淺談檔案室服務(wù)能力的提高

摘 要：服務(wù)是檔案工作的立身之本，加強(qiáng)檔案室服務(wù)能力，提高服務(wù)質(zhì)量是檔案室工作的重中之重。本文就提高檔案室服務(wù)能力的辦法，結(jié)合工作實(shí)踐提出加強(qiáng)檔案室服務(wù)能力的膚淺認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：檔案；提高；服務(wù)；建設(shè)；能力；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-07-00-01

“服務(wù)是檔案工作的立身之本”。檔案室服務(wù)工作更是檔案室工作的重中之重，必須本著“服務(wù)為先”戰(zhàn)略，不斷提升服務(wù)能力，提高服務(wù)水平，建立健全服務(wù)制度體系，全面完善檔案利用體系，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門提供便利服務(wù)。

一、提高檔案室服務(wù)能力建設(shè)的辦法

（一）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，夯實(shí)檔案服務(wù)能力建設(shè)基礎(chǔ)

檔案資源建設(shè)是開發(fā)利用工作的前提和基礎(chǔ)。如果沒有完整齊全、整理科學(xué)的檔案資源，沒有對(duì)檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格管理、深入挖掘等基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)利用工作就成了“無本之源”，成為“紙上談兵”了。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，首先加強(qiáng)制度建設(shè)，為檔案資源建設(shè)提供制度保障；其次加強(qiáng)收集工作，進(jìn)一步豐富檔案資源；第三加強(qiáng)鑒定工作，確保檔案資源價(jià)值；第四做好檔案解密工作，保證檔案資源得到最大化利用；第五加強(qiáng)檔案整理工作，保證檔案資源利用便捷。

（二）加強(qiáng)檔案信息化工作，拓展檔案服務(wù)手段

檔案工作作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，其信息化工作對(duì)推進(jìn)檔案部門資源建設(shè)和加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)也是極其重要的。加強(qiáng)檔案信息化工作，拓展檔案服務(wù)手段，首先應(yīng)做好傳統(tǒng)紙質(zhì)歷史檔案數(shù)字化工作。傳統(tǒng)紙質(zhì)歷史檔案多以案卷級(jí)整理方式進(jìn)行整理，著錄和編目也是只到案卷級(jí)，在實(shí)際查詢利用時(shí)必須從案卷標(biāo)題上加以判斷是否可用，再進(jìn)一步調(diào)閱案卷查詢卷中文件。盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，才能實(shí)現(xiàn)文件級(jí)檢索、電子化利用。其次應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。電子檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)代辦公中已經(jīng)不可或缺。在利用電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)須進(jìn)行不斷優(yōu)化，以加強(qiáng)系統(tǒng)的檢索功能，提高查詢效率；以強(qiáng)化系統(tǒng)解密功能，提供更多可利用檔案資源。第三要加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接工作，充分利用文件在進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)原件掃描、登記相關(guān)要素、傳閱流轉(zhuǎn)印記等成果，將其直接加載到電子檔案管理系統(tǒng)中。具體是將前期登記要素、傳閱批示印記直接轉(zhuǎn)化成檔案著錄標(biāo)引項(xiàng)目，并使文件在兩個(gè)系統(tǒng)間轉(zhuǎn)化的同時(shí)完成歸檔相關(guān)步驟和工作，并可實(shí)現(xiàn)文件隨辦結(jié)、隨歸檔、隨利用。

（三）嚴(yán)格利用程序，確保檔案在利用過程中的安全

要想確保檔案在利用過程中的安全，更好地保護(hù)檔案，以便可持續(xù)的提供利用，首先應(yīng)確保檔案在利用過程中的安全。建立完善的利用制度，明確利用范圍、權(quán)限、方式、手續(xù)、時(shí)限等。在檔案利用過程中要嚴(yán)格遵守利用制度，針對(duì)檔案密級(jí)和內(nèi)容分權(quán)限審批、分密級(jí)管理，嚴(yán)格審批手續(xù)和利用程序，注意催還，確保檔案利用安全；其次應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的安全。建立完備的系統(tǒng)安全保障規(guī)定和機(jī)制，加強(qiáng)系統(tǒng)各種硬件存放地的安全保衛(wèi)設(shè)施、加強(qiáng)系統(tǒng)管理和操作人員的安全保密教育、增強(qiáng)分級(jí)管理和分級(jí)控制權(quán)限的技術(shù)手段、加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和日志管理、加強(qiáng)系統(tǒng)監(jiān)控等方法，實(shí)現(xiàn)和保障電子檔案系統(tǒng)的安全。

（四）注重檔案利用效果反饋，提高檔案服務(wù)質(zhì)量

要注重利用效果的信息反饋和注意收集匯總，分析利用率、利用群、利用目的、利用中的問題，不斷提高利用效率和利用效果。不斷分析總結(jié)，提高利用效果，切實(shí)加強(qiáng)檔案服務(wù)能力建設(shè)。首先在檔案利用時(shí)督促利用者認(rèn)真填寫檔案利用（借閱）登記表；其次定期對(duì)檔案利用狀況進(jìn)行分析，找出利用規(guī)律、利用側(cè)重點(diǎn)、重點(diǎn)利用部門、主要利用目的等，做到心中有數(shù)，以便利用時(shí)能快捷提供服務(wù)；第三要不定期調(diào)查利用效果。通過電話問詢、歸還檔案時(shí)問詢、發(fā)放利用效果反饋表、征集檔案利用實(shí)例等方式，收集利用效果，并進(jìn)行匯總分析；第四要定期召開座談會(huì)，調(diào)查需求、利用效果和希望改進(jìn)方向，更好地提高利用水平。

（五）提高檔案工作者素質(zhì)，加強(qiáng)檔案服務(wù)能力

要切實(shí)做好并提高檔案室服務(wù)工作，提高檔案工作者思想意識(shí)、自身素質(zhì)和能力是提高檔案室服務(wù)能力的關(guān)鍵。一是檔案工作者要提高意識(shí)，實(shí)現(xiàn)自身觀念和職能的轉(zhuǎn)變，不斷推動(dòng)檔案服務(wù)工作。工作中要變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，實(shí)現(xiàn)從“后臺(tái)”到“前臺(tái)”的轉(zhuǎn)變，要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。要將主要精力放到對(duì)檔案資源的管理上，不斷推動(dòng)檔案資源的開發(fā)和利用工作；二是檔案工作者要不斷提升自身素質(zhì)，促進(jìn)檔案服務(wù)工作。提高對(duì)檔案資源綜合管理的能力，不斷整合開發(fā)檔案資源，從而推動(dòng)檔案利用工作。注意自身檔案專業(yè)知識(shí)的更新，注意與檔案專業(yè)相關(guān)的延伸學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)和汲取，在檔案數(shù)字化、信息化的趨勢(shì)下，注重計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從而更好地完成檔案工作。