儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

李嫦玲，徐 惠

(南京水利科學(xué)研究院，江蘇南京 210029)

隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加快，科學(xué)研究事業(yè)有了飛速的發(fā)展，先進(jìn)的實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備大量引進(jìn)。目前市場(chǎng)上已有一些儀器設(shè)備管理軟件系統(tǒng)，包含了儀器設(shè)備管理的大部分功能，而且管理功能的設(shè)計(jì)也較為規(guī)范，但設(shè)計(jì)對(duì)象偏重于生產(chǎn)企業(yè)。南京水利科學(xué)研究院是面向國(guó)內(nèi)外的綜合性水利、水電、水運(yùn)科學(xué)研究機(jī)構(gòu)，擁有的儀器設(shè)備數(shù)量大，精密儀器、貴重儀器、先進(jìn)設(shè)備較多，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，根據(jù)研究方向不同儀器設(shè)備的管理相對(duì)分散。

為進(jìn)一步提高科研儀器設(shè)備的管理水平，開(kāi)發(fā)一套適合科研院所的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)可以對(duì)儀器設(shè)備的分散管理進(jìn)行統(tǒng)一，規(guī)范管理方式，提高儀器設(shè)備管理工作效率。對(duì)管理業(yè)務(wù)中涉及的數(shù)據(jù)，分析其中的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，以達(dá)到加強(qiáng)溝通，提供信息共享平臺(tái)，減少數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計(jì)匯總工作量的目的。同時(shí)，嚴(yán)格按照質(zhì)量控制體系加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備的實(shí)時(shí)監(jiān)控、有效管理以及自動(dòng)提醒，相關(guān)信息按權(quán)限范圍共享與公開(kāi)。

1 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)背景

1.1 儀器設(shè)備管理背景

南京水利科學(xué)研究院的儀器設(shè)備管理是由各個(gè)研究所內(nèi)的儀器設(shè)備管理員進(jìn)行半自動(dòng)化管理，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范管理方式，各所管理方式不同，造成提交的儀器設(shè)備表格樣式不統(tǒng)一，增加了管理的工作量;各所單獨(dú)管理維護(hù)本所儀器設(shè)備，造成儀器設(shè)備信息孤島，不能及時(shí)共享信息。儀器設(shè)備自動(dòng)化管理水平不是很高。如儀器設(shè)備位置變遷、檢定/校驗(yàn)情況、檢修情況、儀器設(shè)備使用情況以及當(dāng)前運(yùn)行狀態(tài)等信息得不到及時(shí)的更新。

1.2 系統(tǒng)背景

現(xiàn)有的綜合管理信息系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱(chēng)MIS系統(tǒng))已經(jīng)涵蓋了綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、內(nèi)部信息門(mén)戶(hù)管理平臺(tái)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)，并且集成了檔案系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了辦公及科研管理的信息化、流程規(guī)范化和自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)間信息數(shù)據(jù)交互功能。

整個(gè)綜合管理信息系統(tǒng)應(yīng)該是一個(gè)一體化的系統(tǒng)，涉及各專(zhuān)業(yè)管理領(lǐng)域的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)是在企業(yè)信息門(mén)戶(hù)下實(shí)現(xiàn)應(yīng)用集成的系統(tǒng)，因此，儀器設(shè)備管理系統(tǒng)作為MIS系統(tǒng)一部分，要處理好與其他系統(tǒng)的銜接，充分考慮一體化、數(shù)據(jù)共享以及后續(xù)功能的擴(kuò)展性。

2 系統(tǒng)需求分析

2.1 業(yè)務(wù)需求

開(kāi)發(fā)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的目的是在ISO9000質(zhì)量管理體系要求下，對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行全生命周期管理(包括儀器設(shè)備入庫(kù)、使用、借用、歸還、維修、報(bào)廢)，儀器設(shè)備質(zhì)量(檢定/校驗(yàn)、期間核查、維護(hù)保養(yǎng))計(jì)劃以及執(zhí)行情況的監(jiān)督管理，形成規(guī)范完整的儀器設(shè)備清單及技術(shù)檔案;結(jié)合自動(dòng)化技術(shù)手段，加強(qiáng)儀器設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控，有效管理以及自動(dòng)提醒，利用信息化管理平臺(tái)統(tǒng)一管理，共享全院設(shè)備資產(chǎn)信息。

根據(jù)需要，儀器設(shè)備管理系統(tǒng)分為7個(gè)功能模塊:儀器設(shè)備管理、儀器設(shè)備計(jì)劃管理、儀器設(shè)備執(zhí)行管理、儀器設(shè)備查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析、業(yè)務(wù)提醒、參數(shù)維護(hù)。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

2.2 系統(tǒng)角色

對(duì)系統(tǒng)的需求分析首先要確定系統(tǒng)的使用者，儀器設(shè)備管理中包括以下幾類(lèi)角色。

(1)系統(tǒng)管理員:對(duì)系統(tǒng)的正常運(yùn)行執(zhí)行初始化、參數(shù)化和客戶(hù)化的系統(tǒng)功能，例如為系統(tǒng)中的基礎(chǔ)參數(shù)維護(hù)、設(shè)置業(yè)務(wù)提醒規(guī)則及閾值、查看所有儀器設(shè)備信息等。

(2)所辦主任角色:儀器設(shè)備管理中部門(mén)內(nèi)儀器設(shè)備借用、歸還、送檢等流程審批，查看、維護(hù)本所儀器設(shè)備信息以及統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果。

(3)所領(lǐng)導(dǎo)角色:儀器設(shè)備管理中跨部門(mén)儀器設(shè)備借用流程審批，查看、維護(hù)本所儀器設(shè)備信息以及統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果。

(4)所儀器設(shè)備管理員角色:各所內(nèi)部負(fù)責(zé)儀器設(shè)備管理人員，計(jì)劃定制以及執(zhí)行，查詢(xún)并維護(hù)本所儀器設(shè)備信息、技術(shù)檔案等。

(5)保管人:負(fù)責(zé)儀器設(shè)備錄入、自檢、維護(hù)保養(yǎng)流程執(zhí)行。

(6)一般用戶(hù)角色:一般用戶(hù)即指能夠登錄系統(tǒng)的所有用戶(hù)，有權(quán)限查詢(xún)所有儀器設(shè)備信息，并根據(jù)實(shí)際情況參與儀器設(shè)備管理中的借用、歸還、續(xù)借、預(yù)約等流程。

2.3 系統(tǒng)整合與集成

圖2 系統(tǒng)角色關(guān)系圖

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)是我院整個(gè)MIS系統(tǒng)的一部分，與原先的設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、統(tǒng)一消息服務(wù)平臺(tái)、工作流引擎等都存在交集。

有一部分儀器設(shè)備信息是納入設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)備全生命周期管理，儀器設(shè)備管理與設(shè)備資產(chǎn)管理共享這部分設(shè)備信息。設(shè)備資產(chǎn)管理中的設(shè)備狀態(tài)發(fā)生改變后，相應(yīng)同步至儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中，保證信息的一致性。

科研管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目立項(xiàng)以及成果審查登記時(shí)，需要通過(guò)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)所使用的儀器設(shè)備信息，形成儀器設(shè)備使用履歷表。

儀器設(shè)備管理中的入庫(kù)、借用、歸還、檢定/校驗(yàn)環(huán)節(jié)，涉及到流程審批，需要工作流引擎提供業(yè)務(wù)流程支撐。

當(dāng)科研儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中的設(shè)備接近檢定/校準(zhǔn)周期時(shí)，系統(tǒng)將結(jié)合網(wǎng)頁(yè)與短信提醒方式，提醒相關(guān)人員盡快對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)，需要與統(tǒng)一消息服務(wù)平臺(tái)提供的短信接口進(jìn)行對(duì)接。

3 系統(tǒng)功能

3.1 儀器設(shè)備管理

包括儀器設(shè)備入庫(kù)、儀器設(shè)備使用、儀器設(shè)備借用、儀器設(shè)備續(xù)借、儀器設(shè)備歸還、儀器設(shè)備預(yù)約、儀器設(shè)備維修、儀器設(shè)備報(bào)廢以及儀器設(shè)備檔案管理。

(1)儀器設(shè)備入庫(kù):實(shí)現(xiàn)從設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)入賬后，儀器類(lèi)設(shè)備流轉(zhuǎn)至保管人，由所儀器設(shè)備管理員輸入、補(bǔ)充相關(guān)信息后提交入庫(kù)，完成入庫(kù)功能。過(guò)程結(jié)束后在《儀器設(shè)備履歷表》中增加入庫(kù)記錄。

(3)儀器設(shè)備借用:實(shí)現(xiàn)對(duì)公用管理設(shè)備(主要是便攜設(shè)備)，各所辦統(tǒng)一管理，借用人查詢(xún)需要借用的儀器設(shè)備，提出借用申請(qǐng)功能。系統(tǒng)在《儀器設(shè)備履歷表》中自動(dòng)增加一條借用記錄，包括借用日期、借用人、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目名稱(chēng)、儀器狀態(tài)、保管人、管理員等。

(4)儀器設(shè)備續(xù)借:實(shí)現(xiàn)對(duì)已借用并且未到歸還期的儀器設(shè)備，借用人延長(zhǎng)借用時(shí)間，提出續(xù)借申請(qǐng)功能。系統(tǒng)在《儀器設(shè)備履歷表》中自動(dòng)增加一條續(xù)借記錄，包括借用日期、借用人、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目名稱(chēng)、儀器狀態(tài)、保管人、管理員等。

(5)儀器設(shè)備歸還:實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備歸還申請(qǐng)流程功能。若有該設(shè)備預(yù)約信息，則自動(dòng)通知預(yù)約人。系統(tǒng)在《儀器設(shè)備履歷表》中自動(dòng)增加一條歸還記錄，包括借用日期、借用人、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目名稱(chēng)、儀器狀態(tài)、保管人、管理員等。

(6)儀器設(shè)備預(yù)約:實(shí)現(xiàn)需要借用的儀器設(shè)備已被他人借用時(shí)，進(jìn)行登記預(yù)約操作，當(dāng)該設(shè)備歸還后，及時(shí)通知預(yù)約用戶(hù)的功能。

(7)儀器設(shè)備維修:實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備已損壞不能正常使用時(shí)，保管人提出維修申請(qǐng)流程功能。維修完成以后，系統(tǒng)在《儀器設(shè)備履歷表》中自動(dòng)增加維修記錄一條，包括時(shí)間、維修內(nèi)容、儀器狀態(tài)、保管人、管理員等。

(8)儀器設(shè)備報(bào)廢:實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的報(bào)廢流程功能。儀器設(shè)備保管人在設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，選擇需要報(bào)廢儀器，啟動(dòng)儀器設(shè)備處置申請(qǐng)單流程，填寫(xiě)相關(guān)處置原因、處置方式。流程審批結(jié)束后，儀器設(shè)備使用狀態(tài)為報(bào)廢，組件狀態(tài)為停用。過(guò)程結(jié)束后在《儀器設(shè)備履歷表》中增加報(bào)廢記錄。

①用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)E型視力表燈箱、眼壓測(cè)量?jī)x、眼A超儀、前房角鏡分別測(cè)定兩組患者治療半年后的視力、眼壓、中央前房深度與房角寬度。②并發(fā)癥主要是前房出血、角膜水腫、淺前房、無(wú)菌性炎癥、虹膜纖維素樣滲出、脈絡(luò)膜脫落、眼內(nèi)炎、視網(wǎng)膜脫離等。

(9)儀器設(shè)備檔案管理:實(shí)現(xiàn)各所儀器設(shè)備管理員對(duì)本所儀器設(shè)備信息以及技術(shù)檔案管理功能?？勺詣?dòng)生成儀器設(shè)備電子檔案，并可下載。檔案包括:購(gòu)置申請(qǐng)表、招投標(biāo)資料、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單、合同、說(shuō)明書(shū)、購(gòu)置發(fā)票、檢定/校準(zhǔn)證書(shū)、儀器圖片、儀器有關(guān)安裝軟件、每年的使用履歷等。

3.2 儀器設(shè)備計(jì)劃管理

包括儀器設(shè)備期間核查計(jì)劃、儀器設(shè)備檢定/校驗(yàn)計(jì)劃、儀器設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃。

系統(tǒng)根據(jù)所儀器設(shè)備管理員填寫(xiě)的相應(yīng)信息，可生成并導(dǎo)出《儀器設(shè)備期間核查計(jì)劃表》、《儀器設(shè)備周期檢定/校驗(yàn)計(jì)劃表》、《儀器設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃表》。

3.3 儀器設(shè)備執(zhí)行管理

包括儀器設(shè)備期間核查、儀器設(shè)備檢定/校驗(yàn)和儀器設(shè)備故障、維護(hù)保養(yǎng)、停用、降檔使用、啟用。

儀器設(shè)備期間由核查人填寫(xiě)期間核查具體執(zhí)行情況與結(jié)果，審批通過(guò)后，實(shí)現(xiàn)此次期間核查閉環(huán)操作。過(guò)程結(jié)束后在《儀器設(shè)備履歷表》中增加期間核查記錄。

自校過(guò)程，由儀器設(shè)備保管人啟動(dòng)自校流程，將校驗(yàn)相關(guān)記錄及報(bào)告上傳，由所儀器設(shè)備管理員審核，完成自檢。

送檢過(guò)程，由各所儀器設(shè)備管理員根據(jù)檢定/校驗(yàn)計(jì)劃確定本所需要送檢的設(shè)備，啟動(dòng)送檢流程。待檢定后，由儀器設(shè)備管理員填寫(xiě)檢定/校準(zhǔn)信息、上傳檢定/校準(zhǔn)證書(shū)后，儀器設(shè)備狀態(tài)恢復(fù)使用。校驗(yàn)完成后，系統(tǒng)在儀器履歷表中自動(dòng)增加相關(guān)記錄并自動(dòng)變更儀器設(shè)備的相關(guān)字段。

儀器設(shè)備故障、維護(hù)保養(yǎng)、停用、降檔使用、啟用由維護(hù)人根據(jù)儀器設(shè)備的情況進(jìn)行，完成后填寫(xiě)儀器設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)具體執(zhí)行情況與結(jié)果。過(guò)程結(jié)束后自動(dòng)變更儀器狀態(tài)參數(shù)、并在《儀器設(shè)備履歷表》中增加相關(guān)記錄。

3.4 儀器設(shè)備查詢(xún)

在該模塊中可進(jìn)行儀器設(shè)備基本信息查詢(xún)、儀器設(shè)備使用記錄查詢(xún)、儀器設(shè)備檢定/校驗(yàn)記錄查詢(xún)、儀器設(shè)備維修記錄查詢(xún)。同時(shí)，可根據(jù)查詢(xún)篩選條件，按模板要求實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備表格按全院、研究所輸出?？缮傻谋砀裼小秲x器設(shè)備(標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì))檢定/計(jì)劃表》、《參考標(biāo)準(zhǔn)(參考物質(zhì))檢定計(jì)劃表》、《儀器設(shè)備自校準(zhǔn)計(jì)劃表》、《儀器設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃表》、《儀器設(shè)備期間核查計(jì)劃表》、《儀器設(shè)備履歷表》、《現(xiàn)場(chǎng)使用設(shè)備一覽表》、《只用自制或未定型專(zhuān)用儀器設(shè)備一覽表》。

3.5 統(tǒng)計(jì)分析

該模塊可以統(tǒng)計(jì)分析儀器設(shè)備維修原因，對(duì)具體成因進(jìn)行把關(guān)，避免不需要的維修。還可以分析統(tǒng)計(jì)儀器設(shè)備利用率和維修率。此外，也可以快速統(tǒng)計(jì)出某臺(tái)儀器在哪些科研項(xiàng)目中使用過(guò)。

3.6 業(yè)務(wù)提醒

包括檢定/校驗(yàn)提醒、儀器歸還提醒、儀器預(yù)約提醒、期間核查提醒、維護(hù)保養(yǎng)提醒。

針對(duì)儀器設(shè)備借用、歸還、預(yù)約、檢定校驗(yàn)、期間核查、維護(hù)保養(yǎng)的執(zhí)行進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)快到歸還期限或超期未還、超期未檢定校驗(yàn)、超期期間未核查、超期未維保的儀器設(shè)備給出及時(shí)預(yù)警和告警。

3.7 參數(shù)維護(hù)

由儀器設(shè)備管理員維護(hù)用于儀器設(shè)備管理中的所有參數(shù)及其值。包括儀器設(shè)備類(lèi)別、檢驗(yàn)類(lèi)別、使用狀態(tài)、組件狀態(tài)、提醒閥值等。

3.8 儀器設(shè)備基礎(chǔ)檔案維護(hù)日志

記錄儀器設(shè)備基礎(chǔ)檔案模塊中，系統(tǒng)管理員可以查看儀器設(shè)備信息的修改、刪除操作日志，做到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)可查、可控、可跟蹤。

4 系統(tǒng)的主要特點(diǎn)

4.1 過(guò)程管理

系統(tǒng)覆蓋了儀器設(shè)備管理的全過(guò)程等各個(gè)環(huán)節(jié)，并且跟蹤了設(shè)備完整的轉(zhuǎn)移過(guò)程，進(jìn)行了設(shè)備全生命周期管理。

4.2 動(dòng)態(tài)監(jiān)控

系統(tǒng)除了提供儀器設(shè)備狀態(tài)和分布狀況等靜態(tài)管理資料外，還提供了儀器設(shè)備動(dòng)態(tài)情況的監(jiān)控資料，如:設(shè)備利用率、故障率、維修率、運(yùn)行情況等。

4.3 功能靈活

系統(tǒng)管理員可以靈活配置用戶(hù)的角色及應(yīng)用權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)基礎(chǔ)參數(shù)和提醒閾值進(jìn)行維護(hù)。

4.4 實(shí)時(shí)性

儀器設(shè)備的借用、歸還、預(yù)約、檢定校驗(yàn)、期間核查、維護(hù)保養(yǎng)到期都會(huì)自動(dòng)預(yù)警，超期未進(jìn)行也會(huì)及時(shí)告警;儀器設(shè)備生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)及計(jì)劃的執(zhí)行操作都會(huì)自動(dòng)生成儀器設(shè)備履歷表信息。

4.5 全面性

對(duì)全院各個(gè)研究所的儀器設(shè)備信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，所有系統(tǒng)用戶(hù)均能共享院儀器設(shè)備信息。充分考慮與MIS系統(tǒng)中其他管理系統(tǒng)的銜接及后續(xù)功能擴(kuò)展。設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)中符合條件的儀器可流轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)?？蒲泄芾硐到y(tǒng)中，可通過(guò)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)所使用的儀器。

5 結(jié)語(yǔ)

科研儀器設(shè)備管理系統(tǒng)在南京水利科學(xué)研究院已開(kāi)展試用。系統(tǒng)的建立可以幫助各研究所在院儀器設(shè)備管理部門(mén)的監(jiān)督下，對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一、有效的管理，增強(qiáng)了各所之間儀器設(shè)備信息的交流與溝通，提高了工作效率，同時(shí)，也提高了院計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)開(kāi)發(fā)水平，促進(jìn)了院辦公信息化的建設(shè)。通過(guò)科研儀器管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技術(shù)的應(yīng)用推廣，為促進(jìn)水利行業(yè)科研儀器管理創(chuàng)新和管理水平提升提供有效支撐。

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