淺談如何做好干部人事檔案管理工作

摘 要：人事檔案是人力資源管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，它為識(shí)別人才、選拔人才、使用人才提供了重要的依據(jù)。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開發(fā)和使用的效率。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-07-00-01

如何使這項(xiàng)工作逐步走向規(guī)范化管理軌道，充分發(fā)揮在干部隊(duì)伍建設(shè)中的積極作用，是當(dāng)前檔案管理工作面臨的新的課題。結(jié)合本人從事人事檔案管理工作的一些體會(huì)，就如何做好人事檔案管理工作談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，是做好人事檔案管理工作的前提

人事檔案管理工作是干部管理方面的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好這項(xiàng)工作對(duì)于全面地了解干部，正確地選拔使用干部具有重要意義。人事檔案實(shí)行分級(jí)管理后，我們應(yīng)樹立“三個(gè)觀念”：即人事檔案工作是干部管理工作的重要組成部分的觀念；抓好人事檔案工作是搞好干部隊(duì)伍建設(shè)基礎(chǔ)性工作的觀念；人事檔案工作必須規(guī)范管理的觀念。在此基礎(chǔ)上應(yīng)重點(diǎn)做好三方面工作：

（一）建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)體系和責(zé)任體系。領(lǐng)導(dǎo)重視，責(zé)任到位是做好人事檔案管理工作的保障。公司成立經(jīng)理、黨委書記為組長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，組織人事科、辦公室、紀(jì)檢監(jiān)察科負(fù)責(zé)人為成員的人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，落實(shí)責(zé)任，分工負(fù)責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)小組要把人事檔案管理工作列入干部管理工作的重要日程，定期召開領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議，聽取檔案工作情況匯報(bào)，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)解決，確保人事檔案管理工作真正落到實(shí)處。

（二）注重硬件的投入和建設(shè)。做好人事檔案管理工作，需要良好的硬件設(shè)施。包括建立獨(dú)立的人事檔案室，配備鐵制檔案柜，配備計(jì)算機(jī)、干粉滅火器、溫濕度計(jì)、切紙打孔機(jī)等設(shè)備，落實(shí)防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫“六防”措施。去年以來，根據(jù)集團(tuán)公司的統(tǒng)一要求，對(duì)人事檔案進(jìn)行了高標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范。

（三）建立和完善人事檔案管理制度。人事檔案管理工作政治性、機(jī)密性較強(qiáng)，涉及面廣、工作復(fù)雜，沒有一套健全完善的規(guī)章制度來規(guī)范約束，就很難做好這項(xiàng)工作。因此，要始終把建立和落實(shí)人事檔案管理制度作為一項(xiàng)重要的內(nèi)容。根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案管理工作細(xì)則》、等文件規(guī)定，將干部檔案管理十項(xiàng)職責(zé)、八項(xiàng)制度等必備的規(guī)章制度公開上墻，同時(shí)，形成一整套人事檔案查閱、轉(zhuǎn)遞、登記、保密的管理制度，使人事檔案管理工作逐步走上制度化、規(guī)范化的軌道。

二、選好人員，提高素質(zhì)，是做好人事檔案管理工作的關(guān)鍵

人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和保密性都很強(qiáng)的工作，只有建立一支素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)熟練的人事檔案管理隊(duì)伍，才能不斷提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

（一）嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)選配人事檔案管理干部。中組部《干部檔案工作條例》和省局《人事檔案管理暫行辦法》對(duì)從事干部人事檔案工作人員的標(biāo)準(zhǔn)條件做了明確規(guī)定。在選配人事檔案管理干部時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)條件，選調(diào)那些黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、忠誠(chéng)可靠、具有一定工作能力和大專以上文化水平的黨員干部擔(dān)任此項(xiàng)工作，使人事檔案管理干部具有較高的素質(zhì)，德才兼?zhèn)?。目前，我公司全部按照?guī)定的標(biāo)準(zhǔn)條件配備檔案管理人員，為做好人事檔案工作打下了良好的基礎(chǔ)。人事檔案管理工作需要一定的連續(xù)性，因此從事人事檔案管理工作的人員應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定性，沒有特殊情況，人事檔案管理人員不應(yīng)頻繁變化。

（二）采取多種形式搞好業(yè)務(wù)培訓(xùn)。我公司從事人事檔案管理工作的人員為新分配大學(xué)生，這些同志雖然政治素質(zhì)好、工作熱情高，但缺乏實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)人事檔案業(yè)務(wù)不夠熟練。因此，必須不失時(shí)機(jī)地抓好人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)，使其熟練掌握相關(guān)業(yè)務(wù)技能，提高工作水平。人事檔案管理工作有很強(qiáng)的技術(shù)性、操作性，這就需要人事檔案管理人員要注重實(shí)踐，在干中學(xué)，在學(xué)中干，邊實(shí)踐，邊提高。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理工作的監(jiān)督檢查。堅(jiān)持每半年對(duì)人事檔案進(jìn)行一次整理核對(duì)，每年年底對(duì)人事檔案進(jìn)行一次檢查統(tǒng)計(jì)，每?jī)赡陮?duì)人事檔案進(jìn)行一次全面清查。通過監(jiān)督檢查及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)意見，相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。同時(shí)，采取一定的激勵(lì)約束措施，使人事檔案管理干部有動(dòng)力、有壓力，認(rèn)真扎實(shí)地做好本職工作。

三、提升標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把“五關(guān)”，是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)

人事檔案管理工作必須堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，從長(zhǎng)遠(yuǎn)著眼，從基礎(chǔ)入手，認(rèn)真把好人事檔案材料的收集、鑒別、分類、裝訂和考核驗(yàn)收“五個(gè)關(guān)口”，扎扎實(shí)實(shí)夯實(shí)工作基礎(chǔ)。

（一）在人事檔案材料的收集上，應(yīng)強(qiáng)調(diào)一個(gè)“全”字。堅(jiān)持經(jīng)常性收集、定期收集、集中收集，檔案管理人員要做到“手勤、嘴勤、腿勤”，確保收集檔案材料全面、及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確，以不斷提高人事檔案的使用價(jià)值。

（二）在人事檔案材料的鑒別上，應(yīng)做到一個(gè)“細(xì)”字。為確保干部檔案精煉、真實(shí)，本著對(duì)組織、對(duì)干部負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)收集的每一份材料，都應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)的鑒別。

（三）在人事檔案材料的分類上，應(yīng)力求一個(gè)“準(zhǔn)”字。嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》規(guī)定的十大類別和有關(guān)分類規(guī)定進(jìn)行材料分類，確保分類準(zhǔn)確，查閱方便。對(duì)把握不準(zhǔn)類別的材料，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)局或組織人事部門請(qǐng)示。

（四）在人事檔案材料的裝訂上，應(yīng)務(wù)求一個(gè)“齊”字。凡紙張規(guī)格不一、折皺破損、字跡模糊的材料都應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工，做好復(fù)制、裱糊、裝訂等工作。裝訂檔案材料一律用切紙機(jī)切齊，更換統(tǒng)一規(guī)格的檔案卷皮、目錄紙，務(wù)求達(dá)到材料無損壞、無卷角、無折皺、無殘留金屬品和四邊整齊的要求。

（五）在人事檔案的考核驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，應(yīng)突出一個(gè)“嚴(yán)”字。按照人事檔案管理的規(guī)定，制定嚴(yán)格的考核驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行人事檔案等級(jí)達(dá)標(biāo)考核驗(yàn)收，堅(jiān)持定性考核與量化考核相結(jié)合，視考核情況進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，通過考核，不斷提高人事檔案管理工作水平。