基于ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的臺(tái)賬管理系統(tǒng)研究

李少輝

安全生產(chǎn)是鐵路運(yùn)輸工作的重中之重，而安全管理是安全生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)和基本措施。如何進(jìn)一步提高鐵路通信設(shè)備安全管理，西安鐵路局西安通信段積極探索新方法，研究新對(duì)策，在保障安全的前提下，達(dá)到 “節(jié)能減排、降本提效”的目的。

1 現(xiàn)場(chǎng)臺(tái)賬管理的問(wèn)題

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)場(chǎng)部分車間和班組臺(tái)賬管理方式存在著一定的局限性和安全風(fēng)險(xiǎn)。一線班組臺(tái)賬管理效率普遍較低，紙質(zhì)臺(tái)賬浪費(fèi)較嚴(yán)重，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1．現(xiàn)有紙質(zhì)和電子臺(tái)賬局限性較大，無(wú)法實(shí)現(xiàn)設(shè)備和職工的動(dòng)態(tài)、安全管理。臺(tái)賬信息重復(fù)，且設(shè)備和人員的臺(tái)賬數(shù)據(jù)不統(tǒng)一；而且靜態(tài)管理臺(tái)賬容易引起設(shè)備、人員等數(shù)據(jù)丟失，甚至導(dǎo)致設(shè)備無(wú)故丟失，無(wú)法形成臺(tái)賬閉環(huán)管理，存在著安全生產(chǎn)和管理隱患。

2．一線班組紙質(zhì)臺(tái)賬比重占臺(tái)賬總量的60%～65%；管理繁瑣、費(fèi)用高，由于管理人員采用手寫方式頻繁更新數(shù)據(jù)，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，也存在著一定的安全隱患。

3．Excel、Word等傳統(tǒng)電子臺(tái)賬占臺(tái)賬總量的35%～40%；種類繁多、較難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、容易誤刪等，安全隱患多。

通過(guò)對(duì)鐵路一線車間和班組的臺(tái)賬管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和分析，率先針對(duì)西安北通信車間CIR班組在臺(tái)賬管理方面凸顯的安全風(fēng)險(xiǎn)、工作效率、臺(tái)賬經(jīng)費(fèi)等問(wèn)題，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了一種符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際的電子臺(tái)賬管理系統(tǒng)——CIR班組信息管理系統(tǒng)。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2．1 ACCESS2007技術(shù)平臺(tái)

Access2007是Office2007家族的重要成員，作為一種新型的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠幫助用戶處理各種海量信息，不僅能存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，更重要的是能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，使用戶聚焦于各種有用的數(shù)據(jù)。Access能夠存取Access／Jet、SQL、Oracle或者任何ODBC兼容數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的資料，這使得Access成為一種較成熟的軟件開(kāi)發(fā)平臺(tái)。Access2007有6個(gè)基本操作對(duì)象，即表、查詢、窗體、報(bào)表、宏和模塊，通過(guò)這些對(duì)象完成大量數(shù)據(jù)的顯示、分析和處理。

基于Access2007的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)應(yīng)遵循以下原則：①滿足用戶的數(shù)據(jù)需求，以及功能和操作上的需求；②設(shè)計(jì)表的結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)考慮表結(jié)構(gòu)在未來(lái)可能發(fā)生的變化，以保證表結(jié)構(gòu)的動(dòng)態(tài)性和適應(yīng)性；③在關(guān)系數(shù)據(jù)表中，各個(gè)表之間的關(guān)聯(lián)只能為一對(duì)一或一對(duì)多的聯(lián)系，對(duì)于多對(duì)多的聯(lián)系，必須將其轉(zhuǎn)換為一對(duì)多的聯(lián)系；④為節(jié)省存儲(chǔ)空間，須合理設(shè)計(jì)表字段的屬性。

2．2 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之前應(yīng)檢查Access2007是否已經(jīng)完全安裝并正常啟動(dòng)和退出，宏和VBA （Visual Basic for Application）模塊調(diào)試是否正常，否則及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，以免為數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)帶來(lái)困難。完成以上基本任務(wù)后，就可以正式設(shè)計(jì)所需要的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)了。

第1步，建立空白數(shù)據(jù)庫(kù)，為數(shù)據(jù)庫(kù)命名，格式為＊＊＊．a(chǎn)ccdb；根據(jù)不同種類的臺(tái)賬，向數(shù)據(jù)庫(kù)添加不同名稱的空白數(shù)據(jù)表，合理設(shè)計(jì)表字段的屬性。

第2步，數(shù)據(jù)錄入，分別向?qū)?yīng)的表中添加設(shè)備、人員等數(shù)據(jù)信息，當(dāng)輸入的信息不符合字段屬性要求時(shí)，系統(tǒng)將給予提示。

第3步，根據(jù)基本數(shù)據(jù)表，創(chuàng)建查詢、窗體、報(bào)表、數(shù)據(jù)透視圖等元素，為數(shù)據(jù)分析和處理提供可操作對(duì)象。

第4步，根據(jù)臺(tái)賬管理的實(shí)際需要，對(duì)數(shù)據(jù)表、窗體等對(duì)象進(jìn)行分類，例如，建立不同的分組，如CIR班組管理基本信息查詢、CIR設(shè)備管理、CIR日常檢修管理、CIR安全管理、CIR職教管理等。

第5步，切換面板界面及功能設(shè)計(jì)，依據(jù)不同的管理臺(tái)賬，通過(guò)宏命令或編寫VBA代碼，設(shè)計(jì)不同的窗體界面下的臺(tái)賬數(shù)據(jù)查詢和分析功能。

第6步，數(shù)據(jù)庫(kù)加密和調(diào)試，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修改，直至滿足管理需要。

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，登錄主界面如圖1所示。

2．3 界面設(shè)計(jì)

通過(guò)個(gè)性化的界面設(shè)計(jì)，用戶可以快速、靈活地對(duì)臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。登錄CIR班組信息管理系統(tǒng)后，主界面包括以下三部分。

圖1 CIR班組管理信息系統(tǒng)主界面

1．Access2007功能區(qū)：通過(guò) Microsoft Access2007基本功能操作區(qū)域，即開(kāi)始、創(chuàng)建、外部數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)工具等命令選項(xiàng)卡和導(dǎo)航工具，實(shí)現(xiàn)用戶數(shù)據(jù)庫(kù)的基本操作功能。

2．?dāng)?shù)據(jù)元素區(qū)：包括用戶創(chuàng)建、設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)表、查詢、窗體及報(bào)表等數(shù)據(jù)單元，可進(jìn)行自由排序和分類管理。

3．快速操作區(qū)：用戶可根據(jù)實(shí)際需要，通過(guò)切換面板功能靈活設(shè)計(jì)不同種類的臺(tái)賬搜索界面，直觀形象；此外，快速操作區(qū)同時(shí)也承擔(dān)著顯示詳細(xì)數(shù)據(jù)信息的功能。

2．4 系統(tǒng)功能

1．分類管理功能。系統(tǒng)的一個(gè)重要功能就是分類管理不同種類的臺(tái)賬數(shù)據(jù)，在基本數(shù)據(jù)區(qū)域，用戶可對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)表、窗體及報(bào)表等數(shù)據(jù)單元進(jìn)行分組管理，包括CIR設(shè)備管理、職工管理、綜合管理等臺(tái)賬數(shù)據(jù)。在快速操作區(qū)域，主要對(duì)系統(tǒng)中的各種臺(tái)賬信息進(jìn)行分類查詢，雙擊可進(jìn)入相應(yīng)的查詢界面，如設(shè)備基本信息、職工信息、設(shè)備整治3種不同類型的界面，層次分明，方便操作。

2．?dāng)?shù)據(jù)查詢功能。數(shù)據(jù)查詢是CIR班組信息管理系統(tǒng)的一個(gè)重要功能，查詢、搜索ACCESS臺(tái)賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)的方式有2種：一是登錄系統(tǒng)后，在基本數(shù)據(jù)區(qū)域選擇相應(yīng)類別組下的數(shù)據(jù)表、窗體或報(bào)表雙擊打開(kāi)，查詢所需信息；二是在快速操作區(qū)域點(diǎn)擊標(biāo)簽按鈕打開(kāi)相應(yīng)的數(shù)據(jù)查詢界面，按提示輸入關(guān)鍵信息搜索數(shù)據(jù)，如圖2所示。

3．?dāng)?shù)據(jù)顯示與編輯。在ACCESS臺(tái)賬和管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)顯示與編輯的基本單元是數(shù)據(jù)表，用戶可根據(jù)數(shù)據(jù)表靈活設(shè)計(jì)生成 “窗體視圖”、“數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)視圖”、“打印報(bào)表”等；此外，用戶在同一個(gè) “數(shù)據(jù)表視圖”及其派生視圖下進(jìn)行數(shù)據(jù)編輯操作。數(shù)據(jù)有同步更新功能，在 “數(shù)據(jù)表視圖”中，用戶可進(jìn)行數(shù)據(jù)添加、刪除、修改等操作；在 “窗體視圖”中，用戶可進(jìn)行數(shù)據(jù)修改，修改結(jié)果也顯示在 “數(shù)據(jù)表視圖”中；臺(tái)賬管理人員可根據(jù) “數(shù)據(jù)表視圖”中的內(nèi)容設(shè)計(jì)生成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)柱形圖，方便使用；此外，也可根據(jù) “數(shù)據(jù)表視圖”中的內(nèi)容設(shè)計(jì)生成個(gè)性化界面的 “報(bào)表視圖”，方便打印。

圖2 CIR設(shè)備基本信息查詢界面

4．用戶數(shù)據(jù)校驗(yàn)。為保證臺(tái)賬數(shù)據(jù)的完整性和有效性，在Access2007臺(tái)賬管理系統(tǒng)中，可對(duì)數(shù)據(jù)表中的字段進(jìn)行設(shè)置，一是設(shè)置字段的數(shù)據(jù)類型，包括文本、自動(dòng)編號(hào)、數(shù)字、日期、貨幣、附件、超鏈接等格式；二是字段屬性的設(shè)置，包括字段長(zhǎng)度、格式、有效性規(guī)則、有效性文本、智能標(biāo)記、是否要求必填和字符串為空等。通過(guò)對(duì)字段數(shù)據(jù)類型和屬性的設(shè)置，當(dāng)用戶輸入的數(shù)據(jù)與所設(shè)置條件不匹配時(shí)，系統(tǒng)提示告警，要求重新輸入。

5．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)加密和備份。數(shù)據(jù)庫(kù)加密是ACCESS臺(tái)賬管理系統(tǒng)保證數(shù)據(jù)安全的必備條件，通過(guò)加密可防止非臺(tái)賬管理人員隨意修改用戶數(shù)據(jù)，用戶登錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)要求輸入密碼；同時(shí)，臺(tái)賬管理人員可通過(guò)手動(dòng)或自動(dòng)方式，定期對(duì)CIR班組信息管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)意外丟失。

3 系統(tǒng)特點(diǎn)

結(jié)合一線班組安全管理的要求，基于Access數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的CIR班組信息管理系統(tǒng)具有幾下特點(diǎn)。

1．成本低廉。Access2007開(kāi)發(fā)工具，可以在網(wǎng)上免費(fèi)下載，無(wú)需購(gòu)買；同時(shí)，系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)、調(diào)試與維護(hù)均由西安北站通信車間QC小組獨(dú)立完成，節(jié)省了投資。

2．操作方便。Access數(shù)據(jù)庫(kù)能夠通過(guò)基本數(shù)據(jù)表容納用戶數(shù)據(jù)信息、圖片、OLE對(duì)象和附件等元素，可以通過(guò)數(shù)據(jù)表創(chuàng)建用戶查詢、窗體、報(bào)表和數(shù)據(jù)透視表等對(duì)象實(shí)現(xiàn)用戶信息的多角度分析和管理，并可根據(jù)需要靈活設(shè)計(jì)用戶窗體界面，方便用戶操作。

3．兼容性強(qiáng)。用戶可將現(xiàn)有 Excel、Txt、Xml、數(shù)據(jù)庫(kù)資料等電子臺(tái)賬實(shí)時(shí)導(dǎo)入CIR班組信息管理系統(tǒng)，并能夠保持原始數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性；此外，為了對(duì)系統(tǒng)某一類數(shù)據(jù)進(jìn)行單獨(dú)處理，可將數(shù)據(jù)庫(kù)中相應(yīng)的表導(dǎo)出為Excel、Txt、Xml、Word、Pdf等格式。

4．遠(yuǎn)程共享。利用現(xiàn)有的辦公網(wǎng)環(huán)境，構(gòu)建瀏覽器／服務(wù)器 （B／S，Browser／Server）模式，可實(shí)現(xiàn)信息管理系統(tǒng)的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)共享?；贐／S模式的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，只需要在前端客戶機(jī)上安裝瀏覽器軟件，不需要安裝和配置具體的應(yīng)用程序，其中，Web服務(wù)器是連接前端客戶機(jī)和后端數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器 （安裝于CIR班組）的橋梁，主要的數(shù)據(jù)計(jì)算和業(yè)務(wù)邏輯都在此實(shí)現(xiàn)。為防止數(shù)據(jù)被隨意修改、刪除，CIR臺(tái)賬管理人員可在服務(wù)器電腦上、查詢編輯系統(tǒng)數(shù)據(jù)，前端客戶機(jī)可實(shí)時(shí)瀏覽、查詢CIR班組臺(tái)賬數(shù)據(jù)。

4 現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用情況

對(duì)信息管理系統(tǒng)在現(xiàn)場(chǎng)的應(yīng)用情況進(jìn)行調(diào)查和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)使用ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)信息管理系統(tǒng)后，CIR班組在設(shè)備和人員安全風(fēng)險(xiǎn)管理、臺(tái)賬管理經(jīng)費(fèi)和工作人員效率等方面均得到了明顯提高。

1．實(shí)現(xiàn)了臺(tái)賬數(shù)據(jù)的安全管理。由于同一個(gè)字段的數(shù)據(jù)能夠自動(dòng)同步更新，通過(guò)數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)，有效解決了不同種類臺(tái)賬中，同一種設(shè)備或同一名職工出現(xiàn)不同版本數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

2．實(shí)現(xiàn)了設(shè)備和人員的動(dòng)態(tài)、閉環(huán)管理。實(shí)時(shí)跟蹤設(shè)備從出庫(kù)、運(yùn)用、測(cè)試、故障、返修、再入庫(kù)等每一個(gè)階段的狀態(tài)，防止設(shè)備丟失，有效實(shí)現(xiàn)設(shè)備安全管理；通過(guò)對(duì)每一名職工的工作、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、安全信息等建立專人檔案庫(kù)，動(dòng)態(tài)管理職工勞動(dòng)安全工作。

3．實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)班組臺(tái)賬資料的安全管理。解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)、電子臺(tái)賬容易丟失和被誤刪現(xiàn)象，通過(guò)電子資料的分類、集中管理，以及數(shù)據(jù)庫(kù)加密、備份功能，保證了管理資料的安全性。

2014年上半年CIR班組臺(tái)賬管理成本主要來(lái)自三方面：傳統(tǒng)EXCEL等電子臺(tái)賬及電腦安全維護(hù)費(fèi)占3%；購(gòu)買紙質(zhì)臺(tái)賬本及人工填寫費(fèi)用為11%；此外，15%的辦公材料消耗中約有4%的文具用于紙質(zhì)臺(tái)賬管理；因此，CIR班組在傳統(tǒng)臺(tái)賬管理模式下，成本約占18%。

使用ACCESS信息管理系統(tǒng)后，2015年上半年CIR班組臺(tái)賬管理成本主要來(lái)自二方面：CIR班組信息管理系統(tǒng)及電腦安全維護(hù)費(fèi)占3%，紙質(zhì)臺(tái)打印費(fèi)用占2%，總成本約為5%，同比減少了13%，節(jié)約了臺(tái)賬管理成本。而且不難發(fā)現(xiàn)使用ACCESS信息管理系統(tǒng)后，CIR班組臺(tái)賬管理人員每周平均工作時(shí)間 （搜索、編輯數(shù)據(jù)、E－Mail、打印等）壓縮了約15h?？傊珻IR班組信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高了班組的安全風(fēng)險(xiǎn)管理水平和效率，節(jié)約了臺(tái)賬管理成本。

［1］ 祁大鵬，黃先玲等．ACCESS2007實(shí)用教程［M］．北京：電子工業(yè)出版社，2010，1．