淺談轉(zhuǎn)制科研型企業(yè)的庫存內(nèi)部控制

王喜葉

（陜西省石油化工研究設(shè)計(jì)院，陜西 西安710054）

為了適應(yīng)集團(tuán)化企業(yè)快速發(fā)展的需要，根據(jù)當(dāng)前轉(zhuǎn)制科研型企業(yè)物資管理薄弱的實(shí)際現(xiàn)狀，建立適合科研型企業(yè)發(fā)展的物資庫存管理系統(tǒng)及體系，以有效規(guī)范和化解道德風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)堵塞管理漏洞，節(jié)能增效。

1 轉(zhuǎn)制院所庫存內(nèi)部管理的特點(diǎn)和存在的主要問題

1）企業(yè)缺乏統(tǒng)一的基礎(chǔ)管理制度。長期以來，一線各個部門分類經(jīng)營，自負(fù)盈虧、形成了自有的層次不齊的管理模式和管理方法。但隨著企業(yè)化的發(fā)展、生產(chǎn)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，各個基層部門的庫房管理還按照在原來的管理要求運(yùn)行，沒有統(tǒng)一的管理程序和標(biāo)準(zhǔn)，管理過程各自為政，物資統(tǒng)計(jì)時(shí)間節(jié)點(diǎn)不一致，入庫物資不能做到賬實(shí)相符，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理，不能正確反映整個經(jīng)營過程，不能給決策層提供正確的決策信息。

2）企業(yè)缺乏系統(tǒng)的內(nèi)部控制管理體系設(shè)計(jì)?？蒲?、生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售是轉(zhuǎn)制企業(yè)目前進(jìn)行經(jīng)營的主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，物資的流動數(shù)量上聯(lián)系緊密，而在物資管理流程上的聯(lián)系缺乏統(tǒng)一口徑的統(tǒng)一控制。比如，科研的實(shí)際收益率基本是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的收益率指導(dǎo)，供應(yīng)的采購量以科研的理論供應(yīng)參數(shù)為根據(jù)，產(chǎn)品的入庫量加上一定的損耗等于生產(chǎn)的出庫量等，他們之間比例關(guān)系就是我們進(jìn)行考核及計(jì)量的根據(jù)。

3）缺乏信息數(shù)據(jù)對物資管理系統(tǒng)的分析。現(xiàn)代科技信息的發(fā)展，帶給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程管理上飛速發(fā)展，但作為轉(zhuǎn)制科研單位依舊沿襲傳統(tǒng)的物資管理模式，大多采用手工作業(yè)賬務(wù)管理，與電子信息管理脫節(jié)，不能利用電子系統(tǒng)帶來高效便捷功能，更談不上分析管理。

4）缺乏科學(xué)的績效管理體系。在績效管理方面，沿襲事業(yè)單位過去主要的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，把科研、收入、利潤作為重要的考核指標(biāo)，對作為基礎(chǔ)管理的物資管理工作重視不夠。缺乏基本的管理，缺乏基本的條件，庫存面積不足，人員設(shè)置不足，兼職較多，缺乏物資管理與專業(yè)相關(guān)的管理知識與技能。

2 如何做好科研院所庫存物資的內(nèi)部控制管理

以銷定產(chǎn)是目前轉(zhuǎn)制科技型企業(yè)常見運(yùn)行模式，多品種小批量產(chǎn)品生產(chǎn)是其生產(chǎn)的典型特征。根據(jù)集團(tuán)管理要求，不同所有制形式、不同規(guī)模的企業(yè)，結(jié)合本單位具體管理情況進(jìn)行全面分析、總結(jié)的基礎(chǔ)上，從不同的角度入手，建立適合自己的庫存內(nèi)部控制管理制度。通過建立健全物資內(nèi)部控制，把庫存管理工作和工作流程以制度形式確定下來，使企業(yè)的庫存管理工作變得程式化、例行化和規(guī)范化，使庫存管理流程更加流暢，大大提高管理效率，也可以有效的節(jié)約管理成本。做好物資庫存的內(nèi)部管理主要從以下四個方面做起。

2.1 設(shè)置物資庫存基礎(chǔ)管理資料

伴隨著原材料的投入、機(jī)器設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)，與產(chǎn)品相關(guān)的各項(xiàng)原料也就隨之開始流動，物資庫存管理需要根據(jù)物資流動過程和會計(jì)成本核算原則的要求，設(shè)計(jì)健全的原始記錄，充分收集各方面信息，以加強(qiáng)物資管理。生產(chǎn)制造過程中，庫存材料管理需要的主要資料以下種類:各種賬冊、單據(jù)、圖表、憑證和原始記錄、分析報(bào)告等，包括:到貨驗(yàn)收記錄，索賠單、入庫通知單、物資保管明細(xì)賬、料卡、領(lǐng)料單、退料單、庫存物資月報(bào)表、庫存物資盤盈盤虧報(bào)告表、報(bào)廢物資鑒定表、銷售材料發(fā)料單、委托加工發(fā)料單等；產(chǎn)成品入庫單、產(chǎn)成品出庫單。

對于各種原始記錄報(bào)表單據(jù)，我們將嚴(yán)格按照企業(yè)管理的實(shí)際需要和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)置和管理，做到記錄載體適合，程序嚴(yán)謹(jǐn)，管理有序，操作可行。

2.2 設(shè)計(jì)物資的內(nèi)部控制過程

物資流轉(zhuǎn)過程設(shè)計(jì)是否合理，直接影響到企業(yè)成本管理，影響到企業(yè)經(jīng)營成果和最終的市場競爭力，因此，

必須結(jié)合不同層次，不同部門的實(shí)際工作需要，做好過程設(shè)計(jì)工作，保證物資流轉(zhuǎn)控制工作的順暢、有效。

2.2.1 一級管理控制流程

物資按照供應(yīng)鏈管理模式進(jìn)行管理，其流程（圖1）如下:

1）營銷公司根據(jù)銷售訂單簽訂銷售合同后，填寫銷售物資出庫單。

2）成品庫房根據(jù)物資庫存對出庫單進(jìn)行評審:存貨充足時(shí)，直接發(fā)貨；存貨不足時(shí)，向生產(chǎn)部門提出生產(chǎn)計(jì)劃申請。

3）生產(chǎn)部門根據(jù)銷售量做出生產(chǎn)計(jì)劃，依據(jù)產(chǎn)品定額向物資供應(yīng)處提出原料購買計(jì)劃。

4）物資供應(yīng)處根據(jù)最低庫存標(biāo)準(zhǔn)及原料購買計(jì)劃申請，及時(shí)與物資供應(yīng)商協(xié)商，簽訂物資采購合同。

5）物資供應(yīng)商根據(jù)物資采購合同及時(shí)供應(yīng)物資，貨物到達(dá)后，經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)，如果質(zhì)量不合格，返回供應(yīng)商，檢驗(yàn)合格直接進(jìn)入原料庫房。

6）生產(chǎn)部門填寫出庫單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理領(lǐng)料手續(xù)后，領(lǐng)用原料進(jìn)行生產(chǎn)，生產(chǎn)完成后辦理成品入庫手續(xù)。

7）成品庫房對質(zhì)量合格的產(chǎn)成品進(jìn)行入庫。

成品庫存控制符合以下邏輯關(guān)系:前期結(jié)余＋本期生產(chǎn)－本期銷售＝本期結(jié)余。

圖1 庫存物資一級管理控制流程

2.2.2 車間二級倉庫管理控制流程及管理辦法

物資實(shí)行分級管理，院部一級庫負(fù)責(zé)物資采購，各所二級庫房統(tǒng)一納入院物資供應(yīng)處一級庫房協(xié)調(diào)管理。車間倉庫管理在行政上受一線部門領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上接受院物資供應(yīng)部門指導(dǎo)。其管理流程（圖2）及方法如下:

圖2 庫存物資二級倉庫管理控制流程

1）物資驗(yàn)收。根據(jù)訂貨或者采購計(jì)劃，采用不同的標(biāo)準(zhǔn)和方法，分ABC類對物資按照程序進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量的檢查，經(jīng)過驗(yàn)收準(zhǔn)備、核對證件和實(shí)物，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的保證入庫物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，建卡立賬。入庫物資必須做到六個清楚:渠道清楚、數(shù)量清楚、規(guī)格清楚、價(jià)格清楚、用途清楚、質(zhì)量清楚。統(tǒng)計(jì)記錄指標(biāo):到貨記錄、驗(yàn)收記錄、入庫通知單、物資保管明細(xì)賬。

2）物資的保管、保養(yǎng)。根據(jù)入庫物資的不同性質(zhì)和特點(diǎn)，結(jié)合倉庫的條件、自然環(huán)境、進(jìn)行合理的科學(xué)的儲存、擺放、苫墊等活動。物資在保管過程中，按照具體的“十不”、“四無”標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保管、按期維護(hù)保養(yǎng)，防止變質(zhì)、損壞和短缺，做到材質(zhì)不混、名稱不錯、規(guī)格不串、附件不少、資料不丟。根據(jù)物資的包裝形狀、重量、數(shù)量和物資的安全屬性和理化性能等特點(diǎn)，結(jié)合地面負(fù)荷、存放時(shí)間，將物資合理堆碼、擺放。根據(jù)庫內(nèi)物資的物理、化學(xué)性質(zhì)、結(jié)合物資儲存的自然環(huán)境，采取不同的預(yù)防措施和維護(hù)手段，達(dá)到防銹、防腐、防霉、防老化、防變質(zhì)的目的，以保證庫存物資完好的一項(xiàng)工作。

3）物資使用發(fā)出與處置控制。

物料發(fā)放的程序:核對發(fā)料憑證→檢查實(shí)物→備料→復(fù)核→點(diǎn)交→記賬→盤點(diǎn)清理。

核對發(fā)料憑證:核對領(lǐng)料單所列的物資名稱、規(guī)格型號、請領(lǐng)數(shù)量、領(lǐng)用單位、領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)料人的印章是否齊全準(zhǔn)確。

檢查實(shí)物:物資發(fā)料前，應(yīng)對庫存物資進(jìn)行一次檢查，無誤后方可發(fā)料。

備料:核對實(shí)物后，可以滿足領(lǐng)用的物資及數(shù)量，按發(fā)料領(lǐng)料單進(jìn)行備料。

復(fù)核:為了保證出庫物資不出差錯，由保管員或其他專業(yè)人員對發(fā)放物資的品名、型號、規(guī)格、數(shù)量是否同領(lǐng)料單一致，配件是否齊全，資料是否齊備，外觀質(zhì)量和包裝是否完好等進(jìn)行復(fù)查，達(dá)到準(zhǔn)確無誤。

點(diǎn)交發(fā)料:復(fù)核后，當(dāng)面交給領(lǐng)料或者送料人。

記賬:發(fā)料后，立即撥料卡、及時(shí)記載物資收支存明細(xì)賬，做到日清月結(jié)，帳、物、卡、資金相符。

盤點(diǎn)清理:每月按照永續(xù)盤庫制度對物資盤點(diǎn)，月底編制生產(chǎn)、消耗及庫存月度報(bào)表。

并對報(bào)表進(jìn)行分析，對物資儲備情況應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真分析，找出積壓原因，采取措施，保證生產(chǎn)需要，降低儲備，減少資金占用；及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫存管理中存在的問題，對保存過程的受損物資及時(shí)維修，損壞無法使用物資及時(shí)按規(guī)定報(bào)廢處理，對發(fā)出物資后的庫房、貨架、現(xiàn)場等進(jìn)行清理。

內(nèi)部庫存控制符合以下邏輯關(guān)系:前期庫存＋本期入庫－本期消耗＝本期庫存用。

2.2.3 建立完善的物資流轉(zhuǎn)控制的成本歸集核算體系

作為倉庫管理內(nèi)容之一物資的統(tǒng)計(jì)工作，與財(cái)務(wù)部門、生產(chǎn)部門，對物資的管理上也逐步通過對業(yè)務(wù)體系和作業(yè)流程建立制度化、規(guī)范化的管理控制，使部門之間、部門內(nèi)部、有關(guān)人員之間、互為鉤稽，互相制約，建立完善的物資控制的成本統(tǒng)計(jì)歸集流程（圖3）。

圖3 庫存物資的流轉(zhuǎn)過程成本歸集圖

根據(jù)不同部門不同層次的管理需要，對庫房物資管理過程進(jìn)行分析，對各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，建立可控的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程程序，通過過程控制以達(dá)到堵塞管理漏洞，增加企業(yè)效益的管理目的。

2.3 建立數(shù)據(jù)控制系統(tǒng)，充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)管理功能

隨著物資管理基礎(chǔ)的不斷提高，逐步加強(qiáng)信息技術(shù)內(nèi)部控制的運(yùn)用，逐步實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)管理系統(tǒng)、營銷管理系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、財(cái)會會計(jì)管理系統(tǒng)等的信息集成和共享，促進(jìn)物資內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)和物資的自動控制，減少或消除人為操縱因素。將本企業(yè)微觀信息和宏觀信息，同行業(yè)信息進(jìn)行橫向與縱向的對比分析，從不同角度為企業(yè)的發(fā)展提供全面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考依據(jù)。要把現(xiàn)代信息技術(shù)和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)相結(jié)合，充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)功能，建立以數(shù)據(jù)系統(tǒng)的存儲，檢索、計(jì)算等基本統(tǒng)計(jì)功能，取代手工統(tǒng)計(jì)和加工整理的現(xiàn)代科技統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，從而在現(xiàn)代信息社會中，發(fā)揮物資管理通過現(xiàn)代管理手段的高效運(yùn)作帶來的巨大降本作用。

2.4 加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力和思想認(rèn)識，建立完善的經(jīng)營考核指標(biāo)

1）現(xiàn)代企業(yè)物資管理人員應(yīng)該具備現(xiàn)代物資管理專業(yè)理論基礎(chǔ)知識，具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力、信息處理能力和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用能力，具有敏銳的洞察力和綜合分析能力。所以必須不斷加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高員工業(yè)務(wù)工作能力和綜合解決問題的能力，逐步提高庫房管理水平。

2）適應(yīng)發(fā)展需要，轉(zhuǎn)變思想觀念，轉(zhuǎn)變庫存管理的最終目的，就是增加物資周轉(zhuǎn)速度，節(jié)約物資積壓數(shù)量。

3）制訂合適的庫存管理目標(biāo)，且與各部門目標(biāo)指標(biāo)完成掛鉤、使各部門的指標(biāo)定額與其應(yīng)取得的效益指標(biāo)和職工的經(jīng)濟(jì)利益密切掛鉤，這樣既調(diào)動職工的積極性，又能使員工明白自己的管理責(zé)任，從而使物資管理的責(zé)權(quán)利相互統(tǒng)一，達(dá)到向管理要效益的目的。

3 結(jié)束語

物資庫存管理作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作之一，僅次于資金、人才因素之后，所以在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的地位。作為企業(yè)的物資管理部門，在夯實(shí)基礎(chǔ)管理工作之余，必須不斷學(xué)習(xí)、及時(shí)總結(jié)在發(fā)展過程中存在的問題，不斷完善相應(yīng)的管理制度，推進(jìn)企業(yè)庫存信息化的高效運(yùn)行。在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)物資的庫存內(nèi)部控制機(jī)制應(yīng)以企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益為核心，以市場為依托，以最大限度節(jié)約資金占用、滿足企業(yè)經(jīng)營管理物資供應(yīng)的需求為目標(biāo)，與現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理理論相結(jié)合，使庫存管理理論更加科學(xué)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮巨大的作用。

［1］胡玄能.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范解讀［M］.北京:新華出版社，2008.

［2］姜長才.化工企業(yè)倉庫管理手冊［G］.北京:化工部供應(yīng)銷售局，1987..

［3］李殿富.會計(jì)制度設(shè)計(jì)［M］.北京:中央廣播電視大學(xué)出版社，2002.