淺析新形勢(shì)下如何做好企業(yè)文書檔案管理工作

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)開始意識(shí)到文書檔案管理在企業(yè)管理中的重要性，但是這項(xiàng)工作做得還不夠完善，不夠科學(xué)化和系統(tǒng)化，而知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)也給企業(yè)文書檔案管理工作提出了更高的要求。因此，本文分析了新形勢(shì)下企業(yè)文書檔案管理工作方面存在的困境，闡述了加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理工作的重要性，并提出了幾點(diǎn)建議，希望能對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理工作的科學(xué)化提供幫助。

關(guān)鍵字：新形勢(shì)；文書檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-07-00-01

引言

在企業(yè)中辦公室文書檔案的管理工作是最為基本的一個(gè)環(huán)節(jié)，文書檔案的管理工作來(lái)源于企業(yè)單位在日常行政活動(dòng)中產(chǎn)生的大量文件和資料，產(chǎn)生的這些文件和資料最后都會(huì)以檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。文書檔案是一個(gè)企業(yè)發(fā)展歷史的一個(gè)體現(xiàn)，這對(duì)于企業(yè)的反思和發(fā)展都具有非常重要的意義。文書檔案管理可以說(shuō)是衡量企業(yè)檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，它不僅影響著檔案資料的質(zhì)量，還影響著企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。因此，作為文書檔案管理人員，必須提高文書檔案工作科學(xué)管理水平和為本單位中心工作服務(wù)的工作能力，提高文書檔案管理的工作效率，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

一、新形勢(shì)下企業(yè)文書檔案管理工作方面存在的困境

（一）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

目前，部分企業(yè)有了穩(wěn)定的檔案管理人員，但文書檔案管理隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新形勢(shì)下開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21 世紀(jì)以來(lái)，熟悉檔案內(nèi)容和檔案管理工作流程，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏，文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍不高。

（二）對(duì)檔案文書管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足

在新形勢(shì)下，多數(shù)企業(yè)還存在著文書檔案的管理意識(shí)較為淡薄的現(xiàn)象，不能認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性，只重視企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理，造成觀念上的錯(cuò)誤。這些文書檔案在很大程度上都是企業(yè)單位管理經(jīng)驗(yàn)積累，生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)的積累和科研經(jīng)驗(yàn)的積累，是企業(yè)的財(cái)富，丟掉這些相當(dāng)于丟掉了企業(yè)的財(cái)富。而且很多的企業(yè)單位只是將文書檔案進(jìn)行存儲(chǔ)而沒有加以利用，這使得企業(yè)的財(cái)富和經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重的被浪費(fèi)掉，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是極為不利的，沒有借助文書檔案的歷史性和財(cái)富性為企業(yè)的發(fā)展提供支持。

（三）企業(yè)文書檔案管理水平普遍較低

一直以來(lái)，企業(yè)檔案管理人員的任務(wù)就是保存好檔案，這種封閉式的管理模式，使得不同時(shí)期對(duì)檔案的質(zhì)量、整理、裝訂規(guī)范出現(xiàn)了不同的要求，加之領(lǐng)導(dǎo)沒有從意識(shí)上給予這項(xiàng)工作足夠的重視，而且管理人員水平普遍偏低，檔案部門又是一個(gè)可有可無(wú)的崗位，也沒有針對(duì)檔案管理部門建立檔案部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、管理制度和考核制度，導(dǎo)致檔案管理水平普遍偏低。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理工作的重要性

在檔案管理工作中，文書檔案管理占據(jù)著舉足輕重的地位，是所有事業(yè)單位、企業(yè)、團(tuán)體、機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要工作?？梢哉f(shuō)，企業(yè)文書檔案資料的可靠性、安全性與文書檔案管理水平有著直接的關(guān)系，只有堅(jiān)持創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)，才能落實(shí)好文書檔案工作，使之為企業(yè)的健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這是因?yàn)?，企業(yè)文書的管理是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，企業(yè)的各種文書整理之后所形成的具體的形式就是企業(yè)的檔案，檔案管理涉及到企業(yè)的各個(gè)部門和各個(gè)環(huán)節(jié)，是企業(yè)發(fā)展歷史的一個(gè)真實(shí)的寫照，對(duì)于企業(yè)的存在和發(fā)展有著非常重要的借鑒意義。文書管理工作和檔案的管理工作具有重要的聯(lián)系，企業(yè)單位的文書工作在單位的檔案管理工作之前，是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，也就是文書工作的過(guò)程就是企業(yè)單位檔案形成的基礎(chǔ)。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了提高企業(yè)文書檔案管理工作的有效性，必須提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，要加強(qiáng)企業(yè)單位相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)技能，將文書檔案管理的重要性深入到每個(gè)從業(yè)者心中?？梢圆扇∨嘤?xùn)的形式來(lái)提升企業(yè)單位員工的專業(yè)技能和檔案管理意識(shí)。其次，努力學(xué)習(xí)各方面的專業(yè)知識(shí)，爭(zhēng)取把文書檔案的管理做到規(guī)范化。然后，檔案管理者要樹立現(xiàn)代化管理檔案的理念，掌握檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的現(xiàn)代化素質(zhì)培養(yǎng)與教育，要結(jié)合本崗位工作，不斷更新文書檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案管理人員文書檔案管理工作的專業(yè)性。

（二）提高企業(yè)檔案文書管理工作的信息化建設(shè)

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時(shí)期，網(wǎng)絡(luò)化的辦公技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)，而檔案管理工作也在朝著更加信息化管理的方向發(fā)展。當(dāng)前許多現(xiàn)代化的企業(yè)都在檔案管理中加速了現(xiàn)代化的進(jìn)程，一般都具有專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，由此可以，紙質(zhì)檔案被更為現(xiàn)代的電子檔案代替已是時(shí)代發(fā)展的必然。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息化管理，有利于文書檔案的高效統(tǒng)籌管理，使得檔案可以發(fā)揮最大的效能，促進(jìn)企業(yè)文書檔案資源的交流和互動(dòng)。

（三）完善檔案管理制度體系

加強(qiáng)制度建設(shè)、建立良性運(yùn)行機(jī)制，是提高企業(yè)文書檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保證。首先要建立健全科學(xué)管理檔案的長(zhǎng)效機(jī)制，引進(jìn)一些文化專業(yè)知識(shí)豐富、專業(yè)技能水平高的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，企業(yè)檔案管理應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新，更應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段不斷強(qiáng)化管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書是檔案工作的前提和基礎(chǔ)。文書檔案的管理不僅體現(xiàn)著企業(yè)單位文書和檔案管理的水平，也能為企業(yè)的發(fā)展提供有力的支撐。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的建設(shè)，提高對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，健全工作制度，提高文書檔案工作人員的綜合素質(zhì)，采取現(xiàn)代化的管理方式，最終提高企業(yè)文書檔案管理的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張秋菊.企業(yè)文書檔案管理的缺陷及對(duì)策研究[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2015，（8）：169-169，170.DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.12.084.

[2]陳龍民.論新形勢(shì)下如何做好文書檔案管理工作[J].黑龍江史志，2013，（20）：62-63.DOI：10.3969/j.issn.1004-020X.2013.20.021.

[3]羅光麗.企業(yè)文書檔案管理的問(wèn)題與改進(jìn)方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（6）：51-51.