人才市場檔案管理工作中現(xiàn)存問題和應(yīng)對措施

文| 張麗珠

人才市場檔案管理工作中現(xiàn)存問題和應(yīng)對措施

文| 張麗珠

隨著信息時代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，人才市場的檔案管理工作面臨著空前的挑戰(zhàn)。在人才市場的日常管理活動中，檔案管理占據(jù)著重要地位。新形勢下選擇適當(dāng)?shù)臋n案管理策略，提高管理效率，是人才市場要面對的首要問題。本文就人才市場檔案管理工作中現(xiàn)存的諸多問題進(jìn)行探討，并對如何解決這些問題給出合理的應(yīng)對措施。

人事檔案是記錄一個人在社會活動中的主要經(jīng)歷、道德素養(yǎng)、生活作風(fēng)等個人情況的資料記錄，是企業(yè)選擇合適人才的重要根據(jù)。隨著新時代的到來，人才市場的檔案管理工作日趨復(fù)雜，因而在檔案管理工作中，一些相關(guān)問題也逐漸暴露出來。影響著檔案管理工作的順利進(jìn)行，阻礙了社會的發(fā)展。

人才市場檔案管理工作中現(xiàn)存的問題

檔案管理模式陳舊，跟不上時代的發(fā)展。隨著信息化時代的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)也逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中。相比于過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)如今的檔案管理工作已大大提高了工作效率和管理水平。但人才市場的檔案管理工作在各方面仍受到傳統(tǒng)管理模式的制約?，F(xiàn)今人才市場的檔案管理仍然只是對其進(jìn)行簡單的收集和粗濾分類，并未作出系統(tǒng)全面的整理歸納。因此，在對檔案信息進(jìn)行查詢時，往往速度過慢，效率偏低，很難做到精準(zhǔn)定位，無法向服務(wù)人群提供及時準(zhǔn)確的相關(guān)信息。此外，人事檔案內(nèi)容涉及范圍較廣并隨著個人自身發(fā)展不斷變化，人才市場不能及時對人事檔案進(jìn)行更新，致使個別檔案出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，影響著個人信息的準(zhǔn)確度和人力資源的合理配置。

檔案管理制度不完善，管理工作不規(guī)范。人才市場的檔案管理工作相對復(fù)雜，人才流動現(xiàn)象較為普遍，加大了檔案管理的難度。因此，在檔案管理工作中，由于缺乏完善的檔案管理機(jī)制和管理體系，導(dǎo)致檔案管理存在操作不規(guī)范的現(xiàn)象。檔案管理部門在收集、整理、歸檔等一系列管理工作中沒有按照嚴(yán)格的相關(guān)程序進(jìn)行管理，使檔案內(nèi)容出現(xiàn)手續(xù)不完全、造假等情況，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性。在檔案管理過程中，工作部門缺少相關(guān)的規(guī)章制度或管理條例，檔案交接過程中沒有及時進(jìn)行登記，檔案收集、整理等工作不能及時完成，也是造成檔案管理難度增大的重要原因。

檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)及管理知識。部分人才市場的檔案管理人員缺乏檔案管理的相關(guān)知識，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，難以實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效的專業(yè)服務(wù)。這不僅對人才市場檔案管理工作的順利進(jìn)行產(chǎn)生巨大影響，同時導(dǎo)致檔案信息的實用性減弱，不能為大眾提供及時有效的信息資源。

群眾檔案意識薄弱，缺少對檔案的重視。群眾對自身檔案缺少足夠的關(guān)注也是檔案管理工作中存在的主要問題。檔案信息所有者并未意識到人事檔案是自身發(fā)展的重要文字資料，缺乏對檔案應(yīng)有的重視，檔案管理過程中的棄檔現(xiàn)象也頻頻發(fā)生，甚至有的群眾將檔案自行拆封，導(dǎo)致其失去真實性與權(quán)威性。因此，培養(yǎng)公眾的檔案管理意識和重視程度已勢在必行。

針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題應(yīng)采取的措施

更新檔案管理模式，完善管理體制。在檔案管理工作中，首先應(yīng)更新檔案管理模式，使之適應(yīng)信息化時代下檔案管理工作的需要，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時不斷完善檔案管理的規(guī)章制度和相關(guān)條例，制定科學(xué)合理的管理辦法。檔案管理部門應(yīng)對資料信息進(jìn)行統(tǒng)一備份，保證資料的安全性，對檔案的收集、整理和歸納嚴(yán)格按照工作程序來進(jìn)行。不斷提高檔案管理工作的工作效率和管理水平，使檔案管理工作科學(xué)化、正規(guī)化，避免檔案由于管理不善出現(xiàn)弄虛作假，私自更改等不良現(xiàn)象。

提高檔案管理人員專業(yè)知識和工作能力。人才市場相關(guān)部門應(yīng)大力提高檔案管理人員的相關(guān)專業(yè)知識和檔案管理能力。檔案管理人員的工作能力決定著人才市場的服務(wù)質(zhì)量，對管理工作的順利進(jìn)行起著重要作用。人才市場應(yīng)積極組織員工培訓(xùn)，制定定期培訓(xùn)計劃。一方面可以全面提高工作人員的工作能力，掌握檔案管理的專業(yè)技能，為工作內(nèi)容奠定堅實的理論基礎(chǔ)。另一方面能夠端正工作人員的工作態(tài)度，培養(yǎng)良好的思想素質(zhì)，使其對檔案管理工作有著足夠的重視，做到嚴(yán)謹(jǐn)、高效，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。檔案管理人員應(yīng)充分了解檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，工作中應(yīng)堅持原則，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，保證檔案管理工作的合法實施。管理者應(yīng)充分調(diào)動工作人員的工作熱情和積極性，發(fā)揮人才市場的作用，全面提高服務(wù)質(zhì)量。

對檔案資料進(jìn)行定期更新與修訂。人才市場的檔案資料數(shù)量龐大，管理相對困難，常會出現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況。并且隨著個人經(jīng)歷的不斷豐富，檔案無法及時更新，造成“斷檔”現(xiàn)象。因此，人才市場的檔案管理部門應(yīng)及時對檔案信息進(jìn)行核對及修訂工作，針對檔案信息的更新要進(jìn)行及時修改和增添，將檔案合理分類，保證查閱方便快捷。在檔案修復(fù)過程中，一方面保證檔案資料保密性不被破壞，同時，應(yīng)尊重公眾對資料的知情權(quán)，協(xié)調(diào)好兩者的關(guān)系。

增強(qiáng)群眾的檔案管理意識，加大公眾對檔案的重視程度。由于群眾的檔案管理意識淡薄，加大了檔案管理工作的難度。人事部門應(yīng)加大檔案管理的宣傳力度，全面普及檔案管理相關(guān)知識，引起群眾對檔案的重視程度。企業(yè)也應(yīng)在對員工的管理活動中，加大對檔案資料的開發(fā)和利用。

綜上所述，面對新時代下的人才市場檔案管理工作中存在的問題，我們應(yīng)不斷適應(yīng)社會的發(fā)展需求，克服管理工作中的困難，從管理模式、制度建設(shè)、提高公民的檔案重視程度等多方面解決這些問題，保證檔案管理工作得以順利高效地進(jìn)行，使人事檔案充分發(fā)揮其作用。

洛江區(qū)人事人才公共服務(wù)中心）