高校檔案管理工作面臨的主要問題及對策探討

劉曉瑛

【摘要】本文主要從四個方面介紹了高校檔案管理工作的現(xiàn)狀問題，并進一步分析了如何從這四個方面去改善目前我國高校檔案管理工作。

【關鍵詞】高校；檔案管理；現(xiàn)狀問題；改善

（一）檔案管理體制的不健全

因為之前我國高校對檔案管理工作的建設方面沒有注入過多的精力，目前我國高校雖然檔案管理工作要遵循檔案法的相關規(guī)定和要求，配備相關的檔案管理機構(gòu)和相應的領導人員和工作人員，但由于制度上的更新不及時，檔案工作還存在著許多舊形式，檔案工作也就是僅僅把檔案收集和記錄好就是檔案工作的主要內(nèi)容。在工作人員的分配不合理和檔案管理制度不健全的情況下，檔案管理工作就會降低工作效率，也會出現(xiàn)一些檔案管理工作不合理的現(xiàn)象。

（二）檔案管理基礎設施不完善

隨著高校檔案建設的活動逐漸開展，檔案管理的工作內(nèi)容也隨之加大，檔案管理的工作量也在逐步加大。為了做好高校的檔案管理工作，就必須加強高校的檔案管理的基礎設施的建設。由于在之前的檔案管理工作中的投入力量不足，檔案管理工作的工作基礎設施建設并不完善和全面，在我國存在著部分高校的干干管理的場所過于狹小，并且缺少最基礎的服務設施的建設，沒有相應的防水防火設施，對管理檔案所需要技術(shù)上的手段的支持也不能達到要求，這些基礎設施不完善的問題就會導致高校檔案管理資料上的缺失和損壞，這就會影響高校檔案管理水平的發(fā)展和進步。

（三）管理人員的素質(zhì)有待提高

從事高校檔案管理的工作人員，人員數(shù)量不足，尤其是專業(yè)性的技術(shù)人員，數(shù)量極其缺少。隨著高校檔案管理的改革，檔案管理對現(xiàn)代化手段的要求越來越高，管理工作人員不能及時應用新技術(shù)進行對檔案管理建設的新方法，檔案管理工作人員對檔案管理的現(xiàn)狀仍不是十分明確和了解，專業(yè)知識掌握的熟練程度仍有所偏差，創(chuàng)新性的檔案管理方案不能夠及時提出，這些問題都是十分現(xiàn)實性的存在，尤其對檔案管理發(fā)展進行深層次研究時，所需要的檔案管理人才數(shù)量十分龐大，但是有這種質(zhì)量水平的工作人員十分稀少。檔案人員的素質(zhì)上的高低也會影響檔案建設的發(fā)展。

（四）檔案管理方式過于落后

隨著時代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平的不斷提高，在檔案管理方面對信息技術(shù)水平的運用也不斷提高。但是檔案管理方式還處于舊的形式，對信息技術(shù)上的應用仍存在少數(shù)，大多數(shù)的檔案管理方式還處于落后狀態(tài)。目前仍有許多高校采取傳統(tǒng)的方式進行管理，這種方式的效率越來越低下，取得的效果也不是十分明顯，這種傳統(tǒng)的方式不適應新時代信息化的水平。應該及時更新檔案管理系統(tǒng)，運用現(xiàn)代信息的技術(shù)手段。盡管有的學校采用了新的現(xiàn)代化技術(shù)，但是由于這些技術(shù)僅僅應用于簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計：沒有進行高水平的數(shù)字化管理模式，就會影響高校檔案建設的開發(fā)的利用。

二、改善的措施

（一）提高認識，加強領導

高效的檔案管理工作是高校工作中必不可少的一部分，高校必須清楚地認識到高校檔案資源建設對高校信息的支持，要加強高校檔案管理的力度，學校要為檔案管理工作提供有利條件來支持檔案管理工作的開展，工作人員要重視檔案管理工作的建設，應該積極重視檔案管理工作，為形成良好嚴謹?shù)墓ぷ鞣諊峁┗A。為做好高校的檔案管理工作提供良好的基礎。

（二）完善檔案管理工作機制

檔案管理工作涉及的部門眾多，所涉及的內(nèi)容也十分廣泛，為此高校必須建立健全的檔案全力工作機制，對檔案管理工作進行科學的指導和要個的管理，集中加強對檔案的收集、管理方面程序的制度的管理，用制度上的創(chuàng)新規(guī)范來積極加強和引導檔案管理工作的順利進行，促進檔案管理工作水平的不斷提高。尤其是在檔案關機的信息化建設上，必須加大力度為實現(xiàn)檔案管理實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡化做出良好的模范作用，奠定良好的基礎。

（三）提高人員素質(zhì)的建設

檔案管理工作人員的素質(zhì)水平的高低在一定程度上影響著檔案管理工作的建設。為此高校應該通過各種形式和途徑來提高高校檔案工作人員的素質(zhì)。要想提高高校檔案管理工作人員的素質(zhì)，首先要健全人員的管理機制，建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍。學校的檔案管理部門應該配備國家規(guī)定的高素質(zhì)的檔案管理中作人員，來確保檔案管理工作的順利進行。要在基層的工作人員中提高工作人員的素質(zhì)，要個規(guī)范檔案工作，確?；鶎訖n案工作的順利實施。

（四）進一步加強信息化建設，提高檔案工作的信息化水平

新時期高校對檔案建設的要求越來越嚴格，尤其在檔案建設的信息化方面。要想提高高校的檔案管理水平就應該提高高校檔案管理的信息化的水平，學校應該積極改善檔案管理的數(shù)字化建設，以電子檔案的管理和歸納作為重點的檔案管理工作。要根據(jù)新形勢的要求，積極改進管理方式。