利用Word模板及宏對(duì)工程技術(shù)長(zhǎng)文檔排版

司存友 朱寅非 羅俐雅

（1.江蘇省水文水資源勘測(cè)局，江蘇 南京 210029；2.南京城市職業(yè)學(xué)院，江蘇 南京 210038）

0 引言

《蘇北供水計(jì)量關(guān)鍵技術(shù)》共計(jì)12章，由十多位作者參與編寫，每章近100 頁(yè)，整個(gè)文檔近1000 頁(yè)。匯總上來(lái)的文檔，排版格式五花八門，由三位工作人員采用手工方式參與第一版稿件的排版，花了近5 個(gè)工作日。整個(gè)文章編寫改稿約6 次，每次排版工作量巨大，非?？简?yàn)工作人員的耐心、細(xì)心和恒心。所以，采用批量格式替換操作和程序輔助排版，顯得非常必要和迫切。

筆者主要針對(duì)工程技術(shù)長(zhǎng)文檔，應(yīng)用Word 模板、VBA 宏、正則表達(dá)式以及高級(jí)查找和替換等技術(shù)，對(duì)文檔的各級(jí)標(biāo)題、正文、題注、圖表等樣式進(jìn)行快速統(tǒng)一排版，極大地減輕人力勞動(dòng)，提高排版的效率。

1 原稿文檔格式分析

由于沒(méi)有事先做好文檔排版格式要求和約定，也沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)Word排版培訓(xùn)工作，故收集上來(lái)的文稿排版格式較為混亂，特點(diǎn)如下：

（1）大部分章節(jié)具有大綱級(jí)別，但各大綱級(jí)別（包括各段落正文）格式不一。如：同樣的大綱2 級(jí)（標(biāo)題2），字體有宋體、仿宋，字號(hào)有四號(hào)、三號(hào)等；段落前后行間距不統(tǒng)一；多級(jí)列表編號(hào)有自動(dòng)的，也有手工編制的。

（2）個(gè)別文檔，沒(méi)有大綱級(jí)別。完全手工進(jìn)行段落層次編號(hào)，如：編號(hào)“第一章”“1.1”“1.1.1”等。

（3）圖的格式不統(tǒng)一，有嵌入式、文字環(huán)繞式（上下型、浮于文字、四周型）等。

（4）圖表的題注編號(hào)不統(tǒng)一，有按大綱2 級(jí)編號(hào)的，也有按大綱1 級(jí)編號(hào)的，而且基本是手工編號(hào)，不能隨章節(jié)調(diào)整而自動(dòng)更新。

（5）頁(yè)眉、頁(yè)腳格式不統(tǒng)一。頁(yè)碼格式也是各式各樣，而且存在頁(yè)碼不連續(xù)情況。

（6）上下標(biāo)問(wèn)題，不少km2、m3/s中的2、3 上標(biāo)格式丟失。

（7）單位問(wèn)題，如：有的用中文單位厘米，有的用英文單位cm；有的用立方米，有的用m3。

（8）引用編號(hào)錯(cuò)誤問(wèn)題，由于章節(jié)調(diào)整，正文中出現(xiàn)“見(jiàn)圖x.x-x”“見(jiàn)表x.x-x”等，與排版后的編號(hào)不一致。

（9）無(wú)用的空白行較多。

2 排版目標(biāo)與方法

排版的總體目標(biāo)，就是達(dá)到使收集上來(lái)的文檔按所有章節(jié)的大綱1（標(biāo)題1）至大綱6（標(biāo)題6）、正文、圖、表、公式、頁(yè)眉頁(yè)腳等樣式進(jìn)行統(tǒng)一編排，確保整個(gè)文章排版風(fēng)格整齊、統(tǒng)一、規(guī)范。所有標(biāo)題的多級(jí)列表編號(hào)自動(dòng)化，方便章節(jié)間順序的調(diào)整；所有圖表題注規(guī)范化；排版后的主要樣式具備可修改性，便于通篇文章的格式調(diào)整。

為了達(dá)到上述目標(biāo)，并針對(duì)提出的問(wèn)題，筆者主要采用Word 模板、VBA 宏、正則表達(dá)式、域、自定義快捷鍵、高級(jí)查找與替換等技術(shù)，對(duì)文檔進(jìn)行快速排版，最終達(dá)到通篇文檔排版的規(guī)范化、自動(dòng)化，提高排版效率，減輕工作人員負(fù)擔(dān)。

3 模板與樣式

3.1 樣式含義

Word 樣式是指某一段落文字的表現(xiàn)形式，對(duì)于VBA 宏來(lái)說(shuō)就是一組參數(shù)的集合，如：字體類型、字體大小、字體顏色、對(duì)齊方式、制表位、段前段后行間距、各種編號(hào)格式等。一旦用戶創(chuàng)建了某種段落樣式，就可以選定某些段落使用該樣式。

3.2 模板含義

Word 模板是一種特殊Word 文檔，包括：各級(jí)大綱標(biāo)題、正文、題注、頁(yè)眉頁(yè)腳、目錄等各類樣式的集合。除了樣式之外，模板還可以包含其他元素，比如：宏、自動(dòng)圖文集、自定義工具欄等。自定義模板的樣式可以通過(guò)文檔模板管理器進(jìn)行導(dǎo)入，并可進(jìn)行增加、刪除等操作。

3.3 模板的設(shè)計(jì)與定義

《蘇北供水計(jì)量關(guān)鍵技術(shù)》是一個(gè)典型的工程技術(shù)文檔，主要以文字為主，輔以一定量的圖片、報(bào)表和公式等。為此建立了模板文件“模板——供水計(jì)量.dotx”，定義了排版所需的標(biāo)題1 至標(biāo)題6、段落正文、表內(nèi)文字、圖題注、表題注等樣式（見(jiàn)圖1）。樣式主要包括：字體、字號(hào)、段落行間距、首行是否縮進(jìn)、快捷鍵以及按大綱等級(jí)進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)等內(nèi)容。模板中的各個(gè)樣式可以根據(jù)需要隨時(shí)重新調(diào)整。

下面舉例說(shuō)明多級(jí)列表樣式與標(biāo)題關(guān)聯(lián)的設(shè)置方法：

圖1 模板樣式設(shè)置

（1）多級(jí)編號(hào)設(shè)置。在【開(kāi)始】→【段落】→【多級(jí)列表】中，單擊【定義新的列表樣式】菜單，命名多級(jí)列表樣式為“樣式—供水”。再點(diǎn)擊【格式】→【編號(hào)】，設(shè)置各級(jí)編號(hào)格式，并將級(jí)別鏈接到相應(yīng)級(jí)別的標(biāo)題樣式，編號(hào)和文字之間設(shè)置空格符連接。一般習(xí)慣將1 級(jí)編號(hào)設(shè)為“第一章”，2 級(jí)編號(hào)設(shè)為“1.1”等形式?？梢酝ㄟ^(guò)勾選【正規(guī)形式編號(hào)】按鈕，將其余編號(hào)改為全數(shù)字形式。

（2）標(biāo)題樣式設(shè)置。以標(biāo)題3 為例，設(shè)置如下：在【開(kāi)始】→【樣式】中，點(diǎn)擊下拉箭頭出現(xiàn)【樣式】對(duì)話框，找到“標(biāo)題3”樣式，右鍵單擊【修改】進(jìn)行設(shè)置。將樣式名稱改為“標(biāo)題3，供水”，單擊【格式】出現(xiàn)【字體】、【段落】、【快捷鍵】等子項(xiàng)，可以逐一對(duì)字體類型、字體大小、首行縮進(jìn)2 個(gè)字符、段落行間距、段前是否分頁(yè)、快捷鍵等進(jìn)行一系列的格式設(shè)置。

3.4 樣式管理與使用

3.4.1 樣式管理

（1）樣式加載和刪除。單擊【開(kāi)發(fā)工具】中的【文檔模板】按鈕，出現(xiàn)【模板和加載項(xiàng)】對(duì)話框，點(diǎn)擊【選用】按鈕，加載自定義的“模板—供水計(jì)量.dotx”模板。如果模板樣式發(fā)生修改，可以勾選“自動(dòng)更新文檔樣式”，以更新當(dāng)前文檔相關(guān)樣式?？梢渣c(diǎn)擊【管理器】對(duì)當(dāng)前文檔的樣式進(jìn)行添加、刪除、改名等操作，也可以將模板樣式覆蓋到當(dāng)前文檔中。

（2）樣式修改。在模板文檔中，單擊【開(kāi)始】中的【樣式】右下側(cè)的下拉箭頭，出現(xiàn)【樣式】管理界面，可以對(duì)其中的任何樣式通過(guò)點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵進(jìn)行修改。

3.4.2 樣式使用

對(duì)于所需排版的文檔，加載模板后，選中某幾個(gè)段落，按相應(yīng)的快捷鍵，可以快速設(shè)置段落樣式，也可以通過(guò)VBA 宏使用樣式。

4 利用模板與宏進(jìn)行文檔樣式統(tǒng)一

4.1 各大綱級(jí)別和文字的排版

4.1.1 對(duì)于有大綱級(jí)別的文檔

盡管這些文檔具備大綱級(jí)別，但各級(jí)大綱的文字格式、段落樣式卻不統(tǒng)一。VBA 宏的代碼思路，就是逐段循環(huán)，按段落大綱級(jí)別自動(dòng)匹配模板中相對(duì)應(yīng)的多級(jí)列表標(biāo)題樣式。這樣既保留了大綱層次，又給相應(yīng)大綱級(jí)別設(shè)置了自動(dòng)多級(jí)列表編號(hào)。代碼主要部分如下：

4.1.2 對(duì)于手工編號(hào)的文檔

個(gè)別文檔，以“第十二章”或“第12章”、“12.1”、“12.3.1”、“12.4.3.1”等形式表示段落層次，而未設(shè)置大綱（標(biāo)題）級(jí)別。本文程序主要采用正則表達(dá)式技術(shù)來(lái)查找段落首句開(kāi)始為“第X章”、“12.3.1”等字樣的段落，并設(shè)置相應(yīng)大綱級(jí)別或標(biāo)題樣式。

“第十二章”或“第12章”的正則表達(dá)式匹配模式為：“第［u4E00-u9FA5］+章|第d+章”。而“12.1”、“12.3.1”、“12.4.3.1”等段落層次的匹配模式為：“（d+.）{1，5}”，其 中，“d+”表示1 個(gè)數(shù)字以上，“.”表示小數(shù)點(diǎn)，“（d+.）”表示類似“12.1”的列表編號(hào)，“{1，5}”表示至少重復(fù)1 至5次。代碼主要如下：

4.2 表和圖的輔助排版

4.2.1 表題注自動(dòng)編號(hào)

題注編號(hào)主要采用CaptionLabels的NumberStyle、ChapterStyleLevel 等屬性值進(jìn)行設(shè)置。表題注自動(dòng)編號(hào)代碼如下，圖題注編號(hào)與下述代碼類似。

4.2.2 表頭首行加粗

文檔中所有表頭的首行加粗，主要采用Rows、Font 等屬性進(jìn)行設(shè)置，主要代碼如下：

4.2.3 所有圖片居中

盡管圖片有CAD、JPG 等格式，但在Word 中VBA 卻只分為兩類：嵌入型（InLIneShape）和文字環(huán)繞型（Shape）。由于Shape 型圖片似乎不支持居中屬性，故將所有環(huán)繞型圖片轉(zhuǎn)嵌入型圖片處理。

由于篇幅有限，表格內(nèi)文字樣式統(tǒng)一，一次性替換平方公里、立方米及上下標(biāo)等代碼暫略。

5 利用手工操作統(tǒng)一文檔樣式

5.1 利用“選擇和替換”功能統(tǒng)一樣式

“選擇和替換”的功能是非常多的。本文排版主要用到以下功能：

（1）通過(guò)查找大綱級(jí)別，分別設(shè)置其標(biāo)題樣式。在【查找和替換】→【格式】→【段落】中，設(shè)置查找的段落為大綱1 級(jí)，然后按模板定義的快捷鍵“Ctrl+1”，這樣所有大綱1 級(jí)的樣式都被設(shè)置成模板中的“標(biāo)題1，供水”樣式。大綱2 至大綱6 以及正文段落均可以進(jìn)行類似操作。

（2）批量設(shè)置嵌入式圖片居中。對(duì)于嵌入式的圖片，直接打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，先將“查找內(nèi)容”設(shè)置為“^g”，然后將光標(biāo)定位到“替換”的文本框中，單擊“更多”按鈕，此時(shí)可以看到搜索選項(xiàng)、格式、特殊格式等內(nèi)容，從格式的下拉菜單中選擇“圖文框”，將水平位置設(shè)置為居中，再返回“查找和替換”對(duì)話框，單擊“全部替換”按鈕后即可生效。

（3）一次性修改所有圖片的題注格式。先為一個(gè)圖片添加題注，然后選中那個(gè)題注按“Alt+F9”，切換到域代碼狀態(tài)，按“Ctrl+C”復(fù)制這個(gè)域代碼，包括域代碼的大括號(hào)。打開(kāi)查找替換框，在查找處輸入“^g”、替換處輸入“^&^p^c”全部替換?！癈trl+A”全選，按“F9”刷新，然后按“Alt+F9”切換回域值狀態(tài)。

（4）批量將“m3”替換為“m3”。這里采用剪貼板的方法，在【查找和替換】處輸入m3，在【替換為】輸入“^c”，“^c”為剛才Copy 的剪貼板內(nèi)容，然后全部替換即可?！発m2”改為“km2”，可以類似操作。

5.2 使用通配符統(tǒng)一樣式

Word 只能使用部分正則表達(dá)式，本文排版中主要運(yùn)用如下：

（1）將文檔中所有類似5.68 厘米、25 厘米等一次性替換成5.68 cm、25 cm。在查找處輸入：“（［0-9］{1，2}）厘米”，在替換處輸入：“1cm”。注：必須勾選【使用通配符】按鈕，下同。

（2）將手工段落層次編號(hào)替換為無(wú)。如：12.3.4.1，可在查找處輸入：“［0-9］{1，2}.［0-9］{1，2}.［0-9］{1，2}.［0-9］{1，2}”，在替換處不需輸任何字符。

（3）一次性刪除所有連續(xù)的空白段落。在查找處輸入：“（^13）1@”，在替換處輸入：“^p”。

5.3 利用分節(jié)符設(shè)置頁(yè)碼格式

“節(jié)”是文檔格式化的最大單位（排版格式范圍），分節(jié)符是一個(gè)“節(jié)”的結(jié)束符號(hào)，分節(jié)符只控制它前面文字的格式。若需要在一頁(yè)之內(nèi)或多頁(yè)之間采用不同的版面布局，需插入“分節(jié)符”將文檔分成幾“節(jié)”，然后根據(jù)需要設(shè)置每“節(jié)”的格式。

通常用分節(jié)符來(lái)設(shè)置封面、目錄、正文、頁(yè)面橫排等分節(jié)格式控制和頁(yè)腳編號(hào)格式等。雙擊頁(yè)碼，點(diǎn)擊“鏈接到前一條頁(yè)腳”，這樣頁(yè)腳編碼可以重新編碼或連續(xù)編碼。

5.4 交叉引用

域是Word 中的一種特殊命令，它由花括號(hào)、域名（域代碼）及選項(xiàng)開(kāi)關(guān)構(gòu)成。本文主要用來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新圖、表、公式題注的自動(dòng)編號(hào)、插入目錄等功能。在圖、表或標(biāo)題等編號(hào)處插入書簽并命名，在正文中插入交叉引用剛才的書簽名。這樣，“見(jiàn)圖X.X-X”等樣式，在章節(jié)段落等次序調(diào)整時(shí)，通過(guò)“F9”更新域即可實(shí)現(xiàn)編號(hào)的自動(dòng)更新，大大節(jié)省了人工排版工作量。

5.5 主控文檔與子文檔

之所以要使用主控文檔，主要在于主文檔中進(jìn)行的格式設(shè)置、修改、修訂等內(nèi)容都能自動(dòng)同步到對(duì)應(yīng)子文檔中，這一點(diǎn)對(duì)于需要進(jìn)行重復(fù)修改、拆分、合并操作特別重要。本文所涉及的子文檔過(guò)多過(guò)大，通過(guò)主控文檔合成后的終稿長(zhǎng)達(dá)千頁(yè)，若再進(jìn)行各種排版，Word 運(yùn)行和保存速度異常緩慢甚至崩潰。建議按各章節(jié)單獨(dú)排版，然后利用主控文檔技術(shù)進(jìn)行合成。

6 結(jié)論與體會(huì)

筆者總結(jié)了對(duì)超長(zhǎng)文檔進(jìn)行事后排版的經(jīng)驗(yàn)，主要采用模板與VBA相結(jié)合的方式進(jìn)行程序輔助排版，以及通過(guò)高級(jí)查找和替換功能進(jìn)行一次性替換操作排版。由于模板樣式的使用，能使各種樣式形象可見(jiàn)，同時(shí)簡(jiǎn)化了大量樣式、格式的程序編碼工作，使程序設(shè)計(jì)更加清晰簡(jiǎn)潔。經(jīng)過(guò)測(cè)試，一般100 多頁(yè)的文檔，程序排版僅需10 min 左右，而人工操作約需1 d 時(shí)間，大大提高了效益。

總的來(lái)說(shuō)，對(duì)于超長(zhǎng)技術(shù)文檔，應(yīng)事先對(duì)排版要求進(jìn)行培訓(xùn)和約定，規(guī)劃設(shè)計(jì)好各大綱級(jí)別樣式、正文樣式、相關(guān)圖表樣式，事先做好相關(guān)圖、表、公式編號(hào)的標(biāo)簽和交叉引用等，這樣可減輕通篇文檔的排版工作量，也便于各章節(jié)之間相互調(diào)整。