文書(shū)檔案連鎖法與文件生命周期理論的比較

劉 娜

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

文書(shū)檔案連鎖法與文件生命周期理論的比較

劉 娜

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

文書(shū)檔案連鎖法實(shí)行的時(shí)間比較長(zhǎng)，在應(yīng)用這種方法對(duì)文件進(jìn)行管理時(shí)，由于收到行政管理體制的影響，其被迫停止并中斷了。在新中國(guó)成立后，由于相關(guān)人員沒(méi)有意識(shí)到檔案分離的危害，所以文書(shū)檔案連鎖法并沒(méi)有得到推廣與研究，這制約了檔案管理的發(fā)展，也說(shuō)明我國(guó)當(dāng)前的文件管理體制存在較多缺陷與漏洞。本文對(duì)文書(shū)檔案連鎖法與文件生命周期理論的區(qū)別進(jìn)行了介紹，還對(duì)二者之間的聯(lián)系進(jìn)行了分析，最后還引發(fā)了相關(guān)思考，希望對(duì)檔案建設(shè)人員有著幫助。

文書(shū)檔案；連鎖法；生命周期；區(qū)別

檔案管理是社會(huì)中一項(xiàng)重要的工作，其對(duì)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展有著較大意義，而且也對(duì)歷史以及社會(huì)發(fā)展進(jìn)程有著記錄的價(jià)值。檔案真實(shí)的反映看社會(huì)現(xiàn)狀以及政治制度，所以，相關(guān)工作人員一定加強(qiáng)對(duì)檔案的保管與整體，避免出現(xiàn)檔案遺失等問(wèn)題。檔案是一種記載媒介，其重要的功能受到了社會(huì)人士的廣泛關(guān)注。文書(shū)檔案連鎖法是一項(xiàng)傳統(tǒng)的方法，其具有獨(dú)立性也具有統(tǒng)一性，在文書(shū)檔案管理制度中，需要對(duì)相關(guān)文件的性質(zhì)、權(quán)限進(jìn)行了分類(lèi)，還需要對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，這樣才能提高其價(jià)值。

一、文書(shū)檔案連鎖法與文件生命周期理論的區(qū)別

1.適用范圍的比較

文書(shū)檔案連鎖法出現(xiàn)的時(shí)間比較早，其在20世紀(jì)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用與檔案管理工作中，受到外界因素的影響與干擾，這種方法被停止使用了，但是到了新中國(guó)成立后，這項(xiàng)檔案管理方法又被重新啟用。新中國(guó)剛剛成立，各項(xiàng)工作剛剛起步，而且發(fā)展緩慢，政府部門(mén)將工作重心放在了經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，忽視了對(duì)檔案管理工作的加強(qiáng)以及改進(jìn)，這也使得檔案工作出現(xiàn)了分離的現(xiàn)象，這不利于檔案的統(tǒng)一管理。隨著檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的人意識(shí)到了檔案管理的重要性，而且重新啟用文書(shū)檔案連鎖法，解決了檔案分離的問(wèn)題。文書(shū)檔案連鎖法，主要是在檔案管理工作中，應(yīng)用文書(shū)工作的程序，簡(jiǎn)化了檔案整理工作，而且形成了較為統(tǒng)一的管理機(jī)制，利用規(guī)劃的方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。文書(shū)檔案連鎖法可以處理檔案管理中的弊端，而且降低了檔案遺失的概率。

2.理論完整性比較

文書(shū)檔案連鎖法，是按總收發(fā)室的分類(lèi)方式，對(duì)文件檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類(lèi)并編號(hào)，工作人員利用三聯(lián)單的方式對(duì)檔案進(jìn)行登記，然后送還到相關(guān)單位，一些重要的文件通過(guò)經(jīng)辦后由檔案室立卷。連鎖法可以解決以往檔案分離的弊端，其可以實(shí)現(xiàn)檔案利用的最大化，通過(guò)相關(guān)程序，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)與登記，在運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中，提高了檔案的價(jià)值。文件在經(jīng)過(guò)歸檔后，體現(xiàn)了檔案整理的價(jià)值，連鎖法并不涉及文件的管理制度，所以，這種方法無(wú)法揭示其價(jià)值形態(tài)以及管理方式等特點(diǎn)。

3.管理程度以及處理環(huán)節(jié)的對(duì)比

文書(shū)檔案連鎖法，可以呈現(xiàn)出檔案文件的價(jià)值，其通過(guò)分類(lèi)編號(hào)的方式，提高了檔案的使用價(jià)值，而且有助于提高檔案管理的水平。文件生命周期理論無(wú)法輔助文件的運(yùn)作，而且無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案歸檔等價(jià)值。其主要是以預(yù)計(jì)產(chǎn)生文件為目的，在運(yùn)行的過(guò)程中，通過(guò)模擬分類(lèi)的方式，與立卷原則形成了鮮明對(duì)比。檔案的保管單位成了“單份文件”，人為地割裂了文件間的聯(lián)系，從而容易給文件轉(zhuǎn)化為檔案之后的系統(tǒng)管理和提供利用帶來(lái)困難。

二、“文書(shū)檔案連鎖法”與“文件生命周期理論”的聯(lián)系

首先，兩者在文件與檔案關(guān)系的問(wèn)題上相互印證、同出一宗。文書(shū)檔案連鎖法的思想理論依據(jù)是：文書(shū)和檔案本來(lái)就屬于同一個(gè)事物，是同一個(gè)事物的不同過(guò)程。文件生命周期理論認(rèn)為，文件的運(yùn)動(dòng)是一種呈線形的群體運(yùn)動(dòng)。文件從其產(chǎn)生經(jīng)過(guò)現(xiàn)行執(zhí)行效用的實(shí)現(xiàn)而被暫時(shí)保存起來(lái)，直到全部使用目的達(dá)到再無(wú)價(jià)值而被銷(xiāo)毀?；蛘咭?yàn)檫€具有永久保存價(jià)值而轉(zhuǎn)化成檔案的全過(guò)程，就是文件的生命周期理論。

三、由此引發(fā)的思考和構(gòu)想

1.文書(shū)檔案連鎖法作為20世紀(jì)30年代國(guó)民政府文書(shū)檔案改革運(yùn)動(dòng)的主要內(nèi)容，在特定的時(shí)代背景和條件下發(fā)揮了重要的作用。研究文檔改革的過(guò)程中，將其與文件生命周期理論相比較，是因?yàn)檫B鎖法作為集中統(tǒng)一管理文書(shū)檔案工作流程的具體做法，其影響是深遠(yuǎn)的，有很多地方值得我們借鑒。我們?cè)谏罨瘜W(xué)習(xí)和研究的過(guò)程中要去其糟粕，取其精華，為機(jī)關(guān)檔案室所用。

2.文件生命周期理論具有普遍的適用性，尤其對(duì)我們實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位“文檔一體化”的發(fā)展趨勢(shì)提出了具體要求：把現(xiàn)行文件的管理和檔案的管理納入到一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)內(nèi)來(lái)進(jìn)行。在該系統(tǒng)內(nèi)。有統(tǒng)一的工作制度、統(tǒng)一的工作程序和統(tǒng)一的控制中心，使現(xiàn)行文件管理和檔案管理之間不再存在明顯的分野，使原本相對(duì)獨(dú)立又在不少環(huán)節(jié)上互相雷同的碾種管理體系真正從組織制度上和具體工作程序上交融在一起，從而發(fā)揮系統(tǒng)的整體功能，求得系統(tǒng)的最高效率。當(dāng)今的“一體化”不僅是機(jī)關(guān)內(nèi)文書(shū)、檔案工作程序、方法上的融合，而且涉及相關(guān)管理體制上的改革；不僅針對(duì)機(jī)關(guān)，而且涉及全國(guó)文書(shū)、檔案工作系統(tǒng)；不僅著眼于為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，而且還要滿足檔案進(jìn)入檔案館后社會(huì)利用的需求。

“一體化”的核心是綜合管理和全程控制，建立起全國(guó)規(guī)模的、統(tǒng)一的文書(shū)檔案管理體制，建立起文檔工作管理的開(kāi)放型模式。在客觀分析該理論的基礎(chǔ)上要注意促進(jìn)普及、應(yīng)用和進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化、文檔信息利用一體化，并推動(dòng)文檔一體化與其他多種信息資源的一體化進(jìn)程。正如吳寶康教授所言：“文件與檔案管理的一體化，是檔案工作中的一項(xiàng)重大的改革措施。它不僅是時(shí)代發(fā)展需要，而且在文件運(yùn)動(dòng)周期理論或文件生命周期理論的指導(dǎo)下，它是終將會(huì)實(shí)現(xiàn)的?！?/p>

四、結(jié)論

文書(shū)檔案連鎖法提高了檔案管理的質(zhì)量。隨著檔案管理事業(yè)的發(fā)展，人們對(duì)這項(xiàng)工作越來(lái)越重視，相關(guān)人員必須努力改進(jìn)工作制度，提高工作的效率，這樣才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。文件生命周期理論具有預(yù)測(cè)的能力，其可以對(duì)文件產(chǎn)生的數(shù)量進(jìn)行預(yù)測(cè)，有助于改善檔案管理的現(xiàn)狀。文書(shū)檔案連鎖法與生命周期理論在檔案價(jià)值體現(xiàn)中有著較大差異，文書(shū)檔案連鎖法主要是以文書(shū)整理的方式，優(yōu)化檔案管理的流程，提高了檔案的利用價(jià)值，而且提高檔案管理的效率。

[1]黃霄羽.文件生命周期理論對(duì)機(jī)關(guān)文檔管理的啟示[J].檔案學(xué)通訊.2003(05)

[2]倪道善.文書(shū)檔案連鎖法與“文檔一體化”[J].檔案.2000(05)

[3]倪道善.“文書(shū)檔案連鎖法”對(duì)我們的啟示[J].北京檔案.2000(01)