關(guān)于衛(wèi)生院檔案管理的探討

摘 要：基層衛(wèi)生院的檔案工作是一項(xiàng)不易引起重視的工作，隨著社會(huì)的進(jìn)步，實(shí)際工作的需要，檔案工作已逐步引起關(guān)注，要管理好檔案也不是一件易容的事，本文以基層衛(wèi)生院工作為基準(zhǔn)，從檔案管理制度、分類保管、管理力度等方面作了探討。

關(guān)鍵詞：基層衛(wèi)生院；檔案管理；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-07-00-01

基層衛(wèi)生院檔案工作對(duì)衛(wèi)生院的發(fā)展，醫(yī)療服務(wù)、公共衛(wèi)生服務(wù)等多方面有著極其重要的作用，是衛(wèi)生院發(fā)展的關(guān)鍵因素之一，衛(wèi)生院的檔案形成于衛(wèi)生院的衛(wèi)生管理、醫(yī)療服務(wù)、公共衛(wèi)生、藥品管理、行政人事管理等活動(dòng)，在這些工作中形成的各種文字、圖表、照片等，具有保存和科研價(jià)值，這些資料的管理不僅涉及到衛(wèi)生院的歷史發(fā)展，更關(guān)系到我們的實(shí)際工作，以便切實(shí)為廣大群眾服務(wù)，檔案工作就能為我們的工作計(jì)劃、決策、管理等方面提供可靠的真實(shí)依據(jù)，因此，加強(qiáng)檔案工作在基層衛(wèi)生院的管理中有著極其重要的意義。

一、衛(wèi)生院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理不重視。目前衛(wèi)生院檔案管理工作人員大部分不是專業(yè)的管理人才，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作也沒(méi)有足夠的重視，所以部分檔案管理工作人員的工作熱情降低，對(duì)管理工作的態(tài)度也以應(yīng)付居多，沒(méi)有足夠的耐心和責(zé)任心，很多人認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)，保管等事物性的工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要檔案不丟失，不泄密，能應(yīng)付檢查就行了，檔案管理沒(méi)有什么重要的事情要做。至今仍有不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案管理意識(shí)還較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在衛(wèi)生院管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理體制不夠健全，致使檔案管理工作不夠規(guī)范。目前絕大多數(shù)衛(wèi)生院都制定了較為健全的院管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理模式。由于管理制度不完善造成檔案制度不健全，在的各項(xiàng)管理中，衛(wèi)生院制定了醫(yī)療、藥品、預(yù)防保健、行政后勤等各種管理制度，而涉及到檔案管理的卻很少，在各級(jí)的目標(biāo)管理中，一般也未將檔案管理納入考核中。對(duì)檔案缺少科學(xué)的分類管理，管理模式和手段比較落后，部分檔案資料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，應(yīng)該形成的重要檔案沒(méi)有形成，為今后的提供利用留下缺憾。檔案收集效率不高：在衛(wèi)生院管理中，各級(jí)衛(wèi)生院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（三）缺少專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人員 。由于較多的衛(wèi)生院對(duì)檔案管理工作不重視，因此，在很多的院中沒(méi)有設(shè)立專職的檔案管理人員，主要是通過(guò)招聘兼職人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的管理。兼職人員流動(dòng)性較強(qiáng)，不僅給工作交接帶來(lái)麻煩，也不利于檔案管理水平的提升。出于各種原因，衛(wèi)生院通常會(huì)為醫(yī)療技術(shù)人員提供大量的機(jī)會(huì)來(lái)提高自身的素質(zhì)和進(jìn)行繼續(xù)教育，卻很少組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，這就使得檔案管理人員缺少專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，他們的思想觀念、管理水平都停滯不前，無(wú)法更上社會(huì)和衛(wèi)生院的前進(jìn)步伐，自然無(wú)法滿足衛(wèi)生院發(fā)展的需求。

二、規(guī)范化檔案管理的作用

（一）規(guī)范化檔案管理在衛(wèi)生院管理中起著關(guān)鍵作用，資料的規(guī)范化管理能衡量一個(gè)醫(yī)院的管理和學(xué)術(shù)水平，規(guī)范化的衛(wèi)生院必然有規(guī)范化的檔案管理。

（二）檔案工作在衛(wèi)生院的實(shí)際工作中也是不可缺少的，能直接服務(wù)于醫(yī)療服務(wù)及其公共衛(wèi)生的工作，為工作的質(zhì)量評(píng)判提供最可靠的依據(jù)。

（三）設(shè)備管理，醫(yī)院的儀器設(shè)備的檔案管理，包括各項(xiàng)儀器的性能、圖紙、使用記錄以及維修記錄等，能保證醫(yī)療設(shè)備的有效利用。

三、科學(xué)分類及保存

要管理好檔案必須有一個(gè)科學(xué)的分類方案，方案必須包括衛(wèi)生院的各項(xiàng)工作，分類清楚，每項(xiàng)工作資料必須有一個(gè)合理的類存放，以便查閱使用。

（一）分類方案 以最基層的衛(wèi)生院為基準(zhǔn)，分類要全面，也得條理清晰，便于查找，筆者認(rèn)為衛(wèi)生院的分類一級(jí)類目分為：行政類、醫(yī)療服務(wù)類、公共衛(wèi)生類、科技類。

二級(jí)類目為：行政類：1、行政管理；2、人事管理；

醫(yī)療服務(wù)類：1、醫(yī)療服務(wù)；2、藥品管理；3、病案管理

公共衛(wèi)生院類：1、疾病控制；2、婦幼保健

科技類：1、專業(yè)技術(shù)人員個(gè)檔；2、儀器設(shè)備檔案；3、基建檔案；

（二）保管期限。根椐資料的重要成度，一般就是按類來(lái)確定其保存期限，不妨以本單位形成的材料確定為永久，上級(jí)的按其保存價(jià)值確定為10年、30年、永久。

四、建全組織、完善制度

（一）要管理好每項(xiàng)工作必須有建全的組織，確立檔案管理小組，明確職責(zé)，并且能保證有專職的檔案管理員，以往基層衛(wèi)生院的資料管理是以辦公室工作人員自行保管，缺乏系統(tǒng)管理，沒(méi)有分類，查詢困難，遺失的資料較多，有了專職的檔案管理人員就可完全解決這些問(wèn)題，能有人規(guī)范管理，大大地提高了檔案的完整性和利用率，方便了工作。

（二）建全檔案的收集，歸檔、借閱等制度，要管理好檔案必須一套完善的檔案管理制度，按制度完成資料的收集，整理、歸檔、借閱工作，使其工作科學(xué)化、規(guī)范化，做到有章可行，管理有序，切實(shí)為我們的每位服務(wù)對(duì)象服務(wù)。

（三）管理力度，檔案按以往的理念是可有可無(wú)的事，領(lǐng)導(dǎo)要投入人力、財(cái)力來(lái)建立此項(xiàng)工作，往往就是“考慮考慮”了，按中華人民共和國(guó)《檔案法》，檔案工作是一項(xiàng)不可缺少的工作，本著對(duì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)子孫負(fù)責(zé)，必須加強(qiáng)檔案管理的力度，切實(shí)管理好每份資料，使其造福于我們的每位服務(wù)對(duì)象。

綜上所述，檔案管理工作是衛(wèi)生院管理工作的一部分，科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)衛(wèi)生院業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。同時(shí)，對(duì)研究衛(wèi)生院的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，也是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。

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