研究生優(yōu)秀學(xué)位論文歸檔和利用的建議——基于“南大之星”軟件的使用

劉金銀 洪 儒

(華東政法大學(xué)，中國(guó) 上海200042)

研究生學(xué)位論文是整個(gè)研究生學(xué)習(xí)階段的成果結(jié)晶，是個(gè)人獲得碩士學(xué)位的最主要依據(jù)，同時(shí)也是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)校管理水平、學(xué)校科研能力、導(dǎo)師指導(dǎo)水平以及研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要體現(xiàn)。[1]一直以來(lái)，研究生學(xué)位論文歸檔都是高校檔案管理中不可或缺的部分。做好研究生學(xué)位論文的歸檔管理工作，是為學(xué)校深化改革開(kāi)放、擴(kuò)大師生交流創(chuàng)造條件。然而隨著研究生招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)位論文歸檔數(shù)量劇增，部分論文檔案價(jià)值呈現(xiàn)下降的趨勢(shì)。同時(shí)，學(xué)位論文在歸檔利用過(guò)程中也出現(xiàn)了一些亟待解決的新問(wèn)題。

1 研究生學(xué)位論文歸檔和利用中存在的問(wèn)題

1.1 研究生學(xué)位論文歸檔管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

首先，隨著我國(guó)研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，研究生畢業(yè)人數(shù)逐年增加，不可避免地帶來(lái)了研究生學(xué)位論文數(shù)量同步增加。圖1中統(tǒng)計(jì)了2002年至2012年全國(guó)研究生畢業(yè)人數(shù)（單位：萬(wàn)人），資料來(lái)源于國(guó)家統(tǒng)計(jì)局全國(guó)年度統(tǒng)計(jì)公報(bào)。

圖1 2002年—2012年全國(guó)研究生畢業(yè)人數(shù)

學(xué)位論文歸檔數(shù)量逐年增長(zhǎng)，但是學(xué)校在編檔案員并沒(méi)有得到相應(yīng)的增加。在不增加檔案員的情況下，如果學(xué)位論文仍舊采用原有的立卷歸檔辦法，進(jìn)行預(yù)立卷、組卷、逐頁(yè)敲頁(yè)碼、在南大之星軟件中輸入案卷、打印案卷目錄、錄入電子版論文，最后進(jìn)行裝訂，那么在規(guī)定的一年時(shí)間內(nèi)，學(xué)位論文的歸檔質(zhì)量和數(shù)量將難以得到共同的保證。

并且大量的學(xué)位論文歸檔工作也會(huì)影響到其他檔案的歸檔。

其次，一般高校的檔案館對(duì)于學(xué)位論文均是長(zhǎng)期保管的，但是隨著學(xué)位論文數(shù)量的劇增，如果學(xué)校檔案館仍然按照保管期限長(zhǎng)期來(lái)進(jìn)行保管，勢(shì)必要保管15年以上，這就必然導(dǎo)致學(xué)位論文的長(zhǎng)期大量保管與檔案館有限的庫(kù)存空間、有限的管理經(jīng)費(fèi)存在難以彌合的沖突。

1.2 研究生學(xué)位論文利用過(guò)程中的問(wèn)題

1.2.1 部分檔案館論文歸而藏之，學(xué)位論文利用率低下

在中國(guó)高校，圖書(shū)館和檔案館同時(shí)收藏研究生學(xué)位論文紙質(zhì)版和電子版。如果需要查找學(xué)位論文，95%學(xué)生會(huì)選擇圖書(shū)館里的電子資源來(lái)查找學(xué)位論文，而不會(huì)去檔案館查找學(xué)位論文。檔案館中保存的學(xué)位論文價(jià)值得不到體現(xiàn)，而且其論文歸檔完全有可能被圖書(shū)館所替代。[2]

1.2.2 部分學(xué)位論文檔案價(jià)值下降

近年來(lái)隨著研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，部分導(dǎo)師采取放羊式教學(xué)，不可避免導(dǎo)致部分研究生學(xué)位論文質(zhì)量的下降。雖然仍有很多學(xué)位論文結(jié)合了實(shí)際生產(chǎn)、進(jìn)行了科學(xué)研究、結(jié)合了社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題，具有保管參考學(xué)習(xí)借鑒價(jià)值。然而部分質(zhì)量不高的學(xué)位論文對(duì)檔案館來(lái)說(shuō)有如雞肋，歸之，占用了太多人力、物力和財(cái)力。[3]

1.2.3 檔案館收藏論文但沒(méi)有顯示論文質(zhì)量

研究生學(xué)位論文數(shù)量巨大，可謂汗牛充棟。而在質(zhì)量參差不齊的學(xué)位論文中，如何選擇質(zhì)優(yōu)論文，對(duì)借閱者來(lái)說(shuō)是個(gè)極大的挑戰(zhàn)。高校研究生學(xué)位論文系統(tǒng)并沒(méi)有錄入論文成績(jī)，并沒(méi)有對(duì)學(xué)位論文進(jìn)行優(yōu)劣區(qū)分，這對(duì)師生查找和利用學(xué)位論文產(chǎn)生一定的困難，難以在短時(shí)間內(nèi)做到擇優(yōu)而選。

2 優(yōu)化研究生學(xué)位論文歸檔和利用的建議

針對(duì)高校研究生學(xué)位論文歸檔及其利用情況存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為可以按照研究生學(xué)位論文成績(jī)進(jìn)行歸檔，從而優(yōu)化學(xué)位論文檔案管理模式，也能使其歸檔價(jià)值得以彰顯。

2.1 優(yōu)化學(xué)位論文歸檔步驟

在學(xué)位論文不斷增加和部分學(xué)位論文檔案價(jià)值下降的情況下，有選擇地對(duì)學(xué)位論文進(jìn)行歸檔管理。筆者認(rèn)為，一方面優(yōu)秀碩士學(xué)位論文和博士論文仍舊沿用舊的歸檔步驟進(jìn)行歸檔，保管期限為永久；另一方面其他碩士研究生學(xué)位論文紙質(zhì)版可以取消逐頁(yè)敲頁(yè)碼和裝訂的步驟。南大之星檔案軟件中的頁(yè)碼數(shù)可以為“一本”。紙質(zhì)論文可以按照入學(xué)年數(shù)、學(xué)號(hào)進(jìn)行排列，取消裝訂、成捆打包，歸入校檔案館，保管期限為短期。電子版論文錄入南大之星軟件，其保管期限為長(zhǎng)期。省略敲頁(yè)碼和裝訂步驟，可以大量減少檔案員的工作量。紙質(zhì)論文短期保管也可以有效緩解庫(kù)存空間和管理費(fèi)用之間的沖突。

2.2 按照成績(jī)升序排列學(xué)位論文

隨著電腦的普及，中國(guó)信息化的快速發(fā)展，中國(guó)高校檔案館已經(jīng)在紙質(zhì)檔案歸檔的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)了對(duì)電子檔案的歸檔，建立了檔案管理系統(tǒng)。大部分高校已經(jīng)使用南大之星檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了高校檔案的電子化管理。在南大之星系統(tǒng)中輸入學(xué)位論文案卷的同時(shí)，建議錄入學(xué)位論文的成績(jī)：優(yōu)、良、合格。檔案館將優(yōu)秀學(xué)位論文保管期限改為永久保留，可以供后來(lái)者永久參考。學(xué)生和老師在參閱論文時(shí)，可以擇優(yōu)借鑒學(xué)習(xí)，借鑒和引用優(yōu)秀學(xué)位論文，從而提升在校生學(xué)位論文的質(zhì)量和教師科研水平。

2.3 匯編優(yōu)秀學(xué)位論文成冊(cè)

優(yōu)秀學(xué)位論文體現(xiàn)了學(xué)生嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度，導(dǎo)師的悉心指導(dǎo)，代表著一屆研究生學(xué)位論文水平。建議學(xué)生和學(xué)校簽訂授權(quán)協(xié)議，將優(yōu)秀學(xué)位論文使用版權(quán)授權(quán)給學(xué)校。校檔案館對(duì)已有的優(yōu)秀學(xué)位論文紙質(zhì)版進(jìn)行整本裝訂、匯編成冊(cè)，分發(fā)給在校師生，提高優(yōu)秀學(xué)位論文的傳閱率，充分體現(xiàn)優(yōu)秀學(xué)位論文的利用價(jià)值。

2.4 公開(kāi)檔案系統(tǒng)中的博士和優(yōu)秀碩士學(xué)位論文

建議利用南大之星檔案系統(tǒng)軟件，將博士和優(yōu)秀碩士學(xué)位論文文件的密級(jí)程度改為公開(kāi)。同時(shí)通過(guò)校檔案館網(wǎng)站，鏈接南大之星檔案系統(tǒng)軟件，將每年可以公開(kāi)的優(yōu)秀學(xué)位論文和博士論文建立專(zhuān)題推薦，進(jìn)行重點(diǎn)宣傳，使本校學(xué)生可以方便快捷的借鑒查找，有利于后繼者學(xué)位論文的寫(xiě)作。

2.5 使用倒推法，高效引用優(yōu)秀論文

建議利用南大之星檔案系統(tǒng)軟件，按照論文的優(yōu)、良、合格等級(jí)，按照升序排列。所有的論文對(duì)學(xué)生開(kāi)放。需要寫(xiě)論文的畢業(yè)生，可以通過(guò)倒推法，從學(xué)習(xí)優(yōu)秀論文這個(gè)結(jié)果開(kāi)始，逐步完成自己的論文。通過(guò)分析已經(jīng)畢業(yè)的優(yōu)秀論文，進(jìn)行重點(diǎn)學(xué)習(xí)分析前人的優(yōu)秀論文成果，完成自己的畢業(yè)生論文。

2.6 建立優(yōu)秀畢業(yè)論文題目大全，為后來(lái)者選題提供幫助

通過(guò)南大之星，按照升序排序優(yōu)秀畢業(yè)論文題目，建立優(yōu)秀畢業(yè)論文題目大全，為后來(lái)者選題提供參考。選題就是選擇畢業(yè)論文的論題，即在寫(xiě)論文前，選擇確定所要研究論證的問(wèn)題。正確而又合適的選題，對(duì)撰寫(xiě)畢業(yè)論文具有重要意義。通過(guò)選題，可以大體看出作者的研究方向和學(xué)術(shù)水平。愛(ài)因斯坦曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，在科學(xué)面前，“提出問(wèn)題往往比解決問(wèn)題更重要”。提出問(wèn)題是解決問(wèn)題的第一步，選準(zhǔn)了論題，就等于完成論文寫(xiě)作的一半，題目選得好，可以起到事半功倍的作用。選擇一個(gè)好的題目，需要經(jīng)過(guò)作者多方思索、互相比較、反復(fù)推敲、精心策劃的一番努力。題目一經(jīng)選定，也就表明作者頭腦里已經(jīng)大致形成了論文的輪廓。論文的選題有意義，寫(xiě)出來(lái)的論文才有價(jià)值，如果選定的題目毫無(wú)意義，即使花了很多的功夫，文章的結(jié)構(gòu)和語(yǔ)言也不錯(cuò)，也不會(huì)有什么積極的效果和作用。所以說(shuō)，選題能夠決定你畢業(yè)論文的價(jià)值和效用。[4]建立優(yōu)秀畢業(yè)論文題目大全，可以對(duì)后繼者起到事半功倍的效果。

筆者認(rèn)為，在研究生學(xué)位論文數(shù)量劇增情況下，針對(duì)高校研究生學(xué)位論文歸檔及其利用情況存在的問(wèn)題，優(yōu)化論文歸檔步驟、在歸檔系統(tǒng)中錄入學(xué)位論文成績(jī)，按照論文成績(jī)升序排列、匯編優(yōu)秀學(xué)位論文成冊(cè)、使用倒退法，高校建立優(yōu)秀畢業(yè)論文題目大全，以及在檔案館網(wǎng)站上將優(yōu)秀學(xué)位論文和博士論文進(jìn)行重點(diǎn)歸檔宣傳，不僅優(yōu)化了檔案管理，而且能夠使優(yōu)良的研究生學(xué)位論文的價(jià)值得以充分體現(xiàn)，后繼畢業(yè)生寫(xiě)論文時(shí)可以根據(jù)優(yōu)良來(lái)擬題，對(duì)后繼者學(xué)位論文的寫(xiě)作以及教師的科研意義重大、影響深遠(yuǎn)。

［1］常寶英.研究生學(xué)位論文中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].教書(shū)育人,2008(9):48-49.

［2］徐亮.試論學(xué)位論文不宜作為檔案保管[J].云南檔案.2010(9):19-22.

［3］王華.高校院系資料室學(xué)位論文歸檔管理建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界,2012(11):53-54.

［4］http://bylw.yjbys.com/lunwenxiezuo/56229.htm[OL]