改進(jìn)船舶國(guó)防科技報(bào)告管理工作的研究

奚 昕，吳 昊，閻 濤

（中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司 第704研究所，上海 200031）

0 引言

國(guó)防科技報(bào)告是重要的特種文獻(xiàn)，是科研管理部門按照有關(guān)規(guī)定，由科研項(xiàng)目完成者按照《中國(guó)國(guó)防科學(xué)技術(shù)報(bào)告編寫規(guī)則》格式要求撰寫和提交的，能夠完整而真實(shí)地記錄該科研階段先進(jìn)科學(xué)技術(shù)內(nèi)容和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以技術(shù)積累、傳播和交流為目的的科學(xué)技術(shù)報(bào)告。它是國(guó)家寶貴的知識(shí)、信息產(chǎn)品和重要的戰(zhàn)略資源[1]。

船舶科研院所提交的國(guó)防科技報(bào)告是指本單位所承擔(dān)的與艦船有關(guān)的國(guó)防科研、預(yù)研、技術(shù)基礎(chǔ)、型號(hào)裝備等項(xiàng)目的科技人員按照規(guī)定格式撰寫的，能夠完整而真實(shí)反映其所從事科研活動(dòng)的技術(shù)內(nèi)容和經(jīng)驗(yàn)的特種文獻(xiàn)[2]。

1 國(guó)防科技報(bào)告管理工作現(xiàn)狀

某船舶設(shè)備研究所的國(guó)防科技報(bào)告工作從2000年開始，經(jīng)過14年的發(fā)展，國(guó)防科技報(bào)告工作取得了一定的成績(jī)。

首先，報(bào)告篇數(shù)不斷增加。從2000年至2013年，共提交國(guó)防科技報(bào)告1193篇，近幾年一直呈現(xiàn)上升趨勢(shì)。如圖1所示。

其次，報(bào)告質(zhì)量不斷提高。在1193篇國(guó)防科技報(bào)告中，被評(píng)為一級(jí)報(bào)告的達(dá)到431篇，占總數(shù)的36.1%，近三年的一級(jí)報(bào)告率均超過了38%。說明科研人員真正把撰寫國(guó)防科技報(bào)告作為科研任務(wù)中一項(xiàng)重要工作來做，努力將報(bào)告寫得真實(shí)、詳盡。這不僅是對(duì)自己工作的一種記錄和總結(jié)，也為單位、為年輕同志留下了一筆寶貴的財(cái)富。

圖1 某船舶設(shè)備研究所提交國(guó)防科技報(bào)告數(shù)量

該研究所國(guó)防科技報(bào)告現(xiàn)在的管理模式是：科研人員根據(jù)科研項(xiàng)目要求撰寫完國(guó)防科技報(bào)告后，交所技術(shù)管理部門對(duì)報(bào)告進(jìn)行形式審查，審查合格的交由相關(guān)專業(yè)副總工程師進(jìn)行技術(shù)內(nèi)容審查，填寫審查意見。國(guó)防科技報(bào)告撰寫者收到形式和技術(shù)內(nèi)容審查合格的國(guó)防科技報(bào)告后，按照《中國(guó)國(guó)防科學(xué)技術(shù)報(bào)告編寫規(guī)則》編制出國(guó)防科技報(bào)告紙質(zhì)版及電子版交所技術(shù)管理部門，技術(shù)管理部門統(tǒng)一在審定表上加蓋所章后，上報(bào)集團(tuán)公司國(guó)防科技報(bào)告管理辦公室。具體如圖2所示。

圖2 國(guó)防科技報(bào)告管理模式

2 管理工作中存在的問題

2.1 國(guó)防科技報(bào)告工作未能正真納入科研項(xiàng)目程序

國(guó)防科技報(bào)告的征集工作應(yīng)貫穿于科研項(xiàng)目的整個(gè)過程，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)、項(xiàng)目研制過程中、項(xiàng)目驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。某個(gè)科研項(xiàng)目應(yīng)該在哪些節(jié)點(diǎn)時(shí)間提交多少篇國(guó)防科技報(bào)告應(yīng)該在任務(wù)下達(dá)通知時(shí)就應(yīng)該明確下來，把國(guó)防科技報(bào)告提交完成與否同項(xiàng)目執(zhí)行率結(jié)合起來，項(xiàng)目管理部門應(yīng)將此作為考核的一個(gè)指標(biāo)。但由于種種原因，現(xiàn)在的國(guó)防科技報(bào)告工作并未與項(xiàng)目各環(huán)節(jié)緊密結(jié)合?，F(xiàn)在國(guó)防科技報(bào)告主要有兩部分來源：一是集團(tuán)國(guó)防科技報(bào)告管理辦公室每年給單位下達(dá)的國(guó)防科技報(bào)告提交計(jì)劃；二是由科技人員自主選擇寫作題目進(jìn)行撰寫，隨意性較大。

2.2 國(guó)防科技報(bào)告管理人員工作量不斷增加

該船舶設(shè)備研究所國(guó)防科技報(bào)告管理人員一直是配備一名人員，但隨著國(guó)防科技報(bào)告提交量的逐年提升，管理人員的工作量也逐年增加。國(guó)防科技報(bào)告管理人員的工作職責(zé)是收集全單位的科技人員撰寫的國(guó)防科技報(bào)告（電子版），對(duì)每篇報(bào)告進(jìn)行形式審查，發(fā)現(xiàn)有格式方面問題的報(bào)告退回并告知撰寫者，待撰寫者修改完畢后，再次進(jìn)行審查。若格式正確，給予當(dāng)年的基層編號(hào)，將國(guó)防科技報(bào)告按專業(yè)分發(fā)給主管專業(yè)副總工程師進(jìn)行技術(shù)內(nèi)容審查。形式和技術(shù)內(nèi)容都審查好的國(guó)防科技報(bào)告再次轉(zhuǎn)交撰寫者進(jìn)行打印（紙質(zhì)版）。最終匯集齊紙質(zhì)版國(guó)防科技報(bào)告，將審定表蓋上單位公章，統(tǒng)一通過機(jī)要渠道上報(bào)集團(tuán)公司國(guó)防科技報(bào)告管理辦。

粗略計(jì)算一下，國(guó)防科技報(bào)告管理員平均針對(duì)一篇報(bào)告所花的工作時(shí)間約1.5個(gè)小時(shí)。如果一年全單位提交200篇國(guó)防科技報(bào)告，那么國(guó)防科技報(bào)告管理工作所花的時(shí)間將達(dá)到300小時(shí)，每年要花費(fèi)近兩個(gè)月的工作時(shí)間進(jìn)行國(guó)防科技報(bào)告的收集和上報(bào)工作。隨著報(bào)告書的逐年遞增，工作時(shí)間還將進(jìn)一步增加。

2.3 國(guó)防科技報(bào)告利用率較低

現(xiàn)在本單位的科研人員撰寫國(guó)防科技報(bào)告的作用主要是為了項(xiàng)目結(jié)題、試驗(yàn)驗(yàn)收、課題查新、評(píng)定職稱等，這些國(guó)防科技報(bào)告上交后就較少有人再去查詢利用它們，致使國(guó)防科技報(bào)告沒有得到充分交流使用。

國(guó)防科技報(bào)告因不受篇幅限制，往往內(nèi)容詳盡、具體，包括大量的圖表、數(shù)據(jù)以及科技工作成功的經(jīng)驗(yàn)或失敗的教訓(xùn)，可操作性強(qiáng)，極有實(shí)用價(jià)值。普通期刊只能發(fā)表非密的論文，而國(guó)防科技報(bào)告可以發(fā)表涉密內(nèi)容，能為從事國(guó)防科技研究的人員提供一個(gè)發(fā)表和交流學(xué)術(shù)見解的平臺(tái)。因此如何利用好國(guó)防科技報(bào)告這一豐富資源是國(guó)防科技報(bào)告管理部門的又一重要工作。

3 對(duì)國(guó)防科技報(bào)告工作的幾點(diǎn)建議

3.1 將國(guó)防科技報(bào)告工作真正納入科研管理程序

在科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段，項(xiàng)目建議書或任務(wù)通知書就應(yīng)該將提交國(guó)防科技報(bào)告的數(shù)量、時(shí)間等明確，在項(xiàng)目驗(yàn)收、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)等階段都應(yīng)考察國(guó)防科技報(bào)告工作的完成情況。國(guó)防科技報(bào)告工作應(yīng)該由科研項(xiàng)目（技術(shù)）管理部門、科研項(xiàng)目承擔(dān)單位和情報(bào)信息管理部門合作，將國(guó)防科技報(bào)告工作與科研項(xiàng)目完全掛起鉤來，融入科研項(xiàng)目的全過程管理[3]。

3.2 國(guó)防科技報(bào)告部分管理工作下放到基層單位

在現(xiàn)有機(jī)關(guān)管理人員編制數(shù)不再擴(kuò)大的前提下，建議在每個(gè)基層單位設(shè)立一位國(guó)防科技報(bào)告聯(lián)絡(luò)員，每篇國(guó)防科技報(bào)告在撰寫完后不直接提交到技術(shù)管理部門的管理人員，而是先由各基層單位的國(guó)防科技報(bào)告聯(lián)絡(luò)員收集各自部門所寫的國(guó)防科技報(bào)告，由聯(lián)絡(luò)員先對(duì)報(bào)告進(jìn)行初步審查，如發(fā)現(xiàn)問題直接在部門內(nèi)部就修改完畢，待一個(gè)部門的報(bào)告收集齊后，由聯(lián)絡(luò)員統(tǒng)一發(fā)給技術(shù)管理部門管理員，技術(shù)管理部門管理員在完成形式審查及最后技術(shù)內(nèi)容審查后，也統(tǒng)一將最終稿轉(zhuǎn)發(fā)給各聯(lián)絡(luò)員。技術(shù)管理部門管理人員負(fù)責(zé)對(duì)各部門的聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行國(guó)防科技報(bào)告編寫規(guī)則的培訓(xùn)。這一做法的好處有：

1）能夠減少技術(shù)管理部門對(duì)報(bào)告的審查時(shí)間。因有些格式問題已經(jīng)被聯(lián)絡(luò)員發(fā)現(xiàn)，在部門內(nèi)即可修改完畢，大大減少了國(guó)防科技報(bào)告提交到管理部門的出錯(cuò)率。

2）能夠減少技術(shù)管理部門管理人員的反饋次數(shù)。原先每位撰寫者寫完國(guó)防科技報(bào)告后直接提交到技術(shù)管理部門，如果每年有100位作者寫國(guó)防科技報(bào)告，那么管理人員就要面對(duì)100位作者進(jìn)行審查意見的反饋，有時(shí)甚至要往復(fù)好幾次，面對(duì)這么多作者，難免有遺漏或出錯(cuò)的時(shí)候。但有了聯(lián)絡(luò)員后，技術(shù)管理部門管理員只需面對(duì)十幾位聯(lián)絡(luò)員，所有審查意見統(tǒng)一反饋給聯(lián)絡(luò)員，再由聯(lián)絡(luò)員分發(fā)到各個(gè)撰寫者。

3）便于各部門進(jìn)行國(guó)防科技報(bào)告的統(tǒng)計(jì)。因?yàn)橛辛寺?lián)絡(luò)員制度，聯(lián)絡(luò)員就能對(duì)各自部門每年撰寫國(guó)防科技報(bào)告的情況進(jìn)行方便的統(tǒng)計(jì)，并對(duì)這些報(bào)告進(jìn)行有效的管理和再利用。

3.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)，加大國(guó)防科技報(bào)告利用率

現(xiàn)在，該船舶設(shè)備研究所正在推進(jìn)國(guó)防科技報(bào)告工作的信息化進(jìn)程。情報(bào)信息管理部門正在建設(shè)本單位數(shù)字圖書館，國(guó)防科技報(bào)告作為科技文獻(xiàn)的重要組成部門將被納入數(shù)字圖書館，供科技人員閱覽使用[4]。這一舉措將把那些沉睡在檔案室里的國(guó)防科技報(bào)告重新喚醒，新來的科技人員或其他需要檢索國(guó)防科技報(bào)告的人員可以輕松得看到“前輩”所做的科研項(xiàng)目，汲取他們的成功經(jīng)驗(yàn)，吸取他們的失敗教訓(xùn)，使自己能少走彎路，盡快取得科研的成功[5]。當(dāng)然，國(guó)防科技報(bào)告大多涉及國(guó)家秘密，在被使用前要制定一套行之有效的規(guī)章制度，在使用時(shí)要嚴(yán)格控制知悉范圍，審查查閱、使用者的密級(jí)和使用目的，防止國(guó)家秘密的泄露。

4 結(jié)束語

國(guó)防科技報(bào)告是國(guó)防科技發(fā)展的重要資源，對(duì)于促進(jìn)裝備現(xiàn)代化建設(shè)具有非常重要的意義，同時(shí)也是科研單位的寶貴財(cái)富。應(yīng)該集合單位領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)職能部門、基層單位、科研人員等各方面力量，共同做好本單位的國(guó)防科技報(bào)告工作。

[1]時(shí)春麗.關(guān)于國(guó)防科技報(bào)告工作的思考——以中國(guó)原子能科學(xué)研究院為例[J].科技成果管理與研究,2010(12): 52-53, 90.

[2]代玉東, 魏敬.淺議航天國(guó)防科技報(bào)告的開發(fā)與利用[J].航天工業(yè)管理, 2004(3): 27-29.

[3]陳衛(wèi)紅.航天國(guó)防科技報(bào)告知識(shí)管理研究[J].航天器工程, 2009, 18(2): 95-99.

[4]張剛.關(guān)于加強(qiáng)航天國(guó)防科技報(bào)告利用的幾點(diǎn)思考[J].航天工業(yè)管理, 2005(1): 21-22.

[5]尹益輝, 胡文軍.簡(jiǎn)論GF報(bào)告的作用與使用[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊, 2008(8): 14-16.