美國研究型大學(xué)圖書館年度報(bào)告調(diào)研及啟示

張?chǎng)巍⊥鯓s坤

（東北大學(xué)圖書館，遼寧沈陽110819）

美國研究型大學(xué)圖書館年度報(bào)告調(diào)研及啟示

張?chǎng)瓮鯓s坤

（東北大學(xué)圖書館，遼寧沈陽110819）

通過對(duì)56所美國研究型大學(xué)圖書館網(wǎng)站的調(diào)研，對(duì)其發(fā)布年度報(bào)告的時(shí)間范圍、形式等進(jìn)行了梳理和總結(jié)，分析年度報(bào)告的內(nèi)容，并探討年度報(bào)告的作用及對(duì)于我國高校圖書館的啟示。

美國研究型大學(xué)圖書館年度報(bào)告

1　引言

19世紀(jì)后期，隨著針對(duì)圖書館館長(zhǎng)的培訓(xùn)展開，美國圖書館的管理變得更加專業(yè)化，圖書館年度報(bào)告作為圖書館管理的一個(gè)重要組成部分，也成為了圖書館與外界交流的主要工具[1]。圖書館年度報(bào)告是關(guān)于每一財(cái)年圖書館年度熱點(diǎn)、重要活動(dòng)、學(xué)術(shù)研究與交流、榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)、財(cái)務(wù)工作、人員摘要、資源建設(shè)、讀者服務(wù)與培訓(xùn)、組織機(jī)構(gòu)、捐助信息等各項(xiàng)工作的報(bào)告[2]。圖書館年度報(bào)告不同于年度工作總結(jié)，不是圖書館本年度所有工作的具體羅列，而是對(duì)圖書館重要活動(dòng)及成就的展示，其目的在于展示圖書館的發(fā)展并得到額外的募資用來支持圖書館，是捐助者、圖書館董事會(huì)成員、志愿者、圖書館管理人員、圖書館用戶及潛在的支持者共享圖書館成就及目標(biāo)的理想方式[3]。正如加州大學(xué)伯克利分校圖書館館長(zhǎng)Thomas C.Leonard在2000～2001年的年度報(bào)告中所寫：“年度報(bào)告不是簡(jiǎn)單做個(gè)成績(jī)總結(jié)。對(duì)我來說，它更像是一個(gè)圖書館和它的朋友之間的交流[4]?！?/p>

隨著我國高校圖書館管理水平的提高及投資結(jié)構(gòu)的變化，圖書館年度報(bào)告逐步引起了社會(huì)各界的關(guān)注。年度報(bào)告這種呈現(xiàn)方式一舉多得，既有利于圖書館宣傳、反思、提升自己（身）[5]，也可以讓圖書館的領(lǐng)導(dǎo)、捐助者及用戶更加了解圖書館的工作，從而吸引更多的投資，以促進(jìn)圖書館的發(fā)展。為此，筆者將同屬于美國研究型圖書館學(xué)會(huì)（ARL）及美國研究型大學(xué)協(xié)會(huì)（AAU）的56所圖書館作為研究對(duì)象，通過網(wǎng)站調(diào)研，對(duì)其發(fā)布的年度報(bào)告情況進(jìn)行了分析和總結(jié)，以期為我國高校圖書館提供借鑒。

2　調(diào)研結(jié)果

通過對(duì)這56所圖書館的網(wǎng)站進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)有19所大學(xué)圖書館公布了年度報(bào)告[6-24]，約占統(tǒng)計(jì)對(duì)象的34%，其中公立大學(xué)12所，私立大學(xué)9所，且多數(shù)圖書館都會(huì)將年度報(bào)告置于圖書館網(wǎng)站較為顯著的位置，以便用戶能夠方便地閱讀。具體調(diào)研結(jié)果如表1所示（表中年代范圍均指發(fā)布年）。

從表1的調(diào)研結(jié)果來看，發(fā)布年度報(bào)告最早的圖書館為耶魯大學(xué)圖書館，該館從1899年就開始發(fā)布年度報(bào)告，已有100多年的歷史，而多數(shù)圖書館首次發(fā)布年度報(bào)告均在2000年之后。年度報(bào)告形式多樣，有HTML版、PDF版、電子雜志（如馬里蘭大學(xué)圖書館）及印刷版等，部分圖書館還推出了多種形式的年度報(bào)告。年度報(bào)告多數(shù)以總館形式發(fā)布，但有部分圖書館（如伊利諾伊大學(xué)厄巴納―香檳分校圖書館）則是由分館及各個(gè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立進(jìn)行年度報(bào)告的發(fā)布。

表1　美國研究型大學(xué)圖書館年度報(bào)告調(diào)研結(jié)果

續(xù)表

3　年度報(bào)告內(nèi)容分析

縱觀美國研究型大學(xué)圖書館發(fā)布的年度報(bào)告，體例完備、內(nèi)容豐富、圖文并茂，因每個(gè)館的實(shí)際情況不同，報(bào)告內(nèi)容也不盡相同，但歸納起來大致包括以下幾個(gè)方面：館長(zhǎng)寫給讀者的信、使命宣言、主要成就、年度熱點(diǎn)、展覽活動(dòng)、財(cái)務(wù)工作、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、禮物及捐助情況等。

3.1館長(zhǎng)寫給讀者的信

年度報(bào)告的第一部分內(nèi)容通常為館長(zhǎng)寫給讀者的信，其內(nèi)容包羅萬象，各不相同。如：羅格斯大學(xué)圖書館館長(zhǎng)在2011～2012財(cái)年年度報(bào)告中對(duì)圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃、館藏資源、服務(wù)技術(shù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、人事管理方面的一些新舉措進(jìn)行了概述并表達(dá)了對(duì)捐贈(zèng)人的感謝；加州大學(xué)伯克利分校圖書館館長(zhǎng)在2013年年度報(bào)告中圍繞“大校園，大數(shù)據(jù)”這一主題，對(duì)數(shù)據(jù)的重要性及大數(shù)據(jù)背景下圖書館員應(yīng)如何為用戶提供更有效的數(shù)據(jù)處理方式進(jìn)行了探討；而加州大學(xué)圣塔芭芭拉分校圖書館館長(zhǎng)在2013～2014年年度報(bào)告中則是對(duì)一年來圖書館改造、空間的變化及服務(wù)方面的變化進(jìn)行了歸納，并對(duì)用戶提供反饋意見進(jìn)行了感謝。

3.2使命宣言

部分美國研究型大學(xué)圖書館會(huì)在年度報(bào)告中對(duì)其使命、愿景、戰(zhàn)略目標(biāo)、價(jià)值觀、指導(dǎo)原則等進(jìn)行闡述，如哈佛大學(xué)圖書館、加州大學(xué)圣塔芭芭拉分校圖書館、耶魯大學(xué)圖書館、普渡大學(xué)圖書館等。

3.3主要成就

包括圖書館在館藏資源收集保存和服務(wù)方面取得的成就，如圖書的數(shù)字化、數(shù)字資源的安全存儲(chǔ)、高密度遠(yuǎn)程存儲(chǔ)中心的擴(kuò)展、數(shù)據(jù)管理工具包的應(yīng)用、圖書館開館時(shí)間的延長(zhǎng)、開放獲取工具的推出、為科研人員開發(fā)出可以分享和出版其研究成果的網(wǎng)上平臺(tái)“Researchers@Brown”、學(xué)生信息素養(yǎng)教育方面的新舉措等。另外還包括圖書館工作人員所取得的成就、獲得的榮譽(yù)及其著作和論文情況。

3.4年度熱點(diǎn)

包括圖書館建筑的整修和裝修、設(shè)施和硬件的重新配置、消防噴淋裝置的安裝、分館的開業(yè)、圖書館的改組及圖書館的一些重要活動(dòng)，如羅格斯大學(xué)圖書館“慶祝禁書周”的一系列活動(dòng)、加州大學(xué)伯克利分校圖書館“馬克吐溫自傳的出版”“巴格迪肯口述歷史的出版”“圖書館大學(xué)生科研獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)”、杜克大學(xué)圖書館“吉姆克羅口述歷史的數(shù)字化”及“杜克大學(xué)圖書館館員與智利圖書館員的交流”等。

3.5展覽活動(dòng)

包括關(guān)于事件、人物、圖片、書籍等方面的展覽，如“911事件展”“路易斯阿姆斯特朗晚年生活展”“變形記——奧黛麗·弗萊克圖片展”“美國俳句大師尼克·維爾吉利奧的文集展”、藝術(shù)類圖書展及世界級(jí)收藏品的展覽等。

3.6財(cái)務(wù)工作

包括總經(jīng)營預(yù)算、圖書館材料支出費(fèi)、工資和薪水支出情況、各類型資源的支出比例及不同年份圖書館支出費(fèi)用的變化情況等。

3.7統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)通常包括館藏?cái)?shù)量、數(shù)字資源數(shù)量、服務(wù)數(shù)量、圖書館入門數(shù)、資料下載量、捐助數(shù)量、員工數(shù)量、網(wǎng)站訪問量、網(wǎng)站流量、移動(dòng)訪問量及Libguides訪問量等。

3.8禮物及捐助情況

多數(shù)圖書館都會(huì)在年度報(bào)告中詳細(xì)列舉該年度所收到的禮物及捐助情況，包括捐助的金額及捐助者的信息，如加州大學(xué)伯克利分校圖書館、加州大學(xué)圣塔芭芭拉分校圖書館、康奈爾大學(xué)圖書館、哈佛大學(xué)圖書館等。

3.9其他內(nèi)容

除上述主要內(nèi)容外，圖書館年度報(bào)告還涉及圖書館人員情況、組織機(jī)構(gòu)及分館、圖書館咨詢委員會(huì)、捐贈(zèng)者俱樂部、讀者表揚(yáng)信等內(nèi)容。

4　年度報(bào)告的作用

4.1促進(jìn)圖書館管理水平的提高

在撰寫年度報(bào)告的過程中，圖書館各部門負(fù)責(zé)人都會(huì)對(duì)本部門上一財(cái)年的工作進(jìn)行全面、認(rèn)真、深入、細(xì)致的總結(jié)和梳理，進(jìn)而不斷更新管理理念，提高管理水平。而館長(zhǎng)在匯集、歸納各部門年度報(bào)告的基礎(chǔ)上，對(duì)其加以提煉、升華，就會(huì)形成關(guān)于本館整體工作的高屋建瓴式的條理和思路[25]，制定好整體規(guī)劃，從而大大提高圖書館的整體管理水平。

4.2促進(jìn)圖書館服務(wù)水平的提高

通過每年的年度報(bào)告，可以把本館成功的做法和經(jīng)驗(yàn)、失敗的做法和教訓(xùn)積淀下來，在今后的工作中，揚(yáng)長(zhǎng)避短，更好地為用戶提供服務(wù)。同時(shí)，通過閱讀其他圖書館的年度報(bào)告，也可以了解其他圖書館在各項(xiàng)服務(wù)方面的新舉措，從而更新自己的服務(wù)理念和服務(wù)內(nèi)容，提高服務(wù)水平。

4.3擴(kuò)大圖書館的影響力

一份好的年度報(bào)告，可以成為圖書館面向社會(huì)展示的另一扇窗口及圖書館與外界交流溝通的一種有效途徑。通過發(fā)布年度報(bào)告，可以更好地宣傳圖書館，讓讀者和投資人更全面地了解圖書館的各項(xiàng)工作，改變以往大家心目中“圖書館就是借借還還”的印象，明白圖書館還可以提供各種各樣的服務(wù)與支持，從而擴(kuò)大圖書館的影響力。

4.4促進(jìn)社會(huì)各界對(duì)圖書館事業(yè)的關(guān)注

社會(huì)各界人士通過年度報(bào)告可以詳細(xì)了解圖書館資源建設(shè)、讀者服務(wù)、用戶培訓(xùn)、圖書館管理、資金財(cái)務(wù)、館舍建設(shè)、人力資源、學(xué)術(shù)研究等工作的進(jìn)展情況，以及圖書館取得的成果和存在的困難，從而增強(qiáng)對(duì)圖書館的理解和對(duì)圖書館事業(yè)的關(guān)注與支持[25]。

4.5有助于圖書館吸引投資和捐贈(zèng)

年度報(bào)告通常用較多的篇幅列舉捐贈(zèng)者名單，對(duì)捐贈(zèng)者致謝，展示圖書館員工的創(chuàng)新工作，特別是捐助者資助的工作，另外還會(huì)強(qiáng)調(diào)圖書館的特色館藏及對(duì)未來的憧憬[1]，以進(jìn)一步吸引捐贈(zèng)。同時(shí)，年度報(bào)告吸引了社會(huì)公眾對(duì)圖書館事業(yè)的關(guān)注，促使社會(huì)公眾和機(jī)構(gòu)了解圖書館的整體運(yùn)營情況、圖書館資金來源及使用情況、投入產(chǎn)出情況，從而增加他們對(duì)圖書館投資和捐助的意愿，拓寬圖書館經(jīng)費(fèi)來源渠道。

4.6有助于圖書館資金的合理使用

業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)緊張是當(dāng)前圖書館普遍存在的一大難題。利用年度報(bào)告分析資金活動(dòng)情況，以調(diào)整資金使用方向，使有限的資金發(fā)揮最大的效益，從而使圖書館更好地開展工作。

5　對(duì)我國高校圖書館的啟示

通過對(duì)美國研究型大學(xué)圖書館的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，他們?cè)谀甓葓?bào)告撰寫及發(fā)布方面有很多值得我國高校圖書館借鑒之處。

5.1設(shè)定靈活的標(biāo)題

盡管年度報(bào)告的重點(diǎn)在一個(gè)特定的時(shí)間段，但它的標(biāo)題不一定以某年年度報(bào)告出現(xiàn)，而是可以采用更為靈活的標(biāo)題。許多美國研究型大學(xué)圖書館都會(huì)將“annual report”作為年度報(bào)告的副標(biāo)題，并賦予年度報(bào)告一個(gè)主標(biāo)題。例如：

北卡羅萊納大學(xué)教堂山分校圖書館以“To Collect and To Serve”（收集和服務(wù)）作為2010～2012年度報(bào)告的主標(biāo)題，然后通篇年度報(bào)告都圍繞這個(gè)主標(biāo)題展開，詳細(xì)闡述由這個(gè)主標(biāo)題制定的目標(biāo)及取得的成就。

弗吉尼亞大學(xué)圖書館2009～2014年度報(bào)告分別以“Inge?nuity”（別出心裁）、“Great Expectations”（遠(yuǎn)大前程）、“Recom?bination”（重組）、“Intrepid”（無畏）、“Alliances”（聯(lián)盟）、“Con?stant”（永恒）作為主標(biāo)題，對(duì)該年年度報(bào)告進(jìn)行了概括和定位。

一個(gè)鮮明的主標(biāo)題可以對(duì)年度報(bào)告的內(nèi)容和方向進(jìn)行定位，為報(bào)告結(jié)構(gòu)和思路的制定提供依據(jù)，賦予年度報(bào)告“靈魂”，讓年度報(bào)告變得更加生動(dòng)具體、引人入勝。

5.2設(shè)計(jì)新穎的結(jié)構(gòu)

美國研究型大學(xué)圖書館所發(fā)布的年度報(bào)告在結(jié)構(gòu)上都很獨(dú)特，每年的報(bào)告都會(huì)帶給人驚喜。即便不同年代的報(bào)告中包含的是相近的內(nèi)容，也會(huì)用新穎的構(gòu)思重新對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行組織，采用生動(dòng)的主題予以涵蓋，而不是采用固有的結(jié)構(gòu)，單純地修改相應(yīng)的內(nèi)容。

以康奈爾大學(xué)圖書館為例，該館2008財(cái)年的年度報(bào)告以“收貨思想的果實(shí)”為主標(biāo)題，圍繞“保持思想的活力”“思想之源”“為思想創(chuàng)造空間”“思想領(lǐng)袖”“精神食糧”“播種思想的種子”等主題進(jìn)行構(gòu)思，對(duì)圖書館該年度的館藏及事件和展覽、獎(jiǎng)學(xué)金及訪問和研究、圖書館建設(shè)及服務(wù)、學(xué)生信息素養(yǎng)教育及員工情況、圖書館的推廣及影響力、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及資助和捐助者等信息進(jìn)行了闡述。

2010年的年度報(bào)告則以圖書館日歷的形式，為全年的12個(gè)月分別制定了“激勵(lì)”“創(chuàng)建”“學(xué)習(xí)”“挑戰(zhàn)”“創(chuàng)新”“轉(zhuǎn)變”“尋找”“發(fā)現(xiàn)”“溝通”“合作”“支援”“推進(jìn)”主題，并圍繞這些主題，對(duì)該年度圖書館沙龍、有關(guān)林肯及達(dá)爾文工作材料的展覽、如何提供靈活透明無縫的服務(wù)、在經(jīng)濟(jì)困難時(shí)期圖書館思路的轉(zhuǎn)變、針對(duì)本科生提供特殊的館藏、隨處可用的學(xué)術(shù)資源、多種渠道的交流方式、“2CUL”及VIVO等合作項(xiàng)目的開展、部落原始語言的保護(hù)、基金會(huì)捐助項(xiàng)目“TEEAL電子農(nóng)業(yè)數(shù)據(jù)庫”的運(yùn)行開通等主要活動(dòng)進(jìn)行了闡述。

2011年年度報(bào)告則以“用自己的話——我們是誰，我們?cè)谧鍪裁?，以及為什么它很重要”作為主?biāo)題，以圖書館員工的口吻，對(duì)圖書館該年度如何“開展深入的研究”“收集和保存歷史”“通過技術(shù)吸引讀者”“促進(jìn)可持續(xù)出版”“彌合國際和文化差異”“深入社區(qū)”及“產(chǎn)生廣泛影響”等主要工作和成就進(jìn)行了闡述。

新穎獨(dú)特的結(jié)構(gòu)可以讓報(bào)告的各部分內(nèi)容變得生動(dòng)具體，激發(fā)讀者的好奇心，提高讀者的閱讀興趣，吸引讀者了解圖書館的工作，從而更好地發(fā)揮圖書館年度報(bào)告的作用。同時(shí)，也會(huì)提升圖書館在讀者及捐助人心目中的印象，促進(jìn)各界人士對(duì)圖書館的關(guān)心和捐助。

5.3肯定捐贈(zèng)者

社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人捐贈(zèng)對(duì)于美國研究型大學(xué)及圖書館的發(fā)展有很重要的意義，因此美國研究型大學(xué)圖書館在撰寫年度報(bào)告時(shí)，會(huì)用較多的篇幅詳細(xì)列舉捐助人及捐助金額，以肯定和感謝捐助者。一方面可以使圖書館捐助經(jīng)費(fèi)公開透明，另一方面也可以促使投資捐助人繼續(xù)對(duì)圖書館進(jìn)行捐助，并吸引更多的社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人和企業(yè)進(jìn)行投資，以彌補(bǔ)由于物價(jià)上漲等因素帶來的圖書館建設(shè)成本及購置費(fèi)用的不足，從而推動(dòng)圖書館事業(yè)的發(fā)展。

5.4針對(duì)不同的讀者發(fā)布不同形式及不同版本的年度報(bào)告

新媒體技術(shù)的發(fā)展為美國研究型大學(xué)圖書館年度報(bào)告的發(fā)布形式提供了更多的選擇，如PDF版、HTML版、印刷版及電子雜志等，部分圖書館還推出了多種形式的年度報(bào)告，供不同的作者方便地取閱。我國高校圖書館在年度報(bào)告發(fā)布時(shí)也可以針對(duì)讀者的閱讀喜好，發(fā)布不同形式的報(bào)告。如對(duì)于學(xué)生和教師可以提供在線的電子版，而對(duì)于校友和捐助者可以提供傳統(tǒng)的印刷版。同時(shí)，針對(duì)不同類型的讀者群，可以發(fā)布不同版本的年度報(bào)告。例如，在包含主要成就和年度熱點(diǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)于提交給主管院長(zhǎng)的版本可以包括更具體的預(yù)算和支出、對(duì)目前服務(wù)的評(píng)估及是否需要增加人手的討論等；而提交給學(xué)生或教師的版本則需要更多地強(qiáng)調(diào)他們所需要的資源和服務(wù)。

6　結(jié)語

年度報(bào)告對(duì)于圖書館的發(fā)展具有重要的意義和作用。近年來，我國高校圖書館為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要，開始突破原有的“坐商”形式，逐步樹立了融資的概念，向私人企業(yè)或巨額財(cái)產(chǎn)擁有人募集資金已成為我國高校圖書館籌措經(jīng)費(fèi)的重要方略之一[24]。國內(nèi)已有不少高校圖書館成功地獲得了港、臺(tái)及國外私人、基金會(huì)的捐助，如中山大學(xué)、廈門大學(xué)、北京大學(xué)、清華大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、大連理工大學(xué)等[26-28]。因此，無論從圖書館自身發(fā)展角度考慮，還是從對(duì)投資捐助人負(fù)責(zé)的角度考慮，我國高校圖書館都有必要發(fā)布年度報(bào)告，以便更好地提升自己并接受公眾和投資捐贈(zèng)人的監(jiān)督。目前，我國已有越來越多的高校圖書館開展這項(xiàng)工作，如清華大學(xué)、北京大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)、上海交通大學(xué)、東南大學(xué)、廈門大學(xué)等。借助于新媒體技術(shù)，這些館所發(fā)布的年度報(bào)告多數(shù)圖文并茂、內(nèi)容翔實(shí)。如果能夠借鑒美國研究型大學(xué)圖書館在年度報(bào)告撰寫及發(fā)布方面的優(yōu)勢(shì)，將會(huì)更好地發(fā)揮圖書館年度報(bào)告的作用，促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展。

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[25]劉錦山.圖書館館長(zhǎng)年度報(bào)告[J].高校圖書館工作，2004（2）：51-52，73.

[26]胡永強(qiáng)，史偉.高校圖書館獲取社會(huì)捐贈(zèng)探微[J].圖書館學(xué)刊，2014（5）：12-15.

[27]梁震戈，王文君，張麗君.高校圖書館爭(zhēng)取社會(huì)捐助工作的思考[J].河北師范大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2004（4）：160.

[28]丁振偉，宮平.圖書館社會(huì)捐贈(zèng)現(xiàn)狀實(shí)證研究——以遼寧地區(qū)圖書館社會(huì)捐贈(zèng)為例[J].圖書館學(xué)研究，2014（2）：42-47.

張?chǎng)闻?984年生。碩士，館員。研究方向：資源建設(shè)及管理。

王榮坤男，1956年生。碩士，副研究館員，副館長(zhǎng)。研究方向：高校圖書館管理。

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（2015-07-29；責(zé)編：張欣。）