談科研檔案工作信息化建設

廣西建筑科學研究設計院

摘要：隨著科學技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，人們已經(jīng)逐漸進入到信息化時代，各種計算機技術(shù)也如雨后春筍般的涌入我們的生活和工作中去?？蒲袡n案是我們科學研究中的一個重要的環(huán)節(jié)，在以往的過程中，使用傳統(tǒng)的存儲方式不僅容易出現(xiàn)檔案丟失或者受損的情況，還在很大程度上加大了人力物力的投入。本文就通過實例對科研檔案的發(fā)展主要是針對信息化工作的建設進行探討和研究，來對當今的工作提出一點意見，希望能對廣大讀者有所幫助。

關(guān)鍵詞：科研檔案；信息化；建設

前言

在黨的多次會議上，我國各級領(lǐng)導人不斷指出“以信息化帶動工業(yè)化，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，實現(xiàn)國民經(jīng)濟的跨越式發(fā)展”。檔案工作的好壞可以在一定程度上可以評判一項技術(shù)的或項目的優(yōu)劣。為了應征我國國家信息化發(fā)展總局的要求，大力發(fā)展信息化檔案技術(shù)，我國很多省份或市都已經(jīng)著手或者已經(jīng)發(fā)展一段時間的信息化檔案技術(shù)，很多高校更是將信息化檔案技術(shù)作為授課以及研究課題等，并專門開設了專門的專業(yè)，由此可見檔案技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)成為我們不容忽視的一個方面。

1科研檔案工作單位的工作特點

1.1工作的嚴謹和內(nèi)部性

因為檔案的編程是為了研究所自身內(nèi)部的使用，所以編程所針對的對象往往都是研究所本身的人員和資料。因此，這種檔案的信息化管理只是針對了企業(yè)內(nèi)部自身的情況，使用于研究院的人員和項目的檔案信息管理，所以這種程序都是研究院內(nèi)部處理的，與其他機關(guān)和學院等所出版和匯編的有很大差別。

1.2檔案開發(fā)的多樣性

目前，各個研究院的發(fā)展突飛猛進，會不定期的進行創(chuàng)新和改革，這就需要了編程同時進行改進和創(chuàng)新，并且由于工作性質(zhì)的原因，研究院接觸的內(nèi)容較多，品種較為復雜，分為文書檔案、科技檔案、專門檔案的編研。這些檔案的處理方式需要不用的放大，一次，兩次甚至多次文獻的都有所存在，這些都是需要掌握，所以檔案的開發(fā)有著很大的多樣性，需要我們研究院在實際中掌握好。

1.3研究院檔案信息化水平不夠高

研究院主要是進行科技研究的，因此很多的研究院對于這方面的技術(shù)尚處于不成熟的階段，有很多的問題在實踐中都暴漏了出來，這些研究院只能通過內(nèi)部的人員自己解決，然而畢竟這些人員的技術(shù)水平有限，很多時候都是照葫蘆畫瓢，缺乏適用性，以及科學嚴謹性。例如河南某研究院，就是因為沒有自己的創(chuàng)新系統(tǒng)，一味的照抄照搬，結(jié)果導致系統(tǒng)無法正常的運行，給研究院的檔案記錄工作帶來了很大程度上的麻煩，

2當今檔案信息化建設的問題所在

很多的科研院在很早就意識到了檔案信息化發(fā)展的問題，并且及時的進行了檔案工作信息化的研究，所以當今的大部分科研院所已經(jīng)使用計算機進行檔案的錄入保存和查看等，使得研究院的檔案成為“案卷級管理”為“文件級管理”，并且這其中還包括一部分的OA系統(tǒng)，在檔案信息化不斷發(fā)展的過程中，這些系統(tǒng)雖然也在不斷的進行更新和換代，但是仍然滯后于全國建設的整體水平，并且由于沒有明確的規(guī)范和制度，所以這些水平游有著很明顯的差異，可能同樣的一份檔案數(shù)據(jù)，每個研究院的處理方式和規(guī)章都不同，經(jīng)常出現(xiàn)的情況是省級，部級的科研單位的水平比民辦的或者其他級別較低的研究院差別顯著，雖然后者配備了數(shù)據(jù)庫等基本檔案工作的軟解編程，然而在實際應用中就出現(xiàn)顯著的差異，很多情況下，只能使用單機搜索，或者僅限于局域網(wǎng)的檢索，一旦需要進行聯(lián)網(wǎng)傳輸不能及時準確的將檔案資料傳送出去，甚至有些單位的程序存在漏洞，容易被不法分子盜取資料，不能夠保證檔案資料的安全可靠性。從總體上來看，科研單位主要存在以下需要改進和創(chuàng)新的方面：第一：科研機構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)尚處于不成熟的階段，其技術(shù)水平和安全性能還有待提高，他的檔案管理技術(shù)和機關(guān)，銀行，等一些地方還存在著很大的差距，需要進行不斷的完善和改進。第二：管理檔案的技術(shù)人員創(chuàng)新意識差。很多地方的檔案管理的技術(shù)還有這很大的差異，但是研究院的管理檔案人員的創(chuàng)新意識比較薄弱，思想不能緊跟著時代的潮流，不能滿足當今發(fā)展的需要，對于很多技術(shù)上可以改進的地方?jīng)]有較強的進去意識，得過且過。第三：檔案信息化建設的人力物力短缺。檔案建設是一個技術(shù)活，需要的不僅僅是先進技術(shù)的支持，還有高科技器材和高水平人才。第四：行業(yè)規(guī)范性比較薄弱。在信息化檔案工作的建設中，各個科研院所的標準參差不齊，沒有一個明確的規(guī)定和范疇，這也是我們需要改進和注意的地方，統(tǒng)一行業(yè)規(guī)范，做到有據(jù)可依。

3加強科研檔案工作建設的方法方針

在進行科研檔案的工作建設中，需要考慮到很多方面的問題，也有很多原則需要我們?nèi)ズ煤冒盐铡Ｊ紫?，是我們的全局意識。檔案信息化的建設需要考慮到問題有很多，由于是為了整個研究院所服務的，因此需要將各方面的信息都顧及到。其次，標準化的規(guī)范條件。各個研究院之間或者國家相關(guān)部門等制定的規(guī)范制度，是各個研究院之間建立檔案信息化建設的施行的標準，各個研究院之間應該做到資源共享。在者說來，經(jīng)濟型的可行性也是我們需要考慮的一個方面，我們在進行建設的工程中，要遵循低投入，高質(zhì)量，高科技的原則，在技術(shù)可行性的前提下，做到經(jīng)濟最節(jié)約化。最后，要強調(diào)的是安全可行性，在檔案系統(tǒng)完成之后，一定要確保不出現(xiàn)安全問題，要防止信息被不法分子所盜用，危害研究院的利益。

3.1加強檔案信息化的基礎建設

在進行檔案信息化建設的工程中，一定要做好基礎的硬件措施，檔案信息化只有依托在強大硬件基礎上，才能發(fā)揮最大的作用。另外一定要做到資源的共享，保證信息的及時溝通，這就需要建立在特殊的環(huán)境下，也就是保證數(shù)字網(wǎng)絡的通信。這主要通過以下幾個方面來建設：第一：研究院自身的局域網(wǎng)自動化處理，在局域網(wǎng)接收到信息后，可以自動完成信息的錄入，處理，信息備份，分類等工作，在工作人員進行檢查時可以提供智能化的信息檢索和查詢工作。第二：通過各個網(wǎng)站和網(wǎng)絡連接來進行工作。通過各個網(wǎng)站所提供的服務，研究院可以在辦公室內(nèi)進行檔案的各項工作，實現(xiàn)資源共享，通過其他網(wǎng)站的整理后，在返回帶研究院的系統(tǒng)庫中。研究院應該對這一研究項目設立專門的基金，保證檔案信息的安全。最后，通過局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合應用，使得辦公者在辦公室甚至其他私人地方也可以記性檔案信息的管理和安全監(jiān)督。這個是檔案建設中比較嚴峻的問題，例如某北京的研究院，因為系統(tǒng)漏洞的，導致信息泄露，致使不法分子將信息倒賣，使得研究院的受到了巨大的損失。

3.2完善檔案信息的監(jiān)督工作，確保檔案信息體制的健全。

當今的檔案信息化建設還沒有一個標準的同意規(guī)范，原先的檔案制度已經(jīng)不能滿足我們對于當今社會發(fā)展的需求。因此，各個研究院應該根據(jù)自己的實際情況，注意吸取同類行業(yè)中比較先進的技術(shù)，制定完善的符合規(guī)范的檔案儲存制度，保證檔案信息化工作的有效開展。另外，對于檔案的信息的收集和處理，備份等工作也是我們需要注意的部分，在信息收集方面，主要的方式還是靠網(wǎng)絡收集，少部分通過人工收集并輸入程序。為了能夠準確的收集信息，系統(tǒng)還應存在信息核對程序，保證信息的真實有效性。

4結(jié)語

為了保證檔案信息化建設的安全可靠，各個研究院可以通過主要方面進行改進：第一：基礎程序的建設。第二：完善信息的收集和處理。第三：建設功能齊全的信息庫。第四：加強對于系統(tǒng)安全措施的監(jiān)管和完善。

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