淺談現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中的問題及對策

天津財經(jīng)大學(xué)企業(yè)管理系 天津 300222

摘要：本文通過對文獻的研究和實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)三個方面的主要問題，并針對這些主要問題，提出了針對性地改善意見和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；模式改進；制度建設(shè)

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，是對企業(yè)各方面重要活動的真實記錄，對企業(yè)發(fā)展有著重要的作用。隨著知識經(jīng)濟和市場經(jīng)濟愈發(fā)展，信息工作和檔案工作的重要性就日益凸顯。但是，現(xiàn)代企業(yè)普遍存在對檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，在檔案管理上主要存在以下幾個問題。

一.檔案管理工作中主要存在的問題

首先，部分企業(yè)的檔案管理意識淡薄?，F(xiàn)代企業(yè)在核心業(yè)務(wù)方面的管理都已經(jīng)趨于成熟和完善，但檔案管理卻沒有跟上企業(yè)整體運營所要求的水平，究其根本，不外乎以下幾個方面：第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層沒有充分認識到檔案管理對企業(yè)的重要性。相對于現(xiàn)代商務(wù)管理所側(cè)重的把握市場規(guī)律、處理市場經(jīng)濟關(guān)系等方面給企業(yè)帶來的效益，檔案管理給企業(yè)帶來的利益很難在短期內(nèi)凸顯，甚至需要數(shù)年的積累才能初見成效，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案業(yè)務(wù)重視程度不高，企業(yè)檔案管理工作難以有效開展。第二，企業(yè)人事管理部門對檔案管理人員的安排缺少規(guī)劃，使用低學(xué)力、非檔案專業(yè)人員，甚至將檔案管理業(yè)務(wù)外包已經(jīng)是一種普遍現(xiàn)象。最終造成檔案管理混亂，利用價值不高。第三，企業(yè)更傾向于將所把握的資源流向企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，在檔案管理上投入的物力財力不足，對于檔案管理工作中需要的物質(zhì)和資金需求并沒有積極滿足，導(dǎo)致檔案管理的方式遠遠落后于現(xiàn)代管理水平。

其次，檔案管理技術(shù)水平落后。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，只有將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)管理的各個方面，才能在競爭如此激烈的市場環(huán)境中生存。但大多企業(yè)在檔案管理上并未充分利用信息技術(shù)的手段，仍在使用傳統(tǒng)的人工管理方式，落后的管理方式造成了很多企業(yè)出現(xiàn)了以下兩個問題：第一，現(xiàn)代企業(yè)運營中會形成大量電子形式的重要數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的檔案管理人工操作記錄的方式不足以滿足對這些大量數(shù)據(jù)收集和保管的要求，無法全面收集資料，造成企業(yè)檔案資源的缺失，檔案數(shù)據(jù)不完整。第二，企業(yè)在運營和管理業(yè)務(wù)上均利用先進的信息技術(shù)，而檔案管理工作落后，導(dǎo)致檔案管理成為企業(yè)發(fā)展的短板，不利于企業(yè)整體協(xié)同發(fā)展。

最后，檔案管理人員的素質(zhì)不足以滿足企業(yè)發(fā)展和檔案管理的要求。第一，檔案管理專業(yè)人才輸出不足，企業(yè)很難在檔案管理崗位上配置專業(yè)人員。企業(yè)大都任用未接受專業(yè)檔案管理培訓(xùn)、對檔案管理的責(zé)任意識領(lǐng)會不足的的員工開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理業(yè)務(wù)開展不夠規(guī)范。第二，企業(yè)不斷的發(fā)展和日新月異的社會技術(shù)進步，對檔案管理人員提出新的要求，但企業(yè)卻忽視對檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，使檔案管理人員更加落后于企業(yè)整體發(fā)展的步伐。第三，企業(yè)檔案管理人員長期不被企業(yè)重視，導(dǎo)致其工作積極性較低、話語權(quán)不足，不能使檔案管理有效發(fā)揮其檔案編研和數(shù)據(jù)挖掘最大價值。

二.檔案管理工作的模式改進

針對現(xiàn)代企業(yè)存在的問題，可以從以下幾方面著手改善。

（一）增強檔案管理意識，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理。第一，深化認識，強化責(zé)任感。企業(yè)應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)層開始，加強宣傳和教育，逐級加強對檔案工作重要性的認識，將檔案工作列入企業(yè)年度工作計劃，并落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，促進檔案工作的有序開展。第二，制定并完善檔案管理工作中涉及到的業(yè)務(wù)規(guī)范和相關(guān)管理制度，使檔案工作“有法可依，有據(jù)可循”，形成標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作模式。同時，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，進行崗前培訓(xùn)，以免因人員流動造成檔案管理的混亂。第三，加強對檔案全生命周期的管理，從源頭開始使檔案管理形成閉環(huán)。重視檔案資源的收集及整理環(huán)節(jié)，避免檔案資源的丟失，為后續(xù)的檔案的編研利用和數(shù)據(jù)挖掘奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理的技術(shù)水平。第一，加強信息化管理，信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預(yù)測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證；另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎(chǔ)較好的大型企業(yè)，在原有圖書機構(gòu)、檔案機構(gòu)或情報機構(gòu)的基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實體機構(gòu)。這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。第二，使用先進技術(shù)手段完成檔案資源從收集到利用實現(xiàn)流程再造。通過技術(shù)手段提高檔案收集和提供利用的效率，加快檔案資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)可利用和有價值資源的速度。第三，加強數(shù)字化存儲手段在檔案保管中所占的比重。檔案保管作為檔案管理的重要部分，與時俱進的使用數(shù)字化方式存儲，特別是借助多樣化的檔案載體種類和智能控制應(yīng)用，才能保障檔案信息的完整性和安全性，避免關(guān)鍵數(shù)據(jù)遺失，確保數(shù)據(jù)的完整性。

（三）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，并充分調(diào)動其積極性。第一，強化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著企業(yè)的發(fā)展，對檔案管理人員有更多更新的要求，應(yīng)檔案管理人員，特別是非專業(yè)檔案管理人員進行有針對性地業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并在實踐中不斷指導(dǎo)，使其符合企業(yè)發(fā)展的需要。第二，更新觀念，強化服務(wù)意識。檔案工作作為管理工作，應(yīng)當(dāng)更多的是服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，因此更新檔案管理人員的觀念，做好自身的定位，加強服務(wù)意識的重要性更為凸顯。第三，落實責(zé)任制和獎勵機制，加強對檔案管理人員的責(zé)任分配，并監(jiān)督落實情況。通過采取一定的獎勵激勵機制，加強檔案管理人員對企業(yè)檔案管理工作重要性的認識，調(diào)動其積極性，為進一步開展檔案工作打下堅實的基礎(chǔ)。

（四）加強對檔案功能的開發(fā)。拋棄傳統(tǒng)檔案的管理方式，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)代發(fā)展的環(huán)境和需要，對檔案的功能深化挖掘，并做到全方位開發(fā)利用，使檔案充分發(fā)揮其在企業(yè)中的重要作用。特別是要建立信息開放利用中心，進行深層次編研，將企業(yè)積累的檔案充分利用。

現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展核心業(yè)務(wù)的同時，應(yīng)加強對檔案管理的重視，順應(yīng)時代發(fā)展。有效的開展檔案管理工作，會使企業(yè)逐步獲得更多的優(yōu)勢。在大數(shù)據(jù)和知識管理日益重要的今天，企業(yè)更應(yīng)該端正對檔案管理的態(tài)度，積極加強檔案工作的開展和對檔案資源的科學(xué)管理，為企業(yè)的整體協(xié)同發(fā)展保駕護航。

（五）加強企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)

第一，充分認識制度建設(shè)的重要性充分認識制度建設(shè)的重要性。檔案管理制度是檔案管理的依據(jù)與保障，分類方案是檔案管理的根本。檔案室的建設(shè)從制度建設(shè)開始，先要有制度的約束與指引，檔案管理才有依據(jù)與方向。第二，注重制度建設(shè)的適用性。注重適用性，就是要突出重點，抓住關(guān)鍵，著眼于解決實際問題，突出制度建設(shè)的現(xiàn)實意義，使制度建設(shè)可行、管用。要經(jīng)過充分地調(diào)查研究，有針對性地制定制度，使制度建設(shè)和現(xiàn)實問題相對應(yīng)，使制度約束對象和問題涉及的方面相關(guān)聯(lián)。第三，推進制度創(chuàng)新推進制度創(chuàng)新。制度建設(shè)不可能一勞永逸，任何制度的內(nèi)容和形式都需要緊跟形勢的發(fā)展與變化，不斷地調(diào)整、完善，從而實現(xiàn)制度建設(shè)的與時俱進。否則，制度就會失去生命力。所以我們要對既定的和現(xiàn)行的制度進行認真梳理，要在繼承中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展，以建設(shè)性的思路、舉措、方法推進檔案工作制度建設(shè)，使各項制度更具有實用性和前瞻性，在實踐中彰顯出強大的生命力。還要樹立開放性的工作理念，增強制度建設(shè)的“吐故納新”能力，提高檔案制度體系的開放度。

三.結(jié)束語

企業(yè)信息資源的多元化而產(chǎn)生的，企業(yè)檔案的提出有著重要的意義。企業(yè)檔案與各種經(jīng)濟信息、情報資源一起，形成的信息資源，在企業(yè)的項目選擇、運營模式選擇、市場定位、營銷策略的制訂上都起著參考和決策作用。企業(yè)檔案在現(xiàn)代企業(yè)制度下，不應(yīng)該僅僅被看作死氣沉沉的歷史記錄，也不應(yīng)該僅僅看作是科技檔案的集合，而應(yīng)給予企業(yè)檔案一種合理的定位，確定其在企業(yè)發(fā)展中的作用，從而確立合理的檔案管理模式

參考文獻：

[1].《企業(yè)檔案管理》范巧燕，經(jīng)濟管理出版社，2008.3.1

[2].《新形勢下企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策》柴雪潔