機(jī)動車安檢機(jī)構(gòu)管理體系建立及內(nèi)部審核

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機(jī)動車安檢機(jī)構(gòu)管理體系建立及內(nèi)部審核

宋向英 / 廣州計(jì)量檢測技術(shù)研究院

0　引言

機(jī)動車安全技術(shù)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“安檢機(jī)構(gòu)”）是對上道路行駛的機(jī)動車進(jìn)行檢驗(yàn)，并向社會出具公證數(shù)據(jù)的技術(shù)機(jī)構(gòu)。安檢機(jī)構(gòu)所出具檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確與否不僅關(guān)系到車輛能否繼續(xù)使用，而且涉及道路上行駛的車輛和行人安全。國家對安檢機(jī)構(gòu)實(shí)行計(jì)量認(rèn)證管理。

為了進(jìn)一步提高企業(yè)的計(jì)量管理水平，保證出具數(shù)據(jù)量值的準(zhǔn)確可靠，廣州市的安檢機(jī)構(gòu)按照行業(yè)自律的要求，同時按照《廣東省企業(yè)三級計(jì)量保證體系確認(rèn)規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）申請建立三級計(jì)量保證體系。

在日常的工作實(shí)踐中，很多安檢機(jī)構(gòu)對管理體系的建立和內(nèi)部審核（以下簡稱“內(nèi)審”）都還存在認(rèn)識不足的問題，本文主要討論安檢機(jī)構(gòu)如何按照《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》（以下簡稱《準(zhǔn)則》）（2015 年6月1日起被《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》替代）和《規(guī)范》的要求建立管理體系以及如何有效地進(jìn)行內(nèi)審。

1　管理體系的建立

由于國家對安檢機(jī)構(gòu)實(shí)行計(jì)量認(rèn)證管理，所以安檢機(jī)構(gòu)都已建立了滿足《準(zhǔn)則》的質(zhì)量體系。因此機(jī)構(gòu)再申請建立廣東省企業(yè)三級計(jì)量保證體系時，可以將《準(zhǔn)則》和《規(guī)范》的要求相結(jié)合，建立一套適用于機(jī)構(gòu)自身運(yùn)行的管理體系文件。由于《準(zhǔn)則》的要求和要素較多（19個），按照準(zhǔn)則建立的管理體系文件多而且復(fù)雜。因此在現(xiàn)有管理體系的基礎(chǔ)上，再根據(jù)《規(guī)范》的要求修改質(zhì)量體系文件，修改或增加部分內(nèi)容，相比重新建立一套滿足《準(zhǔn)則》和《規(guī)范》的管理體系，要實(shí)際和有效得多。

1.1《準(zhǔn)則》和《規(guī)范》要求的區(qū)別與聯(lián)系

《準(zhǔn)則》主要是針對向社會出具具有證明作用的數(shù)據(jù)和結(jié)果的實(shí)驗(yàn)室評審準(zhǔn)則，因此主要側(cè)重管理可能影響到最終檢驗(yàn)檢測結(jié)果的要素，如檢測和校準(zhǔn)方法、設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、量值溯源、結(jié)果報(bào)告等。而《規(guī)范》針對的是工業(yè)企業(yè)和商貿(mào)服務(wù)企業(yè)，尤其是用測量結(jié)果來證實(shí)其服務(wù)是否滿足規(guī)定要求的單位。《規(guī)范》是對整個企業(yè)計(jì)量管理的原則性規(guī)定，重點(diǎn)在計(jì)量對企業(yè)的整體保障作用，因此對計(jì)量器具采購、入庫、流轉(zhuǎn)以及產(chǎn)品計(jì)量檢測管理也有規(guī)定?！稖?zhǔn)則》有組織、管理體系等19個要素?！兑?guī)范》有計(jì)量管理、計(jì)量單位、計(jì)量器具、計(jì)量檢測、計(jì)量檢定等5大要素，其中的計(jì)量管理又再細(xì)分為法制管理、計(jì)量組織、計(jì)量制度、計(jì)量人員4個要素?！稖?zhǔn)則》和《規(guī)范》的要求和側(cè)重點(diǎn)雖然不同，但目標(biāo)是一致的，都是為了保證檢驗(yàn)檢測結(jié)果的量值準(zhǔn)確可靠。這些要素以及要求，有的是《準(zhǔn)則》和《規(guī)范》各自所特有的，有的又是相互聯(lián)系和相關(guān)的。具體要求及比較見表1。

1.2管理體系文件

管理體系的有效運(yùn)行，離不開管理體系文件的制定。機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《準(zhǔn)則》和《規(guī)范》的要求，開展工作所依據(jù)的技術(shù)法規(guī)以及機(jī)構(gòu)主管部門和顧客的要求，建立一套規(guī)范系統(tǒng)的管理體系。首先要明確一個原則，就是體系的唯一性和體系文件的唯一性，即是機(jī)構(gòu)只能按照一套質(zhì)量體系文件來運(yùn)行其質(zhì)量活動，一項(xiàng)活動只能規(guī)定唯一的程序或作業(yè)指導(dǎo)書。機(jī)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)決避免遇到一項(xiàng)考核，就按照其考核依據(jù)編制一套體系文件的行為。這種行為不僅易造成管理混亂，還會使機(jī)構(gòu)建立的體系文件流于應(yīng)付檢查的形式，也背離了建立體系促進(jìn)計(jì)量管理的初衷。

安檢機(jī)構(gòu)首先應(yīng)合理確定組織架構(gòu)和人員崗位職責(zé)。說明人員職責(zé)權(quán)限的內(nèi)容必須明確，因?yàn)檫@直接影響了質(zhì)量體系文件中各部分內(nèi)容的協(xié)調(diào)。在確定人員職責(zé)權(quán)限過程中，除了符合依據(jù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求外，還要結(jié)合機(jī)構(gòu)自身實(shí)際情況，制定符合機(jī)構(gòu)質(zhì)量活動運(yùn)行的職責(zé)權(quán)限。

按照《準(zhǔn)則》要求建立的管理體系文件一般分質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書以及相關(guān)記錄表格等。

按照《規(guī)范》的要求，企業(yè)應(yīng)至少建立以下6項(xiàng)計(jì)量管理制度：

1）計(jì)量管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)；

2）計(jì)量器具采購、入庫、流轉(zhuǎn)制度；

3）計(jì)量器具周期檢定、校準(zhǔn)制度；

4）計(jì)量器具使用、維護(hù)、保養(yǎng)制度；

5）產(chǎn)品（商品、服務(wù)）計(jì)量檢測管理制度；

6）企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督檢查制度

以上6項(xiàng)制度是三級計(jì)量保證體系對計(jì)量制度最基礎(chǔ)的要求，是機(jī)構(gòu)必須制定并實(shí)施的制度。由于按照《準(zhǔn)則》建立的管理體系已經(jīng)比較完善，因此建議將《規(guī)范》要求的6項(xiàng)計(jì)量管理制度的內(nèi)容制定成程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書，以方便具體操作。這6項(xiàng)制度的名稱和內(nèi)容可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?、整理，與按照《準(zhǔn)則》建立的質(zhì)量體系文件有機(jī)結(jié)合起來。對于管理比較完善的機(jī)構(gòu)，除了6項(xiàng)制度所要求的內(nèi)容之外，還可以根據(jù)自身管理特點(diǎn)和要求制定更加詳細(xì)的制度。為了方便說明，本文僅以6項(xiàng)制度為例說明如何具體將《規(guī)范》的要求與按照《準(zhǔn)則》建立的質(zhì)量體系文件有機(jī)地融合。

《規(guī)范》要求的6項(xiàng)制度與《準(zhǔn)則》的相關(guān)要素及編寫建議詳見表2。

《規(guī)范》還特別設(shè)定了“計(jì)量單位”要素，因此質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊或程序文件)中應(yīng)有企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中使用國家法定計(jì)量單位的規(guī)定。

安檢機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)機(jī)動車安全技術(shù)檢驗(yàn)工作的特點(diǎn)，將《準(zhǔn)則》和《規(guī)范》的要求和規(guī)定有機(jī)結(jié)合起來，按照上述建議制定的管理體系文件應(yīng)既滿足《規(guī)范》的要求，又方便計(jì)量認(rèn)證的考核。

表 1　《準(zhǔn)則》和《規(guī)范》對安檢機(jī)構(gòu)要求的總體比較

表 2　《規(guī)范》要求的6項(xiàng)制度與《準(zhǔn)則》的相關(guān)要素及編寫建議

2　內(nèi)審

管理體系的審核一般分為：內(nèi)審、管理評審、外部審核。內(nèi)審的目的是為了驗(yàn)證機(jī)構(gòu)的運(yùn)作持續(xù)符合管理體系、《準(zhǔn)則》和《規(guī)范》的要求，并為管理體系的改進(jìn)和改善提供依據(jù)，促進(jìn)管理體系有效運(yùn)行。內(nèi)審的結(jié)果是管理體系持續(xù)改進(jìn)的重要依據(jù)，內(nèi)審每年至少一次。

內(nèi)審應(yīng)按照年度管理體系審核計(jì)劃進(jìn)行。各部門或各要素的審核頻次應(yīng)取決于其現(xiàn)狀和重要性，并考慮前幾次審核所發(fā)現(xiàn)的問題。

內(nèi)審的主要依據(jù)是《規(guī)范》和《準(zhǔn)則》以及管理體系文件。

內(nèi)審主要流程如圖1。

圖1　內(nèi)審主要流程

內(nèi)審時應(yīng)抓住主要環(huán)節(jié)，注意以下幾個問題：

1）內(nèi)審范圍：內(nèi)審要兼顧《準(zhǔn)則》和《規(guī)范》的要求，覆蓋管理體系的全部要素和所有檢驗(yàn)檢測活動。為了不遺漏要素，內(nèi)審的時候要覆蓋《規(guī)范》和《準(zhǔn)則》要求的全部24個要素?？梢詫?4個要素分開來一個一個審核，也可以將相近或有關(guān)聯(lián)的要素放在一起審核，還可以按照《規(guī)范》和《準(zhǔn)則》的條文要求逐條審核，同時依據(jù)質(zhì)量體系文件系統(tǒng)地審核。

2）審核使用表格、記錄的編制：要編制好審核需要使用的表格，如內(nèi)審檢查表、內(nèi)審不符合項(xiàng)/內(nèi)審不符合報(bào)告、糾正和預(yù)防措施記錄表等。這些表格記錄的編制水平直接影響內(nèi)審的質(zhì)量和效果。

3）審核應(yīng)客觀、公正，并認(rèn)真做好記錄：內(nèi)審工作要由經(jīng)過培訓(xùn)、有資格的人進(jìn)行，審核要對管理體系的運(yùn)行進(jìn)行客觀評價，一切要用數(shù)據(jù)、事實(shí)說話，切忌主觀臆斷。如實(shí)做好記錄，確保審核的客觀、公正、有效。審核記錄要完整、正確、具體、翔實(shí)、清晰，便于查閱和追溯。

4）糾正措施的重要性：在質(zhì)量體系內(nèi)審中，糾正措施具有重要作用。機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對不符合項(xiàng)的分析，認(rèn)真分析其產(chǎn)生的原因，找出解決問題的辦法，采取糾正措施。審核人員應(yīng)對糾正措施的實(shí)施情況進(jìn)行驗(yàn)證，一定要保證糾正措施的有效性，并提供驗(yàn)證結(jié)果的報(bào)告。

5）注意總結(jié)：內(nèi)審最后要形成內(nèi)審總結(jié)報(bào)告，介紹本次內(nèi)審的實(shí)施情況，對管理體系的符合性和運(yùn)行的有效性進(jìn)行評價，并對本次內(nèi)審工作做總結(jié)。最后將審核記錄整套材料存檔。

內(nèi)審是機(jī)構(gòu)自我評價的一種方式，是實(shí)驗(yàn)室迎接外部審核之前的重要質(zhì)量活動，是對管理體系符合性、有效性進(jìn)行系統(tǒng)、獨(dú)立的檢查，為體系的持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)，進(jìn)而可以提高管理的實(shí)效。

3　結(jié)語

安檢機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全計(jì)量管理體系，對機(jī)動車安全技術(shù)檢驗(yàn)檢測過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制和管理，可以按照《準(zhǔn)則》和《規(guī)范》等的要求建立一套符合自身特點(diǎn)的管理體系，然后通過內(nèi)審、管理評審等措施確保管理體系的有效運(yùn)行，同時不斷改進(jìn)管理體系，提高企業(yè)管理水平，保證向社會出具公證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠，滿足開展機(jī)動車安全技術(shù)檢驗(yàn)工作的需要。

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