“全過(guò)程”合同管理

□ 文/姜博翰

“全過(guò)程”合同管理

□ 文/姜博翰

認(rèn)識(shí)合同管理的重要性，防范合同陷阱與風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要組成部分。

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)充分發(fā)展的今天，企業(yè)在長(zhǎng)期的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，逃離不了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的根本影響。而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在某種意義上更貼切一些來(lái)說(shuō)，它是法制經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)，也是合同經(jīng)濟(jì)。因此，合同經(jīng)濟(jì)在企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中絕不可小視。目前在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)為提升自身生產(chǎn)能力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力諸方面，相互之間的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)幾乎都是以合同形式確立下來(lái)。以下就合同管理的重要性談一點(diǎn)兒個(gè)人淺析。

合同管理的重要性

有效地合同管理可以給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。要強(qiáng)化合同經(jīng)濟(jì)事前、事中、事后全過(guò)程管理的重要性。要注重合同造價(jià)問(wèn)題，萬(wàn)不得已不采用暫定價(jià)簽訂合同，需要時(shí)應(yīng)在合同中明確造價(jià)調(diào)整依據(jù)、調(diào)整的方法、調(diào)整幅度和調(diào)整的范圍，盡量避免使用含糊不清的詞語(yǔ)或條款。要注重明確供貨周期、進(jìn)度控制問(wèn)題。在設(shè)備多、物資多、材料多、批量大時(shí)，必須結(jié)合實(shí)際需求明確供貨總周期和周期內(nèi)的不同設(shè)備、物資材料的供貨時(shí)間節(jié)點(diǎn)。要注重合同可操作性問(wèn)題。對(duì)于業(yè)主與供貨商雙方當(dāng)事人來(lái)說(shuō),合同文件就是法律文件，所約定的合同條款必須具有極強(qiáng)地可操作性，必須嚴(yán)格執(zhí)行。否則，就會(huì)給合同執(zhí)行過(guò)程中帶來(lái)麻煩和糾紛。

合同管理與制度問(wèn)題

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，合同是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要行為，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益有多種途徑，加強(qiáng)合同管理是一個(gè)重要方面。企業(yè)合同管理，要充分發(fā)揮法律制度在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的重要作用，運(yùn)用法律制度的特性和功能，從法律、經(jīng)濟(jì)等角度，對(duì)企業(yè)合同管理進(jìn)行有計(jì)劃地組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制。但在實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，不乏出現(xiàn)以下問(wèn)題：

一是合同簽訂授權(quán)問(wèn)題。有的企業(yè)沒(méi)有明確對(duì)業(yè)務(wù)人員的授權(quán)制度，有的企業(yè)超過(guò)自身的權(quán)利范圍對(duì)外簽訂合同，有的一般員工未經(jīng)授權(quán)也對(duì)外簽訂合同。由于司法事務(wù)中對(duì)證據(jù)認(rèn)定規(guī)則以及民事責(zé)任歸屬確認(rèn)都有較明確規(guī)定，而這些規(guī)定，對(duì)那些未經(jīng)授權(quán)的人員所訂立的合同所導(dǎo)致的結(jié)果，往往是對(duì)企業(yè)不利的，因此明確企業(yè)合同簽訂中的授權(quán)制度是依法規(guī)范合同管理的一個(gè)起始點(diǎn)。

二是有的企業(yè)存在著內(nèi)部管理制度缺位，合同簽約率不高、合同簽訂不規(guī)范、約定不明確、履約率較低、合同欺詐等問(wèn)題；甚至發(fā)生違約現(xiàn)象也不知道怎樣運(yùn)用法律手段進(jìn)行自我維權(quán)，嚴(yán)重?cái)_亂了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序，影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。從此點(diǎn)分析來(lái)看，沒(méi)有規(guī)范有序的合同行為，企業(yè)就沒(méi)有效益可言。

三是有的企業(yè)在經(jīng)濟(jì)交往中，也注意簽訂相關(guān)合同，但卻不使用正規(guī)合同文本，這樣的結(jié)果往往是對(duì)合同標(biāo)的約定不明確，合同條款不完善，責(zé)權(quán)表述不明確，意思表達(dá)模糊，容易陷入欺詐圈套，引發(fā)大量合同糾紛。

以上這些問(wèn)題或其他問(wèn)題的存在，干擾了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失，影響了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)?？梢?jiàn)，運(yùn)用法律武器、建立健全合同管理制度顯得多么重要。據(jù)此，企業(yè)須要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和有關(guān)法律知識(shí)的宣傳教育，注重培養(yǎng)一支懂法律、懂合同的管理隊(duì)伍，作為領(lǐng)導(dǎo)決策者和管理執(zhí)行者。必須要結(jié)合企業(yè)安全生產(chǎn)與發(fā)展戰(zhàn)略，建立并制定一系列行之有效地、適用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要的招投標(biāo)管理、合同管理等規(guī)章制度、管理辦法和程序文件，規(guī)范企業(yè)的合同簽約、履行能力，堵塞漏洞，為企業(yè)贏得更好的經(jīng)濟(jì)效益。

合同管理必須加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控

企業(yè)合同管理是落實(shí)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的一項(xiàng)核心的管理業(yè)務(wù)，必須充分意識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性，培育良好的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理文化，建立應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)案和風(fēng)險(xiǎn)管理流程，健全風(fēng)險(xiǎn)管理體系，包括風(fēng)險(xiǎn)管理策略、風(fēng)險(xiǎn)管理措施、風(fēng)險(xiǎn)管理的自主職能體系、風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制系統(tǒng)等?，F(xiàn)在讓我們回到經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和履行當(dāng)中來(lái)做一個(gè)淺析。

在合同簽訂之前，合同文本力爭(zhēng)我方起草，同時(shí)確認(rèn)合同雙方當(dāng)事人的簽約法律資格，避免無(wú)效合同。在合同簽約時(shí)，要調(diào)查對(duì)方的信資情況，出現(xiàn)非法人簽約時(shí)，要求當(dāng)事人相互提供正式書(shū)面授權(quán)證明，常見(jiàn)的有授權(quán)書(shū)、委托書(shū)等有關(guān)法律文件，證明其合法資格，以保證合同的合法性和有效性。盡可能選用規(guī)范的格式合同來(lái)處理雙方的經(jīng)濟(jì)往來(lái)，對(duì)雙方權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)、違約責(zé)任和相關(guān)條款作出明確的約定。

無(wú)論對(duì)方的誠(chéng)信如何，都要謹(jǐn)慎明確仲裁方式，使自己的風(fēng)險(xiǎn)降低到最低程度。在合同執(zhí)行和履行過(guò)程中，必須加強(qiáng)索賠資料的準(zhǔn)備工作（主要包括工作日志、來(lái)往信件、氣象資料、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要、供貨進(jìn)度計(jì)劃、合同價(jià)款等）；加強(qiáng)索賠證據(jù)資料的收集，培養(yǎng)識(shí)別對(duì)方“低報(bào)價(jià)高索賠”的策略，若出現(xiàn)問(wèn)題一定要編制索賠報(bào)告，作為合同的重要組成部分。養(yǎng)成按合同辦事的習(xí)慣,盡量避免違約,不讓對(duì)方提出索賠，同時(shí)也要及時(shí)發(fā)現(xiàn)對(duì)方的違約之處,找出索賠或反索賠理由，提出索賠或反索賠要求，維護(hù)公司的合法權(quán)益，要學(xué)會(huì)運(yùn)用法律武器進(jìn)行自我保護(hù)。對(duì)違約行為要及時(shí)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。對(duì)合同欺詐行為要及時(shí)采取措施，盡量減少和避免損失，要充分運(yùn)用法律，最大限度地發(fā)揮其效力空間，規(guī)避運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)好企業(yè)的合法權(quán)益。

企業(yè)只有把依法治企與加強(qiáng)企業(yè)管理、建立法治企業(yè)文化、管理制度、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和運(yùn)用法律維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，強(qiáng)化合同管理，建立企業(yè)誠(chéng)信體系，對(duì)外依法經(jīng)營(yíng)，對(duì)內(nèi)靠制度和依法管理，才能使企業(yè)獲得持續(xù)健康、穩(wěn)步發(fā)展。

作者單位： 中海石油（中國(guó)）有限公司上海分公司

肖也/制圖