。

第三，通常情況下，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅僅涉及到建設(shè)者、管理者、擁有著與維護(hù)者之間的利益，更要與整體檔案管理目標(biāo)保持一致。全宗原則的理論原則更是這種目標(biāo)的集中體現(xiàn)，它有助于協(xié)調(diào)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)各方面之間的關(guān)系，更能為其提供強(qiáng)有力的理論支持，使其資金、作用得到良好的發(fā)揮。

4 電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的未來(lái)發(fā)展提供技術(shù)支持

電子文件檔案管理是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，從某種意義上而言，電子文件管理具有真實(shí)、完整、實(shí)用的意義。其生命周期從形成到保管，再到銷毀都將是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，對(duì)其檔案進(jìn)行全方位監(jiān)控與管理，通過(guò)這種形式對(duì)其檔案信息進(jìn)行管理可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)查詢。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中如何將電子文件管理進(jìn)行有效的發(fā)揮及使用，是當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理亟待解決的重要問(wèn)題。

電子文件管理與傳統(tǒng)檔案管理不同，電子文件檔案管理側(cè)重于事前對(duì)其文件進(jìn)行管理與規(guī)劃，依據(jù)整個(gè)電子文件管理的特點(diǎn)進(jìn)行目標(biāo)管理與維護(hù)，然后將檔案信息進(jìn)行有效整合，充分發(fā)揮每個(gè)檔案信息在管理中的重要作用。這不僅僅要充分考慮到文件數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，更要考慮到對(duì)整個(gè)檔案管理活動(dòng)的影響。從電子文件檔案管理的特征來(lái)看，為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)有效，必須做好事前數(shù)據(jù)信息的控制與管理。換句話而言，就是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不能像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理那樣，自檔案信息接收開始，就要對(duì)電子文件進(jìn)行管理，然后定期進(jìn)行審查檢閱，將各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為該文件提供一個(gè)可靠的存檔環(huán)境。

美國(guó)當(dāng)代著名的電子文件管理專家戴維·比爾曼指出“必須根據(jù)文件保管系統(tǒng)的功能需求、文件種類以及業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環(huán)境中，對(duì)元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于設(shè)計(jì)和實(shí)施在文件生成之際自動(dòng)截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過(guò)程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整?！痹獢?shù)據(jù)通過(guò)描述信息資源的屬性，用于識(shí)別、評(píng)價(jià)、追蹤資源，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源一體化的組織和有效管理。根據(jù)對(duì)電子資源管理的需要，元數(shù)據(jù)可以分為描述型、管理型、技術(shù)型和使用型、保存型。事實(shí)上，電子文件是多種不同類型信息的一個(gè)集合概念，對(duì)于不同類型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的屬性集。元數(shù)據(jù)最基本的功能通過(guò)數(shù)據(jù)元素集定義資源對(duì)象的各類屬性，這些屬性的大量實(shí)例可以表達(dá)為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中的表，或者以XML等形式進(jìn)行置標(biāo)，從而能夠利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)或各類應(yīng)用軟件進(jìn)行管理?？梢?，以元數(shù)據(jù)為中間對(duì)象，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理。

參考文獻(xiàn)

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