電子檔案單套制管理制度創(chuàng)新探微

沈胤琛

（上海核工程研究設(shè)計院有限公司，上海 200233）

傳統(tǒng)的檔案管理制度一直實行“雙套制”制度，但在進(jìn)入信息數(shù)據(jù)時代后，這種制度既浪費資源，增加管理成本，又不再適合社會發(fā)展需要，人們轉(zhuǎn)而重視起發(fā)展“單套制”制度，相比于國內(nèi)的“單套制”制度剛剛進(jìn)入發(fā)展時期，國外的電子檔案“單套制”管理制度已經(jīng)趨于成熟，可作為借鑒并改良現(xiàn)有的管理制度，使其更加適合我國社會的發(fā)展現(xiàn)狀。

1 電子檔案單套制管理簡述

1.1 實施可行性

上世紀(jì)末，美國政府就已經(jīng)在政府內(nèi)部推行各種電子檔案相關(guān)業(yè)務(wù)，到近幾年，要求政府內(nèi)所有的永久期限文件統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)用電子形式進(jìn)行管理，發(fā)展到近期，更是要求政府提供元數(shù)據(jù)一并歸檔。而澳大利亞也在2011年要求政府將所有文件都轉(zhuǎn)為數(shù)字信息化結(jié)構(gòu)，以便管理及實現(xiàn)信息共享。加拿大在2006年時就已經(jīng)籌劃建設(shè)可信數(shù)字倉儲項目，以為后期的信息化資產(chǎn)做好長期保存的準(zhǔn)備。再觀我國，2014年的上海海關(guān)部分區(qū)域的無紙化辦公嘗試，成功將無紙化辦公范圍擴大到全場；2015年，試點區(qū)域一再擴大，上海市檔案局結(jié)合之前的經(jīng)驗，開始研究電子檔案的“單套制”管理，并研發(fā)出一些基于電子檔案管理原型的電子系統(tǒng)和相應(yīng)的配套制度，并一一將各種電子檔案管理的細(xì)節(jié)落實，如數(shù)字簽名和電子簽章等技術(shù)，接著成功將電子檔案“單套制”管理制度在試驗區(qū)全面實施，由此引發(fā)其他試點區(qū)域的檔案無紙化轉(zhuǎn)變申請，加上國家的大力支持，也為日后的電子檔案“單套制”管理制度的順利運行奠定基礎(chǔ)[1]。在“十三五”規(guī)劃中開始正式提及電子檔案“單套制”管理和“單軌制”管理的嘗試，一些相關(guān)試點工作也正式開始，2016年4月1日，國家檔案局印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（檔發(fā)〔2014〕4號）。該規(guī)劃綱要第三部分“主要任務(wù)和實現(xiàn)指標(biāo)”中第13條“加快提升電子檔案管理水平”中明確“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點”。

1.2 新時代面臨挑戰(zhàn)

1）原生電子檔案急速增長，成本無限增加。“原生電子檔案”是指沒有經(jīng)過后期加工的數(shù)字化檔案，是該電子文件的形成是原生狀態(tài)的電子形式，是由無紙化辦公而直接產(chǎn)生的電子文件。在數(shù)字化時代大力發(fā)展之時，電子檔案數(shù)量急速增長，若此時再用原始的方式去處理這些檔案，會耗費極大的人力成本和時間成本，也與“無紙化辦公”的社會發(fā)展趨勢不相符。

2）形態(tài)結(jié)構(gòu)愈發(fā)豐富，紙質(zhì)打印無法滿足。不同于紙質(zhì)檔案的單一，電子檔案的形態(tài)結(jié)構(gòu)愈發(fā)豐富，不僅有著結(jié)構(gòu)化的財務(wù)、人事等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，也有著半結(jié)構(gòu)化的郵件、標(biāo)簽、報表等，更有著非結(jié)構(gòu)化的圖像、音頻、三維模型等。因此，有些電子檔案是無法用普通的紙質(zhì)打印機打印出來，這些電子檔案怎樣有效歸檔非常重要。

3）元數(shù)據(jù)很難歸檔。元數(shù)據(jù)對于檔案而言意義重大，紙質(zhì)檔案的元數(shù)據(jù)基本浮于檔案表面，歸檔時可以一起歸檔，但電子檔案的元數(shù)據(jù)隱藏在檔案創(chuàng)立至歸檔的全過程里，很難全部外顯出來，歸檔也很難進(jìn)行，元數(shù)據(jù)還可能出現(xiàn)遺失。

1.3 國內(nèi)外電子檔案單套制管理制度研究發(fā)展現(xiàn)狀

歐美國家在上世紀(jì)就開始嘗試電子化辦公，并在進(jìn)入數(shù)字化信息時代后，積極地順應(yīng)時代的要求，很快就開始轉(zhuǎn)型，其國家的國家檔案館更是配合著頒布一些政策規(guī)定，以便電子檔案“單套制”管理的順利發(fā)展。

國內(nèi)的電子檔案是在國家電子政務(wù)建設(shè)之后隨之開始研究的。檔案的數(shù)字化、電子化思想最早在2013年就已被國家檔案局提出，到“十三五”規(guī)劃中又提出電子檔案管理的“單套制”管理制度和“單軌制”管理制度的試點，在近兩年又進(jìn)一步給予電子檔案明文規(guī)定，確認(rèn)其具有的法律效力。同時，國家政策的大力支持更是促進(jìn)不少地區(qū)政府和企業(yè)的積極嘗試，有不少試驗企業(yè)已經(jīng)完全通過實驗，為日后的“單套制”電子檔案管理制度奠定良好基礎(chǔ)[2]。

2 電子檔案單套制管理應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 電子政務(wù)中的應(yīng)用現(xiàn)狀

目前電子檔案單套制管理在電子政務(wù)中的應(yīng)用雖然并不普及，但也在主動創(chuàng)新、逐步推廣，例如，為提高行政管理效率和行政服務(wù)效能，加快電子政務(wù)建設(shè)，上海市檔案局結(jié)合上海自貿(mào)試驗區(qū)實踐，在自貿(mào)區(qū)率先探索電子檔案“單套制”管理。不僅著眼解決全市黨政機關(guān)電子政務(wù)建設(shè)中電子文件歸檔和電子檔案管理的共性問題，也是落實中辦國辦有關(guān)文件的精神。

2.2 企業(yè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀

在如今的企業(yè)中，在實際工作中應(yīng)用單套制管理制度的還不多，很大一部分原因是沒有完善、統(tǒng)一的系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障，為了實現(xiàn)電子文件檔案單套制管理，應(yīng)用系統(tǒng)必須滿足電子檔案單套制的管理要求。這首先需要分析電子文件的運轉(zhuǎn)方式；再分析電子文件從產(chǎn)生到歸檔利用的整個生命周期中需要的應(yīng)用系統(tǒng)，并結(jié)合企業(yè)現(xiàn)行的辦公自動化系統(tǒng)和現(xiàn)有電子檔案系統(tǒng)，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，適時進(jìn)行更為先進(jìn)、適用和可靠的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)工作。

而從政府部門和企業(yè)檔案管理部門角度而言，電子檔案單套制相關(guān)制度的缺乏也是導(dǎo)致目前單套制管理應(yīng)用較少的原因之一，而相關(guān)制度的缺乏一是因為部分政府和企業(yè)的相關(guān)部門不愿意付出較多的成本來保證電子檔案的質(zhì)量；二是檔案管理部門缺乏資金投入，相關(guān)的技術(shù)和系統(tǒng)無法購入，也就無法推進(jìn)單套制管理。

3 電子檔案單套制管理制度創(chuàng)新

3.1 制定電子檔案單套制管理制度體系

制定電子檔案單套制管理制度體系這一點無論是對于地區(qū)政府還是企業(yè)、高校而言，都是非常重要的一個環(huán)節(jié)，便于開展下步工作。為此，國家方面要總結(jié)試點區(qū)域的電子檔案單套制管理實施經(jīng)驗，并將之與我國國情與社會發(fā)展現(xiàn)狀相結(jié)合，基于電子檔案步驟完備的基礎(chǔ)上，整合相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合已研發(fā)出來的數(shù)字簽名、電子簽章等完備技術(shù)，制定電子檔案單套制管理制度體系。

3.2 完善電子檔案單套制管理相關(guān)信息系統(tǒng)

在制定電子檔案單套制管理制度體系的同時，也要根據(jù)制度本身去完善與之相配套的信息系統(tǒng)。目前，很多政府機構(gòu)或企業(yè)已經(jīng)具有一定程度的電子檔案單套制管理的信息系統(tǒng)，基本達(dá)到前端核心業(yè)務(wù)的全過程電子化，但后端的檔案系統(tǒng)沒有完善接通，缺乏前端和后端的有效結(jié)合。為此，針對這一點，可借鑒國外已建成數(shù)字檔案室，建設(shè)更符合我國社會發(fā)展、符合企業(yè)本身發(fā)展需要的配套信息系統(tǒng)[3]。

3.3 制定電子檔案備份方案及策略

而在建設(shè)地區(qū)機構(gòu)和企業(yè)、高校的電子檔案單套制管理制度時，不僅要確保電子檔案的真實性、完整性、可用性及安全性，更要在此基礎(chǔ)上，制定電子檔案備份方案及策略，做好完整的備份管理，這也是國家方面提出的要求。比如可參考最新的“檔案數(shù)據(jù)保全”方法，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時監(jiān)測、預(yù)警、保全及修復(fù)，并且要改變傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)備份時出現(xiàn)的法律價值遺失問題，以保證電子檔案的證據(jù)價值。

3.4 管理與服務(wù)相融合

當(dāng)下，電子檔案單套制管理的未來發(fā)展方向是管理與服務(wù)互相融合、互相發(fā)展，而要達(dá)到此趨勢，就必須滿足電子檔案單套制管理的對象、核心功能和歸檔管理，以保證系統(tǒng)的高效運行；而后，就要從單套制管理制度在為社會服務(wù)時需要的拓展性入手，因為單套制管理服務(wù)方式雖然便捷但較為單一，且一些電子檔案因其本身的特性，利用方式會被限制，這些仍有待改進(jìn)；再就是單套制管理制度雖然目前主要是政府機構(gòu)在應(yīng)用推廣，但在未來，并不能保證其不會以更多變的形式融入進(jìn)社會或企業(yè)的服務(wù)中[4]。

4 結(jié)論

電子檔案單套制管理是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然趨勢，是全面提升檔案工作不可缺少的手段，在研究電子檔案單套制管理制度創(chuàng)新時，必須先從單套制管理中存在的局限性去考慮，并綜合考慮到管理和服務(wù)的不同需求，在“雙套制”的基礎(chǔ)上改革創(chuàng)新“單套制”管理制度，最大限度地減少風(fēng)險，為利用者提供更多有效服務(wù)。