運(yùn)用條形碼系統(tǒng) 做好庫房管理

何勇

當(dāng)今數(shù)字媒體產(chǎn)品（如平板電腦、智能手機(jī)等）已經(jīng)進(jìn)入千家萬戶，人們獲取信息的方式發(fā)生了巨大變化，消費(fèi)業(yè)、制造業(yè)等都受到來自數(shù)字媒體的強(qiáng)烈沖擊。曾幾何時(shí)，傳統(tǒng)印刷行業(yè)也被形容為“夕陽產(chǎn)業(yè)”，市場競爭激烈、原輔材料成本上漲、印刷人工成本增加等因素，使得印刷行業(yè)舉步維艱。重慶重報(bào)傳媒有限公司印務(wù)中心面對(duì)移動(dòng)閱讀群體數(shù)量不斷壯大，紙質(zhì)讀者流失帶動(dòng)廣告市場持續(xù)萎縮，數(shù)字媒體普及使傳統(tǒng)印刷市場縮水，書刊、報(bào)紙等紙質(zhì)印刷品需求下降等狀況，為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)成本控制，根據(jù)企業(yè)自身情況，今年對(duì)用友NC系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)，引入了條形碼系統(tǒng)對(duì)庫房進(jìn)行管理。筆者現(xiàn)將使用經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來，供同行參考。

前期使用過程中存在的問題

1.庫房操作繁瑣，易出錯(cuò)

新聞紙是報(bào)業(yè)最主要的大宗采購原材料之一，其均以卷為基本包裝單位，但結(jié)算時(shí)按公斤計(jì)算。由于每一卷的長度和重量等不固定，因此庫房管理人員在出入庫時(shí)均需要先手工記錄每個(gè)品種出入庫的每卷重量，統(tǒng)計(jì)后再錄入用友NC系統(tǒng)中。另外，由于紙卷的品種規(guī)格多，出入庫頻繁，因此工作量很大，且容易出錯(cuò)。

2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

物料等的基本檔案分類不合理，部分計(jì)量單位錯(cuò)誤，導(dǎo)致業(yè)務(wù)單據(jù)和查詢統(tǒng)計(jì)等很不方便。

3.業(yè)務(wù)流程不合理

比如采購訂單和入庫單由于沒有建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，很多單據(jù)采購錄入后，庫房也要錄入，加大了工作量。

4.員工操作不熟練

報(bào)業(yè)集團(tuán)屬于老國有企業(yè)，用友NC系統(tǒng)的操作人員年齡偏大，對(duì)系統(tǒng)的理解程度不夠。

引入條形碼系統(tǒng)對(duì)用友NC系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)

為改變上述狀況，更好地做好企業(yè)庫房管理，我公司引入了條形碼系統(tǒng)，對(duì)用友NC系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)，圖1為升級(jí)后的庫存管理版塊示意圖。下面筆者將具體分析如何采用條形碼系統(tǒng)進(jìn)行庫房管理。

1.材料條形碼編碼管理

系統(tǒng)需根據(jù)實(shí)際情況以及條形碼編碼規(guī)則制作條形碼，并粘貼在材料上。條形碼內(nèi)容包括：產(chǎn)品參數(shù)，如重量、幅寬、定量等；供應(yīng)商代碼（3位）；產(chǎn)品代碼（3位）；生產(chǎn)日期（8位）；流水號(hào)（3位）。例如，某條形碼為00100196676004820150522001，其中第一組001為供應(yīng)商代碼；第二組001代表產(chǎn)品代碼，即新聞紙；966760048代表產(chǎn)品參數(shù)，966為重量、760為幅寬、048代表定量；20150522代表生產(chǎn)日期；最后三位數(shù)001代表流水號(hào)。

2.入庫管理

當(dāng)材料入庫時(shí)，庫房管理人員根據(jù)入庫單要求驗(yàn)收入庫材料，通過手持終端掃描器現(xiàn)場掃描條形碼，并打印相應(yīng)的入庫單據(jù)。系統(tǒng)根據(jù)入庫情況自動(dòng)更新實(shí)際庫存，保留入庫信息，以便于庫房管理人員做好庫存臺(tái)賬管理，并提供相應(yīng)入庫信息查詢功能，為管理人員及時(shí)了解每一筆入庫情況提供方便。具體操作步驟如下。

（1）如果材料沒有條形碼或缺失條形碼，要通過條碼打印機(jī)打印條形碼（按照自定義的條形碼規(guī)則），并貼到材料上。

（2）材料入庫后，按照分類和屬性將其安排到相應(yīng)庫位上，用手持終端掃描器先掃描材料的條形碼，再掃描貨架上的條形碼（該條形碼記錄了庫位號(hào)）或直接輸入庫位號(hào)。

（3）所有該批次到貨的材料采集完條形碼信息后，經(jīng)無線網(wǎng)絡(luò)發(fā)送至系統(tǒng)服務(wù)器；在沒有無線網(wǎng)絡(luò)的情況下，可以先脫機(jī)采集信息，然后將手持終端掃描器放到與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相連的通訊座上，材料的到貨信息和庫存位置數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)傳送給系統(tǒng)服務(wù)器。

3.出庫管理

庫房管理人員根據(jù)出庫單要求完成相應(yīng)的出庫數(shù)據(jù)采集，系統(tǒng)根據(jù)出庫情況自動(dòng)更新實(shí)際庫存，保留出庫信息，便于庫房管理人員做好庫存臺(tái)帳管理，并提供相應(yīng)出庫信息查詢功能，為管理人員及時(shí)了解每一筆出庫情況提供方便。具體操作步驟如下。

（1）庫房管理人員根據(jù)領(lǐng)料單生成出庫單。

（2）把出庫單數(shù)據(jù)下載到手持終端掃描器中。

（3）出庫時(shí)，如果一次下載了多個(gè)出庫單，應(yīng)分別出庫：先輸入準(zhǔn)備發(fā)貨的出庫單號(hào)，然后用手持終端掃描器掃描要出庫的材料的條形碼，如果兩者不匹配，系統(tǒng)會(huì)提示報(bào)警信息。

4.庫存盤點(diǎn)管理

庫房管理人員利用手持終端掃描器到庫房現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，系統(tǒng)提供庫存盤點(diǎn)管理功能，輔助庫房管理人員根據(jù)實(shí)際庫存登記實(shí)際盤點(diǎn)的實(shí)物信息。系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際盤點(diǎn)情況產(chǎn)生盤盈、盤虧信息，并打印相應(yīng)的盤庫報(bào)表及盈損報(bào)表，從而做相應(yīng)的移庫和報(bào)溢報(bào)損處理。具體操作步驟如下。

（1）庫房管理人員逐個(gè)掃描庫房中材料的條形碼。

（2）將掃描的條形碼信息上傳到系統(tǒng)服務(wù)器進(jìn)行相關(guān)處理。

5.移庫管理

庫房對(duì)實(shí)物按照庫位進(jìn)行管理，系統(tǒng)提供移庫管理功能，可實(shí)現(xiàn)庫位間的相互移動(dòng)，以達(dá)到各庫位間材料的準(zhǔn)確性，為材料出庫提供方便。具體操作步驟如下。

（1）移庫后，庫房管理人員先掃描材料的條形碼，然后輸入新的庫位。

（2）將新的庫位信息上傳到系統(tǒng)服務(wù)器進(jìn)行相關(guān)處理。

取得的效果

此次通過引入條形碼系統(tǒng)，對(duì)用友NC系統(tǒng)升級(jí)的目的就是更深層次地進(jìn)行庫房管理，開展成本控制，迄今為止初見成果。

（1）通過條形碼技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了紙張按卷跟蹤管理，減少了庫房管理的工作量、避免錄錯(cuò)和錄重，有效保障了庫房出入庫的及時(shí)性。

（2）對(duì)庫房信息及時(shí)監(jiān)控，在系統(tǒng)中設(shè)置了安全庫存量（最高、最低）報(bào)警提示，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)知曉紙張等材料庫存情況，從而有效避免了重復(fù)采購，降低了庫存積壓，加快了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)。

（3）結(jié)合集團(tuán)原材料招標(biāo)管理，嚴(yán)格控制采購數(shù)量和價(jià)格，降低庫存成本。

以上是重慶重報(bào)傳媒有限公司印務(wù)中心利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行庫房管理，進(jìn)而控制成本、提高經(jīng)濟(jì)效益、提高工作效率的管理方法，希望對(duì)印刷同行有所幫助和借鑒。