淺談檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)與管理

摘 要：21世紀(jì)，是科學(xué)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)全球化的時(shí)代，信息資源成為人們生產(chǎn)生活中不可或缺的活動(dòng)內(nèi)容。在此時(shí)，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)占據(jù)的地位也越來越重要。文章主要針對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)的應(yīng)用技術(shù)、建立數(shù)據(jù)庫、提高整體水平，以及提高檔案信息自動(dòng)化管理等相關(guān)內(nèi)容做出了介紹，希望可以為檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的相關(guān)工作人員提供幫助，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息；自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)與管理；計(jì)算機(jī)；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫

前言

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，人們的生活、學(xué)習(xí)、工作等活動(dòng)對(duì)信息資源的需求日益明顯。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)有助于人們的工作內(nèi)容簡單便捷化，它可以把大量復(fù)雜分散的信息資料規(guī)整成清晰有序、便于用戶訪問的信息，使檔案信息自動(dòng)化的管理水平在很大程多上得到了明顯提高。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)，是需要多個(gè)部門、專業(yè)進(jìn)行學(xué)科知識(shí)交流的發(fā)展過程，在建設(shè)過程中，要循序漸進(jìn)地進(jìn)行，避免盲目地追求速率的現(xiàn)象發(fā)生。因此，在建設(shè)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，相關(guān)工作人員必須具有認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，時(shí)刻提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德觀，只有這樣，才能設(shè)計(jì)搭建出一個(gè)專業(yè)的、科學(xué)合理的檔案信息管理自動(dòng)化平臺(tái)。

1 選擇好檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的應(yīng)用技術(shù)

伴隨著高新科技和經(jīng)濟(jì)全球化的到來，我國也進(jìn)入到了信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)、智能通訊設(shè)備等隨處可見。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)離不開計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的支撐，還需要性能較高的服務(wù)設(shè)備。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用主要是檔案的收集處理、檢索記錄、借閱標(biāo)記等等。因此，相比于傳統(tǒng)的檔案管理方法而言，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、傳輸速率快等優(yōu)點(diǎn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使檔案工作有了質(zhì)的飛躍，便于相關(guān)工作人員的管理和利用。新世紀(jì)曙光初露，以知識(shí)、科技和信息的產(chǎn)生、創(chuàng)新、流通、分配，以及應(yīng)用為基礎(chǔ)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)正向我們走來，全球性的競爭日益激烈。對(duì)于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)來說，選擇好應(yīng)用技術(shù)是至關(guān)重要的，要同時(shí)考慮到技術(shù)的現(xiàn)實(shí)意義和經(jīng)濟(jì)效益，充分了解應(yīng)用技術(shù)的現(xiàn)狀，以便于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)地建設(shè)的良好發(fā)展。

2 有重點(diǎn)、有針對(duì)性地建設(shè)數(shù)據(jù)庫

以同一組織方式將相關(guān)數(shù)據(jù)組織在一起，并存放在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上的，能夠?yàn)槎鄠€(gè)用戶所共享，與應(yīng)用程序彼此相互獨(dú)立的一組相關(guān)數(shù)據(jù)的組合。這就是數(shù)據(jù)庫的含義，簡而言之，數(shù)據(jù)庫就是用來儲(chǔ)存用戶數(shù)據(jù)的一個(gè)容器。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)在建設(shè)過程中，關(guān)鍵之處就是建設(shè)數(shù)據(jù)庫，其是自動(dòng)化系統(tǒng)地核心內(nèi)容，占有主導(dǎo)作用。數(shù)據(jù)庫的建立是一項(xiàng)復(fù)雜的、長期的系統(tǒng)工程。因此，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)要有針對(duì)性，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的方向有重點(diǎn)地改變數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，使數(shù)據(jù)庫方便用戶的使用，建立健全完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以提高檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的使用效率。

3 依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提高檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的整體水平

隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)功能的日益完善和速度的不斷提高，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的需求也不斷地?cái)U(kuò)大。為了工作方便，每個(gè)工作部門的內(nèi)部都建立了局域網(wǎng)，并充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)設(shè)計(jì)適合本部門的網(wǎng)站，上傳相應(yīng)的檔案信息和數(shù)據(jù)，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的檢索功能。相關(guān)部門的工作人員要利用已有的專業(yè)技術(shù)水平，依據(jù)網(wǎng)站的特點(diǎn)，加快建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的進(jìn)程，重點(diǎn)重視電子文件數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，需要注意的是，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是由多個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容組成的，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而連接起來的，所以要保證系統(tǒng)中各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容要在同一水平線上，只有這樣，才能保障系統(tǒng)整體的優(yōu)勢(shì)。如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題和故障，就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)無法運(yùn)行，從而降低系統(tǒng)的整體性功能。因此，在自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)站建成之后，相關(guān)工作人員要高度重視局域網(wǎng)的安全控制，這就需要工作人員具有較高的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并迅速做出反應(yīng)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提高檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的整體水平，爭取為檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

4 檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的安全控制

隨著21世紀(jì)的到來，人類也隨之進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，信息技術(shù)融入到了各個(gè)領(lǐng)域之中，從政治到經(jīng)濟(jì)；從管理到社會(huì)。網(wǎng)絡(luò)讓我們更好地了解社會(huì)，展示自我個(gè)性，廣泛地參與社會(huì)，滿足人們的娛樂需求。然而，如果網(wǎng)絡(luò)使用不當(dāng)也會(huì)導(dǎo)致病毒或者用戶非法侵入等危險(xiǎn)。為了防止檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)受到威脅和侵害，檔案管理人員要建立安全機(jī)制，避免非本系統(tǒng)的用戶訪問、使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的信息和程序，防止外來業(yè)務(wù)人員更改、查詢記憶使用本部門的業(yè)務(wù)功能和數(shù)據(jù)。針對(duì)這種情況，可以采取用戶賬號(hào)管理及用戶權(quán)限設(shè)定等措施來保障系統(tǒng)的安全。

4.1 系統(tǒng)用戶賬號(hào)管理

一般來講，系統(tǒng)用戶分為系統(tǒng)管理員與一般用戶。系統(tǒng)管理員具有對(duì)用戶的賬號(hào)進(jìn)行修改、刪除或增加的功能。系統(tǒng)管理員可對(duì)一般用戶賬號(hào)進(jìn)行的設(shè)置有：為使用系統(tǒng)的相關(guān)工作人員設(shè)置一個(gè)帶有口令的賬號(hào)，且口令是由工作人員本人設(shè)置的。而對(duì)于公共查詢子系統(tǒng)，只需要設(shè)置一個(gè)沒有口令的賬號(hào)即可。在處理數(shù)據(jù)過程中，系統(tǒng)自動(dòng)記載每條記錄的創(chuàng)建時(shí)間和用戶賬號(hào)，以及最后一次修改記錄的用戶賬號(hào)和修改時(shí)間，不僅可以明確每個(gè)工作人員的責(zé)任，還有助于系統(tǒng)的監(jiān)督和管理。

4.2 系統(tǒng)用戶權(quán)限的設(shè)定

管理員根據(jù)系統(tǒng)功能對(duì)系統(tǒng)設(shè)定嚴(yán)謹(jǐn)用戶訪問權(quán)限，通過系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別功能辨別用戶身份，這樣每個(gè)用戶就只能更改自己創(chuàng)建文件的數(shù)據(jù)和記錄，以此保證其他用戶數(shù)據(jù)不被篡改和刪除，繼而使整個(gè)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的始終處于安全狀態(tài)。

5 提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

21世紀(jì)以來，隨著科技國際化的發(fā)展趨勢(shì)，我國也逐漸邁入了信息化時(shí)代，越來越多的高科技產(chǎn)品出現(xiàn)在人們的視野之中。檔案工作是行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提條件，所以必須要提高檔案管理水平。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心、以規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式為基礎(chǔ)的原則進(jìn)行建設(shè)的，其最大的優(yōu)勢(shì)是便于檔案人員的操作和利用。除此之外，由于檔案人員是檔案管理工作的主體，其自身的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平與檔案工作密切相關(guān)，所以為了提高檔案管理的水平，相關(guān)部門要定期進(jìn)行教育培訓(xùn)，各部門人員之間要隨時(shí)交流心得，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有利于技術(shù)水平的提升。因此，要想建設(shè)出具有特色的、符合檔案工作發(fā)展趨勢(shì)的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)，就必須要提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。

6 結(jié)束語

通過文章的綜合分析可知，建立檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是提高檔案管理工作的重要途徑，然而，建設(shè)健全的自動(dòng)化系統(tǒng)工程是一項(xiàng)錯(cuò)綜復(fù)雜的工作內(nèi)容，分為多個(gè)環(huán)節(jié)，不可能速戰(zhàn)速?zèng)Q，要循序漸進(jìn)地進(jìn)行，各部門之間要努力協(xié)作，善于溝通，共同向著實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化管理的目標(biāo)前進(jìn)。在檔案信息管理過程中，改變傳統(tǒng)的管理模式，利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)科學(xué)合理地規(guī)劃檔案信息，便于用戶的查找和使用?？偠灾?，建設(shè)和管理好檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅是檔案工作人員義不容辭的責(zé)任，也是檔案工作能夠朝氣蓬勃發(fā)展的重要前提。

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