加強儀器設(shè)備驗收工作措施的研究

劉彥強，王益民，張小蒙，孟慶楠，張皓楠

加強儀器設(shè)備驗收工作措施的研究

劉彥強，王益民，張小蒙，孟慶楠，張皓楠

介紹了儀器設(shè)備驗收工作包含的基本要素，分析了儀器設(shè)備驗收工作中存在的外包裝不完整、缺少相關(guān)配件等主要問題，從規(guī)范驗收程序、加強技術(shù)手段、明確檔案內(nèi)容、組建驗收小組、完善監(jiān)督體系和嚴(yán)格質(zhì)量控制6個方面提出了應(yīng)對措施，對保證儀器設(shè)備質(zhì)量和杜絕故障隱患具有重要的意義。

儀器設(shè)備；驗收；措施

0 引言

儀器設(shè)備驗收是質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接決定著儀器設(shè)備的功能、用途等方面是否滿足高?？蒲薪虒W(xué)工作的需求。近年來隨著國家對高校投資力度的加大，高校購置的儀器設(shè)備的數(shù)量快速增加，技術(shù)含量逐步提高，大批國內(nèi)外高端精密儀器設(shè)備的不斷購進，大大地提升了高校硬件水平。同時，儀器設(shè)備代理公司的數(shù)量也急速增加，出現(xiàn)了一批二、三或多級代理的中小型公司，代理公司資金、信譽、服務(wù)等參差不齊，這給高校儀器設(shè)備采購驗收工作帶來很大風(fēng)險。如若在驗收工作中把關(guān)不嚴(yán)，一些不合格的產(chǎn)品就可能進入高校，這不僅會給學(xué)校造成經(jīng)濟損失，而且會影響學(xué)?？蒲薪虒W(xué)工作。因此，如何做好儀器設(shè)備驗收工作，使驗收工作科學(xué)化、規(guī)范化，是當(dāng)前儀器設(shè)備驗收工作面臨的主要問題。

1 儀器設(shè)備驗收的內(nèi)容

根據(jù)高校儀器設(shè)備驗收過程以及涉及的相關(guān)事項，儀器設(shè)備驗收主要包括6個方面內(nèi)容，分別為驗收準(zhǔn)則、驗收流程、驗收方法、驗收人員、驗收時間和驗收資料。

驗收準(zhǔn)則是指儀器設(shè)備驗收的具體指標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)，主要包括包裝箱外觀、隨機資料、設(shè)備外觀、功能用途、相關(guān)技術(shù)指標(biāo)、運轉(zhuǎn)穩(wěn)定性等。驗收流程是指學(xué)校制定的具體驗收過程，用簡要文字、簡單圖形或圖標(biāo)表示，通過把儀器設(shè)備的到貨外觀驗收、開箱安裝驗收、運行使用驗收等標(biāo)志有序連接起來，形成規(guī)范化格式。驗收方法是指運用相關(guān)技術(shù)手段或非技術(shù)手段，如實驗測試、質(zhì)量檢測、主觀觀察等，對儀器設(shè)備相關(guān)指標(biāo)進行計算與核實。驗收人員主要是指高校儀器設(shè)備使用部門人員、設(shè)備管理部門人員、供應(yīng)商代表、生產(chǎn)廠商技術(shù)人員、儀器設(shè)備專家等，進口儀器設(shè)備還需外貿(mào)代理公司代表和商檢人員（部分法檢產(chǎn)品），此外，不同價格的儀器設(shè)備驗收人員也有所不同。驗收時間是指儀器設(shè)備到貨至驗收完畢所消耗的時間。驗收材料是指在驗收過程中供需雙方應(yīng)準(zhǔn)備的書面材料，包括驗收單、測試報告、資質(zhì)證明等。

2 儀器設(shè)備驗收中存在的問題

2.1 儀器設(shè)備外包裝不完整

查看儀器設(shè)備外包裝是驗收的第一道程序，包括查看外包裝是否完整、規(guī)范等，這也直接決定著驗收的有效性。儀器設(shè)備送貨方式可分為3種：第1種是由搬運公司直接送貨，這是最為普遍現(xiàn)象；第2種是由中標(biāo)供應(yīng)商送貨；第3種是由外貿(mào)代理公司送貨。在儀器設(shè)備接收過程中，發(fā)現(xiàn)外包裝的形式各種各樣，主要問題有：外包裝破損、受到外力撞變形、外表面臟亂、傾斜標(biāo)志出現(xiàn)問題、封條有重封跡象、封條不統(tǒng)一等[1]。

2.2 儀器設(shè)備缺少相關(guān)配件

高校購置的儀器設(shè)備一般不是單個的，而是由多個儀器設(shè)備成套組成，缺少任一個設(shè)備都會導(dǎo)致儀器設(shè)備無法完成驗收。在實際驗收過程中，存在2種缺少相關(guān)配件的情況：一是購置的儀器設(shè)備主要組成部分在到貨后發(fā)現(xiàn)根本無法使用，還需另外購置相關(guān)支持設(shè)備，如氧氣發(fā)生器需要配備真空泵，核酸蛋白分析儀需配備恒流泵、工作站等；二是購置了儀器設(shè)備主機，但忽略了相關(guān)支持配件，到貨驗收時發(fā)現(xiàn)該儀器設(shè)備的許多功能無法使用，需要額外配件才能使用該功能。

2.3 儀器設(shè)備隨機資料不完整

隨機資料是指儀器設(shè)備配備的相關(guān)材料，主要有裝箱清單、說明書、出廠檢測報告、合格和證明等。在實際驗收過程中，進口儀器設(shè)備和國產(chǎn)儀器設(shè)備的隨機資料不完整情況經(jīng)常出現(xiàn)。這導(dǎo)致驗收人員難以判斷該儀器設(shè)備是否為全新，是否合格，是否為展品或廠家長久存貨等，給驗收工作帶來了一定難度，影響了驗收工作進度。

2.4 儀器設(shè)備型號與合同要求不符

為了防止到貨儀器設(shè)備出現(xiàn)名不符實、以次充好的情況，采購合同一般對產(chǎn)品的型號規(guī)格都有明確規(guī)定，然而型號規(guī)格與合同不符的情況仍時有發(fā)生[2]。按原因可分為3種：第1種是合同型號存在筆誤；第2種是該型號已停產(chǎn)、斷貨或升級，而供貨商私自更換產(chǎn)品型號；第3種是該型號產(chǎn)品成本較高，供應(yīng)商以同類型低檔產(chǎn)品替代，如熒光PCR儀620型更換為600系列等。

2.5 儀器設(shè)備安裝人員技術(shù)資質(zhì)參差不齊

儀器設(shè)備到貨以后，供應(yīng)商應(yīng)及時安排工程技術(shù)人員對儀器設(shè)備進行安裝和使用培訓(xùn)。在實際安裝過程中，購置高校往往忽略檢驗工程技術(shù)人員的安裝資質(zhì)，而工程技術(shù)人員資質(zhì)的參差不齊給儀器設(shè)備帶來很大隱患。特別是大型精密儀器設(shè)備，一個微小的錯誤都可能導(dǎo)致重大問題。目前安裝工程技術(shù)人員包括4種類型，分別為生產(chǎn)廠家工程技術(shù)人員、生產(chǎn)廠家委托代理人員、代理商內(nèi)部員工和代理商安排的其他公司人員。由于后3種安裝人員對儀器設(shè)備了解不夠，一個簡單的錯誤都可能導(dǎo)致儀器設(shè)備無法安裝，或給儀器設(shè)備的使用埋下隱患。如學(xué)校儀器設(shè)備到貨后，安裝調(diào)試不成功，嚴(yán)重影響使用，安裝人員把責(zé)任歸結(jié)為儀器設(shè)備的質(zhì)量問題，后經(jīng)專業(yè)人員檢驗，只是電源線問題，諸如此類現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.6 驗收人員對儀器設(shè)備功能用途缺乏了解

驗收人員一般都是高校教師，由于部分高校老師主要從事教學(xué)或科研工作，對儀器設(shè)備技術(shù)性能和功能用途缺乏了解，技術(shù)水平專業(yè)性不夠和責(zé)任感不強[3]，在驗收過程中，只是簡單聽從安裝人員的講述，只要正常運轉(zhuǎn)，即驗收通過，很少對儀器設(shè)備的主要功能和關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)逐一檢驗。這很容易造成一些代理商以次充好、故意隱藏該設(shè)備的一些功能配件，從而降低配置或干脆以二手產(chǎn)品替代，給學(xué)校造成很大損失。

2.7 儀器設(shè)備驗收期限持續(xù)時間較長

驗收期限是合同明確的問題，然而由于各方面原因，往往導(dǎo)致驗收期限超出規(guī)定要求?？偨Y(jié)多年驗收經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致驗收延遲的原因主要包括3個：（1）執(zhí)行監(jiān)督重視程度不夠，提前供貨或延遲供貨都不被處罰，這使得供應(yīng)商放松法律約束，隨意拖延送貨時間；（2）供應(yīng)商未按學(xué)校規(guī)定要求進行驗收，不能及時提供驗收所需材料；（3）使用者因場地、安裝條件等原因私自要求推遲送貨。驗收期限拉長對高校自身影響很大，既影響高校教學(xué)科研正常使用，也會錯過退換貨期或索賠期（進口），從而給學(xué)校帶來不必要的經(jīng)濟損失。

3 加強儀器設(shè)備驗收工作的措施

3.1 完善驗收內(nèi)容，規(guī)范驗收程序

根據(jù)目前儀器設(shè)備到貨驗收的一般步驟和不同驗收階段所需材料，將驗收程序與驗收準(zhǔn)則結(jié)合起來，形成規(guī)范化的驗收流程，可分為前期準(zhǔn)備、到貨外觀驗收、開箱安裝驗收和運行使用驗收4個步驟。

前期準(zhǔn)備主要是使用部門對儀器設(shè)備進行接收，同時根據(jù)儀器設(shè)備價值及技術(shù)精度要求，組建驗收小組和制定驗收方案。對于大型貴重儀器設(shè)備，應(yīng)提前準(zhǔn)備儀器設(shè)備的安裝使用條件（水、電、場地），必要時可邀請校外專家參與整個驗收過程。

到貨外觀驗收屬于前期驗收，主要是對包裝箱外觀進行驗收，防止出現(xiàn)包裝不良或防護措施不充分、不妥善。外觀驗收即是對外包裝外觀進行全面檢查，對外包裝出現(xiàn)拆封、破損、擠壓、潮濕、淋雨、生銹、標(biāo)志變色或破碎、傾斜、倒置等現(xiàn)象的儀器設(shè)備，及時進行退換貨處理。

開箱安裝驗收屬于中期驗收，主要包括非技術(shù)驗收和技術(shù)驗收2種形式。非技術(shù)驗收主要利用驗收相關(guān)制度規(guī)定和實踐經(jīng)驗，對包裝箱內(nèi)的儀器設(shè)備的外觀、型號、配件、說明書、合格證、裝箱單及技術(shù)資料等進行驗收，保證儀器設(shè)備主機及配件外觀完好、數(shù)量完整、型號一致、正品出廠和隨機資料完整。技術(shù)驗收主要是將使用說明書上給定的功能、技術(shù)指標(biāo)以及實際測試結(jié)果與合同和招投標(biāo)文件上的要求進行比對，逐項檢驗該儀器設(shè)備的功能、技術(shù)指標(biāo)穩(wěn)定性及可靠性，判定該儀器設(shè)備功能質(zhì)量是否符合要求[4]。

運行使用驗收屬于后期驗收，是對儀器設(shè)備的最后檢驗，主要是在儀器設(shè)備試運行一段時間后，對現(xiàn)場培訓(xùn)狀況、運行狀況和使用狀況的驗收，并聽取用戶的反饋意見。在驗收過程中，嚴(yán)格遵守驗收流程，統(tǒng)一驗收原則[5]，出現(xiàn)問題時應(yīng)立即暫停驗收，待問題解決后，再繼續(xù)驗收。儀器設(shè)備驗收流程圖如圖1所示。

圖1 儀器設(shè)備驗收流程圖

3.2 加強技術(shù)手段，規(guī)范驗收方法

目前，高校大部分驗收都是基于驗收人員主觀判斷或依據(jù)安裝人員提供的運行數(shù)據(jù)進行判斷，對儀器設(shè)備實際技術(shù)性能和功能缺乏科學(xué)嚴(yán)格檢測，驗收工作往往簡單化。鑒于此種現(xiàn)象，應(yīng)采用科學(xué)有效的驗收方法，特別是引入或加強技術(shù)手段，才能獲得良好效果[6]。

目前，技術(shù)驗收主要采取實驗檢測和質(zhì)量檢測2種方式。實驗檢測是利用實驗材料測試儀器設(shè)備，測試結(jié)果與理論數(shù)值或其他相同儀器設(shè)備的實驗結(jié)果進行比較，判斷該儀器設(shè)備技術(shù)性能是否達標(biāo)。實驗檢測是一種常用的技術(shù)驗收手段，驗收結(jié)果的可靠性較高。但實驗檢測存在一個致命缺點就是無法檢測儀器設(shè)備的一些硬件指標(biāo)，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確判定該儀器設(shè)備所有部件是否是原廠產(chǎn)品。質(zhì)量檢測是采用合法或合乎檢定規(guī)程的檢定器具，對儀器設(shè)備硬件質(zhì)量進行檢測[7]，能有效彌補實驗檢測的不足。因此，對于大型儀器和精密儀器設(shè)備，需要將實驗檢測和質(zhì)量檢測相結(jié)合，進行全面檢驗，嚴(yán)格進行質(zhì)量控制。

3.3 統(tǒng)一驗收期限，規(guī)范檔案內(nèi)容

在儀器設(shè)備驗收過程中，驗收期限不規(guī)范的現(xiàn)象比較突出，沒有一個明確的驗收期限進行約束，極大影響了驗收進度。對于進口儀器設(shè)備，驗收須在貨到港90 d內(nèi)完成驗收，因為按照國際慣例進口儀器設(shè)備的有效索賠期一般是貨到港90 d內(nèi)。對于國產(chǎn)儀器設(shè)備，驗收期限根據(jù)學(xué)校自身情況確定，原則上只要合理即可。

驗收材料是驗收內(nèi)容的具體表現(xiàn)形式，如說明書、質(zhì)量檢測報告、安裝調(diào)試報告等。由于驗收材料涉及內(nèi)容較多，為了便于事后查詢與管理，必須對重要材料及時存檔，形成規(guī)范有效的驗收檔案[8]。在驗收階段，一般根據(jù)儀器設(shè)備價值的不同，對存檔材料進行分類保存與管理。對于大型儀器設(shè)備，驗收階段的檔案內(nèi)容應(yīng)包括裝箱單、說明書、質(zhì)量檢測證明、安裝調(diào)試報告、驗收報告和電子圖片，對于普通儀器設(shè)備，檔案內(nèi)容主要是驗收單。

3.4 組建驗收小組，規(guī)范驗收人員

隨著高校購置儀器設(shè)備數(shù)量的不斷增加，驗收工作任務(wù)也越來越重。鑒于高校教師數(shù)量和工作時間的局限，應(yīng)根據(jù)儀器設(shè)備價值不同，合理安排相關(guān)驗收人員，組建驗收小組[9]，以提高驗收工作的效率和質(zhì)量。

驗收小組一般可分為3種形式：（1）單價10萬元以下的驗收小組應(yīng)由使用部門、供應(yīng)商代表、生產(chǎn)廠商技術(shù)人員和外貿(mào)代理商（進口）共同組成；（2）單價10萬元至100萬元的應(yīng)由使用部門、設(shè)備管理部門、校內(nèi)設(shè)備專家、供應(yīng)商代表、生產(chǎn)廠商技術(shù)人員和外貿(mào)代理商（進口）共同組成；（3）單價100萬元以上的應(yīng)由使用部門主管領(lǐng)導(dǎo)及儀器設(shè)備負責(zé)人、設(shè)備管理部門、監(jiān)察部門、校內(nèi)外設(shè)備專家、供應(yīng)商代表、生產(chǎn)廠商技術(shù)人員和外貿(mào)代理商（進口）共同組成。

由于供應(yīng)商、外貿(mào)代理商和生產(chǎn)廠商的工作人員流動性較大，為規(guī)范驗收工作，使其具備有效性和法律性，參加驗收的校外工作人員在驗收時，需攜帶公司法人代表的授權(quán)書、公司營業(yè)執(zhí)照副本和本人身份證及復(fù)印件[10]。鑒于一些驗收人員對儀器設(shè)備知識了解不足，可以通過邀請有經(jīng)驗的相關(guān)人員協(xié)助驗收。

3.5 完善監(jiān)督體系，規(guī)范監(jiān)督方法

在實際驗收過程中，經(jīng)常出現(xiàn)未能及時完成驗收的情況，嚴(yán)重影響執(zhí)行進度，這既有供應(yīng)商的原因，也有學(xué)校自身原因。為了按規(guī)定時間完成驗收工作，及時反饋并解決存在的問題，建立完善規(guī)范的監(jiān)督體系必不可少。完善監(jiān)督體系需要做到3點：（1）明確監(jiān)督人員，即要求高校具有明確的基層和上層監(jiān)督人員；（2）指定監(jiān)督工具，即利用相關(guān)計算機軟件對儀器設(shè)備驗收進度進行監(jiān)督與提示，實現(xiàn)信息共享；（3）疏通反饋渠道，即對驗收遇到的問題及時準(zhǔn)確地反饋至儀器設(shè)備主管領(lǐng)導(dǎo)，以便及時解決問題。

3.6 嚴(yán)格質(zhì)量控制，規(guī)范驗收過程

在驗收過程中，質(zhì)量控制是非常重要的環(huán)節(jié)，同時也是驗收的主要目的。嚴(yán)格質(zhì)量控制主要措施有：（1）時刻樹立質(zhì)量控制理念，將質(zhì)量控制貫穿于整個驗收過程，形成一套完整、規(guī)范的驗收制度；（2）重視驗收流程中的每一個環(huán)節(jié)，對驗收小組、驗收方案、驗收內(nèi)容和驗收方法進行規(guī)范定義，明確合格與不合格標(biāo)準(zhǔn)；（3）明確驗收人員職責(zé)，責(zé)任到人，將驗收經(jīng)驗豐富的人員作為驗收負責(zé)人；（4）做好驗收記錄，詳細記錄驗收的全部過程，對于貴重設(shè)備盡可能全程錄像；（5）加強驗收人員知識學(xué)習(xí)，深入貫徹計量法律法規(guī)，提升驗收人員技術(shù)檢測能力；（6）實施分階段檢測，不僅需要在首次安裝完畢后進行檢測，而且注重日常檢測，特別是在運行過程中定期檢測；（7）依據(jù)價值不同，實施分類驗收與管理，提高驗收質(zhì)量與效率?？傊?，驗收是一個過程，盡可能做到全程監(jiān)測，保證儀器設(shè)備質(zhì)量在整個驗收周期都處于合格水平。

4 結(jié)語

儀器設(shè)備驗收工作涉及高校的各個部門，是一項基礎(chǔ)性與系統(tǒng)性相結(jié)合的工作。加強儀器設(shè)備驗收管理，嚴(yán)格執(zhí)行驗收制度，把好質(zhì)量關(guān)，從源頭消除技術(shù)故障和安全隱患，對確保儀器設(shè)備正常使用、提高資金使用效益具有十分重要的作用。

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（收稿：2014-02-10 修回：2014-06-20）

Measures to strengthen equipment acceptance check

LIU Yan-qiang,WANG Yi-min,ZHANG Xiao-meng,MENG Qing-nan,ZHANG Hao-nan
（Department of Assets and Equipment,Tianjin University of Traditional Chinese Medicine,Tianjin 300193,China）

The basic elements of equipment acceptance check are introduced.The main problems of equipment acceptance check are analyzed,including incomplete packaging,lack of related accessories,etc.The countermeasures are put forward from the aspects of standardizing acceptance procedures,strengthening technical methods,determining file contents,establishing acceptance team,improving supervision system and strict quality control,which are of great significance to ensure equipment quality and eliminate hidden faults.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（1）：116-119]

equipment;acceptance check;measure

R318；R197.39

A

1003-8868（2015）01-0116-04

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.01.116

天津市高等學(xué)校實驗室工作研究會學(xué)術(shù)研究計劃項目（201219）

劉彥強（1985—），男，實驗師，主要從事實驗室儀器設(shè)備管理與采購方面的研究工作，E-mail：lyq181@163.com。

300193天津，天津中醫(yī)藥大學(xué)資產(chǎn)設(shè)備處（劉彥強，王益民，張小蒙，孟慶楠，張皓楠）

王益民，E-mail：wym@tjutcm.edu.cn