淺談人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

摘 要：隨著科技的不斷進步，信息技術(shù)的發(fā)展與使用，為我們的工作帶來了方便和快捷。特別是人事檔案管理領(lǐng)域，計算機的應(yīng)用極大減輕了人的工作負擔，使得檔案管理保存更加便捷。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，既節(jié)約了人力，又提高了資源共享的效率。本文從檔案管理人才的培養(yǎng)、傳統(tǒng)管理模式存在的問題以及網(wǎng)絡(luò)化管理的策略等方面闡述本人的粗淺認識。

關(guān)鍵詞：人事；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；

文章編號：1674-3520（2015）-07-00-01

科技的日新月異，網(wǎng)絡(luò)的普及為我們的生活工作帶來了便捷，如今電子計算機的的使用范圍越來越廣，大到航空航天，小到超市購物，我們已經(jīng)完全進入了電子時代。而社會各行各業(yè)的發(fā)展都離不開檔案的保存。這些檔案既是行業(yè)發(fā)展的見證，也為行業(yè)今后的發(fā)展提供了經(jīng)驗保證。因此，為了做好檔案的管理，特別是人事檔案的管理，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引進檔案管理是十分必要的。我們不僅要認識到檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的重要性，還應(yīng)該不斷優(yōu)化檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端

人事檔案管理是一項具有機密性和專業(yè)性的管理工作，不論是哪個行業(yè)的檔案管理都應(yīng)該認真對待，明確其重要性。然而，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理逐漸顯現(xiàn)出弊端，主要表現(xiàn)在管理意識、硬件設(shè)施和專業(yè)素質(zhì)上。

（一）檔案管理意識不強

一直以來，相當多的管理者對檔案管理的認識存在偏差，認為人事檔案管理就是檔案抄寫和整理，不需要什么技術(shù)含量。然而，事實并非如此，人事檔案管理不僅包括檔案抄寫和整理還包括檔案分類、裝訂和保存等，需要專門的人事檔案管理人才來進行管理。所以，為了提升檔案管理的質(zhì)量和水平，糾正這些領(lǐng)導(dǎo)干部的錯誤思想是十分必要的。他們應(yīng)該充分意識到人事檔案管理的重要性，將人事檔案管理落到實處，引進優(yōu)秀的管理人才，提升檔案管理的質(zhì)量。

（二）人事檔案管理的硬件設(shè)施落后

做好檔案管理工作不僅需要有清醒的檔案管理意識，還需要給檔案管理提供必要的硬件設(shè)施。傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)材料，為了保存好這些材料，應(yīng)該準備一個專門的檔案室進行儲存。然而，有些單位沒有專門的檔案室，檔案、文件堆放雜亂，極易造成檔案丟失或損壞。而有些單位雖然有檔案室，但是檔案室的防潮、防霉條件不容樂觀，這就容易造成檔案的蟲蛀、霉變，破壞檔案的干凈和完整。所以，對于檔案室的硬件設(shè)施應(yīng)該定期檢查、更新，做好檔案的保存工作。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強

傳統(tǒng)的檔案管理與一般的行政管理不同，它的管理對象是紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的保存難度較大，需要專業(yè)的人員進行養(yǎng)護。但是，現(xiàn)今的檔案管理人員大多缺乏檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，對如何進行檔案分類、裝訂、養(yǎng)護、保存缺少必要了解，這就使得日常的檔案管理成為一紙空談。而在日復(fù)一日的忽視中，紙質(zhì)檔案逐漸損壞，這些檔案中有些沒有備份，一旦損壞就難以修復(fù)，這種損失是十分巨大的。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是勢在必行的。

二、優(yōu)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的對策

（一）加強對人事檔案管理人才的培養(yǎng)

現(xiàn)今，人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化趨勢明顯增強，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，是檔案的管理“從單一的舊信息的管理模式下解脫出來，向多重管理模式過度”。為了做好電子檔案的管理，需要培養(yǎng)出一批優(yōu)秀的電子檔案管理人才。這可以從兩個方面入手：第一，引進專業(yè)能力強，管理能力好的高素質(zhì)人才，優(yōu)化人事檔案管理的員工隊伍，讓他們互相學習共同進步；第二，對現(xiàn)有的人事檔案管理人員進行職中培訓，請專業(yè)的人事檔案管理人才對企業(yè)員工進行專業(yè)能力的培訓，讓他們掌握最新的管理技術(shù)，與時俱進。

（二）建立健全人事電子檔案的管理制度

無規(guī)矩不成方圓，任何行業(yè)要取得發(fā)展都需要有一個堅實的制度保障，電子檔案的管理亦是如此。我們可以從三個方面入手，全面完善電子檔案的制度管理。第一，明確分工。檔案管理包含的層面很多，不僅有檔案的錄入，還包括檔案的整理、分類等，應(yīng)實行專人負責制。第二，制定出明確、合理、科學的檔案分類歸檔標準，這既便于檔案的整理，也便于日后的檔案查閱。第三，對檔案的真實性予以嚴格鑒定，電子檔案在發(fā)送和接受時要通過電子網(wǎng)絡(luò)，信息的安全難以保證，所以檔案管理人員在接收檔案時要對檔案的內(nèi)容進行嚴格鑒定，避免出現(xiàn)虛假檔案。

（三）嚴格監(jiān)控人事電子檔案的使用和轉(zhuǎn)換

電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，可操作性更強，對檔案的修改也更容易。因此為了保證檔案的機密性，在對檔案實行操作之前，要嚴格審查操作人員使用權(quán)限，確保檔案的安全性，避免檔案遭到惡意修改。另外，電子檔案的資源共享性較強，在傳輸?shù)倪^程中可以出現(xiàn)在不同的載體上，為了保證檔案的原始性，我們應(yīng)該對檔案進行加密。例如“將檔案的文件模式設(shè)置為只讀，或?qū)φ麄€檔案加密”。而且，電子檔案應(yīng)該及時備份，避免出現(xiàn)檔案丟失的事件。

總之，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化為我們的生活帶來了極大的便利，做好檔案管理信息化的建設(shè)，是我們今后努力的方向。我們應(yīng)該從人才培養(yǎng)、管理制度和使用控制三個方面出發(fā)，全面提升檔案管理質(zhì)量，加快檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。