高職院校薪酬績效管理系統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)表預(yù)審核機(jī)制研究

胡世港+胡德新+胡昌杰

摘要：隨著高?？冃ЧべY改革的實(shí)施，高職院校開始嘗試薪酬績效管理信息化建設(shè)。湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)已開發(fā)完成教職工薪酬績效管理系統(tǒng)并投入運(yùn)行，在前期系統(tǒng)建設(shè)過程中，二級(jí)院系報(bào)賬員上傳財(cái)務(wù)報(bào)表到服務(wù)器后，管理員審核財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)報(bào)表格式錯(cuò)誤、教職工銀行賬號(hào)更換以及教職工重名等情況，導(dǎo)致管理員審核報(bào)表效率低下。為了解決這個(gè)問題，該文對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表預(yù)審核機(jī)制進(jìn)行了研究，并提出了一個(gè)可行的報(bào)表預(yù)審核解決方案。

關(guān)鍵詞：薪酬績效管理；財(cái)務(wù)報(bào)表；預(yù)審核機(jī)制；JExcelApi

中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2015）26-0069-02

Study on the Pre-audit Mechanism of the Financial Reports of the University Teaching Staff Salary Performance Management System

HU Shi-gang， HU De-xin， HU Chang-jie

（Hubei Polytechnic Institute， Xiaogan 432000， China）

Abstract： With the implementation of the reform of performance pay， higher vocational colleges began to try to pay performance management information construction. Hubei Vocational Technical College has now been developed to complete teaching salary of staff performance management system and put into operation， in the early process of system construction， secondary Department reimbursement members upload financial statements to the server， administrator audit of the financial statements， often appear report format error， replacing staff bank account and teach workers Fijian， leading administrator audit report low efficiency. In order to solve this problem， this paper studies the pre audit mechanism of the financial statements， and puts forward a feasible report of the pre audit solution.

Key words： salary performance management； financial reports； pre-audit mechanism； JExcelApi

早在2014年湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院就已經(jīng)啟動(dòng)教職工薪酬績效管理系統(tǒng)的開發(fā)工作，建設(shè)目標(biāo)就是搭建一個(gè)教職工薪酬績效管理平臺(tái)，完善教職工基本信息數(shù)據(jù)庫，具備導(dǎo)入財(cái)務(wù)報(bào)表、提取和保存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)功能，教職工可自行查詢個(gè)人所有收入信息，同時(shí)也可對(duì)教職工薪酬績效分類統(tǒng)計(jì)分析。系統(tǒng)開發(fā)完畢，在測(cè)試使用過程中，遇到這樣的問題，二級(jí)院系報(bào)賬員登錄系統(tǒng)后，可按照月份和報(bào)表類型將相應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào)表上傳到系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)保存這些財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)處管理員登錄系統(tǒng)時(shí)，可查看并審核這些報(bào)表，但是在審核的過程中經(jīng)常出現(xiàn)報(bào)表格式錯(cuò)誤、教職工銀行賬號(hào)更換以及教職工重名等情況，導(dǎo)致管理員審核效率低下。為此本文旨在研究一種財(cái)務(wù)報(bào)表預(yù)審核機(jī)制，當(dāng)二級(jí)院系報(bào)賬員在上傳報(bào)表時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)智能化地對(duì)報(bào)表進(jìn)行預(yù)審核，以避免管理員審核報(bào)表過程中出現(xiàn)的常見錯(cuò)誤。

1 JExcelApi技術(shù)介紹

JExcelApi是一個(gè)成熟、開源的用來操作Excel電子表格的Java類庫，支持讀取，修改，寫入等操作。Java開發(fā)人員可以通過JExcelApi讀取Excel文件的內(nèi)容、創(chuàng)建新的Excel文件、更新已經(jīng)存在的Excel文件。因?yàn)镴ExcelApi是使用Java編寫的，所以Web應(yīng)用可以通過JSP、Servlet來調(diào)用API實(shí)現(xiàn)對(duì)Excel數(shù)據(jù)表的訪問，使用該API非Windows 操作系統(tǒng)也可以通過純Java應(yīng)用來處理Excel數(shù)據(jù)表。在開源世界中，有兩套比較有影響力的API可供使用，一個(gè)是POI，另一個(gè)就是JExcelApi，雖然功能相對(duì)POI弱一點(diǎn)，但JExcelAPI對(duì)中文支持非常好，API是純Java的，并不依賴Windows系統(tǒng)，即使運(yùn)行在Linux下，它同樣能夠正確的處理Excel文件。另外需要說明的是，這套API對(duì)圖形和圖表的支持很有限，而且僅僅識(shí)別PNG格式。

JExcelApi類庫中Workbook類代表Excel工作簿，Sheet類代表工作表，Cell類代表單元格。利用JExcelApi讀取Excel文檔內(nèi)容的流程是：第一步，通過Excel報(bào)表文件名獲得文件輸入流InputStream is = new FileInputStream（fileName）；第二步，從輸入流讀取Excel報(bào)表，獲得Workbook對(duì)象wb，Workbook wb = Workbook.getWorkbook（is）；第三步，通過wb對(duì)象獲得工作表對(duì)象st，Sheet st = wb.getSheet（0）；第四步，通過rs對(duì)象的getCell（x，y）方法得到單元格cell，Cell cell=st.getCell（x，y）；第五步，單元格內(nèi)容的獲取可以通過cell對(duì)象的getContents（）方法，String content=cell.getContents（）；第六步，循環(huán)讀取所有單元格內(nèi)容，即可得到整個(gè)Excel文檔的詳細(xì)內(nèi)容。

2 報(bào)表預(yù)審核機(jī)制實(shí)現(xiàn)

湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院教職工薪酬績效管理系統(tǒng)早期報(bào)表審核機(jī)制如下：二級(jí)院系報(bào)賬員登錄系統(tǒng)后，點(diǎn)擊左側(cè)管理菜單，打開財(cái)務(wù)報(bào)表上傳頁面data_toImport.jsp（如圖1所示），設(shè)置日期和績效工資類型后，選擇要上傳的Excel報(bào)表，點(diǎn)擊“上傳文件”按鈕，即可把上傳請(qǐng)求提交給DataImportAction處理，DataImportAction調(diào)用importData方法通過文件輸入流讀取用戶上傳文件并保存到服務(wù)器。財(cái)務(wù)處管理員登錄系統(tǒng)后，可在財(cái)務(wù)報(bào)表審核頁面data_toAudit.jsp（如圖2所示）查看待審核報(bào)表，選擇指定報(bào)表后，即可點(diǎn)擊“合格”按鈕調(diào)用DataImportAction的auditPass方法審核報(bào)表，進(jìn)而DataImportService的parseExcel方法通過JExcelApi讀取Excel報(bào)表內(nèi)容，將報(bào)表數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)并保存到數(shù)據(jù)庫中。但是，管理員在審核報(bào)表時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)報(bào)表格式錯(cuò)誤、備用銀行賬號(hào)錯(cuò)誤、教職工同名錯(cuò)誤和銀行賬號(hào)沒找到錯(cuò)誤，管理員此時(shí)只能聯(lián)系報(bào)賬員，告之錯(cuò)誤原因，督促其盡快修改報(bào)表，然后重新上傳報(bào)表，等待管理員重新審核，有時(shí)，報(bào)表可能要來回修改好幾次才能達(dá)到系統(tǒng)要求。這些錯(cuò)誤嚴(yán)重影響管理員的審核工作效率，導(dǎo)致垃圾數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，增大了系統(tǒng)維護(hù)工作難度。

圖1 報(bào)表上傳頁面

圖2 報(bào)表審核頁面

為解決以上問題，本文重新梳理了報(bào)表處理流程，提出了報(bào)表預(yù)審核機(jī)制。二級(jí)院系報(bào)賬員上傳Excel報(bào)表到服務(wù)器時(shí)，系統(tǒng)調(diào)用JExcelApi讀取報(bào)表，對(duì)報(bào)表內(nèi)容進(jìn)行預(yù)審核，檢查報(bào)表中的常見錯(cuò)誤，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤則提示報(bào)賬員上傳報(bào)表操作失敗，同時(shí)給出錯(cuò)誤提示信息，告之報(bào)賬員錯(cuò)誤原因及修改辦法；如果沒有錯(cuò)誤則將報(bào)表提交給管理員，等待管理員審核。引入報(bào)表預(yù)審核機(jī)制后，管理員審核報(bào)表的工作效率有顯著提升，大大節(jié)省了處理報(bào)表錯(cuò)誤的時(shí)間。

報(bào)表預(yù)審核機(jī)制的具體流程如下：二級(jí)院系報(bào)賬員上傳Excel報(bào)表時(shí)，DataImportAction調(diào)用importData方法通過文件輸入流讀取用戶上傳文件并保存到服務(wù)器，同時(shí)調(diào)用DataImportService的checkExcel方法預(yù)審核該報(bào)表，檢查報(bào)表中是否存在這四種錯(cuò)誤，分別是報(bào)表格式錯(cuò)誤、備用銀行賬號(hào)錯(cuò)誤、教職工同名錯(cuò)誤和銀行賬號(hào)沒找到錯(cuò)誤。下面列出了這四種錯(cuò)誤的具體操作方法。

1）檢查報(bào)表格式錯(cuò)誤。財(cái)務(wù)報(bào)表分為三種類型，基本工資、崗位績效工資和獎(jiǎng)勵(lì)績效工資，分別對(duì)應(yīng)了三種Excel文檔模板。DataImportService的checkExcel方法首先判斷財(cái)務(wù)報(bào)表類型，然后根據(jù)相應(yīng)的Excel文檔模板來檢查報(bào)表格式是否錯(cuò)誤。具體做法是通過st.getCell（x，y）.getContents（）讀取指定x列y行的單元格內(nèi)容，然后與Excel文檔模板中的標(biāo)題行單元格內(nèi)容進(jìn)行匹配，如果匹配成功則報(bào)表格式正確，否則報(bào)表格式錯(cuò)誤，并將此錯(cuò)誤信息返回給DataImportAction的importData方法，之后該錯(cuò)誤信息會(huì)被轉(zhuǎn)發(fā)到JSP頁面，二級(jí)院系報(bào)賬員可立即受到錯(cuò)誤反饋信息，以便修改報(bào)表重新上傳。

2）檢查備用銀行賬號(hào)錯(cuò)誤。系統(tǒng)為每個(gè)教職工預(yù)設(shè)了一個(gè)主銀行賬號(hào)和備用銀行賬號(hào)，財(cái)務(wù)報(bào)表以銀行賬號(hào)來標(biāo)識(shí)不同教職工的績效工資數(shù)據(jù)。DataImportService的checkExcel方法預(yù)審核Excel報(bào)表時(shí)，提取報(bào)表中的銀行賬號(hào)，并據(jù)此來查詢相應(yīng)的教職工，如果沒有找到，則繼續(xù)通過姓名來查找教職工，此時(shí)如果找到某個(gè)教職工，則推測(cè)此銀行賬號(hào)是該教職工的備用銀行賬號(hào)，但是此信息的確認(rèn)操作需要提交給二級(jí)院系報(bào)賬員處理，二級(jí)院系報(bào)賬員可立即在JSP頁面上看到錯(cuò)誤反饋信息，此時(shí)報(bào)賬員需要在“教職工管理”菜單為該教職工添加備用銀行賬號(hào)，然后重新上傳報(bào)表即可順利通過報(bào)表預(yù)審核。

3）檢查教職工同名錯(cuò)誤。DataImportService的checkExcel方法預(yù)審核Excel報(bào)表時(shí)，提取報(bào)表中的銀行賬號(hào)，并據(jù)此來查詢相應(yīng)的教職工，如果沒有找到，則繼續(xù)通過姓名來查找教職工，此時(shí)如果找到兩個(gè)以上的教職工，則系統(tǒng)無法分辨該銀行賬號(hào)到底屬于哪個(gè)教職工的備用銀行賬號(hào)，即出現(xiàn)教職工同名錯(cuò)誤，系統(tǒng)會(huì)將該錯(cuò)誤信息轉(zhuǎn)發(fā)到JSP頁面，二級(jí)院系報(bào)賬員可立即收到錯(cuò)誤反饋信息，確認(rèn)該備用銀行賬號(hào)所屬的教職工，修改報(bào)表重新上傳即可。

4）檢查銀行賬號(hào)沒找到錯(cuò)誤。DataImportService的checkExcel方法預(yù)審核Excel報(bào)表時(shí)，提取報(bào)表中的銀行賬號(hào)，并據(jù)此來查詢相應(yīng)的教職工，如果沒有找到，則繼續(xù)通過姓名來查找教職工，如果仍然沒有找到相應(yīng)的教職工，則系統(tǒng)將自動(dòng)增加該教職工信息，保存該教職工的銀行賬號(hào)、姓名以及績效工資數(shù)據(jù)，但是其它基本信息缺失，例如職稱、職務(wù)、職位等，系統(tǒng)管理員可在后期完善該教職工信息。

3 結(jié)束語

文章詳細(xì)介紹了JExcelApi讀取Excel報(bào)表技術(shù)，講解了報(bào)表預(yù)審核機(jī)制實(shí)現(xiàn)方法，最終達(dá)到了提升績效管理系統(tǒng)報(bào)表審核效率的目的。早期報(bào)表審核直接由DataImportService的parseExcel方法負(fù)責(zé)處理，不僅導(dǎo)致管理員審核效率低下，而且造成數(shù)據(jù)庫中出現(xiàn)大量垃圾數(shù)據(jù)。為了改進(jìn)這種報(bào)表審核方式，本文嘗試從DataImportService的parseExcel方法中抽取出審核報(bào)表之前的檢查報(bào)表錯(cuò)誤的代碼，定義成checkExcel方法，該方法將在審核報(bào)表之前先對(duì)報(bào)表進(jìn)行預(yù)審核，引入報(bào)表預(yù)審核機(jī)制后，大大提高了管理員審核報(bào)表的工作效率，節(jié)省了處理報(bào)表錯(cuò)誤的時(shí)間。 未來，本文將進(jìn)一步研究報(bào)表預(yù)審核機(jī)制的智能化操作，當(dāng)系統(tǒng)預(yù)審核上傳報(bào)表時(shí)，程序自動(dòng)地對(duì)檢測(cè)出的錯(cuò)誤進(jìn)行智能化處理，嘗試去解決報(bào)表錯(cuò)誤，以便減少二級(jí)學(xué)院報(bào)賬員修改報(bào)表的工作量。

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