地震科研項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐與思考

李 瑩，張 萌，蔣 越，姜金征，李林侗

（遼寧省地震局， 遼寧 沈陽(yáng) 110034）

地震科研項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐與思考

李 瑩，張 萌，蔣 越，姜金征，李林侗

（遼寧省地震局， 遼寧 沈陽(yáng) 110034）

隨著防震減災(zāi)科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展，地震科研項(xiàng)目種類、數(shù)量和規(guī)模不斷增加，對(duì)地震科研項(xiàng)目檔案的管理提出了更高的要求。本文介紹了建立地震科研項(xiàng)目檔案的重要性，地震科研檔案的分類辦法和歸檔內(nèi)容，分析了地震科研項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了如何提高地震科研項(xiàng)目檔案管理工作水平的建議。

地震；科研項(xiàng)目；檔案管理；歸檔

0 引言

眾所周知，我國(guó)是世界上地震災(zāi)害最嚴(yán)重的國(guó)家之一[1]，每年有關(guān)地震的科研項(xiàng)目多達(dá)數(shù)百項(xiàng)，地震科研項(xiàng)目檔案的管理工作尤為重要。所謂地震科研項(xiàng)目檔案是指從事地震科學(xué)研究活動(dòng)中形成的，具有查考、保存、利用價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、聲像等各種載體和形式的文件材料。地震科研項(xiàng)目檔案是記載和反應(yīng)地震科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，它既來(lái)源于科研活動(dòng)，同時(shí)又是開(kāi)展科學(xué)研究的必然條件，是珍貴的科學(xué)技術(shù)資源和無(wú)形資產(chǎn)，反映了地震學(xué)科前沿研究?jī)?nèi)容和發(fā)展動(dòng)態(tài)[2]，是防震減災(zāi)事業(yè)注重科研與任務(wù)相結(jié)合的充分體現(xiàn)。隨著防震減災(zāi)科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展，對(duì)地震科研項(xiàng)目檔案的管理工作也提出了更高的要求，如何科學(xué)、合理地做好科研項(xiàng)目檔案管理工作，更好地服務(wù)于防震減災(zāi)事業(yè)，成為檔案管理工作者需要探索的問(wèn)題。

1 建立地震科研項(xiàng)目檔案的重要性

地震科研項(xiàng)目檔案是防震減災(zāi)事業(yè)的重要組成部分，是廣大地震工作者辛勤勞動(dòng)和集體智慧的結(jié)晶，是地震科研成果的歷史見(jiàn)證，是地震學(xué)研究的基礎(chǔ)[3]。地震科研項(xiàng)目檔案是地震項(xiàng)目研究過(guò)程的真實(shí)記錄，具有研究和管理過(guò)程的可回溯性，是項(xiàng)目研究中每一個(gè)不同階段、每一個(gè)過(guò)程的準(zhǔn)確體現(xiàn)。只有收集到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的地震科研項(xiàng)目檔案，加以科學(xué)規(guī)范的管理和利用，才能更好的為防震減災(zāi)科學(xué)技術(shù)研究服務(wù)。

2 地震科研項(xiàng)目檔案的組卷

2.1 地震科研項(xiàng)目檔案的歸檔內(nèi)容

地震科研項(xiàng)目檔案管理是防震減災(zāi)工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、復(fù)雜性和服務(wù)性工作。根據(jù)《中國(guó)地震局科技檔案管理辦法》、《遼寧省地震局地震科技檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理辦法》（DA/T2-1992)并結(jié)合多年來(lái)從事檔案的實(shí)踐為基礎(chǔ)，筆者認(rèn)為，按照地震科研項(xiàng)目的時(shí)間順序，可以分為項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng)、項(xiàng)目研究進(jìn)展（年度評(píng)估）、項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收（總結(jié)鑒定）、項(xiàng)目成果申報(bào)等4個(gè)重要階段，各個(gè)階段可能形成的項(xiàng)目文件和科學(xué)研究材料如表1所示。

開(kāi)展地震科研項(xiàng)目研究期間還可能產(chǎn)生以下材料：證書(shū)類：如省級(jí)以上的獲獎(jiǎng)成果獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)；聲像類：如照片、底片、錄像帶、錄音帶、光盤(pán)等；實(shí)物類，如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯和證書(shū)等，這些材料都屬于應(yīng)該歸檔的地震科研項(xiàng)目檔案[4]。

表1 地震科研項(xiàng)目檔案歸檔的主要內(nèi)容

2.2 地震科研項(xiàng)目檔案分類

地震科技檔案分類按照《中國(guó)檔案分類法＜地震檔案分類表＞》進(jìn)行（以下簡(jiǎn)稱《分類表》），TC5代表地震科學(xué)研究（基本類目）下屬的各級(jí)類目依照科技檔案復(fù)分表的“科學(xué)研究文件材料”進(jìn)行復(fù)分為：TC51地震學(xué)（TC511地震學(xué)的基礎(chǔ)研究；TC512地震成因過(guò)程；TC5121震源機(jī)制；TC51211......）TC52地球內(nèi)部物理學(xué)；TC53地球電磁學(xué)等。例如：“全國(guó)地震趨勢(shì)會(huì)商會(huì)會(huì)議紀(jì)要”按主表分類編號(hào)為：TC2251，在二級(jí)類目TC22下要求按照專類復(fù)分表復(fù)分，用專類復(fù)分號(hào)“.”相連，其專類復(fù)分號(hào)為5，因此這份檔案材料的分類編號(hào)為：TC2251.5。應(yīng)用《分類表》對(duì)每一個(gè)科研項(xiàng)目進(jìn)行分類，分到文件級(jí)，通過(guò)主表與綜合復(fù)分表、科技檔案復(fù)分表等輔助表的使用，可以使卷內(nèi)的地震科研項(xiàng)目文件材料分類更加準(zhǔn)確[5]。

3 地震科研項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題

近年來(lái)，地震科研項(xiàng)目在種類和數(shù)量上都有所增加，地震監(jiān)測(cè)、應(yīng)急等方面研究出的內(nèi)容和文件材料不斷豐富，項(xiàng)目主管部門(mén)對(duì)檔案驗(yàn)收的要求也不斷提高，傳統(tǒng)的地震科研檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代科技事業(yè)的發(fā)展需要，關(guān)于地震科研檔案管理存在的問(wèn)題，筆者通過(guò)查閱資料發(fā)現(xiàn)，主要表現(xiàn)在檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定；科研人員對(duì)科研項(xiàng)目檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足；管理機(jī)制不健全，缺乏有效的管理機(jī)

制等[2,6-7]。結(jié)合遼寧省地震科研項(xiàng)目檔案的實(shí)際管理工作，筆者認(rèn)為除了以上共性問(wèn)題外，以下問(wèn)題需要進(jìn)一步改進(jìn)。

3.1 地震科研項(xiàng)目檔案資料收集歸檔困難

地震科研項(xiàng)目一般需要經(jīng)過(guò)論證立項(xiàng) 、實(shí)施 、驗(yàn)收 、推廣等過(guò)程，具有周期長(zhǎng)，涉及范圍廣，時(shí)間跨度較大等特點(diǎn)，有的地震科研項(xiàng)目參研單位較多，從而導(dǎo)致檔案收集、整理、鑒別、立卷的往往需要幾年的時(shí)間，使得項(xiàng)目文件處于運(yùn)動(dòng)分散狀態(tài)，很難做到及時(shí)歸檔，造成檔案資料的缺失 。地震科研人員在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，往往重視主要的、容易獲得的科研材料的收集，一般性技術(shù)資料多，關(guān)鍵性技術(shù)資料少；鑒定、審批性文件多，原始材料少；復(fù)印件多，原始件少；文字材料多，影像資料少[8]。

3.2 地震科研人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠

一是科研人員重視地震科研項(xiàng)目的申報(bào)，科研成果的論文發(fā)表與報(bào)獎(jiǎng)，輕視科研檔案的平時(shí)積累?？蒲腥藛T對(duì)于檔案工作一般是有時(shí)間就做，沒(méi)有時(shí)間就拖，僅僅重視自己負(fù)責(zé)的科研項(xiàng)目本身工作，沒(méi)有意識(shí)到科研項(xiàng)目是集體智慧的結(jié)晶，沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性。只要開(kāi)展工作就必然產(chǎn)生文件材料，從文件材料到檔案是同一事物的不同階段，通過(guò)歸檔環(huán)節(jié)將具有保存價(jià)值的文件過(guò)渡到檔案管理，由檔案體現(xiàn)出各項(xiàng)工作之間的連續(xù)性，可供后人學(xué)習(xí)借鑒，避免重走彎路，為地震科研人員提供準(zhǔn)確真實(shí)的信息。

二是科研人員認(rèn)為地震科研材料自己保管利用起來(lái)比較方便，沒(méi)有及時(shí)或不主動(dòng)移交，時(shí)間長(zhǎng)了，材料丟失情況就會(huì)發(fā)生。

3.3 地震科研項(xiàng)目電子文件材料管理不規(guī)范

基于地震科研項(xiàng)目的特點(diǎn)，項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中會(huì)形成比較多的野外照片、測(cè)量資料、觀測(cè)數(shù)據(jù)、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無(wú)法形成紙質(zhì)材料，而電子文件材料具有不可替代性?，F(xiàn)階段電子檔案的收集沒(méi)有得到重視，在移交材料時(shí)常常是紙質(zhì)材料多，電子檔案少，即文字材料多，光盤(pán)、照片、音像材料少，造成項(xiàng)目進(jìn)展中的重要甚至核心成果沒(méi)有得到歸檔[2,7]。

4 提高地震科研項(xiàng)目檔案管理工作水平的幾點(diǎn)建議

4.1 嚴(yán)格實(shí)行地震科研與建檔工作同步管理

《遼寧省地震局地震科技檔案管理辦法》提出了實(shí)行科技工作和建檔工作“四同步”，這是地震科研項(xiàng)目檔案管理工作的基本原則之一，尤其要做好前兩個(gè)“同步”是做好科研檔案工作的關(guān)鍵，即：

（1）下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科技文件材料歸檔要求同步；任務(wù)下達(dá)階段，地震科研項(xiàng)目管理部門(mén)應(yīng)讓檔案部門(mén)掌握了項(xiàng)目的報(bào)批、啟動(dòng)、執(zhí)行情況，才能及時(shí)指導(dǎo)、督促文件材料的收集整理。

（2）檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科技文件材料形成情況同步；地震科研項(xiàng)目管理部門(mén)在下達(dá)年度或中期檢查的同時(shí)，應(yīng)該提出對(duì)檔案收集整理情況進(jìn)行檢查的要求，明確科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為檔案第一責(zé)任人，課題組人員才能對(duì)檔案工作加以重視，科研項(xiàng)目管理部門(mén)和檔案部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)照檢查，并對(duì)文件收集不齊全，不及時(shí)的，督促課題組進(jìn)行補(bǔ)充。

（3）驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科技檔案同步；

（4）上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門(mén)出具歸檔情況證明材料同步。

4.2 提高地震科研項(xiàng)目檔案的管理意識(shí)

加強(qiáng)地震科研項(xiàng)目檔案的管理，將地震科研項(xiàng)目檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、基礎(chǔ)性的工作。檔案人員利用多種形式宣傳《檔案法》，逐步提高地震科研人員特別是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的意識(shí)，獲得科研人員對(duì)檔案工作的支持，使科研人員認(rèn)識(shí)到檔案管理雖然是科研工作的最后環(huán)節(jié)，但卻是總結(jié)性、記錄性的環(huán)節(jié)，檔案凝聚著一個(gè)項(xiàng)目集體智慧的結(jié)晶，是國(guó)家和單位的寶貴財(cái)富，是科研經(jīng)費(fèi)產(chǎn)生的結(jié)果，不是個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)。作為一名科研人員，應(yīng)將科研檔案的形成，積累、整理和歸檔視為不可推卸的責(zé)任。

4.3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理水平

近年來(lái)，地震科研項(xiàng)目的研究?jī)?nèi)容有地震預(yù)測(cè)、地震災(zāi)害防御、地震應(yīng)急響應(yīng)與處置技術(shù)等方面的關(guān)鍵科學(xué)問(wèn)題和技術(shù)核心，檔案人員必須加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)建設(shè)，才能熟悉科研項(xiàng)目檔案資料的來(lái)源與形成規(guī)律。在檔案管理工作中，檔案管理工作水平的高低取決于檔案工作人員的素質(zhì)。檔案人員要真正樹(shù)立“業(yè)務(wù)精通，愛(ài)檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念。例如，遼寧省地震局作為中國(guó)地震局防震減災(zāi)科研項(xiàng)目的承擔(dān)單位，中國(guó)地震局有時(shí)會(huì)對(duì)具體的項(xiàng)目檔案提出整理方案，這就需要檔案人員學(xué)習(xí)針對(duì)具體地震科研項(xiàng)目來(lái)確定的歸檔范圍、管理流程、驗(yàn)收要求等。同時(shí)，要學(xué)習(xí)和掌握國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的科研檔案管理辦法，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和檔案管理技術(shù)。積極參加中國(guó)地震局組織的檔案管理工作會(huì)議，交流檔案工作的新知識(shí)、新經(jīng)驗(yàn)，這樣可以拓寬檔案人員的視野，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。為提高科研檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量打下堅(jiān)持的基礎(chǔ)。

5 結(jié)束語(yǔ)

《國(guó)家防震減災(zāi)規(guī)劃（2006-2020年）》中指出“通過(guò)加強(qiáng)防震減災(zāi)重大科技問(wèn)題的基礎(chǔ)研究和關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)研究、防震減災(zāi)基礎(chǔ)性工作和科技條件平臺(tái)建設(shè)，全面提高防震減災(zāi)科技支撐能力”防震減災(zāi)科技工作迅速發(fā)展，對(duì)地震科研檔案管理工作既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，科學(xué)管理地震科研檔案對(duì)總結(jié)過(guò)去、規(guī)劃未來(lái)，推動(dòng)地震科技進(jìn)步具有深遠(yuǎn)的意義。因此，地震檔案工作要緊緊圍繞防震減災(zāi)中心工作，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平，采用切實(shí)可行的對(duì)策，對(duì)地震科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的管理，才能全面提高防震減災(zāi)科研支撐能力，為防震減災(zāi)事業(yè)服務(wù)。

[1]梁永朵，姜金征，李瑩，等。建筑物震害預(yù)測(cè)方法研究[J].華北科技學(xué)院報(bào).2015,12（1）：112-117.

[2]毛蒞霞.防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中國(guó)檔案,2014,489（7）:67-68.

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[4]蔡穎.高校科研檔案管理比較研究及導(dǎo)向性思考[J].農(nóng)業(yè)科技管理,2011,30（3）:44-47.

[5]李學(xué)勤,杜桂香.《中國(guó)檔案分類法＜地震檔案分類表＞》的分類體系及應(yīng)用[J].國(guó)際地震動(dòng)態(tài), 2002,（4）,12-16.

[6]朱少華.地震科研項(xiàng)目檔案管理芻議[J].山東檔案,2012,（2）:41-43.

[7]康瑞清.省地震局加強(qiáng)地震重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐與思考[J].山東檔案,2011,（2）:55-56.

[8]霍世平,廖淑梅,劉文惠,等.農(nóng)業(yè)科研檔案管理的實(shí)踐與思考[J].農(nóng)業(yè)工程,2013,3（2）:96-99.

PRACTICES AND THOUGHTS ABOUT MANAGEMENT OF EARTHQUAKE SCIENTIFIC RESEARCH PROJECT FILES

LI Ying, ZHANG Meng, JIANG Yue, JIANG Jin-zheng, LI lin-tong
（Earthquake Administration of Liaoning Province，Liaoning Shenyang 110034，China）

P316；G271

A

10.13693/j.cnki.cn21-1573.2015.04.017

1674-8565（2015）04-0094-04

2015-09-23

2015-10-23

李瑩（1983-），女，遼寧省鞍山市人，2006年畢業(yè)于鞍山科技大學(xué)，通信工程專業(yè)，本科，工程師，現(xiàn)主要從事地震應(yīng)急和檔案管理工作。