企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策初探

摘 要：人力資源管理部門(mén)通過(guò)對(duì)人事檔案的管理保證了企業(yè)對(duì)于人才資源的管理和利用，可以提高企業(yè)對(duì)于人才的監(jiān)督和管理，有利于因地制宜的合理安排人才的分配和運(yùn)用，保證企業(yè)整體的發(fā)展。目前人事檔案管理的現(xiàn)狀如何，應(yīng)采取什么對(duì)策，才能保證人事檔案管理的更好，使企業(yè)可以更好的運(yùn)用人才資源。

關(guān)鍵詞：人事；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策；

中圖分類(lèi)號(hào)：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-07-00-01

人事檔案的管理是通過(guò)記彔人才相關(guān)成長(zhǎng)經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而體現(xiàn)個(gè)人在學(xué)習(xí)思想、成長(zhǎng)環(huán)境、個(gè)人業(yè)務(wù)實(shí)踐能力、社會(huì)生產(chǎn)生活獎(jiǎng)懲等相關(guān)經(jīng)歷的歸納，人事管理部門(mén)通過(guò)管理檔案可以掌握每一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、技術(shù)職稱(chēng)水平，學(xué)習(xí)工作社會(huì)影響情況，從而記彔個(gè)人的工作履歷過(guò)程。人力資源管理部門(mén)通過(guò)對(duì)人事檔案的管理保證了企業(yè)對(duì)于人才資源的管理，可以提高企業(yè)對(duì)于人才的監(jiān)督和管理，有利于因地制宜的合理安排人才的分配和運(yùn)用，保證企業(yè)整體的發(fā) 展。目前人事檔案管理的現(xiàn)狀如何，應(yīng)采取什么對(duì)策，才能保證人事檔案管理的更好，使企業(yè)可以更好的運(yùn)用人才資源，是本文重點(diǎn)闡述的問(wèn)題。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理層對(duì)于人事檔案管理的輕視

在人事檔案管理過(guò)程中，因企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有合理的分配重心，對(duì)人事檔案管理沒(méi)有合理的安排和運(yùn)用。他們只是粗略的在整體概念上認(rèn)為人事檔案的管理工作是相關(guān)資源的儲(chǔ)存性工作，是對(duì)于人才相關(guān)數(shù)據(jù)資源的保管，沒(méi)有對(duì)人事檔案資源的管理有合理的分析，認(rèn)為在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，人事檔案的管理工作是企業(yè)發(fā)展的記彔工作，而不是分析工作。這造成從管理層形成了一種人事檔案管理的重視， 導(dǎo)致人事管理工作人員工作上常常疏忽大意，不用心。沒(méi)有合理的條理性的管理導(dǎo)致了人事檔案沒(méi)有系統(tǒng)化的管理規(guī)程，檔案出現(xiàn)查找困難，甚至丟失的問(wèn)題。長(zhǎng)期的不合理管理造成資源上的浪費(fèi)和企業(yè)經(jīng)濟(jì)上的損失，沒(méi)有真正形成檔案管理的目的，更沒(méi)有完成檔案管理的目標(biāo)。

（二）設(shè)備落后造成人事檔案管理不規(guī)范

在人事檔案管理過(guò)程中，由于沒(méi)有合理的設(shè)備資源配置，沒(méi)有合理的管理規(guī)范條例，造成檔案管理環(huán)境不規(guī)范。其本質(zhì)原因還是因?yàn)閷?duì)于人事檔案管理問(wèn)題的不重視。從而造成企業(yè)不會(huì)對(duì)檔案資源合理運(yùn)用，由于沒(méi)有足夠的資金支撐導(dǎo)致檔案管理設(shè)備落后，不能運(yùn)用電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理和數(shù)據(jù)升級(jí)，導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理室處理一種破舊不堪的狀況，甚至于已經(jīng)成為擺 設(shè)，這都是沒(méi)有合理的設(shè)備管理造成的。

（三）技術(shù)人員水平不高導(dǎo)致管理疏漏

在人事檔案管理過(guò)程中重要的管理在于檔案管理員的管理。即便是有合理的管理領(lǐng)導(dǎo)確定管理方針、有先進(jìn)的科技電子設(shè)備，沒(méi)有優(yōu)秀的檔案管理員來(lái)管理整個(gè)人事檔案也是毫無(wú)意義的。因此，在整個(gè)人事檔案管理過(guò)程中，檔案管理員的重要地位是不可缺少的。只有保證檔案管理員熟練的工作業(yè)務(wù)水平，先進(jìn)的管理方法，合理的電子設(shè)備運(yùn)用，才可以保證人事檔案管理的規(guī)范化、效率化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，提高加強(qiáng)檔案管理技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)人事檔案管理員認(rèn)真管理的工作態(tài)度，從而保證人事檔案管理人員可以真正處理好企業(yè)人事檔案的管理工作。

二、人事檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案管理工作

合理的整理人事檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)資源，對(duì)人事檔案需要管理的資源進(jìn)行合理的收集和分配。對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期的技術(shù)知識(shí)學(xué)習(xí)和能力考核，保證合理的檔案管理安排，對(duì)檔案室進(jìn)行合理的布局，保證室內(nèi)溫度、空氣濕度，使其適宜檔案相關(guān)管理，加強(qiáng)檔案管理人員自身管理素質(zhì)，保證其擁有良好的責(zé)任心、工作態(tài)度和技術(shù)水平，提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)管理者對(duì)于檔案管理的關(guān)注度，提高他們的責(zé)任心。

（二）加強(qiáng)檔案管理電子系統(tǒng)的建立

通過(guò)電子設(shè)備系統(tǒng)的合理規(guī)劃，可以提高科學(xué)性的管理水平，確保社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的一致性，可以真正保證檔案管理員更好的完成人事檔案管理工作，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)的管理檔案系統(tǒng)的合理搭配，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化和技術(shù)化，更好的保證企業(yè)人事管理工作的合理開(kāi)展。

（三）人事電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展優(yōu)勢(shì)

隨著人事檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，檔案數(shù)據(jù)量不斷增大，儲(chǔ)存的空間是有限的，因此需要利用電子科技加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)，在人事檔案的存儲(chǔ)和管理上，合理的運(yùn)用和提高電子技術(shù)方法是保證檔案處理量和效率的基礎(chǔ)。有利于保證人事管理部門(mén)在整個(gè)企業(yè)中的合理任務(wù)實(shí)踐；有利于提高人事管理部門(mén)人員的工作效率和提高管理服務(wù)意識(shí)的保障，省去了繁瑣的檔案整理和處理工作，提高了檔案的儲(chǔ)存量和準(zhǔn)確的信息及時(shí)提取，降低了人事檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高了整體工作效能，使人事檔案管理人員從繁雜的半體力勞動(dòng)解放出來(lái)；通過(guò)科技創(chuàng)新改變了電子檔案管理人員處理檔案工作的方法，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)和技術(shù)創(chuàng)新，有利于合理提高人事檔案管理人員的個(gè)性化管理。

總之，對(duì)于人事檔案管理的問(wèn)題的研究和處理方法只有合理的認(rèn)識(shí)和解決才能保證企業(yè)在人才管理體制上有一個(gè)合理的管理模式，保證人事管理檔案的管理機(jī)制的合理建立，這符合當(dāng)前我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)發(fā)展經(jīng)濟(jì)水平的需要和科技水平的提高，是當(dāng)前我國(guó)社會(huì)企業(yè)管理人事檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。