做一個智慧的會計——非銀行化核算單位工資發(fā)放技巧

楊世學

做一個智慧的會計——非銀行化核算單位工資發(fā)放技巧

楊世學

我國是一個幅員遼闊，地區(qū)發(fā)展不平衡的發(fā)展中國家，經(jīng)濟發(fā)展的差異導致會計信息化水平地區(qū)差異很大。本文對由于會計信息化水平處理差異等種種原因所導致的非銀行化核算單位應用EXCEL進行工資有效管理進行了探討。

工資；非銀行化；EXCEL；會計信息化

Excel是一種使用方便且功能強大的電子表格軟件。信息時代財務人員學會以excel為工具對財務數(shù)據(jù)進行記錄、匯總和分析的方法和技巧，應用得當，可以大幅降低會計日常工作差錯的可能性，在會計管理工作中可以極大提高工作效率，事半功倍地履職盡責?；A性良好有效的財務工作可以使經(jīng)濟個體在瞬息萬變的市場競爭環(huán)境中保持競爭優(yōu)勢，而有效的財務管控可以使其對可能發(fā)生的風險提前預警。Excel在財務和會計工作中有著廣泛的應用，如在基礎會計工作中運用其進行數(shù)據(jù)錄入、公式填充、條件格式、查找替換、有效數(shù)據(jù)、自動篩選數(shù)據(jù)、分類匯總等等。在此基礎上歸并整理數(shù)據(jù)，為決策者提供強有力的數(shù)據(jù)支持，從而實現(xiàn)管理層面對會計的依賴。會計人員掌握excel的函數(shù)定義，針對不同問題，依賴其專業(yè)會計職業(yè)判斷能力，做出有效分析，再組合成公式來解決會計實際問題。作為千萬會計職業(yè)群中的一員要善于總結(jié)會計工作，善于優(yōu)化工作方法，沉淀會計經(jīng)驗，提升個體會計核心職業(yè)判斷能力，智慧型會計就會呼之欲出。

我國歷經(jīng)多年的會計電算化的發(fā)展，信息化水平提升迅猛，以用友、金蝶為代表的ERP極大提升了經(jīng)濟個體會計信息化處理的能力。但我國是一個幅員遼闊，地區(qū)發(fā)展不平衡的發(fā)展中國家，經(jīng)濟發(fā)展的差異導致會計信息化水平地區(qū)差異很大。不同經(jīng)濟體的會計人員在工作中都會接觸諸多差異性的會計報表等數(shù)據(jù)，同一經(jīng)濟體內(nèi)部會計多樣化的工作內(nèi)容，不同部門、不同管理策略也會導致差異性的會計數(shù)據(jù)，這都給會計人員具備差異化的會計處理能力提出了現(xiàn)實要求，excel運用得當，能在一定程度上使會計處理的這種差異化順利并入會計信息系統(tǒng)。雖然現(xiàn)在大多數(shù)單位都已改革了工資發(fā)放形式，實現(xiàn)了工資發(fā)放的銀行化和工資管理的檔案信息化。而對于部分單位來說工資發(fā)放由于會計信息化水平處理差異等種種原因沒有實現(xiàn)工資發(fā)放的銀行化，而是由單位責任會計按工資總額從銀行提取現(xiàn)金至單位財務科進行工資的現(xiàn)金發(fā)放，我們在本文中把這樣的單位個體稱之為非銀行化核算單位。在未實現(xiàn)工資發(fā)放銀行化的單位，發(fā)放工資時，會計人員必須一張張地清點各種面值的鈔票，還須算好各種面值的鈔票應取的數(shù)量，否則職工領取工資時還得自備零錢，領起工資來相當麻煩，這加大了單位會計處理業(yè)務的職業(yè)倦怠和職業(yè)無助感。繁瑣的現(xiàn)實逼迫我們思考，有沒有對會計人員和職工來說都省勁的方法呢？對于這種情況，其實我們可以依托excel來進行信息化處理，來緩解每月大量、重復的現(xiàn)金發(fā)放所導致的會計人員的職業(yè)不幸福感。Excel的會計信息化處理水平有助于會計個體成長為智慧型的會計。會計人員在日常會計工作中用excel來進行相關處理，能達到事半功倍的效果。

首先我們需要對非銀行化核算單位工資發(fā)放進行處理前的規(guī)則設定。假定職工領取工資的最小金額是1元，角分在現(xiàn)金發(fā)放時作為尾數(shù)省略不計，轉(zhuǎn)入下月和下月工資合并處理。依工資發(fā)放額所產(chǎn)生的鈔票張數(shù)能用大面額貨幣發(fā)不使用小面額貨幣發(fā)。比如某職工應發(fā)100元則選用100元面值鈔票1張即可，而不選用兩張50元幣或10元幣10張或更小面額的1元幣100張。

設有某工資發(fā)放例表如下

我們需要首先計算出職工本月應發(fā)工資總額，其等于當月工資總額和上月結(jié)余數(shù)的和。其次按上所述算出實際發(fā)放工資的數(shù)額，即元以上部分，角分計入結(jié)余數(shù)，轉(zhuǎn)入下月處理。我們利用EXCEL的計算功能來實現(xiàn)，處理結(jié)果如下表所示。“本月合計”列如D2單元格，設計算公式為=B2+C2，選中剛才的D2，移動鼠標到該單元格的右下角，鼠標由空心白“＋”號變成實心小黑“＋”號，即出現(xiàn)填充柄。按住鼠標左鍵向下拖動，則D2單元格的計算公式被復制到該列的其他單元格中，計算結(jié)果隨之出現(xiàn);“實際發(fā)放工資數(shù)”列，依上所述保留元以上部分數(shù)值，如E2單元格，計算公式設為=INT(D2),該公式的意思是，將“本月合計”列取整數(shù)(INT是取整函數(shù))，該列其他部分用填充柄填充即可;“本月結(jié)余數(shù)”列如F2單元格，設計算公式為=D2-E2，該列其他部分用填充柄填充即可。

經(jīng)過以上步驟使我們得到了職工本月實際發(fā)放的工資數(shù)，下面來確定相應面值鈔票的張數(shù)。

依前所述，加設不同鈔票面值列如下表所示，在“100元鈔票數(shù)”列，如G2單元格，填入公式=INT(E2/100);在“50元鈔票數(shù)”列，如H2單元格，填入公式=INT((E2-100*G2) /50);在“10元鈔票數(shù)”列，如I2單元格，填入公式=INT( (E2-100*G2-50*H2)/10);在“5元鈔票數(shù)”列，如J2單元格，填入公式=INT((E2-100*G2-50*H2-10*I2)/5);在“2元鈔票數(shù)”列，如K2單元格，填入公式=INT((E2-100*G2-50* H2-10*I2-5*J2)/2);在“1元鈔票數(shù)”列，如L2單元格，填入公式=INT(E2-100*G2-50*H2-10*I2-5*J2-2*K2)即可。對于同列的其他單元格公式，我們可以用前述填充柄的方式得到。

這樣我們就計算出了某一個職工領取他的工資時所需要的各種面值鈔票的張數(shù)。我們將各面值所在列的數(shù)據(jù)匯總求和后，得到要發(fā)放本次職工工資所需要的從銀行提取的各面值鈔票的張數(shù)。單位會計人員只要依此從銀行中取出現(xiàn)金，工資發(fā)放即可順利進行。綜上，大道至簡，我們在談到excel財務管理時可能有太多的術(shù)語、公式和方法，但到最后，都宜在大量實踐的基礎上融會貫通，用最簡單的方法最有效地解決問題，做到如張無忌畫圈劍術(shù)一般“無招勝有招”。

（作者單位：邯鄲市職教中心）