人事檔案管理的現(xiàn)狀、成因及對策分析

摘 要：人事檔案是人才信息的重要載體，加強人事檔案的管理是確保人才信息資源安全性和人才流轉(zhuǎn)的有效途徑，隨著信息化建設(shè)進程的不斷推進，人事檔案管理的重要性也日益凸顯。但是目前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀如何？存在哪些問題，什么原因?qū)е碌?，?yīng)采取什么對策，是本文要闡述的核心問題。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；現(xiàn)狀；成因；對策；

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-07-00-01

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

隨著社會的發(fā)展、人才流動頻率的加快，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，然而，許多人把檔案轉(zhuǎn)到人才中心后一去不復(fù)返，有的干脆懷揣檔案去了天涯海角。突然之間，人事檔案好象不重要了，失去了作用，“棄檔族”日增，“廢檔”、“死檔”不斷增加。而另一方面，社會各方面面臨信用危機，各行業(yè)、部門及用人單位對于個人的信用記錄及以往經(jīng)歷無處可查，檔案沒有，一些單位只好由人力資源部的人通過非正常的方式和途徑去了解，操作起來很麻煩，加大了用人成本。

二、成因

出現(xiàn)上述問題，一方面與個人的主觀原因有關(guān)系外，與現(xiàn)行人事檔案管理的混亂且制度不適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展有很大關(guān)系，具體原因是：

（一）多頭管理。早在一九八八年，中組部、人事部“關(guān)于加強流動人員人事檔案管理工作的通知‘人調(diào)發(fā)[1988]5號’”文件規(guī)定，流動人員人事檔案統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務(wù)中心等機構(gòu)負責(zé)。其它機構(gòu)不得承擔(dān)人事檔案的管理工作。但由于歷史的、體制的原因，現(xiàn)在很多部門都在公開或私自管理人事檔案，除人事部門所屬人才交流機構(gòu)外，勞動部門、失業(yè)管理部門、社會保險機構(gòu)、一些社會團體也在管理；國企在管，一些私企也在管，一些民辦中介機構(gòu)利用各種名目也在管，甚至于把保管檔案當(dāng)成了謀利的手段，并不惜惡意競爭。眾多部門管理檔案，混淆了視聽，令許多人茫然不知所往。

（二）都不管。人事檔案多頭管理的同時，又存在都不管的問題，只是方便流轉(zhuǎn)，所做的只是檔案的收發(fā)手續(xù)，調(diào)一下沒用的檔案工資，至于檔案材料的收集與歸檔，難于上青天。有的管理單位進出的人事檔案，甚至于可以做到連封口都不開。

（三）管理水平差。一是硬件環(huán)境差，參差不齊。有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處撒放，造成極大隱患，令存檔人員忐忑不安，不能一心一意搞建設(shè)；二是管理人員人員少，素質(zhì)低。一個人管理上千份檔案，是管不過來，再加上一些檔案管理人員素質(zhì)低，水平差，對檔案缺乏責(zé)任感，不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的業(yè)務(wù)知識，不懂微機的使用，有的管理人員竟然分不清大專學(xué)歷和本科學(xué)歷的區(qū)別，讓人大跌眼鏡；三是人事檔案管理手段落后。管理手段原始粗放，手工記帳，重復(fù)無效勞動，人事檔案管理軟件落后且軟件不統(tǒng)一，現(xiàn)代化管理手段缺乏；四是檔案服務(wù)開發(fā)意識差。不能及時收集信息入檔，檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個人全部信息的要求，不能滿足新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展相關(guān)領(lǐng)域?qū)€人資信材料的需求，不能有針對性地提供有權(quán)威的證明材料。利用價值低，功能越來越弱化；五是管理混亂，保管手續(xù)不嚴格。一些管理單位，尤其是那些私自保管檔案的單位，違反規(guī)定出具假證明，私自抽取、涂改、銷毀有關(guān)憑證材料，使假學(xué)歷、假經(jīng)歷、假身份合法化，擾亂了市場秩序；六是人事檔案調(diào)動流轉(zhuǎn)手續(xù)繁雜。尤其是異地調(diào)動，有時一個人為調(diào)檔來回奔徙幾次，搞得疲憊不堪，無奈放棄檔案。一些檔案管理單位故意刁難、滯留檔案，違反規(guī)定保管、接收人事檔案，給人事檔案的管理帶來許多副面影響。

人事檔案出現(xiàn)的各種問題，原因是多方面的、深層次的，也不是一兩個部門、一個地區(qū)的事，它是全社會共同要面對的問題，是社會發(fā)展到一定階段必然要出現(xiàn)的問題，關(guān)鍵是解決問題，要根據(jù)發(fā)展要求，賦予其新的生命力，更好地為經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。人事檔案作為最原始的信用記錄，不能沒有，其功能不僅不能弱化，反而更要豐富，要強化！

三、對策

目前，人事檔案管理的改革勢在必行，其出路就是提升人事檔案的利用價值，結(jié)合人事檔案建立個人信用檔案，進而聯(lián)網(wǎng)建立全國統(tǒng)一的公共信用體系，真正決定一個人在社會生活中的命運。

要想做好檔案管理工作，實現(xiàn)管理高效，服務(wù)高效，利用高效。首先要立法。并樹立全國“一盤棋”的思想。通過立法、執(zhí)法建立信用檔案的規(guī)范管理和失信懲罰機制，同時對檔案管理行業(yè)進行監(jiān)督和管理。保護好個人隱私權(quán)；其次是分類管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構(gòu)建立并統(tǒng)一管理；三是建立信用檔案，建立征信體系。明確與公安、銀行、工商、稅務(wù)、民政、法院、企業(yè)及相關(guān)單位的關(guān)系，及時收集信用記錄入檔，及時為相關(guān)部門提供資信證明材料。聯(lián)合征信，資源共享。強制規(guī)定，哪些材料需入檔，哪些單位及個人需提供材料，經(jīng)濟生活哪些方面需要提供資信證明材料等。檔案管理機構(gòu)逐步蛻變?yōu)楠毩⒌母挥袡?quán)威的征信機構(gòu)；四是人事檔案管理機構(gòu)實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓(xùn)并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務(wù)標準和收費標準；五是利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)；六是開發(fā)式管理。樹立人事檔案利用的“受眾”意識，變過去“守攤式”服務(wù)為開發(fā)式服務(wù)，重視研究人事檔案用戶的多方位需求，有針對性地提供個性化服務(wù)?！胺?wù)為主，適當(dāng)收費”。

總之，只有與時俱進，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，使其管理高效、服務(wù)高效，利用高效。牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的人才保障。