基于B/S架構的器材設備科管理信息系統(tǒng)探析之六：設備檔案管理

云慶輝，李向東，谷紅梅，晉 虎

基于B/S架構的器材設備科管理信息系統(tǒng)探析之六：設備檔案管理

云慶輝，李向東，谷紅梅，晉 虎

目的:實現(xiàn)先進的電子檔案管理方式，設計開發(fā)基于B/S架構的設備檔案管理模塊。方法:利用面向服務的體系結構（service-oriented architecture，SOA）作為主體架構，并利用互聯(lián)網(wǎng)信息服務（internet information service，IIS）管理器作為發(fā)布工具。結果:設備檔案管理實現(xiàn)了無紙化操作，查詢檔案更加簡單有效。結論:該系統(tǒng)的實現(xiàn)提升了醫(yī)院在電子文件方面的管理水平，使檔案管理工作符合不斷發(fā)展的需要。

檔案管理；B/S；SOA；無紙化

0 引言

高科技的發(fā)展，辦公自動化、電子板無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的管理方式發(fā)生了很大的變化，醫(yī)療設備的檔案管理也面臨著重大的改革?？萍妓降牟粩嗵嵘龑е箩t(yī)療領域醫(yī)療設備品牌、品種、應用類型繁多，構造亦各不相同，價值差別很大。醫(yī)院內設備在申請、購買、安裝、驗收、臨床應用、維修維護、報廢整個過程中存在大量的資料需要建立完整的設備檔案。設備檔案的建立管理給醫(yī)療設備管理提供了依據(jù)，為后期設備質量考核、設備維修提供了保障。不斷完善醫(yī)療設備檔案管理制度，可以提高醫(yī)療設備的完好率、使用率，從而創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟效益和社會效益。通過醫(yī)療設備檔案管理系統(tǒng)記錄的各類別數(shù)據(jù)，可以分析設備評估報告，這些數(shù)據(jù)不僅可以提供設備購買依據(jù)，還可以側面評價供應商的產(chǎn)品性能，充分發(fā)揮設備檔案的擁有價值[1-2]。

1 設備檔案管理現(xiàn)狀

設備檔案管理是設備管理查詢中的有利憑證，信息化建設下的檔案管理更是醫(yī)院建設不可缺少的一部分。隨著科技的不斷創(chuàng)新和計算機技術的飛速發(fā)展，絕大多數(shù)設備檔案管理方式逐步轉向信息化管理方案，但目前在設備檔案管理中還存在以下幾點問題：

（1）設備檔案管理過程中工作責任分配不明確，工作制度不完善。沒有統(tǒng)一的設備檔案管理流程及規(guī)范機制，每個部門各搞一套，自成體系，設備檔案信息網(wǎng)絡無法暢通，資源共享難以實現(xiàn)。大多數(shù)醫(yī)院內部沒有較完善的設備檔案管理制度，只停留在信息錄入、建檔、收納這些層面上。設備檔案管理使用過程中設備報廢、損毀、丟失及一些固定資產(chǎn)識別身份信息消失時，固定資產(chǎn)不能及時核銷，出現(xiàn)有登記沒實物的情況。

（2）設備檔案管理不具有自動管理功能。設備檔案都有唯一的標志，無法自動錄入系統(tǒng)，必須手動輸入，大大增加了管理的工作量。由于手動輸入無法保障輸入的正確性，阻礙了設備檔案管理工作的有效性。

（3）沒有健全的安全保障體系。設備的檔案充分記錄著設備的買進、安裝、調試、驗收、使用、維修、保養(yǎng)和報廢等信息，是后期設備管理的歷史依據(jù)，網(wǎng)絡安全顯得尤為重要，沒有健全的安全保障體系無法保證信息是否意外泄露或者丟失。

因此，醫(yī)療設備檔案的管理需要進一步的完善和改革，全面實現(xiàn)先進而健全的電子化信息管理[3]。

2 技術架構

B/S架構是隨著Internet技術的興起，對客戶端和服務器結構進行變化或者改進的一種結構[4-5]。本系統(tǒng)采用的是B/S架構，其具有較為明顯的優(yōu)勢：

（1）易于維護，成本低?？蛻舳瞬恍枰惭b任何程序，只要有IE瀏覽器即可。所有的工作都是在服務器端執(zhí)行，不需對客戶端進行任何改變。

（2）客戶端負載小?？蛻舳酥皇怯糜陲@示和終端操作，不再負責數(shù)據(jù)庫訪問和邏輯運算等關鍵事務。

檔案管理系統(tǒng)是在Windows環(huán)境下運行的，使用Microsoft Visual Studio作為開發(fā)工具，數(shù)據(jù)庫平臺選擇Oracle，以存儲業(yè)務數(shù)據(jù)。

2.1 系統(tǒng)概述

設備的采購、安裝、驗收、計量質控、維修保養(yǎng)、報廢等環(huán)節(jié)都需要有詳細的信息記錄，通過設備檔案管理及時記錄設備信息是極有潛力的途徑，檔案管理中存儲數(shù)據(jù)的業(yè)務信息有利于設備管理。系統(tǒng)主要從設備檔案的管理、設備保修檔案管理和采購設備建檔管理3個方面完成醫(yī)院醫(yī)療設備的檔案管理。

2.2 系統(tǒng)優(yōu)勢

（1）基于B/S架構的設備檔案管理利用查詢檢索功能提高了信息共享性，提高了檔案的利用率及應用水平。

（2）通過文件掃描、電子文檔上傳等技術手段，使電子檔案可以逐漸替代原始檔案。電子檔案的編目方式有利于查詢檢索。

（3）電子檔案存儲不僅可以降低存儲空間、費用，還能使檔案保存時間大大延長。通過數(shù)據(jù)備份等技術手段，檔案安全性大大增加。

（4）電子檔案減少了大量的手工操作，使檔案管理工作科學化、規(guī)范化、人性化。

（5）基于B/S架構的設備檔案管理查詢起來方便快捷，節(jié)約了醫(yī)院的人力、物力和財力，拓寬了管理范疇。

（6）電子檔案可以高效地管理檔案，提高了管理效率，避免了檔案的丟失、損壞。

（7）系統(tǒng)采用B/S架構，該架構具有較為明顯的優(yōu)勢：客戶端零安裝，軟件升級和維護比較簡單，系統(tǒng)擴展性好，集中部署。

（8）系統(tǒng)可以根據(jù)用戶角色進行權限分配，保證了系統(tǒng)的安全性。

3 模塊介紹

本系統(tǒng)將模塊設計分為設備檔案管理、保修檔案信息、采購檔案管理3個功能，如圖1所示。

圖1 檔案管理模塊圖

3.1 設備檔案管理

設備檔案管理主要是管理完成采購設備建檔的設備檔案以及未經(jīng)過采購流程的設備檔案。主要支持以下3個功能：

（1）設備檔案管理支持多種查詢方式，即動態(tài)查詢和模糊查詢功能。操作員根據(jù)科室、采購類型、設備分類、設備類型、建檔時間、付款人等自主選擇查詢條件查詢所需信息，并可以Excel的形式導出做相應的處理。

（2）檔案圖片以PDF的形式保存，便于用戶查看。

（3）編輯設備檔案時，支持系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導入功能，使檔案快速地上傳至服務器，保證檔案的完整性。

3.2 保修檔案管理

多年來，在醫(yī)院設備管理部門的努力以及廠家和市場同行給予的支持下，醫(yī)院采購的大型醫(yī)療設備，如CT、磁共振、B超、麻醉機、呼吸機等大部分故障都得到了有效解決。2010年以后，大量新型醫(yī)療設備涌現(xiàn)出來，提升了醫(yī)院整體實力，給醫(yī)院帶來較高的經(jīng)濟效益和社會效益。但在不少基層醫(yī)院，這些大型醫(yī)療設備在維修期后如何保障其正常運行成為值得思考的問題。

醫(yī)院內部使用的大型醫(yī)療設備維護維修與管理是醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，醫(yī)療設備維修記錄管理是醫(yī)療設備維修管理的一部分[6]，醫(yī)療設備維修記錄管理的目的是有效地應用維修記錄[7]。當前，大型醫(yī)療設備在基層衛(wèi)生單位的維修和管理十分艱難，建立有效的保修檔案，可以有效保障大型設備的順利使用，延長設備使用年限，減少醫(yī)院預算支出。

該保修檔案管理功能支持查詢和編輯操作，可實現(xiàn)設備與檔案的動態(tài)關聯(lián)。

3.3 采購檔案管理

目前，采購檔案管理工作中存在的問題如下：

（1）工作人員少，沒有采購檔案專業(yè)管理隊員。現(xiàn)有管理員只管理自己業(yè)務檔案的現(xiàn)象較為普遍。

（2）不能很好地健全檔案數(shù)據(jù)和認真執(zhí)行檔案管理制度，存在不及時整理裝訂，隨意拆封，導致檔案丟失、損壞等現(xiàn)象。

（3）人為不重視采購設備時檔案的收集，會造成一些重要環(huán)節(jié)內容丟失，如參加投標的商家概況、競標過程中各供應商的承諾情況、評標過程中對各供應商的評價情況等。后續(xù)造成記錄數(shù)據(jù)偏少或根本沒有記錄，結果口說無憑，導致引起爭端，對某些中標公司坑害消費者利益的行徑失去了追究的依據(jù)。有些數(shù)據(jù)沒有收集，會被某些人利用，造成責任不清、

（????）（????）難予追究的局面等。

為整個采購流程建立檔案可實現(xiàn)客戶端全自動辦公模式管理，有效地推進設備檔案管理工作。采購建檔管理功能支持多種查詢方式，操作員可根據(jù)呈批件號、預算編號、使用科室、申報科室、申報名稱、預算金額、執(zhí)行人等自主選擇查詢所需要的信息。也可選擇采購狀態(tài)是在進行中還是完成中查詢采購設備信息，方便操作員及時完結建檔。這樣可以簡化查閱方式，縮短查閱時間，提高查閱效率。

4 結語

一個綜合實力強的醫(yī)院，首先要求醫(yī)務人員要有超強的業(yè)務水平，還要求擁有先進的診斷醫(yī)療設備。因此，醫(yī)院應該在傳統(tǒng)的設備管理中探尋一種更有效的管理模式，建立完善的管理制度，有效地促進醫(yī)院的發(fā)展，為醫(yī)院在市場中增加競爭實力[8]。

基于B/S架構的設備檔案管理模塊的引入，使得醫(yī)院檔案管理進入了科學自動化電子檔案管理的階段。信息時代的檔案管理是檔案界的一次創(chuàng)新，但是這要求檔案管理人員在錄入信息存入檔案時必須掌握計算機辦公使用特點，盡量全方位地錄入信息數(shù)據(jù)，以便方便快捷地查詢檔案。

[1]何彩平．醫(yī)療設備檔案的建立與管理[J].中國醫(yī)學裝備，2011，8（12）:58-60．

[2]王玉紅．如何健全和規(guī)范醫(yī)療設備維修檔案[J].醫(yī)療裝備，2010，23（1）:59-60．

[3]何琪．計算機網(wǎng)絡技術在項目信息管理中的運用[J]．圖書館理論與實踐，2012（3）:41-42．

[4]應俊，陳廣飛，何史林，等．基于B/W/S結構臨床科室醫(yī)療信息平臺的開發(fā)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2008，29（6）:47-48．

[5]張文增，孫振國，趙冬斌.基于B/S結構的實驗室管理信息系統(tǒng)開發(fā)方案[J].計算機工程與應用，2002，6（11）:232-233．

[6]陳凌.醫(yī)療設備維修檔案的計算機管理系統(tǒng)[J].醫(yī)療裝備，2003，16（7）:7-10．

[7]曹輝.數(shù)字化醫(yī)院大后勤管理初探[J].中國醫(yī)療器械雜志，2010，34（3）:227-229．

[8]倪磊.醫(yī)療設備管理引入現(xiàn)代項目管理理論的探索[J].中國醫(yī)學裝備，2009，6（2）:35-37．

（收稿：2014-07-13 修回：2015-03-10）

Equipment department management information system based on B/S architecture:equipment archives management

YUN Qing-hui,LI Xiang-dong,GU Hong-mei,JIN Hu
(Department of Equipment,Xijing Hospital of the Fourth Military Medical University,Xi'an 710032,China)

ObjectiveTo develop equipment archives management module based on B/S architecture.MethodsThe module adopted service-oriented architecture(SOA)as the main architecture and internet information service(IIS)as the publishing tool.ResultsEquipment archives paperless management facilitated the archives inquiry.ConclusionHospital management is improved for electronic files,and the requirements for archives management are met.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（6）：129-130，136]

file management;B/S;SOA;paperless

R318；R197.39

A

1003-8868（2015）06-0129-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.06.129

云慶輝（1969—），男，高級工程師，主要從事醫(yī)院醫(yī)療器械管理、維修方面的研究工作，E-mail:yunqhui@fmmu.edu.cn。

710032西安，第四軍醫(yī)大學西京醫(yī)院器材設備科（云慶輝，李向東，谷紅梅，晉 虎）