醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理

【摘要】隨著醫(yī)院基建檔案要求的不斷提高，研究其重要性及有效管理凸顯出重要意義。本文首先介紹了基建檔案的特點，分析了基建檔案在醫(yī)院管理中的作用。在探討當前醫(yī)院重點工程基建檔案存在問題同時，提出了做好醫(yī)院基建檔案管理的對策。

【關鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；重要性；有效管理

一、前言

作為醫(yī)院基建中的一項重要材料，基建檔案的重要性在近期得到了有關方面的高度重視。該項課題的研究，將會更好地提升基建檔案的有效管理水平，從而保證醫(yī)院基建的順利進行。本文從介紹基建檔案特點著手該課題的研究。

二、基建檔案的特點

1.基建涉及的部門多，情況復雜。醫(yī)院每一次做出建設一個工程的決定，就要和很多部門打招呼。先是要在城建部門獲得批準，之后進行規(guī)劃設計，通過環(huán)保和消防部門，實地進行勘察，聯(lián)系承包單位，進行物資采購，對工程進行監(jiān)督等環(huán)節(jié)非常多，涉及到的單位也多，經(jīng)手的人員更是成千上百。由于情況復雜，單位人員較多，辦事的人員更是素質(zhì)參差不齊，沒有及時上交檔案的意識，各人員的文化程度，辦理業(yè)務的水平也不近相同，基建的檔案不能及時收齊，材料存在缺失。

2.基建的項目時間長，材料丟失嚴重?；ǖ墓こ桃?jīng)過提出方案，成立項目，審核批準，實地勘察，施工建設，完成項目等環(huán)節(jié)。在實際的過程中常常遇到問題影響進程，例如資金周轉(zhuǎn)不靈，設計方案的變更等。這樣就使得需要很長的時間確認，檔案在這期間就容易丟失，但是負責人員眾多，項目分散，一時找不到責任人。

3.基建的項目專業(yè)性強，容易發(fā)生誤差。基建的工程涉及到很多的專業(yè)性知識，很多資料也是專業(yè)術語，有工程的設計圖紙，預算的資金分析報表，合同的簽訂書，承包商的投保書等各種文字、照片、圖標等不同題材的資料。收集人員沒有經(jīng)過專門的訓練，不熟悉工程的運作，很容易出現(xiàn)錯誤，把重要的資料丟掉。

三、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

1.對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。

2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟建設發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫(yī)院管理者的重視。

3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財富

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財富。

四、當前醫(yī)院重點工程基建檔案存在的問題

1.重點工程基建檔案收集不全

有的工程缺工程改動聯(lián)系單，有的工程項目缺監(jiān)理審核，一是工程內(nèi)業(yè)檔案資料收集、積累不及時，造成檔案殘缺不全，例如，有的工程缺材料及出廠合格證，有的缺質(zhì)檢認定書等。二是工程檔案資料收集、積累過程中存在無人負責的混亂狀況；各種文字材料、表格的內(nèi)容填寫不齊全、不規(guī)范、表達不確切，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會審意見和設計變更通知單較多，但竣工：圖上沒有作相應的修改和注明變更年號碼，使竣工圖紙失去準確性。三是竣工圖用舊圖代替，造成歸檔質(zhì)量沒保證。

2.書寫材料不規(guī)范。

重點工程檔案材料是反映該項目建設各個環(huán)節(jié)的真實原始記錄，具有永久保存的價值。但卻存在著圓珠筆書寫，以復印件充數(shù)的現(xiàn)象。而材料的質(zhì)量往往也得不到保證，醫(yī)院基建檔案歸檔材料不規(guī)范。一些文件、圖紙有的被污損，有的書寫材料不規(guī)范，有隨意涂改或材料污損等，使基建檔案的案卷質(zhì)量大打折扣。

3.竣工圖整理不規(guī)范

竣工圖是基建工程檔案的重要組成部份，是基建檔案的核心。有的單位以施工圖代替竣工圖，是不能真實反映工程竣工后的實際狀況的。以施工圖繪制竣工圖還存在圖面不清，變更內(nèi)容不準確等問題，有的竣工圖以復印件代替藍圖等，這為以后利用留下隱患?？⒐D必須與實際施工中變更圖相結(jié)合整理繪制而成的圖紙。

4.移交不及時

竣工驗收后，施工單位往往不能及時遞交竣工圖，致使基建工程檔案遲遲不能立卷歸檔。有些醫(yī)院的基建工程哪怕是省重點工程，其基建檔案也往往要在其竣工驗收后幾年中才能收集完全。這種現(xiàn)象很可能導致一些原件歸檔材料失落、破損，為基建工程檔案的完整收集增加了難度。

五、做好醫(yī)院基建檔案管理的對策

1.按基建程序控制好基建檔案的每一個收集環(huán)節(jié)

基建檔案從工程建設項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評價、決策，到計劃的審批，基建部門的檔案工作人員就應及時地建檔立案，注意檔案資料的積累，以保證資料的質(zhì)量。因為工程建設周期長、須收集資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建檔案資料收集必須與工程建設同步進行。要求檔案管理人員對工程項目的各個細節(jié)、各個環(huán)節(jié)進行跟蹤收集，要對工程項目的流程非常熟悉，對工程進展情況心中有數(shù)，對各種資料進行核實，對不符合規(guī)范的要及時更正、完善、補充，保證文件材料的可靠性、完整性、準確性。工程竣工后，所歸檔的基建技術資料一定要完整、齊全。從項目的建議書、立項報告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個設計、施工、竣工驗收等所有技術、管理資料都要一一收集齊全。

2.立卷歸檔科學管理

建立電子信息平臺，資源共享。隨著計算機的普及應用，基建檔案管理在新形勢下也應加大硬件投入，引進現(xiàn)代化管理技術。我們可以將三級目錄全部錄入計算機，能極大地方便檔案的整理、檢索等多項工作，提高工作效率。還可以要求設計單位在交付施工檔案的同時，提供電子化檔案，這可以為數(shù)據(jù)錄入節(jié)省大量的時間和精力。

3.推進基建檔案管理工作的數(shù)字化

先進的檔案管理條件是提高檔案利用率的基礎，它具有操作簡便，查詢搜索快捷，統(tǒng)計功能強大，存貯安全等優(yōu)點，能提高工作效率和質(zhì)量。作為處于科技前沿的醫(yī)院，應該率先實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，采用先進技術，充分利用計算機網(wǎng)絡平臺，切實把綜合檔案室建成醫(yī)院的文件、文獻資料信息利用中心，把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務。作為檔案中的重要的組成部分，醫(yī)院基建檔案的管理也應順應時代的需求，向信息化、數(shù)字化管理快步邁進。

六、結(jié)束語

通過對醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理的相關研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，在當前各種條件下，基建檔案的重要性極為關鍵，有關人員應該從醫(yī)院基建工作的客觀實際出發(fā)，利用優(yōu)勢因素，制定最為符合實際的基建檔案有效管理方案。

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